高校電子檔案收管用信息化探究

馬 婉 黃 潔 李 瑩

（火箭軍工程大學(xué)教學(xué)檔案室，陜西西安 710000）

1.高校電子檔案收管用一體化的意義

高校在管理過程中各類活動用計算機等電子設(shè)備產(chǎn)生的具有保存價值文字、圖表、照片及視頻等一系列信息記錄稱為電子檔案。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校電子檔案的收集、保管和利用已經(jīng)成為檔案管理的一種重要途徑，也是信息化時代檔案發(fā)展的大趨勢。因此電子檔案的管理對檔案部門來說是一個新的挑戰(zhàn)，也是一個新的機遇?！笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃指出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。

2.電子檔案收管用一體化管理策略

隨著我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)推進以及電子檔案信息的持續(xù)增長，高校檔案存儲數(shù)據(jù)化、管理自動化、利用智能化已成為檔案管理工作的新目標(biāo)，為實現(xiàn)這個目標(biāo)，必須推進高校檔案信息化建設(shè)，實施電子檔案科學(xué)高效的收管用一體化管理[1]。

2.1 加強電子檔案的收集管理，實現(xiàn)電子檔案歸檔自動化

2.1.1 實施電子檔案收集的前端控制

為保證電子檔案的原始性，檔案管理人員應(yīng)從高校各項重大活動計劃階段就介入，從文件的形成、積累、整理到歸檔，按時間節(jié)點、活動進度、內(nèi)容范圍等逐步跟蹤監(jiān)督、指導(dǎo)，實施科學(xué)的前端控制。一是規(guī)范部門立卷源頭管理。利用校園網(wǎng)實現(xiàn)部門立卷歸檔材料的著錄和歸檔提交，由專職檔案員進行網(wǎng)上審批歸檔，建立檔案立卷初始端口。二是完善電子檔案自動歸檔流程。為確保檔案信息的完備，保證電子檔案真實性、完整性、可用性及安全性，對接校園網(wǎng)平臺與教務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)在線歸檔，對接辦公專網(wǎng)平臺與評價系統(tǒng)實現(xiàn)在線歸檔，使用電子簽章實現(xiàn)版式文件的簽名及簽章。在活動開展前就指定兼職檔案員，提出電子文件歸檔要求，活動完成時要對電子文件進行檢查，在數(shù)量上保證電子檔案各要素完整不殘缺短少，在質(zhì)量上維護電子檔案字跡、圖像清晰，聲音流暢，效力完備，保證整套電子檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性[2]。

2.1.2 做好日常的保管和維護工作

電子檔案因其載體的特殊性，保管條件較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更為苛刻，應(yīng)遠離熱源，酸堿等有害氣體和強磁場。一是嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)要求，建立對電子文件格式、載體、保存環(huán)境、風(fēng)險評估等完整管理機制，確保電子文件長久保存，有效應(yīng)對風(fēng)險。二是將區(qū)塊鏈技術(shù)廣泛運用到電子檔案管理中，利用區(qū)塊鏈技術(shù)中時間記錄細節(jié)以及數(shù)據(jù)權(quán)限等功能防止內(nèi)容被惡意篡改，保證電子檔案內(nèi)容真實可靠。三是定期檢查維護，對保存庫中存儲的所有原生數(shù)字電子文件和數(shù)字處理進行年度抽樣審計，修復(fù)或替換存在問題的文件。同時應(yīng)將電子檔案進行備份，保證在其原始儲存系統(tǒng)出現(xiàn)障礙導(dǎo)致文件不可恢復(fù)時，其文檔還可以得到恢復(fù)，降低損失。

2.2 搭建檔案信息綜合管理平臺，實現(xiàn)電子檔案管理智能化

電子檔案管理高度依賴存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、技術(shù)人才，因此開發(fā)一套安全、穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的在線歸檔、傳遞、管理和利用流程中的真實性、完整性、可用性和安全性。

2.2.1 檔案信息綜合管理平臺建設(shè)理念

建成一套集現(xiàn)代化實體檔案管理、智能化電子檔案管理、自動化庫區(qū)環(huán)境調(diào)控于一體的檔案信息資源管理平臺。通過用戶角色分配和權(quán)限設(shè)置，有效規(guī)范高校檔案管理體系建設(shè)；通過傳統(tǒng)檔案掃描OCR 識別、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接電子文件自動歸檔、網(wǎng)絡(luò)平臺數(shù)據(jù)抓取等方式收集檔案資源，有效推進檔案資源體系建設(shè)；通過創(chuàng)新服務(wù)手段，開通校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)查詢通道及網(wǎng)上審批流程，構(gòu)建人工智能查詢系統(tǒng)，智能推送檔案信息等，有效開拓檔案利用體系建設(shè)；通過用庫區(qū)環(huán)境、安防數(shù)據(jù)聯(lián)動管理以及用戶權(quán)限設(shè)置、日志管理、數(shù)據(jù)備份等全方位策略，有效筑牢檔案安全體系建設(shè)。通過平臺建設(shè)加快推進檔案全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級，全面提升高校檔案正規(guī)化、現(xiàn)代化、智能化建設(shè)水平。

2.2.2 檔案信息綜合管理平臺建設(shè)原則

高校檔案信息資源綜合管理平臺應(yīng)按照系統(tǒng)化集成、模塊化構(gòu)建、智能化應(yīng)用的思路進行系統(tǒng)設(shè)計建設(shè)，既能夠符合檔案行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，又能夠契合高校檔案工作運行實際，有效提升檔案管理質(zhì)量和效率。

（1）標(biāo)準(zhǔn)化原則：項目建設(shè)應(yīng)遵循國家、中央軍委辦公廳及高校相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。并在項目建設(shè)前期制定檔案元數(shù)據(jù)相關(guān)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

（2）開放性原則：系統(tǒng)平臺支持與電子文件形成業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，具備從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中自動捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)的能力；可實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換；具有跨平臺、跨領(lǐng)域和跨時間的交互操作性，保證文件的長期訪問和保存。

（3）可擴展性原則：應(yīng)采用松耦合、模塊化的系統(tǒng)設(shè)計思路，遵守相關(guān)國家和行業(yè)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)的可重復(fù)使用，保證系統(tǒng)的規(guī)模、模塊、功能的易擴展，盡量降低日后系統(tǒng)升級成本。

（4）靈活性原則：支持電子文件/電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。支持用戶選擇合適的實現(xiàn)方式、建設(shè)路徑和實施方法[3]。

（5）安全性原則：應(yīng)具有邏輯嚴(yán)密的安全管理方式，恰當(dāng)采用身份認證、權(quán)限控制、跟蹤審計等安全技術(shù)手段，確保系統(tǒng)無故障，保證數(shù)據(jù)安全；支持電子文件/電子檔案業(yè)務(wù)過程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認證等技術(shù)手段，保障電子文件/電子檔案的安全，保證其真實、完整、長期安全可用。

2.2.3 檔案信息綜合管理平臺建設(shè)內(nèi)容

高校校園網(wǎng)為檔案信息資源綜合管理平臺建設(shè)的核心業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建成的管理系統(tǒng)應(yīng)完成校園網(wǎng)內(nèi)檔案的收集、管理和利用。（1）電子文件采用系統(tǒng)對接在線歸檔，線下產(chǎn)生的紙質(zhì)文件和部門立卷歸檔開始，到實體案卷歸檔入庫標(biāo)識歸檔業(yè)務(wù)辦結(jié)。業(yè)務(wù)全流程規(guī)劃在預(yù)計的歸檔時間周期內(nèi)執(zhí)行，超期的檔案將由系統(tǒng)發(fā)送超期和催檔提醒，并支持歸檔考核；（2）檔案管理環(huán)節(jié)主要提供檔案整理、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、流程控制功能等。用于檔案管理人員對預(yù)立卷完成的檔案進行接收、整理、鑒定、統(tǒng)計和入庫；（3）針對歸檔案卷及材料的查詢，提供高校校內(nèi)部不同權(quán)限的查詢及審批利用，同時兼顧同網(wǎng)絡(luò)內(nèi)上下級單位間的支撐利用，并提供電子檔案憑證的在線辦理和有效性驗證。

2.3 完善電子檔案利用功能，實現(xiàn)電子檔案利用智能化

2.3.1 加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型

《中華人民共和國國民經(jīng)濟和2035 年遠景目標(biāo)綱要》明確提出“建設(shè)數(shù)字中國”的國家戰(zhàn)略，推動產(chǎn)業(yè)數(shù)字化、數(shù)字產(chǎn)業(yè)化的全面轉(zhuǎn)型。實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)分析可視化。對教務(wù)系統(tǒng)、教學(xué)評價系統(tǒng)、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的來源數(shù)據(jù)進行分析與挖掘，打造“體系規(guī)范、數(shù)據(jù)可用、結(jié)果可見”的檔案可視化展示平臺，反哺教學(xué)業(yè)務(wù)，為學(xué)校教學(xué)教務(wù)決策提供全面權(quán)威的數(shù)據(jù)支撐。高校檔案作為重要的記錄高校教學(xué)活動原始資料，必然要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，數(shù)字化的檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索，使檔案信息資源具有可量化、可分析、可篩選等功能，全面、準(zhǔn)確、及時的檔案數(shù)據(jù)能夠助力高校領(lǐng)導(dǎo)層決策。積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用。

2.3.2 加大檔案資源開發(fā)力度

建成以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系。推進“增量電子化”，促進各類電子文件應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。電子檔案在檔案資源體系中的占比明顯提升。繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90%，加快推進重要檔案數(shù)字化成果進行文字識別和大數(shù)據(jù)檢索運用[4]。

將“數(shù)字形態(tài)”的檔案內(nèi)容進一步采集、挖掘和處理，利用檔案信息資源綜合管理平臺，將用戶在檔案利用過程中的數(shù)據(jù)記錄完整保存并精細化分析，針對個體產(chǎn)生的信息形成特有的小型“檔案數(shù)據(jù)庫”，通過采集、存儲、挖掘這些數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息來分析用戶行為與偏好。將大數(shù)據(jù)、OCR 識別、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案信息資源相結(jié)合，洞悉用戶需求并以之為導(dǎo)向進行檔案編研，建立特色數(shù)據(jù)庫，主動推送檔案編研成果。

2.3.3 提升檔案利用服務(wù)能力

多樣服務(wù)方式和特色檔案數(shù)據(jù)服務(wù)能夠有效滿足用戶特殊需求，實時化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的服務(wù)體驗正逐漸成為用戶的主要訴求，在保證信息安全的前提下，高校檔案機構(gòu)盡可能為用戶提供更加便捷、高效、智能、多樣的服務(wù)方式，開創(chuàng)可信檔案在線辦理。以校內(nèi)統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)為端口，依據(jù)賬戶信息設(shè)置權(quán)限，實現(xiàn)專職檔案員、兼職檔案員及校內(nèi)師生檔案管理和利用的單點登錄。建立健全在線利用審批方式，以電子簽章實現(xiàn)版式文件及查檔證明的簽名及簽章，確保歸口可查，保密托底。如采用“一站式”服務(wù)簡化服務(wù)流程；完善網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，讓用戶可以隨時隨地利用檔案數(shù)據(jù)；建立用戶回訪機制，增加檔案服務(wù)的互動性，并借此完善服務(wù)[5]。

深入挖掘檔案資源，及時精準(zhǔn)為學(xué)校教學(xué)科研及重大決策提供經(jīng)驗借鑒和決策參考。建立重大活動、突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案利用調(diào)度機制。持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，簡化檔案利用程序，實現(xiàn)檔案對高校的價值。扎實推進利用校園網(wǎng)終端查詢利用服務(wù)，將檔案查詢利用服務(wù)融入“智慧校園”服務(wù)體系，推動檔案查詢利用服務(wù)延伸到院、系一線。統(tǒng)籌館（室）藏資源，通過展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作、公益講座等方式，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化成果。深入挖掘?qū)W生招生畢業(yè)、學(xué)籍檔案信息，“一人一檔”全面詳實反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)科研情況。

3.結(jié)語

加快推進高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)電子檔案收管用一體化，需要解決數(shù)字檔案長久保存、檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)、館藏各類信息資源整合及數(shù)字檔案服務(wù)提供等方面存在的重點難點問題；積極探索制訂完善的制度標(biāo)準(zhǔn)與開展檔案管理人員培訓(xùn)，加大公眾參與檔案實踐，利用網(wǎng)絡(luò)和社交媒體讓更多用戶在線查閱，實現(xiàn)資源共享和管理協(xié)同。促進檔案信息資源館室共建互通，推進檔案信息資源跨層級跨部門共享利用。