加強(qiáng)文書檔案管理工作創(chuàng)新思路探究

摘 要：隨著社會發(fā)展，文書檔案管理的重要性也逐漸凸顯出來。在信息化時(shí)代，以往傳統(tǒng)的文書檔案管理方式逐漸呈現(xiàn)出弊端，想要使文書檔案管理整體水平得到提升，就必須要結(jié)合時(shí)代發(fā)展，在原有基礎(chǔ)上創(chuàng)新其管理形式。本文就文書檔案管理創(chuàng)新重要性進(jìn)行分析，并結(jié)合時(shí)代發(fā)展提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新優(yōu)化策略，以期能為檔案管理人員帶來借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：文書檔案整理；管理；創(chuàng)新思路

文書檔案具有真實(shí)性特征，是對各單位工作內(nèi)容及發(fā)展歷程的綜合記載，各事業(yè)單位在展開工作時(shí)均需要參考檔案數(shù)據(jù)，尤其在現(xiàn)階段事業(yè)單位管理過程中，必須要確保檔案得到規(guī)范管理及合理利用，以推動自身健康可持續(xù)發(fā)展?？梢哉f，文書檔案工作在事業(yè)單位發(fā)展中的作用無可替代，其能為事業(yè)單位發(fā)展指明方向，為領(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)決策提供依據(jù)。隨著社會不斷發(fā)展，信息技術(shù)廣泛普及，事業(yè)單位的檔案管理工作方式也亟待創(chuàng)新，特別是文書檔案管理方面。

一、新時(shí)期文書檔案工作現(xiàn)存的問題

文書檔案管理工作對事業(yè)單位運(yùn)營發(fā)展有著重要作用，但就目前來看，很多事業(yè)單位在文書檔案管理時(shí)還存在諸多問題。一是部分事業(yè)單位對于文書檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，只是將此項(xiàng)工作簡單定義為文書的整理，卻并未將其定義為管理層面，因其重視程度不足，導(dǎo)致文書檔案管理部門地位較低，工作人員積極性不高。二是文書檔案管理人員方面的問題，一些事業(yè)單位的文書檔案人員存在著專業(yè)素質(zhì)不高的問題，部分文書檔案管理者是由人事部門人員兼職，因其在日常生活中有其他工作重點(diǎn)，沒有過多精力和時(shí)間投入文書檔案管理。針對文書檔案管理人員專業(yè)能力有限的問題，一些事業(yè)單位也會嘗試通過教育培訓(xùn)的方式來提升人員的綜合素質(zhì)，但在具體培訓(xùn)過程中也會出現(xiàn)一些問題，如一些年齡偏大的員工不愿參與培訓(xùn)，即便參與培訓(xùn)也無法熟練掌握信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率和質(zhì)量無法得到提升，依然只能延續(xù)以往的查閱流程，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。三是很多事業(yè)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)程度較低，紙質(zhì)文書檔案存放時(shí)間過長，可能會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)變質(zhì)以及字跡不清的現(xiàn)象，使其利用價(jià)值喪失。同時(shí)，文書檔案管理會涉及多項(xiàng)內(nèi)容，若依然采用傳統(tǒng)的整理和保管方式，在查找時(shí)就無法快速調(diào)取所需內(nèi)容，造成檔案管理效率低下。

二、文書檔案管理方式創(chuàng)新的重要性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，也促進(jìn)了各行業(yè)管理效率的提升。若能借助信息技術(shù)來展開文書檔案的整理和保管，將能進(jìn)一步提升檔案管理工作效率質(zhì)量。事業(yè)單位文書檔案資料數(shù)量多，對事業(yè)單位發(fā)展有著重要的指導(dǎo)作用，部分事業(yè)單位簡單地將文書檔案管理等同于檔案歸類、整理和保管，這種簡單的管理方式無法發(fā)揮文書檔案的真正價(jià)值。文書檔案中有著豐富的信息內(nèi)容，也有著事業(yè)單位各階段發(fā)展實(shí)際情況記錄，如果依然采取傳統(tǒng)的文書檔案整理和保管方式，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，同時(shí)，檔案管理人員重復(fù)的勞動內(nèi)容也比較多，而這也可能會導(dǎo)致其出現(xiàn)消極怠工情緒。通過優(yōu)化創(chuàng)新文書檔案管理模式，借助信息化技術(shù)展開文書檔案的管理工作，檔案管理人員可以借助數(shù)據(jù)庫、excel等簡化以往的工作流程，提升檔案管理成效。同時(shí)，通過文書檔案信息化管理還可實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)資源的共享，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可借助對文書檔案數(shù)據(jù)的分析，快速展開各項(xiàng)管理工作，進(jìn)行科學(xué)決策。

除此之外，在以往展開文書檔案管理時(shí)多為紙質(zhì)檔案，在管理過程中容易出現(xiàn)檔案冗雜分散現(xiàn)象，文書檔案存放在不同的部門中，在管理過程中存在較大困難，也會造成文書檔案信息無法被有效利用。紙質(zhì)文書檔案在整理過程中工作量較大，若采用人工方式，導(dǎo)致工作效率低下且容易出錯，其在存放過程中也容易受潮，而在天氣干燥或遇到明火時(shí)紙質(zhì)文書檔案還有可能會被燒毀，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的火災(zāi)事故，造成檔案損毀。借助信息化技術(shù)開展文書檔案管理，能有效解決上述問題，保護(hù)檔案資源，提升文書檔案的安全性，使各項(xiàng)文書檔案都能得到妥善保存。同時(shí)，只需要借助一個(gè)小小的硬盤便可以存儲大量的文書檔案信息內(nèi)容，這些載體在儲存時(shí)會比較方便。

三、文書檔案整理工作方法創(chuàng)新

1.科學(xué)分類

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國事業(yè)單位內(nèi)部活動項(xiàng)目不斷增多，這也使得文書檔案內(nèi)容較之前有了大幅度的增加，因此，作為檔案管理人員一定要能科學(xué)、合理地對文書檔案展開分類，在對檔案分類時(shí)可能會涉及多種方法，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況來科學(xué)選擇分類方法?，F(xiàn)階段較為常用的三種分類方法為年度分類、組織機(jī)構(gòu)分類以及問題分類。年度分類是根據(jù)文件形成和處理的年度，將時(shí)間作為標(biāo)準(zhǔn)來對其展開分類，此種歸類方式可使文書檔案的整理效率和質(zhì)量得到提升，也被廣泛應(yīng)用在文書檔案整理中；組織機(jī)構(gòu)分類法是指按照不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目，是根據(jù)文書檔案形成和處理文件承辦單位來展開分類；問題分類法是指在文書檔案整理過程中，結(jié)合其內(nèi)容或反映問題來劃分類別。

現(xiàn)階段，還可借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來整理文書檔案，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)掃描入檔紙質(zhì)檔案，之后再利用自動化檔案序列的編號，快速完整地對檔案資料的整理，還可為之后檔案資料的利用提供便利，使文書檔案管理更加簡單化。

2.檔案裝訂

在裝訂檔案時(shí)可將一份文件裝訂在一起，也可在分類之后將復(fù)批類文件裝訂在一起。應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況確定具體的裝訂方法，一些檔案比較特殊或頁數(shù)多，也可以采取拆分裝訂的方式，但無論采取何種方式都要確保檔案有序排列。一些檔案文件需合并裝訂或分開裝訂，但部分檔案文件需單獨(dú)裝訂，而具體選擇何種裝訂方式則要結(jié)合實(shí)際情況科學(xué)決定。此外，在完成對紙質(zhì)檔案的裝訂之后，應(yīng)將同類型檔案整理在一起，這樣，在今后查詢時(shí)也會更加便利。

3.檔案號與頁碼標(biāo)號

文書檔案整理時(shí)需要將檔案章加印在文件的右上角，并將相關(guān)信息內(nèi)容填寫在檔案資料上，在這里需要提醒的是，應(yīng)按照時(shí)間順序填寫相關(guān)內(nèi)容，以便在企事業(yè)發(fā)展的過程中如果有了新的檔案可隨時(shí)添加，但在后期整理過程中要避免影響之前檔案的順序。此外，填寫檔號章時(shí)應(yīng)按分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限的順序具體分類。

4.文書檔案信息保管方法創(chuàng)新

計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用有著重要價(jià)值，可起到良好的輔助作用。借助信息技術(shù)根據(jù)文件編制相應(yīng)的索引表，并在其中填寫文件的種類與標(biāo)題，之后再在事業(yè)單位內(nèi)部管理系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的詞條。同時(shí)，也可形成相應(yīng)的格式模塊，根據(jù)文件的內(nèi)容、種類及負(fù)責(zé)人來展開模板的制定，完成對各項(xiàng)文件信息內(nèi)容的錄入之后，要確保檔案管理系統(tǒng)可以正常運(yùn)行，再結(jié)合保管期限及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定分類資料。除此之外，作為檔案管理人員還要制定文書檔案管理輔助程序，比較提名表和檔案文件中的提名，找出與提名表中相同責(zé)任人的內(nèi)容，為之后工作提供便利。

四、文書檔案管理優(yōu)化策略

1.優(yōu)化傳統(tǒng)管理意識

首先，在以往的文書檔案整理和管理工作中，需要檔案管理人員耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，且在管理過程中容易出現(xiàn)錯誤，而借助信息化手段來對文書檔案展開管理則能更好地保存、查詢以及修改文書檔案，如可借助網(wǎng)絡(luò)將文書檔案實(shí)時(shí)共享給有需要的部門，管理層在調(diào)閱時(shí)也會更加容易。其次，檔案管理人員一定要能突破傳統(tǒng)的管理理念，樹立信息化管理意識，使文書檔案管理工作能逐漸朝著開放型轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位也應(yīng)高度重視文書檔案管理工作，意識到此項(xiàng)工作開展對自身發(fā)展的重要性，并通過將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的方式，使檔案管理人員能積極投入本職工作中，各司其職，避免因職責(zé)不明確導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性不高，而出現(xiàn)管理漏洞。最后，還要加強(qiáng)對文書檔案信息化管理的宣傳和普及工作，使檔案管理者都能意識到信息技術(shù)應(yīng)用的重要性和價(jià)值，能始終以信息化思維開展收集、整理和調(diào)用檔案，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

2.完善基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化管理體制

想要進(jìn)一步優(yōu)化和創(chuàng)新文書檔案管理工作，就必須要先完善相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。信息化技術(shù)設(shè)備設(shè)施是推動文書檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)保障，需投入一定資金來完善信息化設(shè)備設(shè)施。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以往傳統(tǒng)的人工文書檔案管理模式也會逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞?，而現(xiàn)階段能實(shí)現(xiàn)文書掃描和自動檢索錄入的軟件也比較多，需將一部分資金用以完善基礎(chǔ)建設(shè)，為文書檔案管理工作的創(chuàng)新開展提供人力和物力方面的保障。除此之外，還應(yīng)配套相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，包括防塵、防磁、防火以及防盜等設(shè)備設(shè)施，制定應(yīng)急防病毒措施以及網(wǎng)絡(luò)盜竊措施，而這些均需要事業(yè)單位投入一定的資金，從軟硬件方面加強(qiáng)建設(shè)，以推動文書檔案管理創(chuàng)新性。

同時(shí)，事業(yè)單位還要改善文書檔案的管理體制，堅(jiān)持人機(jī)結(jié)合方針構(gòu)建自動化系統(tǒng)管理，以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的集中管理，這樣在整理檔案和使用檔案的時(shí)候也會更加便捷化。應(yīng)對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案比較分散的問題引起高度重視，并采取有效措施解決這一問題，通過優(yōu)化改進(jìn)管理制度，統(tǒng)一選擇軟硬件以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對文書檔案資料的統(tǒng)一管理。

此外，還要結(jié)合單位實(shí)際情況，不斷修訂文書管理工作制度，確保其具有全面性和創(chuàng)新性。全面性是指制度條款要能適合現(xiàn)階段文書檔案管理工作發(fā)展需求；創(chuàng)新性是指需要優(yōu)化以往制度不合適的地方，確保檔案管理內(nèi)容能為未來發(fā)展提供參考。

3.高度重視文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

想要使文書檔案管理工作效率和質(zhì)量得到提升，就必須要確保檔案管理人員具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，還要具有計(jì)算機(jī)操作技能?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位都存在缺乏檔案管理人才的問題，因此，必須尋找切實(shí)有效的措施來解決這一問題。

首先，要對外引進(jìn)文書檔案管理復(fù)合型人才，對這部分人才的要求除了掌握檔案管理知識，具有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)之外，還必須要有信息意識，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展各項(xiàng)工作。其次，對于現(xiàn)有的檔案管理者也要有針對性地開展培訓(xùn)工作，在年度工作計(jì)劃中列入檔案人員培訓(xùn)工作，同時(shí)，還要在檔案管理人員的業(yè)績考核中納入培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績，促使其積極投入學(xué)習(xí)，確保檔案管理成效能夠獲得提升。在培訓(xùn)的過程中可以采取開設(shè)檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)班的方式，也可邀請專家來事業(yè)單位授課，或鼓勵員工自主學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及檔案管理專業(yè)知識，增強(qiáng)其專業(yè)能力，并使其具備文書檔案信息化管理能力。除此之外，對于檔案管理者的思想教育工作也要引起高度重視，通過定期展開思政教育，提升其責(zé)任意識，使其能具備奉獻(xiàn)精神，愿意全身心投入文書檔案管理工作中。在日常生活中也要給予其關(guān)心照顧，為其解決生活和工作中存在的各項(xiàng)困難，使其全身心投入文書檔案管理工作中。

4.重視文書檔案信息化建設(shè)安全性管理

雖然借助信息技術(shù)能創(chuàng)新文書檔案管理工作模式，但這一技術(shù)在應(yīng)用過程中卻存在保密性受限的問題。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案來講，電子文件內(nèi)容在保密性方面比較薄弱，只需要借助計(jì)算機(jī)便可修改或刪除電子文件，且完成修改之后并不能看到痕跡?？梢哉f電子檔案內(nèi)容發(fā)生變化的概率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)文件，所以，無法有效把控電子文檔內(nèi)容的原貌，紙質(zhì)檔案的字跡是特定的，但電子檔案卻可以結(jié)合自身需求靈活選擇，無法明確電子文件是否為原始文件，也無法通過蓋章或是署名來對其是否為原件展開判定。同時(shí)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開放性特征，在電子文件保密時(shí)會受到諸多因素的影響，造成檔案被篡改或丟失。所以，在借助信息技術(shù)優(yōu)化創(chuàng)新傳統(tǒng)文書檔案管理的過程中，要高度重視檔案的保密工作。檔案管理者也要樹立安全意識，避免檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或被篡改的現(xiàn)象，可通過網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)、高級防火墻等保障文書檔案資料的安全性。在文書檔案管理時(shí)也可采取信息認(rèn)證技術(shù)，檔案管理人員需要通過身份認(rèn)證后才能查詢或調(diào)閱檔案信息，避免檔案信息被不法分子盜取，出現(xiàn)安全方面的隱患。通過加強(qiáng)文書檔案的管理及保密工作，使其完整性得到保障。

在文書檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)作為核心，通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)推動各項(xiàng)文書資料的科學(xué)管理，提升此項(xiàng)工作開展效率與質(zhì)量，但數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，需要檔案管理人員與其他員工加強(qiáng)配合，從單一的數(shù)據(jù)庫建設(shè)逐漸過渡為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

五、結(jié)束語

總之，在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已不能滿足事業(yè)單位的需求，必須積極投入文書檔案管理創(chuàng)新中，借助信息化技術(shù)開展文書檔案資料管理，在減輕檔案管理人員工作壓力的基礎(chǔ)上，提升文書檔案及各項(xiàng)管理工作的開展效率和質(zhì)量。

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作者簡介：王玲玲（1978—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：文書檔案整理管理。