精細化管理在醫(yī)院招標檔案管理中的應用

摘 要：招標檔案作為記錄招標工作的重要依據(jù)和醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，值得認真研究與深入探討。精細化管理在醫(yī)院招標檔案管理中的應用，可以規(guī)范和加強醫(yī)院招標采購管理工作，顯著提升醫(yī)院招標檔案管理質(zhì)量，推動醫(yī)院招標檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。本文從精細化管理理念入手，分析精細化管理在醫(yī)院招標檔案管理中的必要性，提出目前醫(yī)院招標檔案管理中存在的幾點問題，并針對性地提出醫(yī)院招投標檔案精細化管理策略，以期對醫(yī)院的招投標檔案管理工作更上新的臺階能夠有所幫助。

關(guān)鍵詞：精細化；醫(yī)院；招標檔案管理

引言

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院運行過程中產(chǎn)生的依托不同載體記錄的資料，對醫(yī)院日常運轉(zhuǎn)、科學研究、醫(yī)療技術(shù)的進步都有重要的參考價值，在一定程度上能推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[1]。招標檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是醫(yī)院進行招投標活動中直接產(chǎn)生的原始記錄，見證醫(yī)院招投標的各個環(huán)節(jié)。涉及文字、數(shù)字、圖表、音像等各種不同的載體，對于監(jiān)督規(guī)范醫(yī)院招投標工作以及降低醫(yī)院招投標活動風險具有非常重要的意義。隨著現(xiàn)代信息處理技術(shù)的發(fā)展和新醫(yī)改政策的推進，需要醫(yī)院檔案管理部門管理的招標檔案數(shù)量越來越多，類型也越來越復雜，如果醫(yī)院在招標檔案管理過程中沒有按照精細化管理方式推進，很容易造成醫(yī)院招標檔案管理混亂，難以服務醫(yī)院長久發(fā)展。因此，在新時期推動精細化管理在醫(yī)院招標檔案管理中的應用有著現(xiàn)實的必要性和緊迫性。

1 精細化管理在醫(yī)院招標檔案管理中的必要性

精細化管理理念最早由美國學者泰勒提出，如今已被世界各國廣泛運用。它是通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化，運用程序化、標準化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行的一種管理理念和管理技術(shù)[2] 。與傳統(tǒng)的粗放式管理相比，這是一種全新的管理方式，它主要著眼于細節(jié)，通過對工作中的每個環(huán)節(jié)進行精準地把控，進而實現(xiàn)工作效率與工作質(zhì)量的雙重提高。

精細化管理應用在醫(yī)院招標檔案管理中就是要樹立精細化管理意識，對醫(yī)院招標檔案管理的目標進一步拆分，讓目標能有效貫徹到每一個細節(jié)，從而提升醫(yī)院招標檔案管理的整體效能。在招標檔案管理過程中，醫(yī)院要結(jié)合招標檔案管理的實際情況，按照精細化管理思想，找到醫(yī)院招標檔案管理存在的具體問題，梳理問題成因，并針對性地提出解決措施。在醫(yī)院招標檔案管理工作中引入精細化管理理念，是規(guī)范性和創(chuàng)新性的有機結(jié)合，有利于推動新時期醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)，提高醫(yī)院招標檔案管理水平，促進醫(yī)院招標檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

1.1 優(yōu)化醫(yī)院招標流程，提高招標工作效率

醫(yī)院的招標工作具有點多、線長、面廣的特點，從最初采購申請的提出到最終儀器設(shè)備采購信息的歸檔，涉及眾多方面，整個環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的檔案材料少則近百頁，多則上千頁，這是整個招標過程的最原始、最真實的記錄，其歸檔管理必須做到準確無誤。在招標檔案管理中引入精細化管理理念，有助于優(yōu)化醫(yī)院檔案的招標流程，建立科學合理的管理機制，使整個招標過程更加細致，進而提升招標工作效率與工作質(zhì)量。

1.2 提高檔案管理標準，挖掘檔案信息價值

在實際招標檔案管理過程中引入精細化管理理念，有助于提高檔案管理標準。對要歸檔的招標資料，可以進行針對性的管控，從而保證招標檔案資料的完整性、真實性，為今后更好地開發(fā)利用已有的招標檔案信息資源，將其價值發(fā)揮至更高水平打下良好基礎(chǔ)。

1.3 建立精細化管理制度，提升人員職業(yè)素養(yǎng)

通過建立精細化的檔案管理制度，能夠?qū)ぷ魅藛T進行有效的行為約束與激勵，提升人員的整體職業(yè)素養(yǎng)，促使他們工作更加規(guī)范、有序和高效，實現(xiàn)對檔案科學、合理的管理，進而保障招標采購各環(huán)節(jié)工作的順利有序開展。

2 目前醫(yī)院招投標檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理意識有待提升

檔案的整理是整個招標采購環(huán)節(jié)的最后一步，就整個招標流程來講，能夠全面反映整個招標活動并且具有一定參考、查詢和使用價值的文件、資料和產(chǎn)品樣本均應按照要求進行歸檔[3]。很多醫(yī)院對于招標檔案管理重視程度不夠，管理模式比較粗放化，很多資料都是簡單堆砌在一起。有些醫(yī)院甚至由于庫房條件限制，出現(xiàn)對招標檔案部分材料能不收就不收的現(xiàn)象，導致整個招標檔案管理工作規(guī)范化較低，整體質(zhì)量不高。

2.2 檔案管理制度不健全

目前各大醫(yī)院的檔案管理制度已日臻完善，但針對招標檔案管理設(shè)置專門的管理制度，卻存在著一定的漏洞與不足。在醫(yī)院檔案室的領(lǐng)導之下，招標采購部門的兼職檔案管理員每年會按照要求，進行材料的歸檔與移交。但是在粗放型的管理模式之下，由于缺少科學化的管理制度，導致招標部門的兼職檔案管理員行為難以被有效約束。這就直接導致檔案歸檔不及時、移交材料不全。甚至部分材料丟失等問題時有發(fā)生，對今后招標材料的查閱與使用造成了極大的阻礙，影響了招標檔案資源價值的發(fā)揮。

2.3 招標檔案管理人員專業(yè)化素養(yǎng)有待提升

目前醫(yī)院招標科室崗位設(shè)置中，并未單獨設(shè)置檔案管理員，大多由科員兼職擔任。這些兼職檔案員未接受系統(tǒng)的檔案管理知識學習培訓，對自身的定位僅是協(xié)助醫(yī)院檔案室進行本科室檔案的整理歸檔，檔案管理實際效果難以保障。招標工作程序煩瑣，時常會在同一段時間內(nèi)同時進行多個項目。因此，短時間內(nèi)會涌現(xiàn)大量檔案資料，兼職人員沒有多余的時間與精力兼顧檔案整理，只能選擇集中整理。但是，兼職管理員并不具備專業(yè)的檔案管理知識和能力，不知何處下手，檔案管理的質(zhì)效無從談起。同時，因招標部門工作性質(zhì)，人員流動性比較大，在一定程度上也造成了招標檔案管理不善問題的出現(xiàn)。

2.4 招標檔案管理工作的信息化程度不高

醫(yī)院招標檔案信息化建設(shè)是精細化管理在醫(yī)院招標檔案管理中應用的重要基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院在招標檔案管理工作中沒有積極推進檔案信息化建設(shè)，對精細化管理模式應用造成一定阻礙。首先是醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善?；A(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的基石，需要引進網(wǎng)絡設(shè)備、存儲設(shè)備、計算機、打印機、系統(tǒng)軟件等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，為醫(yī)院招標檔案精細化管理工作開展提供強力保障。其次是醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)建設(shè)滯后。部分醫(yī)院檔案管理仍以人工方式為主，管理手段和工具較為落后，有的醫(yī)院在推進招標檔案信息化建設(shè)過程中也沒有結(jié)合實際業(yè)務需求開發(fā)相應的系統(tǒng)平臺，導致醫(yī)院招標檔案信息化建設(shè)水平不高，影響接下來精細化管理工作的開展。此外，網(wǎng)絡信息安全也是需要注意的問題，面對網(wǎng)絡病毒以及黑客入侵這種技術(shù)問題，醫(yī)院招標檔案部門人員很難及時應對，導致醫(yī)院招標檔案信息化建設(shè)存在安全隱患。

3 醫(yī)院招投標檔案精細化管理策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念，樹立精細化管理意識

隨著醫(yī)院的飛速發(fā)展， 招標采購項目越來越多，檔案管理所涉及的內(nèi)容也與日俱增。招標部門要做好檔案管理工作，不僅僅要學習其他兄弟醫(yī)院以及相關(guān)部門在招標檔案管理工作中的成熟經(jīng)驗，更要積極轉(zhuǎn)變管理理念，提升招標檔案精細化管理意識。加強對精細化管理作用的認識，深刻認識招標檔案精細化管理的作用與意義。不斷學習新知識、新方法、新理念，學會運用新思維、新技術(shù)，認真總結(jié)，深入研究，創(chuàng)新工作思路與工作方法，用精細化管理思維武裝自己，用新的觀念來看待以往檔案管理工作中所發(fā)現(xiàn)的問題。并對這些問題進行不斷的優(yōu)化、改良，將精細化管理的理念滲透入招標檔案管理的每一個環(huán)節(jié)。積極推動檔案精細化管理的發(fā)展，這樣才能夠提高招標檔案管理工作效率，發(fā)揮招標檔案的開發(fā)與利用價值，從而更好地為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展服務。

3.2 加強制度建設(shè)，從制度上引導檔案精細化管理的實施

明確且完善的管理制度是檔案管理的依據(jù)，是確保各項工作正常開展的保證。招標部門應在遵循《檔案法》《政府采購法》等法律法規(guī)的前提下，結(jié)合自身工作特點以及實際，制定符合本院管理特色的適宜的招標檔案管理制度。從檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等方面強化精細化管理，并在工作過程中對制度進行不斷完善，從而使得招標檔案管理工作有章可循。除此之外，也應通過制定一系列的監(jiān)督考核制度，嚴格考核檔案管理人員的工作績效，通過建立招標檔案管理獎懲制度，獎勤罰懶，建立明確的檔案精細化管理的目標以及相關(guān)責任機制。使得檔案管理目標能夠?qū)訉訉崿F(xiàn)，招標檔案能夠及時歸檔和更新，健全檔案管理人員的激勵與約束機制，激發(fā)招標檔案精細化管理人員的工作熱情，調(diào)動其工作積極性。

通過以上制度的建立以及配套措施的實施，檔案管理人員能夠夯實精細化管理理念，將精細化管理切實貫徹到招標檔案管理的全過程，從而確保招標檔案能夠及時整理，做到應收盡收、應歸盡歸，使得招標檔案精細化管理工作能夠科學、規(guī)范、有序進行，檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)合理有效利用。

3.3 抓住精細化管理關(guān)鍵要素，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

招標檔案精細化管理工作的主體是具體的管理人員，檔案管理者的整體素質(zhì)水平會對管理最終效果產(chǎn)生重要影響，要想做好招標檔案的精細化管理，應充分考慮檔案管理人員這一關(guān)鍵因素。因此，醫(yī)院平時應當加大對歸檔人員的管理，首先，應當引進高素質(zhì)的人才，強化檔案管理隊伍。其次，提高兼職檔案員的素養(yǎng)[4]，把培養(yǎng)業(yè)務精通的管理人員作為精細化管理的重要舉措，不僅要注重職業(yè)道德教育，提高工作人員的法律意識與責任意識，還應在工作實踐中通過定期培訓等方式，不斷充實工作人員的基礎(chǔ)檔案管理知識。使其對檔案管理工作的重要性以及基本方法有一定認識，從而在進行該部分檔案的整理歸檔時，能夠把握主要環(huán)節(jié)和重要內(nèi)容，加強資料的篩選與甄別，提高招標檔案資料保存的針對性，提升工作質(zhì)量與工作效率，避免關(guān)鍵檔案資料的遺漏。最后，在目前信息化水平日益發(fā)展的今天，還應注重具體工作人員電子招投標平臺的基礎(chǔ)檔案管理知識儲備，提高其通過電子化、信息化水平整理招標檔案的業(yè)務技能，提升具體操作的熟練程度，通過構(gòu)建作風扎實、業(yè)務精通、勤奮敬業(yè)的管理隊伍，實現(xiàn)招標檔案的科學、規(guī)范、有序的管理。

3.4 加大信息化建設(shè)力度，以信息化建設(shè)推動精細化管理

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出“加快推進檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”。隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計算機應用的日益普及和深入，醫(yī)院檔案的信息化進程也應隨之加快。在信息時代，醫(yī)院檔案信息化趨勢不可逆轉(zhuǎn)，醫(yī)院在招標檔案管理過程中要將檔案信息化建設(shè)作為重要目標，充分認識到醫(yī)院招標檔案信息化建設(shè)對精細化管理模式開展的重要性?；谛畔⒒ㄔO(shè)的醫(yī)院招標檔案精細化管理是一種開放式的在網(wǎng)絡環(huán)境下的管理方式，與傳統(tǒng)的粗放式管理相比，在檔案收集、管理、保存、利用各方面上有較大差異，更加強調(diào)的是細節(jié)把控以及各類系統(tǒng)協(xié)同工作的模式。在推進信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院招標檔案部門要以法規(guī)標準為基礎(chǔ)，以實際業(yè)務為中心，以技術(shù)手段為抓手，以信息化建設(shè)推動精細化管理，全面提升醫(yī)院招標檔案信息化水平。首先，醫(yī)院要加強領(lǐng)導及檔案業(yè)務人員對信息化建設(shè)工作的重視，學習宣傳相關(guān)的檔案法規(guī)標準，提升整體的職業(yè)素養(yǎng)，為后續(xù)推進信息化建設(shè)工作提供良好基礎(chǔ)。其次，要完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施是信息系統(tǒng)運行的物理場所以及信息資源建設(shè)的工作環(huán)境，是信息系統(tǒng)正常運行所必需的，這就需要醫(yī)院加大對招標檔案信息化建設(shè)的資金投入，提供基礎(chǔ)設(shè)施的物質(zhì)保障。再者，要注重檔案網(wǎng)絡信息安全，醫(yī)院招標檔案材料本身比較敏感，相關(guān)部門應積極排查網(wǎng)絡安全隱患，開展實時監(jiān)控，從網(wǎng)絡層、物理層、管理層等不同層面入手進行防護，實現(xiàn)招標檔案信息資源的安全保障，輔助醫(yī)院招標檔案管理工作朝著精細化方向發(fā)展。

結(jié)語

對于醫(yī)院的招標檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的粗放式管理模式在檔案管理意識、檔案管理制度、檔案管理方式等方面都存在著諸多問題，影響招標檔案管理水平，不利于醫(yī)院招標檔案管理工作長遠發(fā)展。隨著信息技術(shù)發(fā)展和新醫(yī)改政策推進，我們應創(chuàng)新檔案管理理念，樹立精細化管理意識，加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，將精細化管理思想引入到招標檔案管理工作中。推動精細化管理在醫(yī)院招標檔案管理中的應用，有利于提升醫(yī)院招標檔案管理水平，挖掘出招標檔案的潛在經(jīng)濟價值和社會價值，從而使得檔案更好地為招標采購工作服務，推動醫(yī)院招標事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]孫濤，陳小.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國病案，2014，15（1）：97-98.

[2]李萍，劉鵬.加強醫(yī)院精細化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理，2011（5）：28-30.

[3]蔣敏.加強招標檔案管理勢在必行[J].山東檔案，2002（3）：37.

[4]歐豐霞，王健智，席鳳梅.科學管理招標檔案為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務[J].中醫(yī)藥管理雜志，2013，3（9）：310-311.

作者簡介：田羿鵬（1981— ），研究生學歷，山東省濰坊市人民醫(yī)院館員，研究方向為病案檔案信息化。