關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的探討

摘 要：作為國家重要的戰(zhàn)略資源之一，檔案工作也應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化趨勢來實現(xiàn)改革和創(chuàng)新。目前，我國大多數(shù)事業(yè)單位都建立了檔案室，用于保管各種史料和相關(guān)物品。然而，由于各種原因，這些檔案仍然主要以紙質(zhì)載體的形式保存，占據(jù)了大量空間，且容易造成損壞和損失。因此，如何有效地保護和利用現(xiàn)有檔案成為亟待解決的問題?；诖?，本文對關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理進行探究，具有重要意義。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備應(yīng)用越來越普及，人們對檔案價值的認識不斷提高，國家相關(guān)政策和制度也不斷完善，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件正被電子文件所取代，而作為記錄和保存這些材料的場所——檔案室也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理數(shù)字化具有安全性高、檢索方便、存儲和傳輸方便等優(yōu)點，從目前的形勢來看，數(shù)字化檔案管理能夠更好地適應(yīng)檔案管理的更高要求。如何將大量珍貴的原材料轉(zhuǎn)化為易于使用和有效保護的電子數(shù)據(jù)，是擺在我們面前的一個緊迫問題。

一、新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的研究背景與目的

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會進入了一個新時代——數(shù)字時代。在這個新時代，計算機和互聯(lián)網(wǎng)等先進設(shè)備設(shè)施和技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式在當前形勢下早已不能滿足檔案數(shù)據(jù)存儲和利用的需要。因此，如何以更高效、快捷的方式保存這些珍貴的歷史記錄，成為當今檔案領(lǐng)域面臨的一個重要課題。

隨著經(jīng)濟建設(shè)步伐的加快和社會主義市場經(jīng)濟體制改革進程的深入，事業(yè)單位改革已經(jīng)取得了一定成效，但由于種種原因，仍有相當多的事業(yè)單位沒有建立科學(xué)、合理以及有效的檔案管理制度，以適應(yīng)自身發(fā)展需要。事業(yè)單位檔案管理正逐步從檔案的實體化管理向檔案的智能化管理轉(zhuǎn)變，在檔案數(shù)據(jù)的生命周期管理中，事業(yè)單位經(jīng)常會面臨檔案收集和整理渠道多、檔案保存難、檔案監(jiān)管不到位和檔案利用不充分、安全合規(guī)監(jiān)管不到位等問題，數(shù)字檔案的智能管理升級顯得尤為重要。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化概述

1.檔案管理數(shù)字化定義及優(yōu)勢

檔案管理數(shù)字化是指將各種數(shù)據(jù)、文本、圖像以及其他信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換或傳輸為計算機可接受的信息，在人與物之間進行連接、溝通、應(yīng)用和發(fā)布數(shù)字信息的過程。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢主要是相對于傳統(tǒng)檔案管理而言的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理占用了大量的存儲空間，共享過程容易造成數(shù)據(jù)丟失，而數(shù)字文件管理可以解決這些問題。當前，數(shù)字檔案管理面臨的挑戰(zhàn)主要有：檔案管理規(guī)劃不強，在許多地方，管理層對檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案信息管理缺失，存檔存儲的風(fēng)險不斷升高。檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)通過建立檔案信息資源體系，建立健全的安全體系，促進檔案信息資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然趨勢，其最終會取代傳統(tǒng)的檔案存儲方式?，F(xiàn)代檔案管理借助信息技術(shù)，無論是在效率還是安全性能上，都發(fā)揮了很好的作用，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的基本原則

（1）標準化原則。標準化原則是指數(shù)字化檔案中數(shù)據(jù)和信息代碼元數(shù)據(jù)項的格式必須標準化和一致，以便于數(shù)據(jù)管理、檢索、利用以及數(shù)據(jù)交換和共享。統(tǒng)一的標準主要包括三個方面：一是數(shù)字化檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息編碼和元數(shù)據(jù)項必須統(tǒng)一；二是在數(shù)字化方面應(yīng)盡可能采用國家或國際標準，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)應(yīng)統(tǒng)一為國家標準或國際標準；三是數(shù)字化過程應(yīng)該規(guī)范，每個環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

（2）需求牽引、成本效益原則。根據(jù)這一原則，應(yīng)執(zhí)行“四個優(yōu)先”原則，并應(yīng)優(yōu)先為以下檔案建立數(shù)據(jù)庫。一是目錄優(yōu)先級，即優(yōu)先考慮檔案目錄的數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先次序也反映在成本效益的需要上，由于全文數(shù)字化建設(shè)需要大量人力和物力，效果相對緩慢，應(yīng)優(yōu)先將文件目錄數(shù)字化，實現(xiàn)文件的計算機檢索，以便盡快看到效果。二是緊急優(yōu)先級，事業(yè)單位在一定時期內(nèi)有特定的特殊任務(wù)，在某一方面產(chǎn)生了對文件利用的迫切需求。數(shù)字化檔案管理應(yīng)考慮到這一需求，緊急文件應(yīng)首先數(shù)字化，以滿足緊急需求，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案利用的需求。三是獨立優(yōu)先級，優(yōu)先考慮將有價值的檔案數(shù)字化，以滿足收藏需求，數(shù)字化后的原始檔案不用調(diào)用原件就可以使用，可以有效保護原始檔案，達到收藏的目的。四是功能優(yōu)先級，許多事業(yè)單位檔案室都保存著功能較為常見的檔案，這部分檔案可以優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強檔案部門的影響力。

（3）安全和保密原則

在傳統(tǒng)檔案數(shù)字化之前，應(yīng)建立安全和保密措施，以確保數(shù)字化檔案信息的保密性。安全性和保密性主要包括三個方面：一是在檔案數(shù)字化過程中建立檔案信息安全保密制度，建立一套管理體制和機制，從人、物、技術(shù)和管理等方面保障檔案信息安全，防止信息丟失和泄露。二是在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)注意檔案信息的安全，防止傳統(tǒng)載體檔案和數(shù)字化信息的丟失和損壞。確保傳統(tǒng)載體的安全，注意數(shù)字站點的安全，關(guān)注機器和人員對檔案的損壞，建立檔案進出和移交全記錄制度，區(qū)分檔案保管安全責(zé)任。數(shù)字化后，要做好信息備份，及時備份數(shù)據(jù)，防止計算機病毒損壞存檔數(shù)據(jù)信息。三是在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)注意檔案信息的保密性，從人防、物防和技防入手，加強管理。在人防方面，以高素質(zhì)和可靠的人員將檔案數(shù)字化；在物理防御方面，應(yīng)選擇有安全措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場所，并滿足安全要求；在技術(shù)防御方面，應(yīng)特別重視數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的安全建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)滿足涉密管理的要求。

三、完善新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效路徑

1.識別收集非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

（1）識別收集非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（電子圖像文件），能夠?qū)@式知識轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并有效保存。通過知識圖創(chuàng)建主題，并根據(jù)不同的項目維度查詢、匯總和上傳相關(guān)檔案材料的主題結(jié)果。通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化和增量檔案電子化管理檔案資源，提供統(tǒng)一集中的管理平臺，實現(xiàn)合規(guī)審批和權(quán)限管理；（2）提供固化的業(yè)務(wù)流程和審批內(nèi)容，為事件跟蹤提供有力證據(jù)。同時，高性能備份和恢復(fù)可以確保文件數(shù)據(jù)的高效和快速備份，并確保元數(shù)據(jù)、擴展元數(shù)據(jù)和對象存儲數(shù)據(jù)的一致性，平均備份和恢復(fù)速度高達300MB/s，能夠有效解決海量文件數(shù)據(jù)的備份問題。通過規(guī)范多類別、多格式和多類型檔案的元數(shù)據(jù)管理，可以有效整合、存儲、發(fā)布和利用各類檔案數(shù)據(jù)，為檔案管理與業(yè)務(wù)的互聯(lián)互通奠定堅實基礎(chǔ)，成為信息資源中心，促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

其優(yōu)點主要在于：一是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案全生命周期管理，創(chuàng)新性地將內(nèi)容管理平臺與文件系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)電子文件管理向前端業(yè)務(wù)的延伸。依靠內(nèi)容總線架構(gòu)和豐富內(nèi)容服務(wù)，實現(xiàn)文件管理、保存和利用，最終將“死”文件轉(zhuǎn)化為“活”數(shù)據(jù)。二是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集自動化，提供多種標準接口，支持與上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫連接，實現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)的自動采集、電子文檔接收后的自動歸檔以及四性檢測的自動歸檔。三是能夠?qū)崿F(xiàn)智能文件搜索，海量數(shù)據(jù)的毫秒級快速檢索能力支持通過全面搜索、圖像搜索、知識搜索和推薦，精確檢索文本、圖片、音頻、視頻和其他類型的文件。同時，基于語義分析，可以理解用戶的搜索意圖，通過智能圖像識別準確搜索圖片，并通過知識網(wǎng)絡(luò)主動推薦知識文檔，還能夠折疊類似的結(jié)果，以使搜索結(jié)果更準確。

2.構(gòu)建文件智能檢索功能

事業(yè)單位無論從人事管理、財務(wù)結(jié)算、科研總結(jié)、市場活動和資金投入各個角度而言，在日常生產(chǎn)活動中都會產(chǎn)生大量文件，而文件智能檢索功能的構(gòu)建將有助于人們實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。在實踐中，數(shù)字檔案管理一般分為兩種，一是檔案收集初期的數(shù)字信息檔案，二是在原始紙質(zhì)檔案中，需要轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件保存。OCR輸入是在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件存儲之前，減少手動操作并確保信息安全的最快方式。檔案管理OA系統(tǒng)的內(nèi)容主要包括檔案存儲OA審批、檔案檢索OA審批和檔案檢索OA批準。OA系統(tǒng)以事件為中心，從發(fā)布相應(yīng)的檔案存儲/檢索應(yīng)用程序，通過應(yīng)用程序，到啟動檔案管理操作，實現(xiàn)檔案智能檢索功能的全過程構(gòu)建。

3.完善檔案信息的安全管理

檔案信息安全管理主要采用系統(tǒng)與技術(shù)相結(jié)合的手段。一是數(shù)字過程和結(jié)果的安全管理，應(yīng)明確檔案數(shù)字化的建設(shè)標準和規(guī)范，所有檔案工作人員要嚴格學(xué)習(xí)并執(zhí)行《保密法》《公證法》和新修訂的《檔案法》的要求。每天下班前，所有檔案員在日常自查過程中，對工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時建立臺賬，事業(yè)單位也應(yīng)配備流動人員進行現(xiàn)場檔案整理、掃描和綁定，實施遠程監(jiān)督，確保檔案數(shù)字化過程的每一步都安全到位。落實檔案安全責(zé)任，確保電子檔案的安全，要確保每位檔案工作者的良好背景和職業(yè)資格，定期對所有檔案相關(guān)人員開展安全培訓(xùn)，增強其保密意識和安全管理能力，做好保密相關(guān)工作。此外，還應(yīng)成立安全資質(zhì)小組，確保分工明確、責(zé)任落實和獎懲到位。二是信息系統(tǒng)的安全管理，在硬件方面，為服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)傳輸提供安全保護，事業(yè)單位可以與中國電信共建私有云，利用其提供的便捷、安全、穩(wěn)定和高效的服務(wù)，提供云邊緣網(wǎng)絡(luò)保護；二是在軟件方面，事業(yè)單位可以利用具有防盜、過期銷毀和防盜提醒聲音等功能的“翼文件”檔案管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)嚴格執(zhí)行檔案信息的保密管理和訪問權(quán)限管理?？傊聵I(yè)單位的檔案安全是國家安全的重要基石。

4.配備智能檔案室系統(tǒng)

信息技術(shù)和數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展是檔案管理的必然要求，為進一步提高事業(yè)單位項目檔案管理質(zhì)量和效率，全面推進標準化管理流程，事業(yè)單位可以采用智能化、低碳和綠色管理手段，配備智能檔案室，打造“數(shù)字化+標準化”檔案管理新模式，實踐國家建設(shè)工程檔案管理的新改革。其優(yōu)勢主要在于：一是自動環(huán)境控制恒溫恒濕，檔案室的存儲環(huán)境在很大程度上影響著紙質(zhì)檔案的使用壽命，環(huán)境中的溫度、濕度、二氧化碳、灰塵和臭氧等因素會直接影響檔案的保存時間。智能檔案室中央控制系統(tǒng)包括恒溫恒濕一體機、空氣監(jiān)測質(zhì)量儀表、空調(diào)和空氣消毒設(shè)備等，可智能控制和實時調(diào)整檔案室的環(huán)境缺陷，延長實體檔案的使用壽命。二是安全智能輕松識別，工程數(shù)據(jù)作為建設(shè)項目的過程文件，與項目實體一樣重要。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，如發(fā)生火災(zāi)、檔案丟失、被盜和泄密等情況，勢必給事業(yè)單位帶來巨大損失。智能檔案室配備智能安防系統(tǒng)，可以在發(fā)生危險或異常情況時，及時報警，通知管理人員，為檔案上好“安全鎖”。

5.提高數(shù)據(jù)連接準確性

檔案管理數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)連接的形式主要是批量文本連接。文件管理軟件一般具有批量原始文本連接的功能，批量連接的前提是嚴格按照“紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范”存儲和管理原始文本并命名圖像，既要符合國家標準，又需要檔案管理部門制訂詳細的管理計劃，確定具體的存儲路徑，如磁盤如何區(qū)分和分類，總量、年度以及周期如何體現(xiàn)在磁盤路徑中，具體的圖像如何命名、單頁掃描和如何命名多頁掃描，是保存全部還是僅保存一部分等，這些問題均需要提前確定好。文件管理軟件的批量文檔連接功能通?；谖募枺詫崿F(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。首先，要有準確的“文件號”目錄數(shù)據(jù)，根據(jù)文件排列方案、文件描述規(guī)則及輸入元數(shù)據(jù)，生成“文件編號”；其次，在數(shù)字掃描過程中，文件夾應(yīng)由文件編號命名。實現(xiàn)原始文本批量鏈接的主要方法是將原始文本的文件名或文件夾名與目錄數(shù)據(jù)庫中的關(guān)鍵字字段（文件號）匹配。如果匹配成功，則將原始文本傳輸?shù)较鄳?yīng)的磁盤位置，并將磁盤路徑位置寫入相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，以完成原始文本的連接。批量連接可以自動實現(xiàn)數(shù)千個數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)工作，效率高，出錯概率低。

好的文件管理軟件不僅需要具備批量鏈接原文的能力，還需要具備檢測原文的能力?，F(xiàn)行的檔案整理標準均要求編制頁碼，一方面，為了便于檢索和利用，另一方面，檔案規(guī)范管理的要求。元數(shù)據(jù)描述過程中，需要將“頁碼”手動輸入系統(tǒng)中，由于手動輸入，代碼經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，而且不容易發(fā)現(xiàn)錯誤，如何解決這個錯誤是當前檔案數(shù)字化過程中面臨的一個棘手問題。在連接原文的過程中，通過增加統(tǒng)計和匹配能力以及將原文的數(shù)量與描述的數(shù)量進行比較，很容易發(fā)現(xiàn)和解決頁碼輸入錯誤問題。在文件管理軟件中，“完整文件編號、歸檔年份、存儲期限、文件類別代碼、實體分類編號和項目編號”可以設(shè)置為自動識別，“卷/文檔編號”可以自動添加一個，在具體描述過程中，“保存期限、歸檔年份”的更改應(yīng)注意“卷/件號”是否相應(yīng)調(diào)整。軟件開發(fā)人員和數(shù)字參與者都應(yīng)該找到提高數(shù)據(jù)準確性的方法，檔案管理數(shù)字化雖然是一個技術(shù)含量較低的行業(yè)，但處理的數(shù)據(jù)量相對較大，且大多數(shù)是手工操作，錯誤率始終較高，如何解決這一問題，需要將管理和技術(shù)相結(jié)合，一方面，嚴格按照操作流程實施，另一方面，整合現(xiàn)代技術(shù)手段，軟件檢測結(jié)果，提高準確性。

四、總結(jié)

隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對檔案存儲的需求也越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理手段已不能適應(yīng)日益增長的檔案存儲需求。為規(guī)范檔案管理，更加有效地利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，各事業(yè)單位應(yīng)多措并舉，積極開展檔案數(shù)字化工作。應(yīng)制訂科學(xué)、合理的數(shù)字化建設(shè)計劃、增加資本投資、加強人員培訓(xùn)、改善硬件設(shè)備配置和加快軟件開發(fā)步伐，通過建設(shè)完善的電子文檔歸檔系統(tǒng)，加強硬件環(huán)境建設(shè)，優(yōu)化軟件系統(tǒng)功能，實現(xiàn)現(xiàn)有資源的有效整合，最終達到提高檔案管理水平的目的。但在實施過程中不可避免地會遇到各種各樣的障礙，如過時的理念、缺乏政策支持等，只有不斷提高檔案工作者的素質(zhì)，才能更好地實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

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作者簡介：張曉嫄（1980—），女，漢族，安徽亳州人，本科，專技中級，研究方向：地名檔案管理及成果應(yīng)用等方面。