中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對(duì)策

仲芷悅 王宏

［摘 要］經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，鼓勵(lì)和引導(dǎo)中小企業(yè)健康快速發(fā)展是國(guó)家較為注重的任務(wù)。企業(yè)內(nèi)部控制的好壞對(duì)其健康發(fā)展具有重大影響。中小企業(yè)作為市場(chǎng)上較為活躍的主體，往往因?yàn)橐?guī)模小而忽略內(nèi)部控制。文章通過分析黑龍江HZ生物能源有限公司內(nèi)部控制存在的問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期為廣大中小企業(yè)提供借鑒。

［關(guān)鍵詞］中小企業(yè)；內(nèi)部控制；組織架構(gòu)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.014

［中圖分類號(hào)］F275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）12-0044-03

1 ? ? 中小企業(yè)內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了能夠?qū)崿F(xiàn)其利益最大化的戰(zhàn)略目標(biāo)，確保資產(chǎn)真實(shí)有效，保證會(huì)計(jì)信息能夠?yàn)樾畔⑹褂谜咛峁┱_的指導(dǎo)，確保經(jīng)營(yíng)決策方針以及企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度能夠有效貫徹執(zhí)行，提高經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率，而在內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制等一系列方法和措施的總稱。內(nèi)部控制是一個(gè)不斷發(fā)展、變化、完善的過程。

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，中小企業(yè)提高管理水平和經(jīng)營(yíng)效益的關(guān)鍵就是制定完善的內(nèi)部控制制度，并使其有效貫徹落實(shí)。我國(guó)多數(shù)中小企業(yè)還沒有意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，內(nèi)部控制整體框架體系還不夠健全，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)許多經(jīng)營(yíng)問題和風(fēng)險(xiǎn)。因此，中小企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，不斷完善內(nèi)部控制體系。

2 ? ? 黑龍江HZ生物能源有限公司概況

黑龍江HZ生物能源有限公司（以下簡(jiǎn)稱“HZ公司”）位于黑龍江省佳木斯市樺南縣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，成立于2018年11月，是由具有數(shù)十年酒精加工制造行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的專家團(tuán)隊(duì)執(zhí)掌，按照上市公司模式打造的現(xiàn)代化企業(yè)。HZ公司主要經(jīng)營(yíng)范圍為生產(chǎn)乙醇、變性燃料乙醇等各類乙醇產(chǎn)品以及玉米干酒糟及其可溶物（Distillers Dried Grains with Solubles，DDGS）高蛋白飼料加工、糧食收購(gòu)、食品生產(chǎn)、道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸?shù)?。公司的?nèi)部組織形式為直線制，即公司內(nèi)部各級(jí)單位、下屬員工只接受一個(gè)上級(jí)的指令。

3 ? ? 黑龍江HZ生物能源有限公司內(nèi)部控制存在的問題

3.1 ? 內(nèi)部組織架構(gòu)不夠完善

很多企業(yè)在內(nèi)部管理時(shí)，缺乏對(duì)內(nèi)部控制的正確認(rèn)識(shí)，HZ公司也是如此。該公司內(nèi)部控制與設(shè)立的內(nèi)部組織架構(gòu)沒能足夠契合，自上而下的人員任命結(jié)構(gòu)過于簡(jiǎn)單，管理人員數(shù)量較少，尤其財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)與出納人員都僅有一人，無法起到相互監(jiān)督和相互制衡的作用，且該公司內(nèi)部管理人員分管的區(qū)域不夠清晰，導(dǎo)致各部門任務(wù)和職能混亂，員工對(duì)于各自所需承擔(dān)的責(zé)任不夠明確，辦公氛圍松散，工作效率低，而且互相推諉的問題嚴(yán)重。例如，項(xiàng)目在實(shí)施過程中，出現(xiàn)多位管理人員負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)象，但在項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)無人承擔(dān)責(zé)任，這不僅僅是責(zé)任問題，更嚴(yán)重的是企業(yè)內(nèi)部人力資源浪費(fèi)。最終導(dǎo)致的結(jié)果則是高層管理者難以把控日常運(yùn)營(yíng)狀況，在一定程度上難以做到任務(wù)的有效上傳下達(dá)和落實(shí)，工作完成效率低，經(jīng)營(yíng)狀況沒有得到有效改善［1］。

3.2 ? 高層管理人員對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不足，執(zhí)行力度不足

HZ公司高層管理人員沒有深刻認(rèn)識(shí)到企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用，對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行不夠重視，導(dǎo)致執(zhí)行力度減小，公司治理水平隨之降低。HZ公司內(nèi)控執(zhí)行力度小主要表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)：第一，雖然該公司不斷制定相關(guān)制度，但是員工對(duì)于制度的執(zhí)行效果沒有得到很好的檢驗(yàn)，問題出現(xiàn)后才發(fā)現(xiàn)原本的預(yù)防措施沒有有效執(zhí)行，對(duì)于問題的處理有很強(qiáng)的滯后性，這也會(huì)給公司帶來一定的損失和隱患，導(dǎo)致公司的穩(wěn)定性無法得到保障。第二，公司責(zé)任劃分機(jī)制不明確。公司在經(jīng)營(yíng)發(fā)展時(shí)難免會(huì)有所疏漏，出現(xiàn)一些問題，但其對(duì)問題的處理經(jīng)常是采取息事寧人式的模糊態(tài)度，沒有深入了解事情的原委，沒有追根溯源以及從源頭解決問題，從而使員工逃避責(zé)任的態(tài)度更加

嚴(yán)重。

3.3 ? 采購(gòu)環(huán)節(jié)工作執(zhí)行不到位

當(dāng)前公司涉及的采購(gòu)業(yè)務(wù)主要為糧食的采購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收以及入庫(kù)等，但HZ公司主要以糧食為收購(gòu)目標(biāo)，而糧食在東北屬于季節(jié)性較強(qiáng)的農(nóng)作物，其收購(gòu)計(jì)劃季節(jié)性較強(qiáng)，缺少實(shí)時(shí)性。公司為應(yīng)對(duì)其他時(shí)節(jié)的生產(chǎn)，需要囤積糧食以備后續(xù)使用，但對(duì)于后續(xù)保存措施沒有做好相應(yīng)的規(guī)劃，糧食損耗嚴(yán)重，而且平時(shí)的采購(gòu)多以口頭傳達(dá)為主，缺乏實(shí)際的采購(gòu)票據(jù)，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生賬實(shí)不符的情況［2］。在采購(gòu)過程中，公司通過預(yù)付賬款賬戶進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，采用形式簡(jiǎn)單的付款方法，一旦與供應(yīng)商出現(xiàn)矛盾或采購(gòu)糾紛，在采取法律手段解決問題時(shí)就無法提供足夠的實(shí)證。

3.4 ? 銷售與收款業(yè)務(wù)問題較多

銷售與收款業(yè)務(wù)是公司的重要業(yè)務(wù)，同時(shí)銷售收入影響公司的最終利潤(rùn)。銷售環(huán)節(jié)的控制與收款環(huán)節(jié)的核算對(duì)公司的發(fā)展而言是具有重要作用的。但公司銷售與收款業(yè)務(wù)存在諸多問題。在發(fā)貨過程中，公司采取銷貨單制度，銷售的流程為銷售部根據(jù)銷貨清單標(biāo)明貨物數(shù)量，通知運(yùn)輸部門準(zhǔn)備車輛，管理員備好貨物，準(zhǔn)備發(fā)貨，貨物在發(fā)出時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理員準(zhǔn)確填寫庫(kù)存量以及其他賬簿等。但公司在此方面存在不少問題，主要表現(xiàn)在以下方面：①公司對(duì)銷售流程的控制不到位，銷售人員沒有很好地對(duì)會(huì)計(jì)人員開出的票據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行核對(duì)程序，偶爾還有發(fā)錯(cuò)數(shù)量的情況，導(dǎo)致最后實(shí)地盤查時(shí)出現(xiàn)賬實(shí)不符的問題，給企業(yè)帶來不必要的麻煩。②公司關(guān)于運(yùn)費(fèi)申請(qǐng)的辦理有一套極其復(fù)雜的程序，然而整個(gè)流程并未涉及運(yùn)費(fèi)金額的查驗(yàn)，以及運(yùn)費(fèi)墊付問題的報(bào)銷。該流程工序繁多卻并未有實(shí)際的用處，最終銷售人員報(bào)銷的金額是否與實(shí)際產(chǎn)生的運(yùn)費(fèi)相符，公司財(cái)務(wù)人員無處查驗(yàn)。③公司沒有明確的售后標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于銷售退回的貨物沒有嚴(yán)格的審核標(biāo)準(zhǔn)。退回的商品沒有經(jīng)過原因調(diào)查，僅僅為維護(hù)客戶黏性而允諾退貨。除此之外，公司對(duì)于拖欠貨款的問題沒有專門的預(yù)防以及解決措施，對(duì)于發(fā)生壞賬率極高的款項(xiàng)沒有相應(yīng)的催債程序，這就容易造成公司收款困難，資金回轉(zhuǎn)速度慢，對(duì)公司造成不利影響。

4 ? ? 黑龍江HZ生物能源有限公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的對(duì)策

4.1 ? 完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)

HZ公司要想獲得理想的內(nèi)部控制效果，就需要完善公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，明確劃分各部門職責(zé)范圍、崗位職責(zé)，建立監(jiān)督制衡機(jī)制。第一，公司要根據(jù)自身的發(fā)展情況，對(duì)照行業(yè)的發(fā)展形勢(shì)，借鑒其他優(yōu)秀企業(yè)的先進(jìn)內(nèi)部組織架構(gòu)，取其精華應(yīng)用于自身。例如，增加財(cái)務(wù)人員數(shù)量，使之起到一定的制衡與監(jiān)督作用。第二，公司要加強(qiáng)對(duì)組織架構(gòu)的完善，以動(dòng)態(tài)化的方式來對(duì)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，使組織架構(gòu)能夠與內(nèi)部控制相適應(yīng)，這樣才能使公司各項(xiàng)工作有序落實(shí)。第三，公司要明確各崗位的職責(zé)任務(wù)，使員工找好自身定位、各司其職，承擔(dān)起自己的責(zé)任，避免在工作中由于責(zé)任問題耽誤工作進(jìn)度［3］。

4.2 ? 提升全體人員對(duì)內(nèi)控的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)全員參與

內(nèi)部控制的效果直接影響企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量，可見內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)的重要性。內(nèi)控的實(shí)際實(shí)施主體是人，公司管理人員和普通員工對(duì)內(nèi)控認(rèn)識(shí)水平的高低直接決定了內(nèi)部控制工作的執(zhí)行效果。公司管理層不僅要深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，而且要意識(shí)到全員參與的重要性，加強(qiáng)員工對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)。首先，公司在提高管理人員內(nèi)部控制意識(shí)的基礎(chǔ)上，可以通過宣傳、教育等方式來提升內(nèi)部員工對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)，還可以對(duì)員工進(jìn)行專門的培訓(xùn)來提升其內(nèi)控意識(shí)，必要時(shí)可以聘請(qǐng)專家對(duì)專門的內(nèi)控人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，在不斷加強(qiáng)內(nèi)控認(rèn)識(shí)中促進(jìn)員工團(tuán)結(jié)協(xié)作，為各部門有效開展內(nèi)部控制工作提供支持和保證。其次，公司要提升員工的參與度以及滿意度。例如，讓員工積極參與相關(guān)工作制度的制定，聽取他們的意見和建議，讓員工意識(shí)到內(nèi)部控制與自身切實(shí)相關(guān)。與此同時(shí)，要建立完善的反饋機(jī)制與明確的獎(jiǎng)懲制度，并給予員工積極肯定和及時(shí)答復(fù)，為營(yíng)造出良好的內(nèi)控氛圍奠定基礎(chǔ)［4］。

4.3 ? 完善采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)的工作方式

采購(gòu)原材料與支付貨款是企業(yè)至關(guān)重要的工作內(nèi)容，原材料的質(zhì)量直接影響產(chǎn)品的質(zhì)量，而一個(gè)企業(yè)盈利的根本就在于產(chǎn)品質(zhì)量，同時(shí)，付款環(huán)節(jié)對(duì)于很多細(xì)節(jié)的把控也有十分嚴(yán)格的要求［5］。針對(duì)HZ公司采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)存在的問題，筆者提出的改進(jìn)措施分為以下幾點(diǎn)。①采購(gòu)單是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)需求提出采購(gòu)請(qǐng)求并簽字提交至采購(gòu)部的憑證，相關(guān)人員在編制采購(gòu)單時(shí)，要做好采購(gòu)單的編號(hào)，得到供給部和財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后的采購(gòu)單才是有效單據(jù)。這個(gè)步驟的最終目的在于：一是防止采購(gòu)過量或者重復(fù)性采購(gòu)，導(dǎo)致存貨堆積；二是對(duì)市場(chǎng)價(jià)格有所了解，對(duì)采購(gòu)物資的費(fèi)用能夠進(jìn)行大致估算。另外，將采購(gòu)單一式三份，一份自留備查，一份送至采購(gòu)部，一份作為報(bào)銷依據(jù)送至財(cái)務(wù)部。單據(jù)中要說明采購(gòu)原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格等要求。②在采購(gòu)原材料時(shí)，要與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并列出采購(gòu)物資的名稱、價(jià)格、數(shù)量以及付款方式等信息，一式兩份，雙方各一份，在雙方明確合同內(nèi)容并簽訂后再付款［6］。③在材料采購(gòu)預(yù)支價(jià)款的過程增加財(cái)務(wù)部以及總經(jīng)理簽字步驟，同時(shí)增添報(bào)銷一欄。采購(gòu)人員在結(jié)束采購(gòu)，并將采購(gòu)發(fā)票提交給出納人員后，出納在付款單上登記報(bào)銷金額及交回金額，最后交回會(huì)計(jì)人員記賬。這樣會(huì)計(jì)人員就可以通過單據(jù)了解所購(gòu)買物資是否安全入庫(kù)。④要及時(shí)對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存貨物進(jìn)行清點(diǎn)并記錄，同時(shí)會(huì)計(jì)人員定期去倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行實(shí)地盤查，將實(shí)際庫(kù)存數(shù)與單據(jù)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，保證庫(kù)存材料的數(shù)量準(zhǔn)確。

4.4 ? 改進(jìn)銷售與收款方式

銷售與收款是企業(yè)實(shí)現(xiàn)收益的重要環(huán)節(jié)，因此每個(gè)企業(yè)都要做好銷售與收款工作，完善銷售與收款方式也勢(shì)在必行［7］。針對(duì)HZ公司在銷售與收款方面存在的問題，筆者提出幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)建議，具體如下。①公司應(yīng)加強(qiáng)制定銷售規(guī)劃和流程，由市場(chǎng)部門組織人員對(duì)銷售方案進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)各區(qū)域的訂單數(shù)量對(duì)市場(chǎng)需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，同時(shí)針對(duì)預(yù)測(cè)結(jié)果制訂相應(yīng)的銷售計(jì)劃。市場(chǎng)需求是瞬息萬變的，因此，公司也要時(shí)刻根據(jù)市場(chǎng)變化對(duì)銷售計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，及時(shí)調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略和銷售目標(biāo)，絕不可一成不變。②公司要對(duì)銷售發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。貨物的發(fā)出順序與發(fā)票的編號(hào)要一一對(duì)應(yīng)；發(fā)票上的數(shù)量必須以銷售清單上的實(shí)際發(fā)貨數(shù)為依據(jù)；要對(duì)發(fā)票內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審核；要對(duì)發(fā)票金額進(jìn)行定期的匯總查驗(yàn)，以便同應(yīng)收賬款和銷售收入等進(jìn)行核對(duì)。③公司應(yīng)制定售后標(biāo)準(zhǔn)。貨物退回需要有必要的原因，以及經(jīng)過經(jīng)理審核簽字后方可退回，退回的貨物入庫(kù)前也要經(jīng)倉(cāng)庫(kù)和質(zhì)檢部門進(jìn)行審核，審核合格后方可入庫(kù)。同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)在接到退回貨物時(shí)應(yīng)及時(shí)標(biāo)注退貨的原因、名稱、數(shù)量等必要信息，隨后調(diào)整倉(cāng)庫(kù)保管員的單據(jù)。最后，要分析客戶索賠的合理性，若合理則由經(jīng)理簽字審核后進(jìn)行賠償。④公司要對(duì)與之有業(yè)務(wù)往來的客戶進(jìn)行信用評(píng)估，通過評(píng)估等級(jí)的高低進(jìn)行相應(yīng)的分類管理。評(píng)估內(nèi)容包括但不限于公司發(fā)展?fàn)顩r、支付能力等。信用等級(jí)的評(píng)定最終還需銷售經(jīng)理敲定簽字。對(duì)于未按期收回的應(yīng)收賬款，根據(jù)客戶的信用評(píng)估等級(jí)進(jìn)行分析，及時(shí)進(jìn)行壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提。銷售部要對(duì)應(yīng)收賬款的催收工作進(jìn)行創(chuàng)新，采取更加有效的措施，必要情況下可以通過訴訟方式維權(quán)。同時(shí)，還可以采取折扣方式，如可以通過還款速度的快慢給予一定的優(yōu)惠，同時(shí)及時(shí)更新客戶的信用檔案［8］。

5 ? ? 結(jié)束語

一個(gè)企業(yè)的發(fā)展壯大，需要企業(yè)內(nèi)部與外部共同發(fā)力，而內(nèi)部控制又始終貫穿于企業(yè)發(fā)展全過程，因此加強(qiáng)內(nèi)部控制是必然的。對(duì)中小企業(yè)而言，其要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，從多方面完善內(nèi)部控制制度，使其可以推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。本文主要分析了黑龍江HZ生物能源有限公司在發(fā)展過程中存在的內(nèi)部控制問題，針對(duì)存在的問題提出相應(yīng)的解決措施，以期為廣大中小企業(yè)提供借鑒。

注：王宏，通信作者

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