檔案數(shù)字化建設(shè)存在問題分析及解決路徑

茅潔婷

（中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽合肥 230088）

0.引言

伴隨著數(shù)字化技術(shù)的推廣和應(yīng)用，檔案數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢，為檔案管理工作帶來了新機(jī)遇和挑戰(zhàn)。同時(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的一系列問題，我們應(yīng)采取積極的應(yīng)對措施加以解決，為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件，提升企業(yè)檔案綜合管理水平，助力企業(yè)的長久發(fā)展。

檔案數(shù)字化包含兩個(gè)方面：（1）指通過現(xiàn)代信息技術(shù)將紙質(zhì)的文件材料、圖片、表格等檔案資源通過數(shù)化加工轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案格式，然后與檔案應(yīng)用系統(tǒng)相掛接，從而為信息需求者提供檔案信息服務(wù)的過程；（2）指檔案應(yīng)用系統(tǒng)與企業(yè)的其他信息化系統(tǒng)相對接并從中獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔和提供利用的過程。

我國加速了檔案信息化建設(shè)的腳步，而其中最重要的內(nèi)容就是檔案數(shù)字化，它能夠保護(hù)檔案原件，讓數(shù)字化原件副本代替原件[1]。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字化建設(shè)能夠讓檔案工作者從繁瑣而重復(fù)的日常工作中解放出來，提升檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，顯著降低傳統(tǒng)手工管理所帶來的失誤，有效地提高檔案歸檔、存儲、管理、利用的效率。當(dāng)前，檔案數(shù)字化管理在推進(jìn)過程中還面臨著一系列問題，需要認(rèn)真加以解決，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平。

1.檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

檔案數(shù)字化建設(shè)工作具有重要意義，一方面檔案數(shù)字化是檔案工作的發(fā)展方向。電子文件取代紙質(zhì)文件成為企業(yè)檔案的主體是不可逆的發(fā)展趨勢。企業(yè)必須做好對于檔案工作向數(shù)字化發(fā)展的各項(xiàng)工作和準(zhǔn)備；另一方面企業(yè)的發(fā)展離不開檔案數(shù)字化建設(shè)的支持?，F(xiàn)代企業(yè)隨著信息技術(shù)的加持和各種應(yīng)用系統(tǒng)的不斷上線，走上了高速發(fā)展的道路。如果沒有數(shù)字信息、檔案知識的支持與服務(wù)，將很難在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代立足。檔案數(shù)字化對于企業(yè)發(fā)展的意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）變串行管理為并行管理，有效提升檔案信息服務(wù)效率。檔案的數(shù)字化建設(shè)改變了原有的串行服務(wù)模式：通過數(shù)字化共享把檔案服務(wù)由串行變成并行。檔案信息系統(tǒng)可以面向本企業(yè)授權(quán)的所有用戶，同時(shí)且隨時(shí)向需求者提供檔案信息的借閱服務(wù)，提高了檔案的服務(wù)面和服務(wù)效率。

（2）保護(hù)原件，降低管理成本。檔案從某種意義上來說是唯一的、不可以再生的資源。一般來說，檔案在提供利用時(shí)只提供原件的復(fù)印件。但是在制作檔案復(fù)印件時(shí)，也會對原件造成損害。而進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)，把所有的檔案原件掃描成電子格式，不但可以及時(shí)地為需求者提供利用服務(wù)，而且不會由于多次復(fù)制對原件造成損傷。

在原件管理過程中，可以將原件掃描成電子文件，運(yùn)用檔案數(shù)字化管理電子文件，這樣對于原件本身也具有一定的保護(hù)作用。檔案信息以多種不同的形式存在，可以強(qiáng)化對檔案信息的保存：萬一“原件”損壞，電子文件可以起到補(bǔ)充的作用，從而達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的效果。

2.現(xiàn)代企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)中的痛點(diǎn)

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)在企業(yè)依靠現(xiàn)代科技的發(fā)展，都走上了高速發(fā)展的道路。然而很多企業(yè)對檔案工作仍然沒有重視起來，甚至很多企業(yè)沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，更不用說上線檔案管理系統(tǒng)和開展檔案數(shù)字化建設(shè)。然而隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展對于信息技術(shù)和信息服務(wù)的依賴越來越重。企業(yè)的管理者并沒有意識到檔案信息對于企業(yè)發(fā)展的重要性，或是管理理念仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方面，無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)在信息高速公路上快速發(fā)展的實(shí)際需求。

2.2 缺少長遠(yuǎn)的規(guī)劃

現(xiàn)代企業(yè)在搞檔案數(shù)字化建設(shè)中，大多是從檔案部門的實(shí)際需求出發(fā)，而沒有通盤考慮企業(yè)發(fā)展的整體需要。企業(yè)的檔案部門在搞數(shù)字化建設(shè)時(shí)，受到經(jīng)費(fèi)的限制和部門管理理念的局限，著重于當(dāng)下的實(shí)際應(yīng)用，不會從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度去通盤考慮檔案系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)的對接，以及企業(yè)未來發(fā)展對于數(shù)字化檔案的需求。這樣造成的后果是檔案管理系統(tǒng)雖然建立了，但很難滿足企業(yè)業(yè)務(wù)部門對實(shí)際檔案信息服務(wù)的需求。從長遠(yuǎn)來看，企業(yè)當(dāng)下的檔案數(shù)字化建設(shè)也不能滿足企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代對于信息服務(wù)的高端需求。

2.3 數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入少

企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的工作，是需要分階段不斷地進(jìn)行投入、建設(shè)和推進(jìn)的。便現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理方面的投入相對較少，即使開展了檔案數(shù)字化建設(shè)，在這方面的投入相對于其他應(yīng)用系統(tǒng)還是無法相提并論，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代對于信息服務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確和高效的需求。

2.4 做好保密工作是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)

雖然現(xiàn)在處于和平時(shí)代，但是境外敵對勢力對我國的刺探和策反行動始終沒有停止。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)中，許多企業(yè)是把這項(xiàng)業(yè)務(wù)外包給第三方或者檔案事務(wù)所開展。在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)外包時(shí)，保密工作是重中之重。雖然很多企業(yè)的檔案并不涉及國家秘密，但是作為檔案信息一旦泄露給境外敵對勢力，同樣會給國家和企業(yè)利益造成多方面的損害。所以在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，如果把業(yè)務(wù)外包給第三方，一定要從各方面做好保密工作，確保檔案信息與實(shí)體的絕對安全。

3.針對檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問題的應(yīng)對措施

企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)要圍繞服務(wù)企業(yè)整體發(fā)展這個(gè)中心來開展。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)不是企業(yè)檔案部門一個(gè)部門的事，也不是信息化一個(gè)部門的事，而是關(guān)系到企業(yè)所有部門的一個(gè)系統(tǒng)建設(shè)工程。因?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)管理的是數(shù)據(jù)，所有的數(shù)據(jù)都產(chǎn)生于企業(yè)的各個(gè)部門，企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)就是要把這些數(shù)據(jù)管理好、利用好，并提供好的服務(wù)，為企業(yè)各個(gè)部門的發(fā)展和企業(yè)整體的發(fā)展提供最真實(shí)、有效和及時(shí)的數(shù)據(jù)。而這一切都要通過企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷推進(jìn)來實(shí)現(xiàn)。所以說企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)，不能為了數(shù)字化建設(shè)而建設(shè)，而應(yīng)站在企業(yè)整體發(fā)展的高度，站在企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門、數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門的角度來規(guī)劃、來建設(shè)，構(gòu)建符合企業(yè)各個(gè)部門和企業(yè)整體發(fā)展的檔案數(shù)字化建設(shè)模式，從而真正發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用，推動企業(yè)整體持續(xù)、高速發(fā)展。

3.1 自上而下地推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

怎么推進(jìn)建設(shè)企業(yè)的檔案數(shù)字化？這不僅僅是企業(yè)檔案部門的事，也是企業(yè)最高管理者從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度來規(guī)劃企業(yè)發(fā)展的重要使命。

首先，企業(yè)的檔案數(shù)字化不是一個(gè)孤立的信息化模塊，而是與企業(yè)其他應(yīng)用系統(tǒng)互聯(lián)互通，通過接口可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的相互傳遞、轉(zhuǎn)換的模塊，是企業(yè)所有信息的歸集處。所以企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)要從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度來設(shè)計(jì)規(guī)劃，要與其他應(yīng)用系統(tǒng)相協(xié)調(diào)，預(yù)留接口，為今后的升級和對接充分做好準(zhǔn)備。

其次，一個(gè)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)要與本企業(yè)的發(fā)展實(shí)際相協(xié)同。也就是說這個(gè)企業(yè)發(fā)展在某個(gè)階段或者這個(gè)企業(yè)的信息化開展到什么程度，就應(yīng)該有什么樣的檔案數(shù)字化規(guī)模與之相匹配。對一個(gè)企業(yè)來說，并不是說這個(gè)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)得越快越好，深度越深越好，而是一定要與這個(gè)企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，脫離了這個(gè)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，搞檔案數(shù)字化建設(shè)將會適得其反，成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。

最后，一定要有具體的企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案。要把建設(shè)的目標(biāo)、內(nèi)容，資金、人員等做好統(tǒng)籌規(guī)劃，責(zé)任到人，落到實(shí)處，并按部就班地開展。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)必須是自上而下地推動，所以需要企業(yè)的管理者為檔案數(shù)字化建設(shè)提供必要的資金和人員配備，從而可以按照既定的實(shí)施方案開展檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)工作，把數(shù)字化建設(shè)落到實(shí)處，并發(fā)揮作用。

3.2 轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念上適應(yīng)檔案數(shù)字化變革

傳統(tǒng)的檔案工作者所積累的經(jīng)驗(yàn)大多是以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的，面對企業(yè)信息化的不斷深入，各類應(yīng)用系統(tǒng)的不斷推陳出新，電子文件海量遞增，如果還用傳統(tǒng)的對待紙質(zhì)檔案的管理手段和理念必然會造成管理上的滯后和混亂。從某種程度上來說，開展企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型就是對檔案管理者管理理念和手段的轉(zhuǎn)型：要從管理紙質(zhì)檔案串行的思路轉(zhuǎn)變?yōu)槊鎸Ａ侩娮游募⑿泄芾淼乃悸飞蟻怼?/p>

企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是把紙質(zhì)檔案掃描成電子文件提供信息利用服務(wù)的一項(xiàng)工作。它是信息時(shí)代檔案工作的一次飛躍，是通過信息系統(tǒng)和流程完成以前紙質(zhì)檔案時(shí)代人工完成的各項(xiàng)工作和功能，是通過系統(tǒng)自動實(shí)現(xiàn)而非人為干預(yù)。隨著企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)的不斷上線，現(xiàn)代企業(yè)的檔案大部分都是電子文件，所以企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)主要面對的是將各應(yīng)用系統(tǒng)中的電子文件收集、歸檔，然后提供信息利用服務(wù)，而非僅僅是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、掛接。也就是說企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)在于對各應(yīng)用系統(tǒng)中的電子文件的管理，而非存量文件數(shù)字化工作。

3.3 重視檔案數(shù)字化建設(shè)中的信息安全保密問題

保密問題是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要特別關(guān)注的問題，這是因?yàn)橄噍^于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息傳輸模式而言，信息化處理模式更容易出現(xiàn)信息泄露問題。管控這些風(fēng)險(xiǎn)必須結(jié)合單位的實(shí)際情況，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)保證檔案數(shù)字化進(jìn)程在安全保密的控制下進(jìn)行。檔案數(shù)字化建設(shè)的保密措施要從以下4 個(gè)方面開展。

（1）制定針對性的保密制度。檔案數(shù)字化建設(shè)相對于傳統(tǒng)的檔案管理來說是一個(gè)新生事物，必須有與之相匹配的保密制度來保證檔案信息的絕對安全。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)牽涉到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字化加工、檔案管理等方方面面。針對檔案數(shù)字化建設(shè)的制度必須涉及數(shù)字化進(jìn)程中的各個(gè)方面，確保每一步操作都在保密措施的控制下開展，以確保檔案實(shí)體與信息的絕對安全。

（2）規(guī)劃合理的保密流程。企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)有兩個(gè)階段，第一階段是數(shù)字化建設(shè)的構(gòu)建階段，第二階段是檔案數(shù)字化持續(xù)實(shí)施階段。在檔案數(shù)字化建設(shè)的構(gòu)建階段主要包含網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)和軟件的上線。這就需要根據(jù)信息安全的規(guī)則，購買符合保密要求的軟、硬件，從而從軟、硬件上確保檔案數(shù)字化建設(shè)的絕對安全。在檔案數(shù)字化實(shí)施階段，主要工作包括對原有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、掃描、掛接、上線和下載利用等，其各環(huán)節(jié)都要制定符合企業(yè)保密措施的流程，通過信息技術(shù)的手段和流程審批 來確保檔案信息服務(wù)的合規(guī)性。保密流程的設(shè)置既要符合保密要求，也要方便企業(yè)檔案利用者的實(shí)際需求，要做到既保密安全又方便可行。

（3）加強(qiáng)管控?cái)?shù)字化加工的第三方機(jī)構(gòu)。業(yè)務(wù)外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營管理方式。它是將一些傳統(tǒng)上由組織內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務(wù)提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強(qiáng)自身競爭力的一種管理策略[2]。這種“外包”行為正是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中容易出現(xiàn)保密漏洞的癥結(jié)所在。所以在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工過程中，一定要按照國家的法律、法規(guī)與外包機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，并在數(shù)字化加工現(xiàn)場安排專人值守，做好檔案實(shí)物提取、交接、掃描和歸還等各個(gè)環(huán)節(jié)的管控工作，嚴(yán)格確保檔案實(shí)體的絕對安全，同時(shí)確保所加工的檔案的信息不外泄。

（4）采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)模式。統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)模式也是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中重要環(huán)節(jié)。企業(yè)要充分理解國家頒布的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范要求，切實(shí)結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際需要對流程與內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化、升級，做好技術(shù)規(guī)范的構(gòu)建，切實(shí)滿足檔案管理體系與其他應(yīng)系統(tǒng)協(xié)同工作的需求，這樣才能夠更好滿足整體建設(shè)的目標(biāo)，推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。

檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)模式建設(shè)包含兩個(gè)方面：（1）檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的接口應(yīng)與ERP、PDM、門戶系統(tǒng)等統(tǒng)一，可以從其他應(yīng)用系統(tǒng)獲取應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)，并預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)接口，以便和其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)間的交互；（2）應(yīng)該統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)著錄的規(guī)范，通過系統(tǒng)設(shè)置和相應(yīng)檔案制度來規(guī)范檔案工作人員的工作，不同人在不同時(shí)間著錄的信息格式統(tǒng)一，方便信息的需求者檢索與利用，同時(shí)也方便其他應(yīng)用系統(tǒng)從中獲取數(shù)據(jù)。

4.結(jié)語

每一個(gè)企業(yè)的發(fā)展不同、企業(yè)的規(guī)模、生產(chǎn)領(lǐng)域不同，在檔案數(shù)字化建設(shè)方面，企業(yè)一定要從本企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展的實(shí)際出發(fā)，規(guī)劃好、實(shí)施好本企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作。同時(shí)，檔案數(shù)字化建設(shè)是循序漸進(jìn)、不斷完善的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它是與企業(yè)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密相關(guān)的，不能脫離企業(yè)的業(yè)務(wù)工作開展檔案數(shù)字化建設(shè)，要把檔案數(shù)字化建設(shè)根植于企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之上，為企業(yè)的發(fā)展提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)，保障并助力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。