高職院校人事檔案完整性存在的問題及對策研究

范潔

摘 要：在高職院校中人事檔案管理工作的開展十分關(guān)鍵，人事檔案真實記錄了院校教職工的德能勤績表現(xiàn)，是高職院校開展人力資源管理的重要憑證。就目前來看，很多高職院校在人事檔案管理過程中依然存在不足之處，尤其是人事檔案完整性方面。鑒于此，本文分析了高等職業(yè)院校人事檔案完整性存在的主要問題，并就如何解決這些問題進行了探討，提出幾點有效對策。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校；人事檔案；完整性

隨著教育改革發(fā)展，我國涌現(xiàn)出了大批的職業(yè)院校，且在近年來贏得了跨越式發(fā)展，這也給職業(yè)院校人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。因現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)量不足，在檔案管理方面專業(yè)性不足、經(jīng)驗有限，高職院校在檔案管理過程中容易出現(xiàn)各項問題，尤其是人事檔案完整性方面。人事檔案是高職院校在人事管理活動中所形成的文件資料，其在人力資源管理中有著非常重要的作用，因此，必須采取有效措施解決這一問題，將此項工作在人力資源管理工作中的價值發(fā)揮出來。

一、高職院校人事檔案管理的重要性

高職院校人事檔案是其展開人力資源管理活動的重要工具，在人才任用、資格評審以及選拔中有著參考價值。

1.具備素質(zhì)證明及信息保存的價值

高職院校教職工的職稱、年齡、學(xué)歷及健康等多項信息被記錄在人事檔案中，教學(xué)成果、科研成果和職位變動等教學(xué)信息也會包含在人事檔案當中，而高職院校在人力資源招聘過程中需要對人事檔案進行調(diào)取和分析，并根據(jù)其人事檔案中記錄的教學(xué)教研、任職情況及原單位評價等綜合信息對人員素質(zhì)進行判斷。

2.人事關(guān)系變更憑證

在高職院校人員流動中，人事檔案有著重要作用，可以作為人事關(guān)系變更憑證。高職院校教職人員會出現(xiàn)工作方面的變遷，在進入新單位時需要同時帶入人事檔案，人事檔案可為其在工作變動之后的薪資待遇確定方面提供重要依據(jù)。高職院校教職人員在出現(xiàn)人事變動之后，均需要將人事檔案記錄的相關(guān)信息作為其薪資待遇等關(guān)系落實的依據(jù)，其中，記錄的時間、年齡、單位及工作年限等信息，直接關(guān)系到流動教職人員的切身利益。因此，在人事檔案管理過程中，如果檔案不完整或是出現(xiàn)丟失，那么，接收教職員工的新單位就無法兌現(xiàn)其工作待遇，這必然會對教職工的薪資待遇及工作帶來不利影響。

3.可以幫助高職院校開展人力資源預(yù)測

高效開展人事檔案管理工作，還可為人力資源管理提供數(shù)據(jù)依據(jù)，通過對人事檔案資料的分析和總結(jié)，能明確現(xiàn)階段高職院校人力資源結(jié)構(gòu)是否合理，在人員培養(yǎng)和引進方面是否合理，能否滿足現(xiàn)階段高職院校改革以及發(fā)展的需求。通過全面分析人事檔案內(nèi)容，系統(tǒng)了解現(xiàn)階段高職院校的人力資源結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上科學(xué)預(yù)測高職院校對于人才的需求，更有針對性地引進以及培育人才，使高職院校的人力資源結(jié)構(gòu)最優(yōu)化。

二、高職院校人事檔案管理要點

1.全面收集

高職院校人事檔案管理內(nèi)容較多，且呈現(xiàn)出多維度特征，這一工作開展關(guān)乎高職院校人才應(yīng)用職位調(diào)整以及自身建設(shè)發(fā)展，而想要最大程度地發(fā)揮人事檔案管理水平，確保檔案能真實、客觀地反映人才的全貌，高職院校在檔案收集過程中就必須確保其檔案信息具有及時性、全面性，使檔案數(shù)據(jù)信息價值最大化，也為高職院校人事管理奠定基礎(chǔ)。對于院校來講，全面收集人事檔案資料是非常重要的一項內(nèi)容，可采取縱向和橫向結(jié)合的收集模式，確保檔案信息資料收集的完整性和全面性。

2.準確鑒別

高職院校人事檔案管理涉及的數(shù)據(jù)信息量是非常龐大的，且這些數(shù)據(jù)并不是一成不變的，而是具有動態(tài)變化的特征，必須要能及時跟進與糾正。同時，還要做好真?zhèn)伪鎰e。因此，高職院校在人事檔案管理時還需采取精細化管理方式，秉承嚴謹態(tài)度來進行人事檔案材料的取舍，實現(xiàn)去偽存真。

3.有序整理

在信息化時代背景下，高職院校人事檔案管理工作也會應(yīng)用到信息化技術(shù)，使得人事檔案整理逐漸邁向信息數(shù)據(jù)整理階段，并實現(xiàn)了人事檔案收集水平的提升，使其管理朝著規(guī)范化以及系統(tǒng)化的方向發(fā)展。無論是傳統(tǒng)人工管理還是信息化管理，都必須要確保人事檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)有序整理、分類準確、目錄清晰且有序編排。

4.安全保管

完成人事檔案資料的收集、鑒別和整理之后，便要做好相應(yīng)的管理工作，人事檔案中記錄著多項內(nèi)容，包括高職院校教育者的經(jīng)歷、獎罰、薪資及職稱等，其本身屬于保密文件，必須高度重視人事檔案的安全保管工作，避免出現(xiàn)檔案泄露，而影響高職院校教職工的工作與生活。在人事檔案管理中一定要嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，按照高職院校規(guī)章制度展開保管，確保檔案管理的保密性和安全性。尤其在信息化建設(shè)背景下，高職院校檔案管理人員也要具備信息安全意識，做好檔案安全管理，避免人事檔案管理工作出現(xiàn)安全問題。

三、我國高職院校人事檔案完整性存在問題

完整的高職院校人事檔案應(yīng)包含多項內(nèi)容，如個人信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷水平、考核考察內(nèi)容和職務(wù)評聘，以及政治核審內(nèi)容、入黨情況、獎罰、工資待遇、任免聘用與退休情況等，包含上述內(nèi)容的人事檔案資料才具有完整性。同時，高職院校人事檔案完整性還體現(xiàn)在其時間的連續(xù)性方面。雖然，近年來我國高職院校加強了對人事檔案管理的重視程度，但在完整性方面依然存在較多問題。

1.缺乏能夠反映現(xiàn)實表現(xiàn)的檔案材料

通過對高職院校人事檔案管理情況調(diào)查分析后可以發(fā)現(xiàn)，很多高職院校都存在著人事檔案內(nèi)容雷同的問題，人事檔案中多是對歷史情況的反映，關(guān)于現(xiàn)實表現(xiàn)的資料內(nèi)容卻比較少。高職院校在人事檔案管理工作中會涉及多方面材料，現(xiàn)階段關(guān)于政治表現(xiàn)、工資情況以及職務(wù)任免的內(nèi)容均有收集，但針對教師業(yè)務(wù)能力、教研成果和專業(yè)特長等相關(guān)信息資料卻未能及時、全面地收集，導(dǎo)致高職院校檔案材料完整性不足，不能將教師的實際水平以及個性發(fā)展充分展現(xiàn)出來，也不能對教師隊伍的素質(zhì)進行充分評估。

2.學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不完整

高職院校在人事檔案管理過程中一定要高度重視學(xué)歷學(xué)位資料，需要明確其具體的歸檔要求，其中，要包括報考表、在校成績表、學(xué)籍表、學(xué)位審批表以及畢業(yè)鑒定表等，必須是能將教職工學(xué)習(xí)經(jīng)歷充分反映的原始材料。就現(xiàn)階段而言，大多數(shù)高職院校人事檔案在學(xué)習(xí)經(jīng)歷方面的內(nèi)容還存在不完整現(xiàn)象，關(guān)于大學(xué)階段以及高中階段的材料收集比較全面和完整，但關(guān)于研究生階段的材料卻存在著不規(guī)范或是缺失等問題，如一些資料只有學(xué)籍材料，但在報考材料方面卻存在缺失，無法將教職人員的入學(xué)情況充分反映出來。檔案資料當中缺少學(xué)位申報材料，在學(xué)位獲得方面也缺乏清楚的表述，這就無法將高職院校任教者的學(xué)習(xí)經(jīng)歷全面以及準確地反映出來。這些問題還會在一定程度上影響我國高職院校人事檔案內(nèi)容的完整性，導(dǎo)致人事檔案價值難以充分發(fā)揮。

3.內(nèi)容前后矛盾，時間不連續(xù)

（1）高職院校人事檔案中部分內(nèi)容會出現(xiàn)不符或是前后矛盾的問題，如人員檔案的年齡和出生日期在填報時出現(xiàn)不相符現(xiàn)象。（2）學(xué)習(xí)經(jīng)歷資料不完整，無法通過其來證明學(xué)歷。（3）檔案中一些相關(guān)材料在參加工作時間、年齡、出生日期及姓名填寫中出現(xiàn)了前后不一致的現(xiàn)象。（4）一些高職院校的教師在完成工作調(diào)動之后可能需要重新建檔，換單位之后其檔案就會出現(xiàn)部分缺失，使得檔案資料有空白期，造成人事檔案的憑證功能減弱。

四、提升高職院校人事檔案完整性的有效對策

1.在思想上引起高度重視

高職院校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對人事檔案管理工作的重要性有正確認知，只有思想上高度重視，并加強領(lǐng)導(dǎo)與部署，才能做好對人事檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保此項工作高效高質(zhì)開展，解決檔案資料不完整問題。高職院校應(yīng)建立專門的人事檔案管理室，為人事檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。如果高職院校人員允許，還可設(shè)立專職人事檔案管理工作人員。同時，還要加強對人員的培訓(xùn)，使其能明確人事檔案應(yīng)包含的各項內(nèi)容，以便更有針對性地展開此項工作，避免在檔案收集過程中出現(xiàn)不全面的問題。高職院校人事部門還要通過多種途徑進行宣傳，使各部門人員都能了解人事檔案管理的重要性和歸檔范圍，規(guī)范填寫人事檔案，避免檔案填寫出現(xiàn)前后矛盾和不相符現(xiàn)象，能在生成人事資料后第一時間給到院校人事部門，在對人事檔案管理效率進行提升的同時，確保檔案管理的完整性。

除此之外，高職院校還要進行人事檔案管理制度的建立和完善，提升制度覆蓋面，明確責(zé)任，并制定問責(zé)機制。對人事檔案管理制度執(zhí)行情況要動態(tài)監(jiān)督，確保各環(huán)節(jié)要素清晰。同時，還應(yīng)建立激勵機制，對積極配合人事檔案管理工作的人員給予精神和物質(zhì)方面的激勵，如物質(zhì)方面給予其經(jīng)濟獎勵，精神方面可給予表彰稱號，將各部門員工參與人事檔案管理的積極性充分調(diào)動起來，以此提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，增強人事檔案的完整性。

2.規(guī)范檔案管理

高職院校應(yīng)采取有效措施來規(guī)范人事檔案管理工作，針對人事檔案管理制定科學(xué)、統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和規(guī)劃，并要切實將其落實下去，通過標準化管理來簡化人事檔案工作，減少人事檔案管理工作付出的人力、物力資源，推動人事檔案管理技術(shù)水平和質(zhì)量的提升。同時，還要重新定義人事檔案的歸檔范圍。隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，高等職業(yè)院校在進行人事檔案管理工作時應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展不斷創(chuàng)新，調(diào)整傳統(tǒng)的人事檔案歸檔范圍，結(jié)合院校實際對部分項目進行增添或刪除，使人事檔案更加完整。通過結(jié)合自身實際與時代發(fā)展重新定義歸檔范圍，除了可以增強人事檔案內(nèi)容針對性外，也能清晰反映人事檔案的動態(tài)變化，以便于檔案管理人員隨時調(diào)整檔案內(nèi)容，使其完整性得到保障。此外，高職院校工作人員的崗位要求以及工作內(nèi)容也會出現(xiàn)些許變化，其人事檔案也要隨之變化，在人事檔案管理時還應(yīng)根據(jù)不同層次分層管理，增強檔案管理工作的有效性，確保檔案內(nèi)容的完整性。

此外，檔案規(guī)范管理不僅只是針對高職院校教職工，還包括對學(xué)生的人事檔案管理。例如，教育專業(yè)學(xué)生畢業(yè)后，應(yīng)對其學(xué)生檔案進行妥善保存，確保其處于密封的狀態(tài)，不可對檔案資料隨意拆封或是替換。若在畢業(yè)后未能及時進入學(xué)校工作，可將檔案先轉(zhuǎn)入人才流動機構(gòu)，避免隨身攜帶而丟失。同時，在就業(yè)過程中一旦單位發(fā)生變化，在進入新院校之后應(yīng)立即辦理檔案移交接收手續(xù)，避免人事檔案出現(xiàn)連續(xù)性不足的問題。

3.加強人事檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用在高職院校各項工作中，也包括檔案管理工作，先進技術(shù)應(yīng)用可為人事檔案管理高效高質(zhì)開展提供技術(shù)支撐，進一步推動人事檔案管理水平的提升。目前，仍然有部分高職院校在人事檔案管理時主要依靠傳統(tǒng)人工管理方式，導(dǎo)致檔案資料完整性和今后調(diào)用時存在一系列問題，如檔案資料收集不完整、無法及時進行檔案調(diào)閱，且在管理中可能會因為保存不當出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象。借助信息化技術(shù)開展人事檔案管理，能夠解決人事檔案資料缺失、管理效率低等問題。為此，高職院校應(yīng)意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，應(yīng)積極投入人事檔案管理信息化建設(shè)中，進行人事檔案管理信息軟件的安裝，結(jié)合實際情況建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，保障數(shù)據(jù)庫入庫信息的完整性和連續(xù)性，杜絕人事檔案出現(xiàn)內(nèi)容前后矛盾、時間不連續(xù)等問題。同時，人事檔案信息化管理還可以在審核檔案的完整性時更加快捷。

此外，檔案信息化管理要高度重視信息安全問題。針對高職院校檔案管理人員應(yīng)設(shè)計用戶登錄，需要在輸入密碼和賦權(quán)之后才能登錄，使其能借助信息化技術(shù)在線收集人事檔案文件材料。在完成對教職員工人事檔案的收集后開展數(shù)字化處理，在人事檔案管理系統(tǒng)中納入這些內(nèi)容，為之后人事檔案系統(tǒng)、規(guī)范管理提供基礎(chǔ)。同時，高等職業(yè)院校還要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，完成培訓(xùn)之后加強考核，將考核結(jié)果與其薪資等進行關(guān)聯(lián)，使其能積極投入信息化技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)中。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當有所創(chuàng)新，有機結(jié)合個人素質(zhì)進行信息化技術(shù)以及專業(yè)領(lǐng)域的培訓(xùn)，并采取理論培訓(xùn)和實踐結(jié)合的方式，不斷增強檔案管理人員的職業(yè)能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力。

五、結(jié)束語

總之，隨著我國高職院校人事制度的改革，人事檔案管理必須要朝著系統(tǒng)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，只有這樣才能確保人事檔案資料的完整性和真實性，將教職人員工作成績以及專業(yè)能力充分反映出來，為高等職業(yè)院校人力資源管理人才使用及晉升提供依據(jù)。為此，高職院校應(yīng)明確人事檔案管理現(xiàn)階段存在的問題，并采取有效措施提升人事檔案管理工作規(guī)范性，確保各項資料都能完整、真實地被收集。

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（作者單位：渭南職業(yè)技術(shù)學(xué)院）