醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理探究

孫 宏

（濰坊市中醫(yī)院，山東濰坊 261041）

0.引言

眾所周知，醫(yī)院的醫(yī)療科研活動不僅僅包括手術(shù)、藥物等較為直觀的醫(yī)療內(nèi)容，還包括數(shù)量巨大的核心文件、院史資料、用戶記錄以及科研數(shù)據(jù)等。這些數(shù)量巨大且種類繁多的文件共同組成了醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，按照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式來說，尤其是在信息化時代尚未到來之前，醫(yī)院的檔案管理主要是由紙張的形式進行存儲，由人工進行分類與整理。這樣的檔案管理模式不僅效率低，在資料儲存上面也難免會有所遺漏和缺失，無法保障檔案的質(zhì)量。而在信息化時代出現(xiàn)后，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)則可以完全實現(xiàn)智能化、便捷化和現(xiàn)代化。

1.運用大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院能夠用信息數(shù)據(jù)去代替紙張為醫(yī)院的檔案管理服務(wù)。按照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式來說，各種各樣的核心文件以及非核心文件等都是通過對紙張進行相應(yīng)的分類的方式進行儲存，由于醫(yī)院本身所具備的生產(chǎn)經(jīng)營活動十分巨大，導(dǎo)致在其生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中應(yīng)運而生的文件也隨之增多，這樣一來，醫(yī)院便不得不花費更多的儲存空間和人力資源去對醫(yī)院的檔案進行管理和分類。而在信息化時代到來后，醫(yī)院可以充分運用大數(shù)據(jù)對檔案管理進行及時且有效的改革，讓醫(yī)院的檔案管理與現(xiàn)代化接軌，并緊跟現(xiàn)代化的步伐。

首先，大數(shù)據(jù)可以幫助醫(yī)院快速地收集并整理信息?？紤]到醫(yī)院每天都有大量的新信息錄入，無論是病護還是醫(yī)院內(nèi)部人員的各種信息和文件等，大數(shù)據(jù)都能以最為快速且準確的方式對這些信息進行錄入，并確保這些信息在醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)中足夠安全。其次，大數(shù)據(jù)可以幫助醫(yī)院快速而準確地調(diào)動信息。在醫(yī)院的生產(chǎn)經(jīng)營活動中其文件檔案等并不是一成不變的，而是需要隨時調(diào)動甚至有所改變的，尤其是在核對文件的過程中，如果僅僅只是借助人工去完成，那么它所需要花費的時間是很長的。但是大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)能夠徹底改變這種低效率的狀況，在大數(shù)據(jù)的幫助之下醫(yī)院可以通過電腦以及其他電子數(shù)據(jù)儲存設(shè)備快速地調(diào)動文件和資料，并對文件或者資料進行相應(yīng)的修改與核對[1]。最后，大數(shù)據(jù)還可以幫助醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進行相應(yīng)的整合。由于醫(yī)院在收集資料或者文件的過程中，其資料或者文件的種類是多樣且繁瑣的，這樣就會導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息較為分散，很難進行一個較為系統(tǒng)的整合。而在大數(shù)據(jù)的幫助之下，醫(yī)院能夠極為迅速地將各種各樣的信息匹配整合在一起，讓檔案管理系統(tǒng)變得更加具有規(guī)劃性和統(tǒng)籌性?？偠灾?，醫(yī)院可以借助大數(shù)據(jù)迅速地收集、調(diào)動、整理以及整合文件，并對醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)進行一個較為全面的升級，提高醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，并使得醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)更加現(xiàn)代化，更加信息化。

2.運用云儲存，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

首先，云儲存技術(shù)是信息化時代中應(yīng)運而生的高端信息存儲技術(shù)之一，它主要是依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)以及各種現(xiàn)代化的電子設(shè)備去開展儲存活動的。按照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理儲存模式來說，主要是通過將各種紙質(zhì)文件或者紙質(zhì)資料進行分類以及整理進行存儲的，在紙質(zhì)文件或者紙質(zhì)資料分類整理完成后，醫(yī)院的檔案管理工作人員一般會將這些種類眾多的檔案分別放在不同的空間之內(nèi)，或者給它們標(biāo)上特定的記號，以防止這些檔案或者資料被意外混淆。此外，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式還有一個十分嚴重的弊端，那便是這些紙質(zhì)檔案的保管期限是十分有限的，在紙質(zhì)文件被使用或者調(diào)動的過程中，出現(xiàn)磨損等狀況是不可避免的，而一旦部分紙質(zhì)文件出現(xiàn)了磨損，那么它能夠被保存的年限就會大大縮短[2]。尤其是在信息化時代到來之前，醫(yī)院大部分的紙質(zhì)文件都是通過手寫完成的，而手寫的文件其筆跡在長時間的保存后難免會出現(xiàn)字跡模糊不清或者字跡褪色等狀況，再加上紙質(zhì)檔案本身就具有脆弱性，它對保管的環(huán)境和條件有著相當(dāng)程度的要求，一旦紙質(zhì)檔案所保管的環(huán)境出現(xiàn)潮濕等狀況，也會導(dǎo)致其遭受不可挽回的磨損與殘缺。這樣一來，對于醫(yī)院的檔案系統(tǒng)完善狀況來說，將會是十分不利的。而在信息化時代到來后，醫(yī)院可以借助云儲存技術(shù)對檔案進行相應(yīng)的存儲，使得檔案所保存的時間得以無限期延長，并以此來確保檔案的完整性。其次，云儲存技術(shù)的出現(xiàn)還能為醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)提供足夠的安全性和保密性，畢竟對于一些相關(guān)的核心文件來說，以信息儲存的方式去保存比紙質(zhì)的方式去保存要更加具備穩(wěn)定性，在通過云儲存技術(shù)對相關(guān)核心文件進行保存后，醫(yī)院還可以在云技術(shù)端上對其設(shè)置一層又一層的密碼，防止核心文件外泄或者被偷盜。最后，云儲存技術(shù)還具備將檔案進行相關(guān)備份的功能，同一份檔案能夠以不同數(shù)量的形式存在，并及時保障檔案不會因電子設(shè)備故障而丟失?？偠灾畔⒒瘯r代出現(xiàn)后，醫(yī)院可以充分運用云儲存技術(shù)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存，并節(jié)省大量的儲存空間和因檔案儲存而消耗的人力資源[3]。除此之外，利用云儲存技術(shù)，醫(yī)院不僅能無限期延長檔案的保存時間，還能保障檔案的安全性和穩(wěn)定性，讓醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)處于一個更加完善且封閉的狀態(tài)之下。

3.運用網(wǎng)絡(luò)通訊，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

信息時代在某種程度上能夠等同于網(wǎng)絡(luò)時代，畢竟大量的信息技術(shù)都是建立在網(wǎng)絡(luò)通訊的基礎(chǔ)上的，一旦失去了網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，那么大量的電子設(shè)備與信息技術(shù)將會處于無法鏈接或者停用的狀態(tài)之中。同時，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)在與現(xiàn)代化進行接軌的同時也將不可避免地需要使用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，并讓網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)服務(wù)于醫(yī)院檔案管理的方方面面。按照醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，也就是在網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)尚未出現(xiàn)之前，其檔案管理系統(tǒng)很大程度上是由人工進行各種操作的，這樣的管理方式不僅消耗了大量的時間和資金，也不利于確保檔案管理操作過程中的準確性與種種突發(fā)狀況。而在網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)出現(xiàn)之后，醫(yī)院則可以使用少量的電子設(shè)備代替人工去進行相關(guān)的檔案管理，在使用相關(guān)的電子設(shè)備的過程中，醫(yī)院不可避免地需要用到網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，該技術(shù)的鏈接能夠使得檔案的管理過程更加靈活更加順暢，尤其是在查詢或者調(diào)動相關(guān)的文件資料時，僅僅只需要很短的時間就能通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)從電子設(shè)備上搜索到醫(yī)院所需要的文件[4]。

除此之外，網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)還能讓醫(yī)院的相關(guān)檔案與病人之間的聯(lián)系更加緊密，能夠更加及時地歸類病人的信息。一般來說，在網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)尚未出現(xiàn)之前，醫(yī)院對病人信息的錄入往往是通過手寫的，且由于其信息量繁多的緣故，手寫的各種信息文件也層出不窮，很難在短時間內(nèi)對其進行分類整理。而借助網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，病人不僅可以通過醫(yī)院預(yù)約程序去完善自己的個人信息，還能與醫(yī)院之間建立起更加密切的信息溝通和更加穩(wěn)定的信息交流，不僅大大縮短了醫(yī)院收集和整理文件的時間，還讓醫(yī)院的檔案文件變得更加具有開放性，讓醫(yī)院外部的信息交流更加便捷，更加緊密。除去醫(yī)院外部的檔案信息交流之外，醫(yī)院內(nèi)部也需要通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)去建立起檔案溝通和交流的渠道，通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，醫(yī)院可以對相關(guān)工作人員的信息進行整理歸納，讓內(nèi)部工作人員可以在短時間內(nèi)進行文件或者資料的收集與整理，以便維護醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的秩序，使得醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)更加井井有條，能夠更好地服務(wù)于整個醫(yī)療體系。總而言之，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的出現(xiàn)能夠很好地代替人工去進行相關(guān)的醫(yī)院檔案管理，并使得相關(guān)文件和資料之間的交流更加開放更加流暢，縮短人工檔案管理所耗費的時間，減少人工檔案管理所消耗的資金，加強醫(yī)院和病人之間的信息聯(lián)系，維護醫(yī)院檔案管理的秩序，并使得醫(yī)院檔案管理成為支持整個醫(yī)療系統(tǒng)進行運作的強有力的一部分。

4.運用水印技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

在進行檔案管理的過程中，最為重要的便是保障檔案的安全性和其傳播途徑的可靠性，以免檔案的流失或者公開等行為造成信息混亂，引起不必要的誤會。尤其是對于醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)來說，部分文件或者資料的公開是在所難免的，為了保障醫(yī)院的名譽，在公開這些文件或者資料的同時，醫(yī)院也必須申明出處，以此來防止其被人二次修改。按照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式來說，在對相關(guān)文件進行公開以及傳播的過程中，醫(yī)院的工作人員往往會通過蓋章的方式對這些文件或者資料的傳播途徑進行申明，以防止這些文件或者資料被有心之人濫用。然而，盡管蓋章的方式具備一定程度上的私密性，但是這種給文件進行申明的方式并不是完全可靠的，也就是說，蓋章的痕跡與相關(guān)筆跡的認證是十分容易被模仿的，從醫(yī)院傳出去的部分文件或者資料一旦流通到社會上也極有可能存在著被人濫用的風(fēng)險。因此，在信息時代到來后，醫(yī)院可以通過相關(guān)的水印技術(shù)去取代蓋章或者筆跡的方式給醫(yī)院的文件或者檔案進行加密，以保障這些文件與資料的可靠性與權(quán)威性。

首先，水印技術(shù)的出現(xiàn)能夠保障醫(yī)院檔案的不可復(fù)制性，畢竟僅僅只憑借蓋章或者筆跡認證的文件在其流通到市面上之后會十分容易地被人復(fù)制，甚至被有心之人濫用，而使用了水印技術(shù)的文件是不可復(fù)制的，在其流通的過程中能夠充分保障文件來源的可靠性。其次，水印技術(shù)的出現(xiàn)能夠保障醫(yī)院檔案管理的權(quán)威性。畢竟在這個信息量巨大且繁雜的時代，許多信息以及文件的傳播都是很難追究其源頭的，而一些錯誤信息的傳播也會給醫(yī)院帶來不小的負面影響，尤其是涉及病人信息的相關(guān)文件時，對這些檔案使用現(xiàn)代化的水印技術(shù)則顯得格外重要。例如，當(dāng)某病人的相關(guān)病例被傳播到網(wǎng)絡(luò)上之后，病人會對這些信息的來源進行追究，倘若病人認為自己的信息是從醫(yī)院傳播出去的，那么他便可以對該醫(yī)院提起上訴，并追究該醫(yī)院的法律責(zé)任，要求該醫(yī)院對他的損失進行賠償。而在醫(yī)院使用了現(xiàn)代化的水印技術(shù)后，一旦醫(yī)院發(fā)現(xiàn)病人流傳到網(wǎng)絡(luò)上的相關(guān)病例信息并沒有添加水印，那么醫(yī)院便可以排除該信息是從醫(yī)院傳播出去的，以保障醫(yī)院檔案管理的權(quán)威性和醫(yī)院經(jīng)營生產(chǎn)活動的相關(guān)名譽權(quán)[5]。最后，水印技術(shù)的出現(xiàn)還能夠更好地保障醫(yī)院檔案傳播的知識產(chǎn)權(quán)性。眾所周知，在醫(yī)院生產(chǎn)經(jīng)營活動的過程中，醫(yī)院會接觸到各種各樣的病例，開展各種類型的手術(shù)以及藥物治療等。而這些流動的病例決定了醫(yī)院治療病人的方式并不是一成不變的，而是根據(jù)病人的實際狀況進行創(chuàng)新以及各種各樣的實驗的過程。既然醫(yī)院所開展的醫(yī)療實驗是不間斷的，那么醫(yī)院從實驗中所獲得的各種臨床經(jīng)驗與醫(yī)療理論等也是始終處于一個隨時更新的狀態(tài)之中。通過這樣龐大的醫(yī)療活動的開展，導(dǎo)致醫(yī)院需要對各種各樣的手術(shù)以及臨床經(jīng)驗和醫(yī)療理論等進行記錄與總結(jié)，并使其形成完成的知識產(chǎn)權(quán)資料。從某種程度上來說，這些知識產(chǎn)權(quán)資料既是醫(yī)院檔案管理的一部分，也是醫(yī)院獨特且寶貴的知識財富，在醫(yī)院公開這些知識產(chǎn)權(quán)資料的過程中，醫(yī)院是需要對其進行授權(quán)的，而現(xiàn)代水印技術(shù)的出現(xiàn)則能夠很好地保障授權(quán)途徑的可靠性，保障醫(yī)院的知識產(chǎn)權(quán)資料不受外界侵犯，并維護醫(yī)院檔案管理的合法權(quán)益。總而言之，現(xiàn)代水印技術(shù)的出現(xiàn)能夠取代傳統(tǒng)的蓋章認證或者筆跡認證，讓醫(yī)院檔案的傳播和流通能夠更加具有保障性，能夠維護醫(yī)院的名譽權(quán)，維護醫(yī)院知識產(chǎn)權(quán)的合法性。

5.結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用能夠幫助醫(yī)院更好地進行檔案整合與檔案歸納，提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，保障醫(yī)院檔案管理的安全性與穩(wěn)定性，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的全面發(fā)展。