關(guān)于檔案形成幾個(gè)問(wèn)題的探討

王茂躍

關(guān)鍵詞：檔案；檔案形成；檔案形成者；歸檔；文件；檔案前身；生命周期

我國(guó)檔案學(xué)界認(rèn)為檔案形成屬于檔案學(xué)的基本理論問(wèn)題。筆者曾撰寫《檔案形成若干提法異議——以<檔案學(xué)概論>為例》[1]一文，對(duì)檔案形成的提法提出質(zhì)疑。文章刊發(fā)后，龐宇飛等發(fā)表了題為《“檔案形成”一說(shuō)思考——對(duì)“檔案形成若干提法異議”一文的討論》[2]的商榷文章，認(rèn)為我國(guó)2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）中有檔案形成的表述，檔案形成的提法是合理的。可見(jiàn)，檔案形成問(wèn)題至今尚未達(dá)成共識(shí)，仍有進(jìn)行研究的必要。歸檔是不是檔案形成的標(biāo)志？檔案形成究竟指的是什么？如何理解我國(guó)2020年新《檔案法》中的檔案形成表述？本文擬對(duì)這幾個(gè)問(wèn)題加以探討。

1 歸檔是檔案形成的標(biāo)志嗎？

歸檔是我國(guó)的一個(gè)檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)，但檔案學(xué)界對(duì)歸檔的理解并不一致。

一種觀點(diǎn)認(rèn)為，“文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案”。[3]“如果文件不（立卷）歸檔，它就始終只是文件?！薄拔募亟?jīng)（立卷）歸檔而后成為檔案，或者說(shuō)，檔案形成決定于歸檔工作制度。”[4]“歸檔工作是各種記錄向檔案轉(zhuǎn)化的分水嶺，歸檔之前屬于文書工作（或其他工作）的領(lǐng)域，而歸檔之后便進(jìn)入了檔案工作領(lǐng)域。所以轉(zhuǎn)化為檔案的環(huán)節(jié)確實(shí)是歸檔?！盵5]“歸檔是現(xiàn)行科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的標(biāo)志，這一命題自60年代始就已寫進(jìn)了科技檔案管理學(xué)教材?！盵6]也就是說(shuō)，這一觀點(diǎn)認(rèn)為歸檔是檔案形成的標(biāo)志。

另一種觀點(diǎn)認(rèn)為，歸檔與檔案的形成無(wú)關(guān)?！皺n案不等于是‘歸檔的文件，檔案在‘歸檔前就是檔案了。”[7]“檔案并不是因?yàn)榱⒕須w檔才成為檔案的，立卷歸檔只是檔案管理工作的一項(xiàng)內(nèi)容?！鳛闄n案來(lái)說(shuō)，立卷歸檔與未立卷的沒(méi)有任何區(qū)別。但作為檔案管理工作來(lái)說(shuō)，不立卷歸檔就不便于查找利用，立卷歸檔是檔案組織管理的要求，而不是檔案形成的必要條件。”[8]“一般認(rèn)為立卷歸檔是現(xiàn)行文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，其實(shí)也不是絕對(duì)準(zhǔn)確的?！?yàn)榱⒕須w檔從根本上說(shuō)，是人們?yōu)榱司S護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用而采取的主觀措施?！盵9]

應(yīng)當(dāng)說(shuō)，歸檔是檔案形成標(biāo)志之說(shuō)在邏輯上是有問(wèn)題的。因?yàn)闄n案機(jī)構(gòu)保管的檔案并不都是通過(guò)歸檔而來(lái)的，歸檔是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)獲得檔案的主要途徑，但并不是唯一途徑，捐贈(zèng)、寄存、代管、征集也是檔案的來(lái)源。未保存在法定保管處所的散存檔案、從原形成國(guó)家（地區(qū)）流失到國(guó)外的散失檔案是不可能通過(guò)歸檔獲得的，個(gè)人所有的檔案也不存在歸檔的問(wèn)題。

有必要指出的是，1986年版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》認(rèn)為“歸檔和保存，既是文件向檔案轉(zhuǎn)化的程序和條件，又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限”。[10]而2021年版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》則認(rèn)為“‘歸檔并不是文件成為檔案的必要條件，而只是面向檔案管理部門或人員的一種控制文件有規(guī)律運(yùn)動(dòng)的手段或一種自覺(jué)的管理活動(dòng)而已。所以，不能簡(jiǎn)單地說(shuō)‘歸檔之后的文件則被稱為檔案”。[11 ]筆者非常認(rèn)同《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》從第一種觀點(diǎn)到第二種觀點(diǎn)的轉(zhuǎn)變。如果歸檔能夠成為檔案形成的標(biāo)志，除了邏輯上有問(wèn)題之外，還存在無(wú)法解釋的兩個(gè)問(wèn)題——?dú)w檔與檔案形成時(shí)間、檔案形成者無(wú)關(guān)。

1.1 歸檔時(shí)間不是檔案形成時(shí)間。歸檔時(shí)間，如文書檔案要求在第二年6月底以前歸檔。如果歸檔是檔案形成的標(biāo)志，歸檔時(shí)間就是檔案形成時(shí)間，也就是文書部門、業(yè)務(wù)部門與檔案部門在檔案移交登記表上簽字蓋章的時(shí)間。問(wèn)題是，檔案機(jī)構(gòu)保管的檔案，有的并不是通過(guò)歸檔而來(lái)，這樣的檔案形成時(shí)間是什么時(shí)間呢？個(gè)人所有的檔案一般也沒(méi)有歸檔程序，檔案形成時(shí)間又如何確定呢？劉耿生教授認(rèn)為“‘檔案形成時(shí)間的準(zhǔn)確概念，系指檔案處于文件階段時(shí)的形成時(shí)間”。[12]法國(guó)《檔案館法》規(guī)定公共檔案在下述期限屆滿后應(yīng)當(dāng)完全公開：“25年，從文件產(chǎn)生之日起算，或從案卷中最新產(chǎn)生文件的產(chǎn)生之日起算?！盵13]可見(jiàn)，歸檔時(shí)間不宜成為檔案形成時(shí)間，所謂檔案形成時(shí)間，就是文件（檔案前身）的形成時(shí)間。

1.2 歸檔者不是檔案形成者。如果歸檔是檔案形成的標(biāo)志，那么歸檔者也應(yīng)該是檔案形成者，即文書部門與業(yè)務(wù)部門的歸檔者是檔案形成者。其實(shí)，歸檔者不是檔案形成者。

國(guó)家檔案局原局長(zhǎng)、中央檔案館原館長(zhǎng)楊冬權(quán)認(rèn)為：“檔案形成者，包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、家庭、個(gè)人?！盵14]也就是說(shuō)，對(duì)機(jī)關(guān)單位而言，檔案形成者指的是機(jī)關(guān)單位，而不是機(jī)關(guān)單位文書部門與業(yè)務(wù)部門的歸檔者。

丁海斌教授主編的《檔案學(xué)概論（第二版）》指出：“檔案三主體，包括檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者?！盵15]檔案三主體是三個(gè)并列概念，由此可見(jiàn)，檔案管理者與檔案利用者都不是檔案形成者?！皣?yán)格說(shuō)來(lái)，檔案形成者并不是檔案事物本身的形成者，而是檔案實(shí)體的形成者，即檔案的本源——原始符號(hào)記錄（包括文件與零次文獻(xiàn)）的形成者。檔案形成者只是它的簡(jiǎn)稱或習(xí)慣用法?！盵16]這里的檔案事物指的是檔案，檔案實(shí)體指的是文件（檔案前身）。也就是說(shuō)，檔案形成者指的就是文件（檔案前身）的形成者。

既然歸檔時(shí)間不是檔案形成時(shí)間，歸檔者不是檔案形成者，那么歸檔是檔案形成標(biāo)志之說(shuō)就難以成立。如果非要說(shuō)標(biāo)志的話，歸檔只能是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位的檔案由分散走向集中的標(biāo)志。

2 檔案形成究竟指的是什么？

在分析檔案形成究竟指的是什么之前，有必要先以公文為例來(lái)看一下公文的形成。

公文需要擬稿，初稿擬出后還要不斷修改完善，最終由機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后公文草稿即成為定稿。定稿是印制正式文件的依據(jù)，印制的正式文件加蓋機(jī)關(guān)單位印章后，文件正式形成，可對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)出。領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)間一般就是公文的落款時(shí)間，也就是文件形成的時(shí)間。

收文機(jī)關(guān)收到文件后，該文件就是收文機(jī)關(guān)辦事的依據(jù)。文件處理程序完畢，有價(jià)值的就需要?dú)w檔保存。到了歸檔這個(gè)環(huán)節(jié)，這就涉及歸檔是不是檔案形成標(biāo)志的問(wèn)題。

上一個(gè)問(wèn)題已經(jīng)得出結(jié)論：歸檔不是檔案形成的標(biāo)志，那么檔案形成究竟指的是什么呢？

1961年，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)張中在《我對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)》一文中指出：“文件的形成、運(yùn)動(dòng)和歸宿，是一個(gè)具有規(guī)律性的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。文件從產(chǎn)生、辦理到立卷歸檔——結(jié)束了文書階段，它就轉(zhuǎn)化為檔案?！盵17]張中認(rèn)為文件從產(chǎn)生、辦理到立卷歸檔就轉(zhuǎn)化為檔案。

1962年12月，國(guó)家檔案局在北京召開全國(guó)檔案工作會(huì)議，中共中央辦公廳副主任、國(guó)家檔案局局長(zhǎng)曾三在《1958年至1962年全國(guó)檔案工作的總結(jié)和今后的任務(wù)》的報(bào)告中指出：“各個(gè)機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，為了工作和生產(chǎn)的需要，必然產(chǎn)生許多文書材料、技術(shù)文件等等，這些文件在處理完畢以后，其中有許多在日后工作、生產(chǎn)、科學(xué)研究中還要查考利用，需要經(jīng)過(guò)立卷歸檔保存起來(lái)，這就形成了檔案?！盵18]曾三認(rèn)為辦理完畢的文件經(jīng)過(guò)立卷歸檔保存起來(lái)就形成了檔案。

徐光生認(rèn)為：“檔案是人們有意識(shí)地對(duì)文件材料進(jìn)行挑選和保存的結(jié)果?！盵19]美國(guó)檔案學(xué)者瑪格麗特·克羅斯·諾頓和菲利浦·布魯克斯認(rèn)為：“文件最初由形成者產(chǎn)生、保管和頻繁利用；然后由于文件的偶爾作用或潛在價(jià)值送到機(jī)關(guān)外的文件中心保存一定時(shí)期；最后當(dāng)文件的業(yè)務(wù)價(jià)值完全喪失后，具有檔案價(jià)值的文件就被‘挑選出來(lái)移交到檔案館，其他的一概銷毀?！盵20]這里使用的是挑選的文件這一表述。

轉(zhuǎn)化為檔案、形成了檔案、挑選的文件，這些表述不一，但說(shuō)明的都是同一問(wèn)題——檔案是怎么來(lái)的。

轉(zhuǎn)化為檔案與挑選的文件這兩種表述都認(rèn)同文件是檔案的前身，不存在形成檔案的問(wèn)題。既然檔案是人們有意識(shí)地對(duì)已經(jīng)形成了的文件材料進(jìn)行挑選和保存的結(jié)果，無(wú)疑就沒(méi)有檔案的形成。既然具有檔案價(jià)值的文件被挑選出來(lái)移交到檔案館，這被挑選出來(lái)的文件就是檔案，也就不存在檔案形成的問(wèn)題。我國(guó)檔案界有檔案形成規(guī)律、檔案自然形成規(guī)律的提法，有學(xué)者認(rèn)為：“所謂‘檔案形成規(guī)律，其實(shí)都是針對(duì)文件材料而言，‘檔案自然形成規(guī)律實(shí)際上就是‘文件的自然形成規(guī)律?！薄熬哂泻侠韮?nèi)涵的‘文件材料自然形成的命題被‘檔案自然形成命題取代，使對(duì)這一問(wèn)題的研究走入誤區(qū)，而‘檔案自然形成規(guī)律在理論上是不能成立的”。[21]可見(jiàn)，文件（檔案前身）形成之后，就不應(yīng)該再有檔案的形成。

丁海斌教授主編的《檔案學(xué)概論（第二版）》指出：“檔案實(shí)體是在人類實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，是與人類實(shí)踐活動(dòng)不可分割的組成部分。這種形成過(guò)程又被稱為‘自然形成?！盵22]擔(dān)心對(duì)檔案實(shí)體概念理解有誤，又對(duì)檔案實(shí)體采用腳注方式進(jìn)行了解釋：“‘檔案實(shí)體是指作為檔案的來(lái)源和基礎(chǔ)的那些事物，即檔案的前身——產(chǎn)生并使用于人類實(shí)踐活動(dòng)中的文件和零次文獻(xiàn)?！睋Q句話說(shuō)，檔案實(shí)體指的是文件（檔案前身）。

可見(jiàn)，所謂檔案形成其實(shí)指的就是文件（檔案前身）的形成。

3 如何理解我國(guó)新修訂《檔案法》中的檔案形成表述？

龐宇飛等認(rèn)為：“‘檔案形成一說(shuō)不僅僅是一種約定俗成的表達(dá)，也是對(duì)檔案事物特定階段運(yùn)動(dòng)規(guī)律的客觀描述。這一表述在2020年新修訂的《檔案法》第二條、第十二條、第十三條、第二十二條、第二十七條、第三十條、第三十二條中也得到了具體體現(xiàn)。”[23]

下面就具體分析一下新修訂的《檔案法》這7條中的文字是不是檔案形成的具體體現(xiàn)。

第二條 從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本法。

本法所稱檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

這一條規(guī)定了《檔案法》的適用范圍和檔案定義。在檔案定義中雖出現(xiàn)了“直接形成”的文字，但說(shuō)的并不是檔案形成。檔案定義文字較多，為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，可以表述為：檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人直接形成的歷史記錄，甚至還可表述為：檔案是直接形成的歷史記錄，或者干脆表述為：檔案是歷史記錄。由于文件（檔案前身）是直接形成的記錄，文件（檔案前身）成為歷史記錄后，就決定了這種歷史記錄也是直接形成的。但如果理解為這是對(duì)檔案形成的表述，就有偷換概念的嫌疑。檔案是直接形成的指的并不是檔案的形成，而是文件（檔案前身）是直接形成的。

第十二條 按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。

這一條中的“應(yīng)當(dāng)形成檔案的”表述多余，因?yàn)闄C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在工作活動(dòng)中不可能不形成各種記錄，有的記錄就是文件（檔案前身），成為歷史記錄保存起來(lái)就是檔案。也就是說(shuō)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必然會(huì)不斷地積累檔案，而不是應(yīng)當(dāng)形成檔案。

另外，《檔案法》是國(guó)家檔案工作的根本大法，這一規(guī)定就是法律規(guī)定，無(wú)需提及根據(jù)國(guó)家規(guī)定。因此，“按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的”這一限定語(yǔ)理應(yīng)刪除。第十二條合理的表述應(yīng)為：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。

第十三條 直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的下列材料，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍：……這里的“直接形成”指的是直接形成的有價(jià)值的應(yīng)歸檔的材料，很顯然就是文件（檔案前身）。

第二十二條 非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人形成的檔案，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。……

該條中的“形成的檔案”準(zhǔn)確的表述應(yīng)為：所有的檔案。因?yàn)檫@里談的是非國(guó)有檔案包括個(gè)人所有的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管，因而將“形成的檔案”改為“所有的檔案”就更為合理。為了避免重復(fù)，也可刪除“所有”二字，即：非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人（所有）的檔案，……檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。

第二十七條 縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會(huì)開放?！白孕纬芍掌稹敝傅氖亲晕募n案前身）形成之日起。

第三十條 館藏檔案的開放審核，由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)。尚未移交進(jìn)館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負(fù)責(zé)，并在移交時(shí)附具意見(jiàn)。

檔案形成單位指的不是檔案形成。檔案形成單位也就是我們習(xí)慣所說(shuō)的檔案形成者。檔案形成者指的是文件（檔案前身）的形成者。丁海斌教授等主編的《檔案學(xué)概論（第一版）》認(rèn)為：“文件則是檔案的直接來(lái)源，是檔案的直接實(shí)體?！盵24]可見(jiàn)，只有文件（檔案前身）的形成和形成者，而沒(méi)有檔案的形成和形成者。

第三十二條 屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何單位和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人形成的檔案，檔案所有者有權(quán)公布。

“非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人形成的檔案，檔案所有者有權(quán)公布。”這里的“形成的檔案”宜改為：所有的檔案。因?yàn)檫@一條前一句說(shuō)的是屬于國(guó)家所有的檔案公布，與此相對(duì)應(yīng)，后一句說(shuō)的應(yīng)是屬于非國(guó)家所有的檔案公布。

《檔案法》上述7條中的表述，看似與檔案形成有關(guān)，但表述的其實(shí)都不是檔案形成。

4 結(jié)語(yǔ)

關(guān)于檔案形成，我國(guó)檔案學(xué)界一直都有學(xué)者持有正確的認(rèn)識(shí)。任漢中教授認(rèn)為：“檔案是觀念的產(chǎn)物。從外觀上看，檔案并不是新產(chǎn)生的事物?！盵25]“我們之所以稱‘形成，是因?yàn)闄n案確實(shí)不是人們重新制造出來(lái)的，而是‘轉(zhuǎn)化出來(lái)的?！盵26]李培清、張錫田指出：“文件的形成同時(shí)也意味著檔案物質(zhì)形體的形成?！盵27]吳品才教授認(rèn)為，“沒(méi)有現(xiàn)行文件的形成便不可能有檔案的產(chǎn)生”，因?yàn)椤皺n案是文件運(yùn)動(dòng)至特定階段的異名詞，具體說(shuō)，就是當(dāng)文件經(jīng)歷完現(xiàn)行期，成為形成活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄時(shí)，如仍有保存價(jià)值，則為檔案”。[28]這里使用的是“現(xiàn)行文件的形成”與“檔案的產(chǎn)生”，沒(méi)有使用“檔案的形成”是合理的，避免了“文件的形成”與“檔案的形成”是兩種形成的誤解。當(dāng)然，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，產(chǎn)生與形成并沒(méi)有本質(zhì)區(qū)別，一事物的形成就是一事物的產(chǎn)生，沒(méi)有一事物的形成也就沒(méi)有一事物的產(chǎn)生。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋硎?，可將“便不可能有檔案的產(chǎn)生”改為“便不可能有檔案”。吳品才教授最后表述的文件符合什么條件“則為檔案”，就非常準(zhǔn)確?！皠t為檔案”意思極其直白：就是檔案。

與我國(guó)不同的是，國(guó)外很少有檔案形成的提法。法國(guó)《檔案館法》認(rèn)為：“檔案是自然人和法人在其活動(dòng)中產(chǎn)生或接收的，無(wú)論時(shí)間、保存地點(diǎn)、存在形式、載體形式的全部文件也包括數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱?！盵29]也就是說(shuō)，法國(guó)從現(xiàn)行文件開始就看作檔案了，但法國(guó)將現(xiàn)行文件稱為現(xiàn)行檔案，“現(xiàn)行檔案。由機(jī)關(guān)、部門、機(jī)構(gòu)產(chǎn)生或收到的仍有利用價(jià)值的文件為現(xiàn)行檔案”。[30]美國(guó)認(rèn)為檔案是具有永久保存價(jià)值的非現(xiàn)行文件。這些不同的檔案觀無(wú)不說(shuō)明沒(méi)有檔案的形成，只有何時(shí)將文件（檔案前身）稱為檔案的問(wèn)題。歐美國(guó)家盛行文件生命周期理論，依據(jù)文件作用的不同將文件劃分為不同的階段，沒(méi)有檔案形成的問(wèn)題，有的只是文件在不同階段的運(yùn)動(dòng)。文件生命周期理論傳入我國(guó)后，我國(guó)檔案學(xué)者對(duì)該理論進(jìn)行中國(guó)化的研究，陳兆祦先生稱為文件運(yùn)動(dòng)周期理論，何嘉蓀和傅榮校先生稱為文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律，劉東斌先生稱為檔案運(yùn)動(dòng)周期理論，王恩漢先生稱為文件生命理論。將文件比作生命并進(jìn)行運(yùn)動(dòng)，正如人的生命不同階段一樣。無(wú)論從哪個(gè)階段將文件（檔案前身）看成檔案，只有文件（檔案前身）的形成，而不應(yīng)有檔案的形成。

總之，文件（檔案前身）符合什么條件就是檔案、就成為檔案、就稱為檔案、就稱作檔案、就看作檔案、就看成檔案、就當(dāng)作檔案、就視為檔案、就轉(zhuǎn)化為檔案，這些表述都是可行的。如果非要說(shuō)文件（檔案前身）符合什么條件就是檔案的形成、就形成了檔案，反而令人費(fèi)解。