數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的運(yùn)用探析

摘 要：在信息化時(shí)代，信息技術(shù)得到不斷推廣和應(yīng)用，各行各業(yè)紛紛推進(jìn)了信息化建設(shè)。隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)環(huán)境變得愈發(fā)復(fù)雜，由此對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理模式開展有效革新。因此，積極引入更為高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的快速處理，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)更多的檔案類型展開有效處理。對(duì)此，文章介紹了數(shù)字化檔案管理技術(shù)的相關(guān)內(nèi)涵，分析了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的具體運(yùn)用，并探討了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的運(yùn)用策略，以供行業(yè)參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)；信息安全

檔案作為醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中產(chǎn)生的重要信息文件，對(duì)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展有著高度的參考價(jià)值，其不僅是全面記錄醫(yī)院已發(fā)生的事件，還是醫(yī)院管理者在制定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃時(shí)的重要參考依據(jù)。如今，我國(guó)醫(yī)院不斷向現(xiàn)代化方向發(fā)展轉(zhuǎn)型，醫(yī)院業(yè)務(wù)內(nèi)容以及人員結(jié)構(gòu)等變得愈發(fā)復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。特別是隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已是大勢(shì)所趨，相關(guān)人員應(yīng)革新思想觀念，創(chuàng)新各種形式，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)作為推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有力載體，其對(duì)提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率可發(fā)揮十分積極的作用。

一、數(shù)字化檔案管理技術(shù)

數(shù)字化檔案，主要指的是基于對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等整合應(yīng)用，所構(gòu)建起的一種新型檔案信息體系。數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)了將各式各樣載體的檔案資源，、轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息，以網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸該部分信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)以及依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展管理，建立起一個(gè)完整的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源儲(chǔ)存，并支持在線查詢和追溯。對(duì)于數(shù)字化檔案系統(tǒng)，主要涉及以下幾方面內(nèi)容：一是檔案目錄信息數(shù)字化，構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；二是載體檔案數(shù)字化，包括紙質(zhì)檔案、照片檔案以及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，構(gòu)建影像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；三是檔案專題信息的采集及建庫(kù)。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的具體運(yùn)用

1.在人事檔案管理中的運(yùn)用

長(zhǎng)期以來，大多數(shù)醫(yī)院針對(duì)人事檔案管理工作，主要依賴人工操作實(shí)現(xiàn)，不僅要投入較高的人力成本，還很難保證檔案管理工作效率。醫(yī)院人事檔案管理工作涉及醫(yī)院職工的各方面信息，因此，開展好醫(yī)院人事檔案管理工作，對(duì)醫(yī)院人力資源管理工作的開展有著重要的影響。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，受人為操作影響，在管理實(shí)踐中總會(huì)出現(xiàn)各種管理不當(dāng)?shù)那闆r，要彌補(bǔ)這些情況往往存在不小的難度，浪費(fèi)醫(yī)院的寶貴資源。與此同時(shí)，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，對(duì)于人事檔案資源的利用也極為不便，相關(guān)人員在查詢檔案信息時(shí)，往往要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力。而通過將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)引入醫(yī)院人事檔案管理中，則可有效減少以上問題的發(fā)生，切實(shí)提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率。

現(xiàn)階段，仍有一些醫(yī)院未有效重視人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案管理工作可有可無。首先，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的有效運(yùn)用，必須要增強(qiáng)醫(yī)院管理人員對(duì)該系統(tǒng)的應(yīng)用意識(shí)，并開展好人事檔案管理工作重要性及數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用優(yōu)勢(shì)等方面的宣教工作，切實(shí)調(diào)動(dòng)醫(yī)院全體職工參與到人事檔案數(shù)字化管理中的積極性，共同加強(qiáng)對(duì)該系統(tǒng)運(yùn)用方法的有效學(xué)習(xí)，助力系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的有效運(yùn)用。其次，在人事檔案數(shù)字化管理實(shí)踐中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人才的有效培養(yǎng)，包括對(duì)相關(guān)員工開展持續(xù)培訓(xùn)，推動(dòng)其掌握專業(yè)技能，提升其工作效率，還應(yīng)當(dāng)對(duì)其行為品德予以規(guī)范，保證其具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。綜上，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事檔案管理中的運(yùn)用，可有效提升檔案管理工作效率，讓相關(guān)人員更高效地利用檔案資源，并可減少各種因人為操作而引發(fā)的管理不當(dāng)情況，保障醫(yī)院人事檔案信息的完整性。

2.在患者檔案管理中的運(yùn)用

在醫(yī)院患者檔案管理中引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可完成對(duì)患者檔案管理程序簡(jiǎn)化處理，顯著提升檔案管理工作效率。隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展，如今，絕大多數(shù)醫(yī)院均構(gòu)建有本院專屬的患者數(shù)據(jù)管理中心，但距離病案科室普遍相對(duì)較遠(yuǎn)，面對(duì)患者提出越來越嚴(yán)格的要求，為實(shí)現(xiàn)對(duì)患者數(shù)據(jù)的有效查閱，有時(shí)不得不將檔案原件借走，患者檔案極可能出現(xiàn)遺失，對(duì)患者檔案管理工作造成不利影響。新時(shí)期，廣大患者的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，患者檔案的重要性愈發(fā)凸顯。在此背景下，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用于醫(yī)院患者檔案管理中，可有效利用計(jì)算機(jī)，滿足患者的多樣化要求，打印選取的檔案信息，可使整個(gè)檔案管理流程得到簡(jiǎn)化，切實(shí)提升患者檔案的查找及使用效率。

3.在科研檔案管理中的運(yùn)用

醫(yī)院科研檔案管理中數(shù)字化檔案的價(jià)值主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)科研檔案信息更為可靠。在醫(yī)院科研工作中，醫(yī)院科研部門會(huì)對(duì)各類研究項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、臨床研究資料以及實(shí)驗(yàn)記錄等檔案信息予以存儲(chǔ)，是醫(yī)院科研人員開展科研工作的有力依據(jù)。然而，長(zhǎng)期以來，醫(yī)院科研檔案管理存在一系列問題亟待解決，阻礙了醫(yī)學(xué)科研工作的正常開展。傳統(tǒng)科研檔案存儲(chǔ)大多為紙質(zhì)載體，定期將科研檔案文件資料歸檔，利用檔案盒存儲(chǔ)。顯然，該種存儲(chǔ)方式會(huì)受到環(huán)境和蟲害等外部因素影響，容易使檔案遭到不同程度的破壞。而通過將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)引入醫(yī)院科研檔案管理中，可有效數(shù)字化處理檔案原件，并可取代對(duì)檔案原件的使用，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效保護(hù)。二是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可提升醫(yī)院科研工作的整體效率。醫(yī)院科研人員在對(duì)各類病例的研究過程中，會(huì)形成圖文和音視頻等各種形式的檔案信息資料，這些檔案信息重要影響著醫(yī)院科研人員的研究成果?；跀?shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)這些檔案信息高效、快捷及準(zhǔn)確處理，不僅可保障檔案信息不發(fā)生損壞和丟失等情況，還可幫助科研人員更好地檢索和分析檔案信息，提升醫(yī)院科研工作整體效率。

對(duì)于數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院科研檔案管理中的運(yùn)用，需要開展以下幾方面工作：一是在數(shù)字化檔案信息管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相關(guān)流程，對(duì)各職能部門權(quán)責(zé)明確劃分，推動(dòng)各部門之間相互協(xié)作，切忌出現(xiàn)某一個(gè)部門替代另一個(gè)部門工作的情況，以此保障數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。如果條件允許，醫(yī)院內(nèi)部可組建特定的數(shù)字化檔案管理質(zhì)量檢測(cè)小組，并確立檔案管理期間各部門的負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人來檢查和監(jiān)督相關(guān)部門檔案管理的開展情況，確保檔案管理工作的安全性和規(guī)范性。另外，倘若需要修改某份數(shù)字化檔案，檔案管理人員應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人上報(bào)，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在保留修改前檔案信息的基礎(chǔ)上，以及在與醫(yī)院科研人員商討后，方可允許修改數(shù)字化檔案信息，提高數(shù)字化檔案信息質(zhì)量。二是不管哪個(gè)部門均應(yīng)當(dāng)提升對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的主觀能動(dòng)性，盡可能推進(jìn)數(shù)字化檔案信息的高效共享和利用，使數(shù)字化檔案信息的價(jià)值作用能夠得到有效發(fā)揮，提升數(shù)字化檔案的使用效率。

三、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的運(yùn)用策略

1.建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

新時(shí)期，各大醫(yī)院不斷加快了信息化建設(shè)腳步，建立完善的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)顯得愈發(fā)重要。與此同時(shí)，醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)順應(yīng)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，將醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)列為醫(yī)院檔案管理工作的重要方向，依托建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，推進(jìn)對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的全面采集、系統(tǒng)整合、合理利用以及高效共享，使檔案信息資源在醫(yī)院醫(yī)療、科研和教育等方面的作用價(jià)值得到有效發(fā)揮。

首先，醫(yī)院應(yīng)重視構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，切實(shí)明確數(shù)字化檔案管理平臺(tái)是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用的重中之重，在此基礎(chǔ)上，為平臺(tái)構(gòu)建提供有力的資金支持和政策支持，并依托招投標(biāo)等方式，積極推動(dòng)國(guó)內(nèi)知名互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)參與到醫(yī)院數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建立中來，完善醫(yī)院數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的各項(xiàng)功能，保障醫(yī)院檔案信息資源采集、整理、開發(fā)以及儲(chǔ)存等工作的順利開展。與此同時(shí)，應(yīng)推進(jìn)醫(yī)院管理人員傳統(tǒng)檔案管理思路的有效革新，切實(shí)明確數(shù)字化、信息化是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，樹立互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)思維，推動(dòng)醫(yī)院各科室部門積極協(xié)助數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建立，助力數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的有效運(yùn)用。

其次，在數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建立期間，應(yīng)全面采集醫(yī)院各部門的意見或建議，依托召開座談會(huì)、問卷調(diào)查和線上問答等一系列形式采集意見，為平臺(tái)開發(fā)設(shè)計(jì)多樣化的功能，進(jìn)而切實(shí)提升平臺(tái)服務(wù)的全面性及針對(duì)性，更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案信息資源的價(jià)值作用。

最后，建立一套與醫(yī)院實(shí)際情況相符的檔案信息資源錄入、歸檔和檔案防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，以此推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作不斷向統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行，為醫(yī)院有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供支持。

2.規(guī)范數(shù)字化檔案管理流程

為提升醫(yī)院數(shù)字化檔案管理流程規(guī)范性，可將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的運(yùn)用分成以下幾個(gè)步驟：

一是確定檔案采集范圍。醫(yī)院檔案管理人員需要明確的是，并不是各類檔案均要開展數(shù)字化處理，而應(yīng)當(dāng)通過對(duì)醫(yī)院檔案價(jià)值水平、開放程度以及破損程度等展開綜合分析，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案范圍的有效確定。

二是前端控制。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)建立與各部門的緊密聯(lián)系，積極參與到各類文件、檔案的形成階段開展管理，對(duì)文件的制成、印發(fā)及后期歸檔予以嚴(yán)密追蹤，一直到數(shù)字化檔案建立完成，針對(duì)歸檔文件的各個(gè)流程環(huán)節(jié)開展質(zhì)量控制，保障數(shù)字化的完整性、真實(shí)性以及與實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)性。

三是質(zhì)量管理。質(zhì)量管理指的是面向數(shù)字化檔案流程開展質(zhì)量管理工作，著重在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)，切實(shí)依據(jù)檔案號(hào)及頁(yè)號(hào)流程，防止出現(xiàn)遺漏情況，確保檔案的清晰度，以及檔案存儲(chǔ)格式的規(guī)范性，如文本檔案一般應(yīng)用XML、RTF格式，圖片檔案一般應(yīng)用JPG、TIFF格式，聲音檔案一般應(yīng)用MP3、WAV格式，音像文件一般應(yīng)用AVI、MPEG格式等。

四是安全防范。安全防范主要指的是面向醫(yī)院檔案數(shù)字化管理開展好安全管理工作，且主要是保障磁帶、磁盤、光盤等數(shù)字檔案載體的安全性。基于此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)適時(shí)對(duì)醫(yī)院數(shù)字檔案載體開展檢測(cè)、拷貝，如每?jī)赡陮?duì)磁性數(shù)字檔案載體檢測(cè)一次，每四年對(duì)光盤數(shù)字檔案載體開展一次檢測(cè)以及每十年對(duì)光盤上的數(shù)字檔案開展一次轉(zhuǎn)錄等，以防數(shù)字載體受環(huán)境、磁性及不法分子入侵等因素影響。另外，依托訪問權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等一系列手段，切實(shí)保障醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中信息傳輸、利用以及存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)的安全性。

3.組建數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍

為切實(shí)推進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的有效運(yùn)行，使系統(tǒng)價(jià)值作用能夠得到充分發(fā)揮，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。鑒于此，對(duì)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的運(yùn)用，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。

首先，醫(yī)院要重視提高檔案管理人員數(shù)字化管理的意識(shí)與觀念，將電子文檔歸檔工作融入醫(yī)院的立卷歸檔制度，納為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)其開展全面系統(tǒng)地檢查及考核。

其次，要重視對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)培養(yǎng)工作，著重推進(jìn)對(duì)各類數(shù)字化技術(shù)、設(shè)備設(shè)施的運(yùn)用培訓(xùn)，讓檔案管理人員做到對(duì)各種現(xiàn)代信息技術(shù)的嫻熟應(yīng)用。與此同時(shí)，不僅要保障培訓(xùn)的廣度，即對(duì)醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門、行政管理崗位相關(guān)人員開展好培訓(xùn)工作，還要保障培訓(xùn)的深度，著重加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，依托大數(shù)據(jù)分析等傳授相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提升檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)知識(shí)的掌握水平，進(jìn)一步將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)更好地運(yùn)用于醫(yī)院管理實(shí)踐中。

最后，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)復(fù)合型人才的有效引進(jìn)。伴隨醫(yī)院規(guī)模不斷發(fā)展壯大，數(shù)字化檔案管理人才匱乏，對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作開展構(gòu)成了不小的制約。對(duì)此，醫(yī)院除去要加大對(duì)已有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，還應(yīng)積極引入兼具檔案管理素質(zhì)、各類信息技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才，為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展提供可靠的人才保障。在實(shí)際人才選聘工作中，不僅要考察應(yīng)聘者的檔案管理素質(zhì)，還應(yīng)考察其信息技術(shù)應(yīng)用水平，優(yōu)先考慮具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)聘者。與此同時(shí)，除了要考察應(yīng)聘人員的理論知識(shí)，還要考察其實(shí)操能力，切實(shí)保障選聘的人才能夠勝任醫(yī)院檔案管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用是醫(yī)院提升檔案管理質(zhì)量的重要手段之一。醫(yī)院管理層需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的有效重視，并為醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供有力支持。對(duì)于醫(yī)院檔案管理部門、人員而言，則應(yīng)主動(dòng)作為，明確信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要影響，以此不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和思維意識(shí)，積極地投入到醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作有序開展。

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作者簡(jiǎn)介：裴蕾（1981—），女，漢族，山東煙臺(tái)人，本科，館員，研究方向：檔案管理。