精細(xì)化理念在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探析

摘 要：本文以事業(yè)單位為主要對(duì)象，圍繞檔案管理工作，分析當(dāng)前開(kāi)展這項(xiàng)工作期間所面臨或者潛藏的問(wèn)題，以精細(xì)化理念為指引，以問(wèn)題為依據(jù)，重點(diǎn)探討如何實(shí)現(xiàn)精細(xì)化理念與檔案管理工作的深度融合，具體措施包括提升精細(xì)化檔案管理重視程度、建立健全精細(xì)化檔案管理制度、增強(qiáng)檔案人員服務(wù)意識(shí)和精細(xì)化意識(shí)、加快精細(xì)化檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化理念；事業(yè)單位；檔案管理

通過(guò)科學(xué)合理、現(xiàn)代高效的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)整理及開(kāi)發(fā)使用，可以有效總結(jié)事業(yè)單位在發(fā)展運(yùn)行中的歷史經(jīng)驗(yàn)。在管理中，事業(yè)單位可以明確自己的不足及薄弱之處，制定方案，落實(shí)貫徹，從而解決問(wèn)題，讓檔案的功能發(fā)揮得到最大化。當(dāng)前，事業(yè)單位在檔案管理工作方面所呈現(xiàn)的整體情況并不理想，依舊有一些問(wèn)題制約檔案功能的發(fā)揮，不利于事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。精細(xì)化理念的提出與應(yīng)用，可以改善事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，規(guī)范事業(yè)單位檔案管理流程，促使其朝著科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化的方向發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位而言，在這一環(huán)節(jié)中，不僅可以為民眾提供更為優(yōu)質(zhì)良好的社會(huì)公共服務(wù)，還可以樹(shù)立良好的社會(huì)形象。因此，對(duì)于事業(yè)單位而言，如何在檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化理念，成為其研究關(guān)注的重點(diǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中面臨的問(wèn)題

1.不夠重視檔案管理

目前，有些事業(yè)單位管理人員在思想觀念中對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠重視，認(rèn)為開(kāi)展這項(xiàng)工作會(huì)浪費(fèi)過(guò)多的時(shí)間和精力，很難將其直接轉(zhuǎn)化為事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，且難以直接形成經(jīng)濟(jì)效益，很少會(huì)對(duì)其予以更多的關(guān)注。因此，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，很少會(huì)投入過(guò)多的時(shí)間和精力開(kāi)展這一工作。正是由于管理者片面的思想觀念，使事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量較低。嚴(yán)重時(shí)，甚至這項(xiàng)工作只是浮于表面，不利于檔案管理工作效率的有效提升。此外，在個(gè)別事業(yè)單位當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)檔案丟失和破損的現(xiàn)象，進(jìn)一步限制了檔案功能效用的發(fā)揮。

2.檔案管理制度不健全

在事業(yè)單位中，因檔案管理受重視程度不足的因素影響，圍繞檔案管理所建立的管理制度處于不完善及不健全的狀態(tài)，進(jìn)一步限制了檔案管理整體質(zhì)量的有效提升。以城市管理檔案為例，在檔案建立過(guò)程中，部分事業(yè)單位雖然已經(jīng)建立了相應(yīng)的管理制度，但所實(shí)施的管理制度并沒(méi)有真正符合實(shí)際情況，甚至是將其他事業(yè)單位的檔案管理制度直接照搬挪用。與此同時(shí)，個(gè)別事業(yè)單位在制度落實(shí)方面不到位，沒(méi)有以管理制度為依據(jù)開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作。此外，從管理制度方面來(lái)看，存在內(nèi)容不全面的問(wèn)題?，F(xiàn)有的規(guī)章制度沒(méi)有覆蓋到檔案管理工作開(kāi)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，不利于其功能效用的發(fā)揮。在檔案管理制度不健全的情況下，檔案管理工作更加處于邊緣化的狀態(tài)，不利于有效彰顯其價(jià)值，甚至?xí)蔀橹萍s事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的重要因素。

3.檔案管理人員服務(wù)意識(shí)較差

在部分事業(yè)單位中，現(xiàn)有的檔案工作人員很少會(huì)接受系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)教育，所掌握的專業(yè)知識(shí)不夠全面。在此種情況下，難以確保事業(yè)單位檔案管理工作達(dá)到預(yù)設(shè)的目標(biāo)效果。加之，部分領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作不夠重視，大大降低了檔案管理人員的工作主動(dòng)性和積極性，限制了檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。此外，在薪資福利設(shè)置方面，檔案管理人員的薪資水平相對(duì)較低，極大影響了其工作的主動(dòng)性和積極性。

4.檔案管理信息化建設(shè)緩慢

信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，需要事業(yè)單位緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，以便更好地增強(qiáng)事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。但是，就當(dāng)前事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面的現(xiàn)狀來(lái)看，存在建設(shè)進(jìn)程緩慢的問(wèn)題?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位已經(jīng)普遍在內(nèi)部建立OA信息管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)之間的流轉(zhuǎn)和歸檔。可是，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，此前已有的OA系統(tǒng)難以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需要，會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)兼容性較差、數(shù)據(jù)無(wú)備份功能和不同分類(lèi)方式存在沖突的問(wèn)題，這些都會(huì)制約信息系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮。此外，檔案管理信息化建設(shè)需要資金、人力以及物力等各種資源的支撐，但部分事業(yè)單位會(huì)將更多的資源傾向于可直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的工作項(xiàng)目，而對(duì)檔案管理信息化建設(shè)所投入的資源則相對(duì)較少，進(jìn)而出現(xiàn)硬件陳舊和軟件支撐不足的問(wèn)題。

二、精細(xì)化理念在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用原則

1.全面性原則

對(duì)于事業(yè)單位而言，在檔案管理工作過(guò)程中，要秉持全面性的基本原則，踐行精細(xì)化理念，深入事業(yè)單位實(shí)際當(dāng)中，高效整合各種信息數(shù)據(jù)，歸納整理后形成紙質(zhì)檔案和電子檔案，作為事業(yè)單位服務(wù)管理、人力資源配置、戰(zhàn)略目標(biāo)制定等各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展的依據(jù)。

2.真實(shí)性原則

檔案可以為事業(yè)單位提供精準(zhǔn)有效的信息資源，事業(yè)單位根據(jù)檔案信息采取相應(yīng)的決策。因此，在檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化理念時(shí)，事業(yè)單位要秉持真實(shí)性的基本原則，確保收錄的檔案信息處于精準(zhǔn)客觀、真實(shí)有效的狀態(tài)，從而更好地推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。只有這樣，才可以確保事業(yè)單位作出的決策符合自身的實(shí)際情況，具有正確性和科學(xué)性的鮮明特征。

3.系統(tǒng)性原則

從整體上來(lái)說(shuō)，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作?；诖?，事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案管理時(shí)，要秉持系統(tǒng)性的基本原則，構(gòu)建精細(xì)化檔案管理模式，提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體運(yùn)行效率。這就需要事業(yè)單位深入實(shí)際，高效整合各種資料，包括文件、材料、信息等，確定好相應(yīng)的類(lèi)型并劃分，以便在日后需要時(shí)可以快速有效地查閱。對(duì)于事業(yè)單位而言，在這一方式的運(yùn)作之下，圍繞檔案管理工作，可以使其工作效率在原有基礎(chǔ)上得到提升，獲得較為理想的效果。

三、精細(xì)化理念在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

1.提升精細(xì)化檔案管理重視程度

對(duì)于事業(yè)單位而言，若想做好檔案管理工作，先要從自身的思想觀念加以轉(zhuǎn)變。有效提升對(duì)檔案管理的重視程度，樹(shù)立精細(xì)化理念，構(gòu)建精細(xì)化檔案管理模式，使得檔案管理的質(zhì)量在原有基礎(chǔ)上得到進(jìn)一步提高?，F(xiàn)階段，雖然越來(lái)越多的事業(yè)單位管理人員已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，國(guó)家也從法律法規(guī)方面圍繞檔案管理出臺(tái)《檔案法》，并在其中對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了明確的要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范說(shuō)明。

因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部員工的教育培訓(xùn)，以檔案為切入點(diǎn)，在開(kāi)展相應(yīng)的工作時(shí)，要讓規(guī)章制度落實(shí)其中，成為強(qiáng)化管理效果的依據(jù)。

第一，事業(yè)單位在制定發(fā)展規(guī)劃過(guò)程中，要將檔案管理工作融入其中。以檔案管理為主要切入點(diǎn)，制定短期規(guī)劃、中期規(guī)劃和長(zhǎng)期規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略之間的融會(huì)貫通，踐行精細(xì)化理念精神內(nèi)涵，使與檔案有關(guān)的工作質(zhì)量得到提升，增強(qiáng)精細(xì)化管理含量。

第二，在績(jī)效考核中，要融入檔案工作。以檔案管理為主要內(nèi)容，在績(jī)效考核方面確定相應(yīng)的指標(biāo)，并賦值?？己私Y(jié)束后，要公示結(jié)果。借助績(jī)效考核的形式，可以讓員工主動(dòng)參與其中，以精細(xì)化的方式開(kāi)展相應(yīng)的管理工作。

第三，整合資源?；跈n案管理引進(jìn)先進(jìn)資源，從設(shè)備設(shè)施方面入手，做好采購(gòu)和引進(jìn)工作，促使其體系朝著完善化的方向發(fā)展。既包括軟件，也包括硬件設(shè)備設(shè)施，為檔案管理工作的精細(xì)化開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。

2.建立健全精細(xì)化檔案管理制度

事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，需要建立與管理制度規(guī)范相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)管理行為，從而實(shí)現(xiàn)單位的高效運(yùn)作。因此，在這一環(huán)節(jié)，事業(yè)單位要秉持實(shí)事求是的基本原則，完善規(guī)章制度。規(guī)章制度與現(xiàn)實(shí)情況要做到相輔相成，具有較強(qiáng)的契合性，通過(guò)構(gòu)建精細(xì)化檔案管理模式讓制度能夠有效落實(shí)。對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，在規(guī)章制度的引領(lǐng)下，可以形成規(guī)范化的工作行為。

例如，事業(yè)單位要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，完善評(píng)價(jià)機(jī)制，兩者有效承接。從開(kāi)展方式、開(kāi)展流程、開(kāi)展規(guī)范程度以及開(kāi)展效果等方面入手，對(duì)檔案管理工作的整體效果展開(kāi)全方位評(píng)價(jià)。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理在不同階段，面臨的問(wèn)題，并進(jìn)行解決，提高檔案管理精細(xì)化水平。此外，事業(yè)單位還需要結(jié)合檔案管理工作建立人員獎(jiǎng)懲制度，逐步提高檔案管理人員的薪資水平，調(diào)動(dòng)人員工作的主動(dòng)性和積極性。不僅如此，還可以借助額外獎(jiǎng)勵(lì)制度，更好地激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)該工作的認(rèn)同感和滿意度，使事業(yè)單位檔案管理工作效率在原有基礎(chǔ)上得到進(jìn)一步提升。

3.增強(qiáng)檔案人員服務(wù)意識(shí)和精細(xì)化意識(shí)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，管理人員是主要執(zhí)行者，其管理意識(shí)的高低和工作方式正確與否，直接影響檔案管理效果。因此，在推進(jìn)檔案管理方案落實(shí)期間，需要明確檔案管理人員所具備的綜合能力，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的教育培訓(xùn)，增強(qiáng)人員的服務(wù)意識(shí)和精細(xì)化意識(shí)。在實(shí)際的工作過(guò)程中，事業(yè)單位可以檔案管理人員為主要對(duì)象，開(kāi)展專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，包括知識(shí)技能培訓(xùn)、責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)和精細(xì)化理念培訓(xùn)等。檔案管理人員要以高度的責(zé)任感和較強(qiáng)的使命感，投入這一工作中，明確工作職責(zé)和工作范圍，高效開(kāi)展檔案管理工作，保證檔案信息的真實(shí)完整，避免出現(xiàn)檔案信息被泄露和缺失等不良情況。

此外，檔案管理人員要對(duì)各種檔案資料開(kāi)展深入的開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案信息資源的利用效率。事業(yè)單位在制定發(fā)展規(guī)劃時(shí)，要根據(jù)所獲得的檔案信息加以考量，讓檔案管理融入單位管理活動(dòng)中，助力事業(yè)單位戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。同時(shí)，在今后的人才隊(duì)伍建設(shè)和儲(chǔ)備過(guò)程中，還需要針對(duì)人才在整個(gè)現(xiàn)代化管理改革工作中的具體表現(xiàn)，科學(xué)制定監(jiān)督機(jī)制，加大整體考核力度，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)其在檔案管理中的不規(guī)范之處，并在接下來(lái)的管理工作范圍內(nèi)，制定出更加科學(xué)可行的管理策略，使各項(xiàng)管理工作得以高效落實(shí)。

此外，還要合理構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，督促檔案管理人員從創(chuàng)新和精細(xì)化等角度著手，分析目前的檔案管理改革要求，并在掌握多種先進(jìn)技術(shù)手段的前提下，不斷探索出更新穎、有效的管理技術(shù)和實(shí)踐方法，提高檔案管理精細(xì)化水平。

4.加快精細(xì)化檔案管理信息化建設(shè)

在信息化環(huán)境下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)廣泛應(yīng)用在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。對(duì)于事業(yè)單位而言，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以提高工作效率。

因此，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)?；诂F(xiàn)實(shí)情況，落實(shí)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，讓現(xiàn)代化檔案管理模式更具有高層次特征，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。對(duì)此，事業(yè)單位要明確自身的實(shí)際需求，做好頂層設(shè)計(jì)工作，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立健全檔案管理信息化體系，加大對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。與此同時(shí)，事業(yè)單位還需要重視對(duì)信息化人才的培養(yǎng)，充分落實(shí)信息化工作，加快發(fā)展步伐，奠定人才基礎(chǔ)，增強(qiáng)精細(xì)化含量。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，為事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造了有利條件，但同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)具有虛擬化和開(kāi)放性的鮮明特征，這也會(huì)在某種程度上增加事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，不利于事業(yè)單位戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。面對(duì)此種情況，事業(yè)單位要增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，從物理環(huán)境和硬件環(huán)境多個(gè)方面入手，做好安全建設(shè)工作。

一方面，事業(yè)單位要提高網(wǎng)絡(luò)連接的安全性，包括公共信息網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。借助物理隔離的方式，建立符合自身實(shí)際情況的檔案數(shù)據(jù)信息防護(hù)系統(tǒng)，提高事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)的安全水平。

另一方面，檔案管理人員要嚴(yán)格審查紙質(zhì)檔案，按照流程對(duì)檔案信息登記之后，方可允許相關(guān)人員調(diào)閱。在計(jì)算機(jī)中安裝相應(yīng)的軟件，如防火墻和防病毒軟件等，將黑客入侵等風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范疇。在今后的管理工作中，必須形成正確的安全防范觀念，從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能情況著手加以分析和診斷，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化管理體系中的風(fēng)險(xiǎn)因素，并在明確掌握安全管理工作目標(biāo)的前提下，探索出更加規(guī)范和合理的管理模式與實(shí)踐路徑，使整個(gè)管理工作實(shí)現(xiàn)高效能和高品質(zhì)落地。最重要的是要在實(shí)施安全管理過(guò)程中，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)載體的優(yōu)勢(shì)，搭建智能監(jiān)督與防控中心，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛藏的風(fēng)險(xiǎn)隱患，并在接下來(lái)的管理工作當(dāng)中，不斷就現(xiàn)有管理體系做出改進(jìn)優(yōu)化，使整個(gè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)和精細(xì)化落地。

四、結(jié)論

綜上所述，在事業(yè)單位日常管理中，檔案管理作為其中的重要組成部分，處于基礎(chǔ)性和支撐性的地位，對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前，事業(yè)單位的管理存在一定的問(wèn)題，突出表現(xiàn)為不夠重視檔案管理、檔案管理制度不健全、人員服務(wù)意識(shí)較差以及檔案管理信息化建設(shè)緩慢等。因此，需要事業(yè)單位正視檔案管理現(xiàn)狀，提高精細(xì)化檔案管理重視程度，秉持全面性、真實(shí)性以及系統(tǒng)性的基本原則，在此基礎(chǔ)上，通過(guò)建立健全精細(xì)化檔案管理制度、增強(qiáng)檔案人員服務(wù)意識(shí)、精細(xì)化意識(shí)以及加快精細(xì)化檔案管理信息化建設(shè)等策略，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的縱深化和精細(xì)化發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：王宇（1975—），女，漢族，山東菏澤人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理及信息化應(yīng)用。