新形勢下檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展的探析

施瑞璇

（中鐵十局集團有限公司，山東濟南 250010）

0.引言

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，新時期檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的方向是檔案數(shù)字化、檔案平臺系統(tǒng)化、檔案管理智能化和檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。當下，信息社會的快速發(fā)展給檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型帶來諸多挑戰(zhàn)，企業(yè)在系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計上需要從完善機制、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、強化技術(shù)應(yīng)用、優(yōu)化人員素質(zhì)及加強經(jīng)費保障多方面進行入手。

1.檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵及方向

1.1 檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵

“十四五”時期是實現(xiàn)2035 年遠景目標任務(wù)的重要開端。檔案事業(yè)發(fā)展質(zhì)量的好壞與黨和國家各項事業(yè)的建設(shè)密不可分，在新的戰(zhàn)略機遇期，同樣面臨著實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實要求。在此背景下，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布，將檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型作為一項重要任務(wù)進行推介，同時將其納入“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，從管理方式變革和數(shù)字化轉(zhuǎn)型等方面豐富了檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵[1]。

1.2 企業(yè)檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的方向

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》從7 個角度對新時期檔案事業(yè)發(fā)展的目標進行了闡述，包括檔案治理效能、檔案資源建設(shè)、檔案利用服務(wù)、檔案安全防線、檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案科技創(chuàng)新、檔案人才隊伍建設(shè)等。在檔案數(shù)字化建設(shè)方面，強調(diào)到2035 年“檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”的發(fā)展目標。目前轉(zhuǎn)型的方向主要在檔案資源數(shù)字化、檔案利用系統(tǒng)化和檔案管理智能化。

1.2.1 檔案資源數(shù)字化

新時期檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的一項重要內(nèi)容，也是提升檔案數(shù)字治理效能的關(guān)鍵一環(huán)，即檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這是在新科技環(huán)境下進行檔案智慧化開發(fā)利用的必然渠道，更是創(chuàng)造檔案服務(wù)效能、創(chuàng)新檔案利用模式的重要路徑。為了實現(xiàn)這項任務(wù)目標，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》以政策制定、標準建設(shè)為導(dǎo)向，以“增量電子化”“存量數(shù)字化”為落腳點，提出了明確且具體的要求。同時，從內(nèi)容管理、技術(shù)應(yīng)用、知識服務(wù)等方面對推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型做了要求。山東省在扎實推進檔案采集、擴容數(shù)據(jù)庫方面已經(jīng)取得顯著成效，一是連續(xù)五年大范圍開展館藏檔案的數(shù)字化，貼合信息時代的發(fā)展需要，將數(shù)字化和智能化融入到館藏目錄數(shù)據(jù)庫以及全文、音視頻數(shù)據(jù)庫、照片。二是推進“增量電子化”，將檔案移交轉(zhuǎn)到線上，在云端架起傳播橋梁，通過《山東省省直機關(guān)電子檔案進館辦法》，明確電子檔案的數(shù)據(jù)要求、搜集領(lǐng)域、交接與接收方式，規(guī)范電子檔案移交進館工作。為各行各業(yè)檔案資源數(shù)字化工程發(fā)揮了領(lǐng)頭雁作用[2]。

1.2.2 檔案利用系統(tǒng)化

推進檔案平臺系統(tǒng)化升級轉(zhuǎn)型，對于建設(shè)完善檔案資源利用體系、使檔案利用服務(wù)走向網(wǎng)絡(luò)化起著前提性作用。在主管部門的帶領(lǐng)下，檔案管理部門認真抓好數(shù)字檔案館（室）的興辦，建立收、管、存、用等于一體的互聯(lián)互通平臺，在軟件建設(shè)方面做好數(shù)字化和系統(tǒng)化的平臺支持。在實現(xiàn)檔案平臺系統(tǒng)化轉(zhuǎn)型方面，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求包括“推進機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）綜合檔案館加強本區(qū)域檔案信息資源共享平臺建設(shè)，實現(xiàn)本區(qū)域各級綜合檔案館互聯(lián)互通”。山東省數(shù)字檔案館在科學設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)上，建立了基于“一島”—檔案數(shù)據(jù)離線進館的安全島，集局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)“四網(wǎng)”于一體的數(shù)字檔案館應(yīng)用平臺，構(gòu)建了包含了全部館藏檔案信息資源—“一庫”，即數(shù)字資源總庫，“四網(wǎng)一島一庫”的設(shè)計理念是山東省數(shù)字檔案館在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)域率先垂范并持續(xù)精進的創(chuàng)新探索應(yīng)用[3]。

1.2.3 檔案管理智能化

以檔案管理智能化為聚焦點，在探索數(shù)字化成果在檔案智能化管理中的應(yīng)用，緊跟我國數(shù)字產(chǎn)業(yè)化、產(chǎn)業(yè)數(shù)字化的宏大趨勢，緊跟檔案工作智慧化的前沿脈絡(luò)，對于豐富檔案工作管控手段、強化檔案數(shù)據(jù)治理、促進檔案工作轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)檔案管理從數(shù)據(jù)到智慧的智能革新，具有極大的實踐意義。這與《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提到的“健全‘互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管’手段，提升檔案治理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細化水平，加強大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用”不謀而合[4]。

2.當前推進檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型存在的問題

檔案工作面臨的數(shù)據(jù)量龐大，檔案類型復(fù)雜，人員配置不足，種種原因?qū)е聶n案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型面臨著較大困難，結(jié)合檔案管理現(xiàn)有資源要素，對推進檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型進行綜合研判、總結(jié)分析，當前存在以下5 個方面顯著問題。

（1）標準化建設(shè)角度（制度缺陷）:檔案數(shù)字化標準缺乏統(tǒng)一性。當前，檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的制度標準，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)尚未形成規(guī)范、完善的體系。電子文檔歸檔和移交接收存在不完整性，缺乏健全的制度作為支撐，導(dǎo)致檔案信息檢索數(shù)據(jù)缺乏完整性、統(tǒng)一性、系統(tǒng)性。

（2）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)角度：檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型缺乏同步性。檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型過程中，涉及檔案資源建設(shè)領(lǐng)域、檔案安全領(lǐng)域、檔案信息監(jiān)管領(lǐng)域、檔案資源開發(fā)利用等各個領(lǐng)域，從全局角度來看，現(xiàn)階段可能會存在各個領(lǐng)域由于缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)配合而出現(xiàn)的不能同步推進轉(zhuǎn)型升級的問題。

（3）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)角度（技術(shù)瓶頸）:檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級設(shè)備基礎(chǔ)薄弱。在轉(zhuǎn)型升級大潮中，先進的科技手段是支撐，先進的科技必然要以前端的設(shè)備為依托。目前多數(shù)檔案系統(tǒng)在信息資源采集過程中使用的設(shè)備設(shè)施存在比較傳統(tǒng)、老舊的情況，設(shè)備設(shè)施功能單一、操作復(fù)雜、效率低下，不能做到及時進行設(shè)備的更新?lián)Q代，造成檔案數(shù)字化管理缺乏準確性、高效性及智能化等問題，進而導(dǎo)致資源利用率低，從而阻礙了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的步伐[5]。

（4）安全防控角度:檔案信息資源備份、保密等安全防控措施有待加強。首先，電子文檔相對于紙質(zhì)文檔，較容易被惡意篡改；其次，如果沒有完善的安全防護系統(tǒng)做保障，檔案庫數(shù)據(jù)非常容易被病毒或黑客侵襲，造成泄密，從而給企業(yè)、社會甚至國家?guī)硪庀氩坏降膿p失。

（5）人員素質(zhì)方面（人才短板）:檔案人員隊伍綜合素質(zhì)及專業(yè)化水平有待提高。人才培養(yǎng)是為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級提供智力支撐。傳統(tǒng)的檔案管理理念導(dǎo)致檔案管理人員思想停留在檔案的“收集型”“保管型”管理模式，對檔案數(shù)字化專業(yè)知識涉獵較少，更是缺乏具有高水平操作技能以及具有開發(fā)應(yīng)用能力的檔案專業(yè)人員，在適應(yīng)新的工作模式以及轉(zhuǎn)變管理理念上存在較大障礙，一定程度上給檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級造成阻礙[6]。

3.新時期我國檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的路徑

從宏觀看，新一輪科技革命深入發(fā)展，新一代信息技術(shù)滲透性強，對于檔案工作來說，要求我們要從數(shù)字化的角度重新思考檔案工作的理念、方法、模式；從行業(yè)發(fā)展看，我們要適應(yīng)新時期發(fā)展步伐，突出創(chuàng)新引領(lǐng)，要以改革頭腦推動檔案理論、制度、實踐的全面革新，使檔案事業(yè)與新一代信息技術(shù)融合發(fā)展，為檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級提供不竭動力?？紤]檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型任務(wù)的復(fù)雜性、艱巨性，著重在以下“四個著力”方面很下功夫、出成效。

3.1 著力檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型工作的思維的轉(zhuǎn)變

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的日漸下沉，檔案工作的應(yīng)用場景已經(jīng)向數(shù)字空間進行轉(zhuǎn)移。大數(shù)據(jù)時代及數(shù)據(jù)科學的出現(xiàn)為人們提供了一種全新的研究思路，從檔案行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的視角出發(fā)，審視檔案行業(yè)如何順應(yīng)時代大潮，用大數(shù)據(jù)思維，從傳統(tǒng)的檔案“收集型”“保管型”管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)化檔案”，在檔案管理所涉及的各個領(lǐng)域來解決現(xiàn)實問題，力求打造“大數(shù)據(jù)檔案格局”，在科技飛速發(fā)展時代更好地生存、適應(yīng)和提升[7]。

3.2 著力檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

將檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型與《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》融會貫通，建立以檔案主管部門為核心的組織機構(gòu)，統(tǒng)籌檔案資源建設(shè)、檔案安全、檔案信息監(jiān)管、檔案資源開發(fā)利用等各個領(lǐng)域，有效發(fā)揮制度、資源、技術(shù)等要素在檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型中的作用，提高檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級工程的緊迫感，提升行業(yè)變革的憂患意識，圍繞中心工作、結(jié)合實際開展工作[8]。

3.3 著力檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的技術(shù)創(chuàng)新

檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型得以快速推進的關(guān)鍵，是需要強化現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。在硬件方面，在配齊優(yōu)化服務(wù)器、終端、高拍儀、掃描儀、硬盤等主要設(shè)施設(shè)備，滿足數(shù)字化檔案海量存儲管理要求的同時，積極探索檔案云存儲平臺的使用。在軟件方面，在完善制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，使用、探索或研發(fā)模塊齊全完備的檔案管理系統(tǒng)，滿足在線收集、智慧查詢、智能檢索、開發(fā)利用等各項需求，且能夠?qū)崿F(xiàn)與其他應(yīng)用平臺之間的互聯(lián)互通，確保具備較高的穩(wěn)定性、精確性和安全性。從硬件、軟件兩方面同時著手，全力推進智慧云檔案建設(shè)，為檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供必要的技術(shù)保障[9]。

3.4 著力檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的人才隊伍優(yōu)化

檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型對檔案人才隊伍提出了新的更高要求，要通過干學結(jié)合的實戰(zhàn)培訓手段，推進檔案人員素質(zhì)提升與互聯(lián)網(wǎng)融合發(fā)展，增強檔案在職人員的技術(shù)能力和信息素養(yǎng)；重點培養(yǎng)使用具有信息技術(shù)特長的檔案專業(yè)化人才，完善檔案專業(yè)兼?zhèn)湫畔⒒瘜I(yè)特長的人才培養(yǎng)機制，培育和打造集技術(shù)型、管理型檔案技能于一體的復(fù)合型檔案人才隊伍[10]。

4.結(jié)語

檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的巨大跨越，是互聯(lián)網(wǎng)時代檔案行業(yè)數(shù)字化發(fā)展的題中之義，檔案管理數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是在大數(shù)據(jù)時代檔案行業(yè)面向未來，大數(shù)據(jù)引領(lǐng)檔案管理思維及模式轉(zhuǎn)變重要發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。伴隨大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型終將會是檔案行業(yè)發(fā)展的大勢所趨，在建立“大數(shù)據(jù)思維”的前提下，從檔案管理數(shù)據(jù)中洞察規(guī)律、洞察趨勢、洞見未來、挖掘檔案價值，在檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展新時期邁上新臺階[11]。