淺談資料整理在檔案管理中的意義

鄭燕杰

摘 要：在新時期，隨著各行業(yè)檔案使用標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，推動檔案管理逐步向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。同時，資料整理在其中的作用也日漸凸顯。基于此，圍繞資料整理在檔案管理中的意義展開論述，概述資料整理與檔案管理的有關(guān)內(nèi)容，闡述資料整理在檔案管理中的重要性，分析在檔案管理工作中的資料整理現(xiàn)狀，并提出在檔案管理中充分發(fā)揮資料整理作用的對策。

關(guān)鍵詞：資料整理；檔案管理

隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理工作急需落實信息化建設(shè)，其中，資料整理工作在檔案管理信息化的推動下發(fā)揮著較大的作用及意義，促使檔案管理進(jìn)入利用計算機數(shù)據(jù)輸入來完成保存與管理的模式，給檔案資料的更好運用奠定堅實基礎(chǔ)，與現(xiàn)今的時代發(fā)展要求相符合。然而，從我國目前整體的檔案管理水平來看，其仍舊處在初級發(fā)展階段，相應(yīng)管理人才與數(shù)據(jù)資源均比較匱乏，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)也較為薄弱，阻礙檔案管理的可持續(xù)健康發(fā)展，必須引起全社會的關(guān)注與重視，讓資料整理在檔案管理中凸顯更為顯著的作用，快速提升檔案管理水平，為我國經(jīng)濟的良好建設(shè)與發(fā)展提供有效助力。

一、資料整理與檔案管理的相關(guān)概述

1.資料整理

資料的概念十分寬泛，主要包含經(jīng)濟效益、社會效益、市場前景、項目建設(shè)內(nèi)容及規(guī)模、投資份額、融資總額、人文條件、氣候環(huán)境、地理位置以及交通情況等各方面的資料。基于數(shù)據(jù)化和信息化的檔案建設(shè)背景，其中，資料整理工作也會逐漸朝著數(shù)據(jù)化和表格化的方向發(fā)展，針對資料整理工作的計算機數(shù)據(jù)分析也取得明顯發(fā)展。資料整理具體涵蓋對文字及數(shù)字信息資料的全面整理，實際的資料整理工作是以相關(guān)決策人員所提出的目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，利用科學(xué)性與合理性的方式方法，對資料內(nèi)容逐一進(jìn)行審查、檢驗、分類以及匯總，通過一系列的初步加工，能夠增強整體檔案資料的系統(tǒng)性與條理性，再集中、簡明化地將其中的情況全面反映出來。資料整理是開展資料研究與分析工作的重要前提和基礎(chǔ)保障，還是強化檔案資料質(zhì)量、提升資料運用價值所必須實行的一項工作，也是將檔案資料完好保存的必然要求，需要資料整理人員在工作中嚴(yán)格遵守各項相關(guān)性規(guī)章制度，積極提升自身對資料整理意義的認(rèn)識，及時轉(zhuǎn)變現(xiàn)有資料整理理念。

2.檔案管理

檔案管理是檔案部門就檔案資料實體以及檔案信息實施全面和直接管理，并提供利用服務(wù)的各類業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的總稱，在國家總體的檔案事業(yè)中占據(jù)著最為基礎(chǔ)的地位，是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)組成部分。其具體包括對檔案信息資料的搜集、整理、匯總、保管、鑒定、統(tǒng)計以及提供利用，可以根據(jù)實際工作環(huán)節(jié)劃分為基礎(chǔ)與利用兩部分內(nèi)容。

第一，檔案的產(chǎn)生主體有各類國家機構(gòu)、社會組織以及個人，由此可以看出，檔案工作存在多元性的特點。第二，因為產(chǎn)生主體的不同，生成檔案的不同所有權(quán)，也就是檔案資料分屬于國家、集體以及私人所有，其中，私人包含個人、家庭以及家族。從檔案來源角度來說，由于檔案產(chǎn)生于不同的主體，會服務(wù)于不同的社會活動，體現(xiàn)檔案資料具有廣泛性。第三，檔案還具有價值性的特性，價值性也可以理解為有用性。檔案擁有兩方面的基本價值，一是歷史憑證價值，以檔案資料的基本屬性以及檔案在內(nèi)容和形式等方面的特征為出發(fā)點，不難看出檔案具備真實性與可靠性，還具有極高的法律效力；二是情報信息價值，也就是常說的參考價值，這一層面可以從檔案信息儲備為出發(fā)點，可以發(fā)現(xiàn)檔案資料能夠為各項工作提供借鑒或參考。第四，檔案工作還擁有一項最基本的屬性，即原始記錄性。原始性主要指檔案資料是當(dāng)時以及當(dāng)?shù)刂苯釉诹n單位的各類職能活動中形成的歷史產(chǎn)物，它不是事后由相關(guān)工作人員根據(jù)歷史編纂的；記錄性是指從檔案資料的內(nèi)容上來看，其所記錄的是當(dāng)時或當(dāng)?shù)厮l(fā)生的某件事，以及當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)某件事物與做出某種行為的過程，還有最終產(chǎn)生的結(jié)果。從檔案資料的形式上看，檔案原件所具有的辦文特征與時代特色是任何資料內(nèi)容所無法替代的。

二、資料整理在檔案管理中的意義

1.有利于提升檔案資料的質(zhì)量

資料整理不僅是資料研究工作的基礎(chǔ)，還是儲存資料的客觀要求。資料整理人員在整理檔案資料的過程中，通過堅持真實性、完整性、準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)性以及系統(tǒng)性的原則，逐一落實與資料整理有關(guān)的收集、整理、保存、鑒定以及統(tǒng)計等各項環(huán)節(jié)，有助于為檔案資料的總體質(zhì)量提供保障。

2.有利于提高資料的使用價值

資料整理就是一個將檔案資料由表及里、由此及彼、去粗取精、去偽存真以及綜合提升的過程，其主要目的在于為國家及社會帶來更具全面化和便捷化的信息服務(wù)，而良好的資料管理工作有助于確保信息資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性與清晰性。由于以往傳統(tǒng)的資料整理工作所表現(xiàn)出的使用價值并不顯著，也沒有取得較為廣泛的使用范圍。因此，在目前信息化、數(shù)據(jù)化的檔案管理工作進(jìn)程中，有必要進(jìn)一步就現(xiàn)行的資料整理方式加以適當(dāng)調(diào)整，推動資料使用價值大幅度提升。并且，隨著資料整理工作日益發(fā)展，還有助于實現(xiàn)檔案資料價值的整體增強，進(jìn)一步優(yōu)化與完善檔案整理工作。

3.有利于不斷開發(fā)新的資料信息

在資料整理工作中，資料整理人員利用自身的智力及創(chuàng)造性思維，針對已有的資料內(nèi)容實施深化，能夠挖掘并開發(fā)出新的信息。具體來說，由于資料整理具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性以及獨特性等的特點，不能僅停留在資料保管層面，還必須高度重視檔案信息開發(fā)環(huán)節(jié)。在以往資料整理過程中，經(jīng)常會在具備真實性的依據(jù)下，根據(jù)主體歷史發(fā)展來落實記錄工作，而單就資料整理的獨特性而言，這一性質(zhì)的存在與其獨特的形式息息相關(guān)?；诖?，資料整理工作還有著客觀性和公正性的特性，也正是資料整理作為一項真實的記錄憑證而存在的原因，其才得以被保存并沿用。在整理檔案資料內(nèi)容的實際環(huán)節(jié)，因為資料與資料之間的內(nèi)在聯(lián)系性，會更加有助于資料整理人員經(jīng)過不斷研析，從而開發(fā)出新的信息。

三、資料整理在檔案管理中的現(xiàn)狀

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段在各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛滲透，應(yīng)用信息化技術(shù)不但可以有效提高生產(chǎn)和生活的效率，還可以為人們的高質(zhì)量生活及工作目標(biāo)的實現(xiàn)帶來高效助力。檔案管理是國家管理工作的重要組成部分，對檔案資料實施數(shù)據(jù)化和信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。因此，在檔案管理的資料整理中不斷引入最為先進(jìn)的信息技術(shù)手段，能夠全面助力資料整理工作高質(zhì)高效發(fā)展。在信息時代背景下，資料整理更多地會通過圖表的形式記錄，并對所記錄的內(nèi)容具有較高的要求，如必須具備嚴(yán)謹(jǐn)性與邏輯性，還要求資料整理工作設(shè)置相應(yīng)的規(guī)則，以期實現(xiàn)對檔案資料的扁平化管理，在過程中還需要不斷加強對資料管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而使其在資料整理工作的有序化開展中發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。然而，實際的情況是檔案資料整理工作在向信息化方向發(fā)展進(jìn)程中，存在著諸多問題和弊端，嚴(yán)重影響資料整理在檔案管理中更好地發(fā)揮作用。

1.資料整理工作信息化尚處在初級階段

不論對個人和單位，乃至社會來說，檔案信息資料都發(fā)揮著不可替代的重要作用，這就對資料內(nèi)容的真實性與準(zhǔn)確性提出更高的要求。然而，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案資料呈現(xiàn)出明顯的信息化管理趨勢，但發(fā)展速度還有待提升，仍處于初級發(fā)展階段。一是資料整理工作在與信息化有機結(jié)合進(jìn)程中，應(yīng)有的信息化人才儲備并不充足，難以及時給出針對化的解決方案；二是檔案資料整理工作欠缺足夠的人力、物力以及財力支持，以至于當(dāng)下的資料整理質(zhì)量及水平無法跟上社會的發(fā)展需求。

2.資料管理人員的管理意識及專業(yè)水平不高

首先，資料管理人員的管理意識不強，在檔案管理過程中，檔案資料的記錄和整理等相關(guān)工作內(nèi)容并沒有得到全體資料管理人員的重視，工作人員經(jīng)常在具體的工作環(huán)節(jié)隨意敷衍，通常不會深究原始檔案數(shù)據(jù)是否具有真實性，在很大程度上加大信息資料失真的風(fēng)險。還有的資料整理人員僅對檔案管理工作熟悉，而對計算機軟件的運行與數(shù)據(jù)分析方面知識缺乏了解及掌握，甚至是一竅不通。資料整理人員利用計算機對檔案資料進(jìn)行記錄與管理的過程中，如果遇到問題或故障，就很難在短時間內(nèi)得到解決，不利于檔案資料整理效率的進(jìn)一步提升；其次，多數(shù)資料整理人員的實際工作仍然是傳統(tǒng)的管理理念，相應(yīng)的專業(yè)技能較為匱乏，而且部分人員并沒有形成對信息化管理技術(shù)或手段的深入認(rèn)識，最大限度地降低資料整理的工作效率。并且，一些資料整理人員對單位的業(yè)務(wù)經(jīng)營范圍了解不充分，從而導(dǎo)致資料整理工作和單位業(yè)務(wù)開展相互脫節(jié)的情況，造成檔案管理的斷層局面。除此之外，資料整理人員在應(yīng)用計算機技術(shù)方面的能力普遍較低，難以符合信息化、數(shù)據(jù)化檔案管理要求。

3.對資料整理在檔案管理中的作用認(rèn)識不夠

在多數(shù)情況下，很多單位在構(gòu)建檔案過程中，仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案建設(shè)思路，針對原始資料的歸集與整理較為粗淺，還缺乏較強的邏輯性，資料所屬部門的人員與檔案管理人員之間的工作出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)，其他相關(guān)職能部門在計算機存儲和數(shù)據(jù)分析方面的認(rèn)識比較欠缺，以至于部分檔案沒有構(gòu)建與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，檔案工作不能夠及時發(fā)揮作用及價值，致使其邊緣化現(xiàn)象十分明顯，這與資料整理工作的初衷相背離，容易給后續(xù)檔案資料的使用帶來一定影響。

四、充分發(fā)揮資料整理在檔案管理中的作用

隨著信息化技術(shù)不斷發(fā)展，給檔案管理的工作方式帶來尤為顯著的變化。以往傳統(tǒng)的檔案管理模式和資料整理模式已無法滿足當(dāng)下資料整理工作的開展需求，對此，工作人員陸續(xù)開始利用計算機進(jìn)行資料整理工作，使資料整理工作的質(zhì)量與效率取得較大提升。為了確保資料整理能夠更快與更好地適應(yīng)信息化檔案建設(shè)的要求，各單位應(yīng)著力建立具備信息化與數(shù)據(jù)化的資料管理模式，以此為檔案管理效率的提升提供實質(zhì)性幫助。

1.建立檔案管理隊伍，確保資料整理扁平化

要想推動檔案資料整理工作順利開展，就必須要積極落實對檔案管理團隊的建設(shè)。加強檔案管理團隊建設(shè)，不僅能夠更好地保障資料管理的扁平化，還能夠促進(jìn)資料管理工作效率的整體提升。第一，組建更具專業(yè)性的檔案管理團隊。專業(yè)化的檔案管理隊伍是有效提高資料整理質(zhì)量及效率的必要條件。資料整理工作并非獨立的，與各職能部門之間均有較大關(guān)系，對此，需要資料整理人員在工作中加強與有關(guān)部門的有效溝通，以此來全方位收集各類零散的信息資料；第二，構(gòu)建更具信息化的檔案管理團隊，提升資料整理的速度。在通常情況下，現(xiàn)代化資料整理工作離不開計算機技術(shù)的支撐，針對實際的資料整理工作內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)做到能夠靈活應(yīng)用先進(jìn)的計算機技術(shù)，從而推動信息化資料整理工作更好地實施。同時，通過信息化的檔案管理團隊，可以幫助資料整理人員實現(xiàn)對信息資料的全面和精準(zhǔn)整理，將檔案資料的實際效用充分發(fā)揮出來。

2.積極引入信息技術(shù)，推動資料整理數(shù)據(jù)化

對于具體的資料整理工作來說，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)是十分有必要的。通過搭建現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)信息檔案，在之后的工作中加強對其全面應(yīng)用，進(jìn)一步激發(fā)其在社會服務(wù)中的有效作用。新的發(fā)展形勢給資料整理工作提出更為嚴(yán)格的要求，在此狀況下，資料整理質(zhì)量與水平的高低將會對檔案管理工作的整體質(zhì)量產(chǎn)生影響。因此，要求各單位在檔案管理工作中積極推進(jìn)信息技術(shù)和資料整理工作的統(tǒng)一性，不斷提升資料整理的實際水平，從而為資料整理的數(shù)據(jù)化發(fā)展提供有效的助力。

3.規(guī)范資料整理流程，保證資料整理高效化

資料整理工作人員在整理相關(guān)資料過程中，務(wù)必要嚴(yán)格遵守《檔案法》有關(guān)規(guī)定，及時建立兼具標(biāo)準(zhǔn)性與專業(yè)性的管理制度，并積極構(gòu)建規(guī)范性的管理流程，確保資料整理工作高效實施。不僅如此，為了保證資料整理水平的全面提升，有必要建設(shè)科學(xué)化和合理化的考核與激勵機制，最大限度地調(diào)動資料整理人員的工作積極性，并督促他們在各項工作環(huán)節(jié)做到全身心投入。

五、結(jié)語

綜上所述，文章以資料整理在檔案管理中的意義為中心，通過對資料整理與檔案管理的有關(guān)內(nèi)容闡述，使相關(guān)人員全面了解這兩項工作，通過對資料整理在檔案管理中的重要性概述，能夠使相關(guān)人員深刻意識到資料整理工作的重要意義，對檔案管理中存在的問題分析，能夠使資料整理人員充分認(rèn)識到自身工作的不足，對切實發(fā)揮資料整理在檔案管理中的作用總結(jié)，能夠為之后資料整理工作的更好開展提供有效參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓曼茹.檔案管理信息化建設(shè)思考[J].蘭臺內(nèi)外，2022（34）：13-15.

[2]張曉瓊.淺談如何做好單位文書檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2022（32）：46-48.

[3]孫寶鳳.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用效益分析[J].現(xiàn)代審計與會計，2022（09）：12-13.

[4]賈睿涵.淺談資料整理在檔案管理中的意義[J].居業(yè)，2019（09）156-157.

[5]鄭倩倩.淺談如何做好項目檔案管理[J].城建檔案，2016（05）：50-52.

[6]陳 釗.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017（33）：156-157.

[7]邢賀艷.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路[J].智庫時代，2018（48）：22-23.

[8]張紅霞.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：79-80.

[9]李 莉.檔案管理信息化背景下檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].城建檔案，2018（03）：95-96.

[10]關(guān) 宇.公園檔案管理的特點及管理措施研究[J].山西青年，2019（13）：219.

[11]馮 芳.公路檔案管理的信息化建設(shè)研究[J].祖國，2019（12）：123-124.

[12]張 寧.科研院所檔案管理存在的問題及對策[J].科技視界，2018（30）：282-283.

（作者單位：臨沂市不動產(chǎn)登記交易中心）