淺析如何提高人事信息管理崗位的工作效率

葉小琴 鐘 鈴 劉墨涵

（四川工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川德陽 618000）

0.引言

高職院校人事管理是管理全校教職員工的部門，不僅決定學(xué)校師資水平和師資隊伍建設(shè)情況，對學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展也極具重要影響[1]。我校人事工作較為復(fù)雜，涉及人才招聘、崗位管理、薪酬管理、人員考核管理、五險一金管理等多項內(nèi)容。隨著2022 年5 月1 日《中華人民共和國職業(yè)教育法》的施行，我校為適應(yīng)新職教法，正努力修正學(xué)院各項管理制度。作為人事管理部門，要以學(xué)院發(fā)展方向為基本導(dǎo)向，應(yīng)不斷完善人事制度綜合改革，為學(xué)院全面深化產(chǎn)教融合、校企合作、擴容提質(zhì)、落實“雙師型”教師隊伍建設(shè)等方面，提供強有力的人事制度保障[2]。

1.我校人事管理工作現(xiàn)狀

我校建于1959 年，建校初期是一所中職院校，經(jīng)歷了幾代人的共同努力，在國家大力發(fā)展職業(yè)技術(shù)教育和四川裝備制造業(yè)蓬勃發(fā)展的戰(zhàn)略機遇下，我校是全國首批（28 所）國家示范性高職院校，也是中國特色高水平高職學(xué)校建設(shè)單位。在此過程中，人事管理部門也在不斷改進并跟隨學(xué)院一起發(fā)展，目前學(xué)院在校教職員工人數(shù)接近1400 人，在人事管理工作上，還存在以下問題。

1.1 辦事流程有待優(yōu)化

人事部門的主要工作就是人事管理，涉及“人”事，就必須按制度和流程辦理，我校雖然已開發(fā)人事信息管理系統(tǒng)，但很多工作還需要教職工線下配合完成，比如職稱評審、探親家審批、工傷產(chǎn)假辦理、退休審批等，教職工不僅需要準備各種紙質(zhì)材料，還要按流程對接線下多個部門。除此外對待一些特殊人，特殊事務(wù)，還需“一人一議”或“一事一議”。學(xué)院在制定一些制度和辦事流程上應(yīng)更加科學(xué)化，合理化和人性化。

1.2 考核機制有待優(yōu)化

人事考核是人事管理中非常有效的一種管理手段，教師考核是高校按照一定的標準對教師的教學(xué)、科研等工作進行評判的活動，可真實反映工作人員的工作表現(xiàn)，為高校做出加薪、升遷等人事決策提供重要參考依據(jù)。高校教師考核機制是高校人事管理工作的基礎(chǔ)[3]，考核機制的內(nèi)容主要包括行為考核與業(yè)績考核。我院教職工的考核包括師德師風(fēng)考核、育人工作考核、教學(xué)質(zhì)量考核、科研成果考核、教師繼續(xù)教育考核、出勤考核等?？己藱C制的主要目的是能客觀、準確、全面地對教職工工作的肯定，對激勵和提升教職工的工作績效，促進學(xué)院整體教學(xué)質(zhì)量的提高有著重要意義?？己藱C制如果不健全，會使教職員工的考核流于形式，達不到公平公正的效果，考核的結(jié)果也不會對教職工起到鞭策激勵的作用，相反還會產(chǎn)生較大的副作用。同時，新的考核機制應(yīng)多采集教職員工的意見，最好有一個過渡期，不能一推出就立馬執(zhí)行。

1.3 工作人員辦公軟件技術(shù)有待提升

人事部門經(jīng)常會全校范圍內(nèi)收集一些數(shù)據(jù)，基于我院教職工人數(shù)龐大，人員類型復(fù)雜。對接人員如果對辦公軟件操作不熟，填寫的數(shù)據(jù)格式雜亂無章，導(dǎo)致人事部門工作人員整理數(shù)據(jù)時間遠超統(tǒng)計數(shù)據(jù)時間。

2.我校人事信息管理崗位現(xiàn)狀

我校人事信息管理崗位目前的主要工作是統(tǒng)計并分析各類數(shù)據(jù)，維護各類人事信息管理系統(tǒng)，為學(xué)院其他部門提供數(shù)據(jù)依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。此崗位工作繁重，究其原因，主要由以下幾個因素造成。

2.1 相關(guān)系統(tǒng)未關(guān)聯(lián)

工作人員需要維護的幾個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間并未打通，導(dǎo)致很多工作需要重復(fù)進行。如一位教師退休，在做人員信息減少時需要在多個系統(tǒng)中分別進行編輯，人員增加亦是如此。

2.2 數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑不一致

因統(tǒng)計數(shù)據(jù)歸口部門不一致，經(jīng)常對同一字段的解釋也不同，如“雙師”，有的解釋是具有“雙師素質(zhì)”的教師，即這類教師須同時具有教師資格證書和職業(yè)技能證書，另一種是“雙師型”教師，這類教師既具有教師資格證，同時還有至少半年企業(yè)工作經(jīng)歷。作為統(tǒng)計人員，需要在每次統(tǒng)計數(shù)據(jù)前，認真解讀字段含義，再做統(tǒng)計。

2.3 統(tǒng)計工作需其他部門配合

為維護學(xué)院日常工作需求，學(xué)院規(guī)定其他部門需要人員類信息都要求從人事部門出具，這也要求信息崗位工作人員要及時準確地更新花名冊，使手上的動態(tài)花名冊信息始終處于最新狀態(tài)。很多時候，其他部門要數(shù)據(jù)非常急，需要在最快的時間給出最準確的數(shù)據(jù)，此時其他部門一定要清晰地給出需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的條件。

另外，在向上級部門填寫報表時，還需要學(xué)院其他部門的配合。這項工作需要統(tǒng)計人員認真解讀和理解相關(guān)資料，并提前做好表格模板，盡量減少工作人員工作量。有必要還需要和相關(guān)工作人員反復(fù)溝通，保證收集到的數(shù)據(jù)是有效的，盡量減少重復(fù)無效的工作。

3.如何提高人事信息管理崗位工作效率

通過多年在人事信息管理崗位的工作經(jīng)驗，我在此提出以下5 點。

3.1 做好工作日志

用Excel 創(chuàng)建一個“工作日志”工作簿，“日志”工作表中包含序號、日期、事務(wù)分類、明細、經(jīng)辦人、完成情況等字段。

電子版工作日志有以下作用：（1）記錄每天工作內(nèi)容，以便備查；（2）表中設(shè)置“經(jīng)辦人”，可以方便回查何人何時來辦理何事；（3）表中設(shè)置“完成情況”，可以幫助干事對當前處理事務(wù)數(shù)量比較多，或當前事務(wù)辦理周期較長，把當前事件標注為“未完成”。工作人員可以時不時地檢查一下“未完成”事項，以防事務(wù)遺漏；（4）方便同期同類型事務(wù)辦理查詢，對于經(jīng)常性事件、學(xué)年年度或自然年度辦理的事件，可以通過日志查看。比如公招、全國高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫、高職院?；A(chǔ)數(shù)據(jù)報表等；（5）年終總結(jié)工作時，可以按類查詢并分析工作人員年度工作量。

3.2 記錄好常規(guī)工作時間節(jié)點

（1）每月10 日前人員上下編變動或職稱、崗位等級的變動需要在“四川省事業(yè)單位崗位設(shè)置管理系統(tǒng)”中做好調(diào)整，需要工作人員在月初務(wù)必準備好相關(guān)資料；（2）每月月初做好上月全校教師的收入明細統(tǒng)計；（3）每年3 月初要向省廳上報上一年事業(yè)單位人員信息統(tǒng)計年報，該年報是統(tǒng)計自然年度的人員信息，截止日期為12 月31 日，需要工作人員在1 月初做好年報統(tǒng)計工作相關(guān)資料；（4）每年9～10 月學(xué)校要完成“高等教育事業(yè)基層統(tǒng)計報表”和“全國高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫”，這兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都是按學(xué)年來統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)的截止日期為8 月31 日。

3.3 事務(wù)分類

3.3.1 根據(jù)事務(wù)重要性進行分類

分類原則是緊急的事情安排在前，重要的事情其次，常規(guī)的事情先標注為“未完成”，然后再根據(jù)自己的情況有序進行辦理。

3.3.2 根據(jù)事務(wù)類型分類

在日志中專門有一項“事務(wù)分類”，這里根據(jù)信息崗位日常處理的事務(wù)進行歸類。

（1）給其他部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)。當其他部門需要學(xué)校人員一些信息時，我們應(yīng)及時準確地給出數(shù)據(jù)。在給其他部門數(shù)據(jù)時，務(wù)必要做到“數(shù)據(jù)有據(jù)可依”。

（2）軟件維護。因我校是一所公辦全日制高職院校，按國家和四川省的要求，學(xué)校日常需要維護的軟件系統(tǒng)有 “四川省事業(yè)單位崗位設(shè)置管理系統(tǒng)”“四川省機構(gòu)編制管理系統(tǒng)”“全國教師管理系統(tǒng)”“學(xué)院人員花名冊”。凡是涉及學(xué)校教師以下變動，就需要在系統(tǒng)中更改，其中崗位設(shè)置系統(tǒng)和編制管理系統(tǒng)省上要求每月10 日前完成信息更新，其他兩個要求實時更新。涉及人員的相關(guān)變化主要有以下幾種情況：①人員增加或減少；②專業(yè)技術(shù)崗位等級、管理崗位等級或工勤技能崗位等級發(fā)生變化；③職稱變動；④職務(wù)變動；⑤工作崗位變動。⑥花名冊的維護：為讓數(shù)據(jù)變動體現(xiàn)動態(tài)性，我們會有很多張花名冊，每張花名冊名字后面都會有一個日期，表示修改的日期。如果制作報表需要截至哪一月的數(shù)據(jù)，就可以快速找到與之最接近的花名冊。

3.4 掌握常用Excel 函數(shù)

3.4.1 Countif（）函數(shù)

函數(shù)可以統(tǒng)計滿足某一個條件的單元格個數(shù)，如按性別統(tǒng)計男女人數(shù)，按編制統(tǒng)計編內(nèi)、編外人員數(shù)，按部門統(tǒng)計各部門人數(shù)等。具體參數(shù)設(shè)置如下。

Countif（條件區(qū)域，條件）

如統(tǒng)計女性教師人數(shù)，函數(shù)編輯為

=Countif（性別所在列，“女”）

3.4.2 Countifs（）函數(shù)

功能類似countif（）函數(shù)，統(tǒng)計滿足多個條件的單元格個數(shù)，經(jīng)常用于統(tǒng)計某個年齡段的人數(shù)，或是統(tǒng)計出某個部門的某一類職稱的人數(shù)等。具體參數(shù)設(shè)置如下。

Countifs（條件區(qū)域1，條件1，條件區(qū)域2，條件2，……）

如統(tǒng)計電氣信息工程系的教授人數(shù)，函數(shù)編輯為：

=Countifs（部門所在列，“電氣信息工程系”，職稱所在列，“教授”）

3.4.3 VLOOKUP（）函數(shù)

這是查詢函數(shù)。如某部門提供一些教職員工的姓名或工號，需要人事部門提供這些人員的其他信息，如身份證號碼或是職稱、學(xué)歷等信息，就可以通過此函數(shù)進行查詢。具體參數(shù)設(shè)置如下。

VLOOKUP（已知值，待查找數(shù)據(jù)區(qū)域，相對列數(shù)，查找模式）

如通過已有的工號查詢?nèi)藛T的身份證號碼，函數(shù)編輯為：

=vlookup（工號，待查詢區(qū)域，相對列數(shù)，0）

在待查詢區(qū)域中，工號必須位于首列，且區(qū)域中包含身份證號碼所在列；如區(qū)域中共3 列，其中工號在第一列，身份證號碼在第三列，那相對列數(shù)值為3；最后一個參數(shù)是0，表示精確匹配。

3.4.4 Match（）函數(shù)

查詢函數(shù)。返回指定數(shù)值在指定數(shù)組區(qū)域中的位置。具體參數(shù)設(shè)置如下。

match（已知值，待查找數(shù)據(jù)列，查找模式）

如已知工號033333，查詢該員工是否在年度考核數(shù)據(jù)表中。函數(shù)編輯為

=match（“033333”，待查詢表職工號所在列，0）

函數(shù)返回結(jié)果如果是一個數(shù)值，則代表該員工在此表中的某一行，若返回非法值，則說明表中無此人。最后一個參數(shù)是0，表示精確匹配。

3.4.5 If（）函數(shù)

邏輯判斷函數(shù)。主要根據(jù)表格字段中的值是否滿足某些條件，來返回一些結(jié)果。

具體參數(shù)設(shè)置如下。

if（條件，條件為真的結(jié)果，條件為假的結(jié)果）

經(jīng)常用于判斷教師是否滿足雙師素質(zhì)條件，如當教師同時擁有教師資格證書和職業(yè)技能證書的，“是否雙師”字段值為“是”，否則為“否”。函數(shù)編輯為

=if（and（教師資格證書所在單元格=“是”，職業(yè)技能證書所在單元格=“是”），“是”“否”）

3.5 Excel 常用數(shù)據(jù)分析工具

3.5.1 條件格式設(shè)置

選中需要設(shè)置不同條件的單元格，適合對年齡字段中處于不同年齡段的值進行不同顏色的設(shè)置，這樣在篩選年齡段時就可以按顏色來進行。

3.5.2 重復(fù)值的突出顯示

在條件格式設(shè)置中還有一項“突出顯示單元格規(guī)則”→“重復(fù)值”，可以快速把某一列中的重復(fù)值用不同的格式顯示出來，方便用戶查找重復(fù)值。

3.5.3 重復(fù)值的快速刪除

選中需要刪除重復(fù)值的列，選擇數(shù)據(jù)選項卡→數(shù)據(jù)工具→刪除重復(fù)值。

3.5.4 透視表的運用

Excel 數(shù)據(jù)透視表是集合了篩選、排序、分類匯總等多項功能的一種交互式表格。選中數(shù)據(jù)清單后，單擊插入選項卡下的數(shù)據(jù)透視表，即可以開始創(chuàng)建。每一次改變版面布置時，數(shù)據(jù)透視表會立即按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)。另外，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則可以更新數(shù)據(jù)透視表。

4.結(jié)語

人事信息管理崗位工作在人事部門非常重要，各類數(shù)據(jù)不僅僅是對外使用，更多的是供部門內(nèi)部參考，促進人事管理工作更好開展。如對專業(yè)技術(shù)崗位等級的分析，讓職稱管理崗位干事可以很好地了解學(xué)院專業(yè)技術(shù)崗位的分布，為開展職稱評審工作提供依據(jù)；又如對人員按性別和年齡進行分析，可以快速分析出近3 年即將退休的人員信息，對全院未來幾年發(fā)展提供人員補給數(shù)據(jù)支持。為讓工作更高效，數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作應(yīng)做在平時，當需要時能隨時提供準確有效的數(shù)據(jù)。