人力資源檔案管理存在的問題及措施

杜斌

［摘 要］人力資源檔案是組織管理和決策的重要依據(jù)，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。然而，人力資源檔案管理在實踐中存在一些問題，如檔案信息不完整、檔案管理流程不規(guī)范、檔案安全性不足等。本文旨在探討人力資源檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施。通過分析問題的根源和影響，探討解決措施的有效性和可行性，將為企業(yè)改進和優(yōu)化人力資源檔案管理提供有益的指導(dǎo)和建議。

［關(guān)鍵詞］人力資源；檔案管理；檔案信息

［中圖分類號］G27文獻標(biāo)志碼：A

人力資源檔案是組織管理和決策的基礎(chǔ)，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要［1］。然而在實踐中，人力資源檔案管理存在一系列問題，如信息不完整、流程不規(guī)范和安全性不足等。這些問題給組織帶來了一系列的挑戰(zhàn)，如人才管理難度增加、決策效率下降和風(fēng)險增加等。因此，本文旨在深入研究人力資源檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，以提高檔案管理的效能和可靠性。通過提高檔案信息的完整性、規(guī)范流程管理和制定檔案安全措施，為戰(zhàn)略決策提供有力支持，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 人力資源檔案管理的作用

人力資源檔案管理是組織管理中至關(guān)重要的一環(huán)。首先，人力資源檔案是企業(yè)的記憶和歷史，記錄著員工的個人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等重要信息。它為組織提供了全面而準(zhǔn)確的員工數(shù)據(jù)，方便管理者了解員工的能力、經(jīng)驗和發(fā)展?jié)摿Γ瑥亩玫剡M行人才梯隊規(guī)劃、崗位匹配和績效評估。人力資源檔案管理有助于提高人力資源決策的科學(xué)性和精準(zhǔn)度［2］。通過對員工檔案的分析和比對，管理者可以了解員工的技能、能力和培訓(xùn)需求，為員工提供個性化的職業(yè)發(fā)展和培訓(xùn)計劃，提升員工的工作滿意度和績效表現(xiàn)。此外，檔案管理還能為招聘、晉升、薪酬等人力資源決策提供客觀的依據(jù)，減少主觀因素的影響，確保決策的公正性和合理性。人力資源檔案管理對于企業(yè)合規(guī)性和風(fēng)險管理也至關(guān)重要。在法律法規(guī)越來越嚴(yán)格的環(huán)境下，組織需要確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，以滿足法律要求和監(jiān)管機構(gòu)的審計需求。合規(guī)的檔案管理可以降低組織面臨的法律風(fēng)險和勞動爭議風(fēng)險，保護企業(yè)的聲譽和利益。人力資源檔案管理在組織管理中扮演著不可或缺的角色。它為組織提供了重要的人才信息和數(shù)據(jù)支持，能促進科學(xué)決策和個性化發(fā)展。同時，它也是組織合規(guī)和風(fēng)險管理的基礎(chǔ)，保護企業(yè)的合法權(quán)益。因此，注重人力資源檔案管理的規(guī)范性和有效性對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

2 人力資源檔案管理存在的問題

2.1 檔案信息不完整

人力資源檔案管理在實踐中存在諸多問題，其中一個主要問題是檔案信息不完整，這意味著企業(yè)的人力資源檔案中缺乏必要的、全面的員工信息。導(dǎo)致檔案信息不完整的原因有多種，包括信息收集不及時、數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確、檔案更新不及時等。

首先，信息收集不及時是導(dǎo)致檔案信息不完整的常見問題之一。在人力資源管理過程中，許多員工信息是動態(tài)變化的，如員工的晉升、培訓(xùn)、績效評估等。如果企業(yè)的信息收集機制滯后或不完善，就很難及時記錄這些變化，導(dǎo)致檔案信息的不完整。

其次，數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確也是導(dǎo)致檔案信息不完整的主要原因。如果企業(yè)在信息記錄過程中存在數(shù)據(jù)錄入錯誤、遺漏或重復(fù)等問題，就會導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性受到影響。這種不準(zhǔn)確的信息記錄會給組織帶來很多困擾，如無法準(zhǔn)確評估員工能力和潛力、無法提供精準(zhǔn)的薪酬調(diào)整依據(jù)等。

最后，檔案更新不及時也是造成檔案信息不完整的原因之一。當(dāng)員工的個人信息、職務(wù)變動或離職等情況發(fā)生時，如果檔案更新不及時，就會導(dǎo)致舊的信息仍然存在于檔案中，新的信息無法及時反映，影響對員工的全面了解和有效管理。

檔案信息不完整會給企業(yè)帶來了一系列問題和隱患，如無法精確評估人才儲備、無法提供全面的績效評估依據(jù)、影響招聘和晉升的公正性等。為解決這一問題，企業(yè)應(yīng)加強對檔案信息的及時收集和準(zhǔn)確記錄，建立完善的信息更新機制，確保檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性。此外，引入信息技術(shù)系統(tǒng)和自動化工具，可以提高數(shù)據(jù)錄入和管理的效率，進一步減少信息不完整的風(fēng)險，從而實現(xiàn)更好的人力資源檔案管理。

2.2 人力資源檔案管理流程不規(guī)范

檔案管理流程不規(guī)范是人力資源檔案管理中常見的問題之一，這意味著企業(yè)在檔案管理的各個環(huán)節(jié)存在不規(guī)范的情況。這種不規(guī)范的檔案管理流程可能涉及檔案的創(chuàng)建、歸檔、檢索、借閱、銷毀等。

首先，檔案的創(chuàng)建環(huán)節(jié)存在不規(guī)范的情況。在員工加入組織時，檔案的創(chuàng)建應(yīng)該是一個系統(tǒng)化的過程，包括收集員工的個人信息、合同文件、學(xué)歷證明等必要的資料。然而，如果企業(yè)沒有明確規(guī)定和執(zhí)行檔案創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)和程序，則可能導(dǎo)致檔案信息的缺失、混亂或不一致，影響后續(xù)的管理和使用。檔案的歸檔和存儲環(huán)節(jié)可能存在不規(guī)范的情況。

其次，檔案應(yīng)該按照一定的分類、編號和歸檔規(guī)則進行整理和存儲，以便于檢索和管理。然而，如果企業(yè)沒有建立明確的檔案歸檔和存儲規(guī)范，則可能導(dǎo)致檔案的混亂、錯位或丟失，給管理帶來很大的困擾。

2.3 人力資源檔案管理安全性不足

檔案安全性不足是指在人力資源檔案管理過程中存在一系列的安全隱患和風(fēng)險，這意味著企業(yè)的檔案在存儲、傳輸和使用過程中缺乏必要的保護和控制措施，容易受到意外損壞、數(shù)據(jù)泄露、未授權(quán)訪問或濫用的威脅。檔案安全性不足的原因主要包括技術(shù)措施不完善、人為疏忽、信息共享不當(dāng)?shù)龋?］。這種不足的安全性給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的風(fēng)險，如泄露敏感信息、侵犯員工隱私、違反法規(guī)等。此外，檔案安全性不足還可能導(dǎo)致企業(yè)面臨法律責(zé)任和信譽風(fēng)險。泄露敏感信息或未經(jīng)授權(quán)的訪問可能違反相關(guān)隱私法律法規(guī)，引發(fā)法律糾紛和賠償責(zé)任。一旦企業(yè)的檔案安全受到威脅，則會對企業(yè)的聲譽造成嚴(yán)重?fù)p害，影響與員工、合作伙伴和客戶的信任關(guān)系。為解決檔案安全性不足的問題，企業(yè)應(yīng)采取綜合的措施。首先，建立安全的檔案存儲和傳輸系統(tǒng)是關(guān)鍵［4］。

2.4 人力資源檔案管理人員的服務(wù)意識不足

部分企業(yè)的檔案從業(yè)人員服務(wù)意識差，人員業(yè)務(wù)水平普遍不高，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理的需要，忽略了以人為本的理念，淡化了挖掘、開發(fā)和利用檔案信息的意識，在一定程度上阻礙了人力資源檔案管理的工作的開展。因此，相關(guān)從業(yè)工作者的服務(wù)意識有待進一步提高。

2.5 人力資源檔案管理的數(shù)字化進程緩慢

許多企業(yè)設(shè)置了專門的部門開展人力資源檔案管理工作，但該部門并未真正發(fā)揮效用，因為檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施尚不完善，可利用的數(shù)字化及信息化軟硬件不足，導(dǎo)致人力資源檔案管理由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代信息化模式轉(zhuǎn)型存在困難，極大地影響了人力資源檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。人力資源檔案管理的數(shù)字化進程緩慢，難以適應(yīng)新時代企業(yè)發(fā)展的需要。

3 人力資源檔案管理解決措施

3.1 完善檔案信息采集和記錄機制

為解決人力資源檔案管理中存在的問題，其中一個重要的解決措施是完善檔案信息的采集和記錄機制。這意味著企業(yè)應(yīng)該建立一套規(guī)范、系統(tǒng)化的檔案信息采集和記錄流程，確保員工的相關(guān)信息能夠及時、準(zhǔn)確地被收集和記錄［5］。企業(yè)可以制定明確的檔案信息采集要求和標(biāo)準(zhǔn)來確保檔案信息的全面性和一致性。企業(yè)可以借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)工具來優(yōu)化檔案信息的采集和記錄過程。例如，建立電子檔案系統(tǒng)或人力資源管理系統(tǒng)，使信息采集和記錄可以通過在線填寫、自動化流程和數(shù)據(jù)導(dǎo)入等方式進行，減少人工記錄的錯誤和延誤［6］。這樣的技術(shù)工具還可以提供數(shù)據(jù)驗證、備份和安全控制等功能，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。企業(yè)還應(yīng)加強對檔案信息采集和記錄人員的培訓(xùn)和管理。培訓(xùn)應(yīng)涵蓋信息采集的技巧和規(guī)范、數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性要求、保密和隱私保護等方面的內(nèi)容。管理方面可以通過設(shè)立審核和監(jiān)督機制，定期檢查和評估檔案信息采集和記錄的質(zhì)量和合規(guī)性［7］。通過完善檔案信息的采集和記錄機制，企業(yè)可以提高檔案信息的全面性、準(zhǔn)確性和安全性，為后續(xù)的檔案管理和使用提供可靠的依據(jù)。這有助于企業(yè)加強對員工的了解，提升人力資源管理的效率和質(zhì)量。

3.2 規(guī)范檔案管理流程和操作規(guī)程

檔案的檢索和借閱流程可能存在不規(guī)范的情況。當(dāng)需要查詢或借閱檔案時，如果企業(yè)沒有明確的流程和要求，可能導(dǎo)致檔案的濫用、泄露或延誤［8］。沒有規(guī)范的檢索和借閱流程還可能造成檔案的破壞或遺失，進一步加劇檔案管理的問題。為解決檔案管理流程不規(guī)范的問題，企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案管理制度和流程，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求。這包括制定檔案創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)和程序、建立規(guī)范的歸檔和存儲規(guī)則、明確檔案檢索和借閱的流程和權(quán)限等［9］。同時，要培訓(xùn)員工關(guān)于檔案管理的規(guī)范和流程，提高員工的意識和能力。引入信息技術(shù)系統(tǒng)和電子檔案管理工具，進一步提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)規(guī)范化和數(shù)字化的檔案管理流程。

3.3 采取檔案安全保密措施

首先，建立完善的權(quán)限管理制度是提升檔案安全性的基礎(chǔ)。通過設(shè)定不同級別的權(quán)限，限制檔案的訪問和修改功能，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員可以查閱和處理檔案［10］。同時，定期審查權(quán)限設(shè)置，及時調(diào)整和更新權(quán)限，確保權(quán)限與員工職責(zé)相匹配。采取強物理安全措施對檔案進行保護，包括采用安全門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控、防火和防水設(shè)施等，確保檔案存放地點的安全和可靠性。同時，合理規(guī)劃檔案存儲空間，采用防塵、防潮和防蟲等措施，保持檔案的完好和可持續(xù)性。

其次，引入電子檔案管理系統(tǒng)并加強信息技術(shù)安全保護。采用加密技術(shù)、防火墻、訪問控制等措施，保證電子檔案的安全傳輸和存儲。同時，定期備份檔案數(shù)據(jù)，建立災(zāi)備機制，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

第三，加強員工的安全意識培養(yǎng)也至關(guān)重要。通過開展培訓(xùn)和教育，提高員工對檔案安全保密重要性的認(rèn)識，傳授正確的檔案處理和傳遞方式。

第四，完善制度建設(shè)。建立違規(guī)行為監(jiān)測機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全漏洞和風(fēng)險，建立健全的檔案安全管理制度和監(jiān)督機制，明確責(zé)任人，確保相關(guān)安全規(guī)定的執(zhí)行和落實；定期進行安全審核和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施；通過采取檔案安全保密措施，可以保護機構(gòu)和企業(yè)的檔案免受損失、泄露和濫用的風(fēng)險，確保檔案的保密性、完整性和可用性，進而維護機構(gòu)和企業(yè)的聲譽和利益。

3.4 提高從業(yè)人員的專業(yè)能力和服務(wù)意識

人才是企業(yè)人力資源檔案管理工作開展的保障，從業(yè)人員的專業(yè)能力和服務(wù)意識對于工作的開展具有重要作用。企業(yè)需要積極引進高水平高能力的工作人員，并且定期定時對其進行培訓(xùn)，一方面，及時更新檔案管理領(lǐng)域的新知識、新要求，推動檔案管理工作更好更快地發(fā)展；另一方面，加強對從業(yè)人員服務(wù)意識的培養(yǎng)，使其以飽滿的態(tài)度開展工作，切實增強服務(wù)意識，完善服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.5 加強人力資源檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理工作趨于封閉形式，企業(yè)與企業(yè)之間難以實現(xiàn)人力資源檔案信息的共享，這樣的工作模式不利于人力資源檔案管理未來的發(fā)展，不利于數(shù)據(jù)的發(fā)掘與利用。因此，檔案管理工作需要加快信息化建設(shè)進程，減輕工作人員的工作量，提高工作質(zhì)量和效率，規(guī)范工作流程。

4 結(jié)語

在保護檔案安全性方面，采取有效的措施至關(guān)重要。建立完善的權(quán)限管理制度、采取物理安全措施、引入電子檔案管理系統(tǒng)并加強信息技術(shù)安全保護，以及培養(yǎng)員工的安全意識，都是提升檔案安全性的關(guān)鍵。此外，建立健全的檔案安全管理制度和監(jiān)督機制，確保相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行和落實也是必要的。通過綜合應(yīng)用這些措施，可以有效地保護檔案的機密性、完整性和可用性，從而確保檔案的安全，維護機構(gòu)和企業(yè)的聲譽和利益。檔案安全保密不僅僅是一項法定要求，也是對組織的責(zé)任和承諾，值得我們持續(xù)關(guān)注和努力改進。

參考文獻

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