探析城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理

顧宗全

摘 要：在信息化全面覆蓋的時代背景下，城建紙質(zhì)檔案和電子檔案之間相互否定的特征已經(jīng)逐漸弱化，進而轉換為兩者的融合發(fā)展與并行管理，此類管理方式能夠最大程度上發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢，提高檔案資源管理與整合的效率?；诖?，從城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的必要性、紙質(zhì)檔案和電子檔案的特征、城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的策略三方面展開論述，旨在為檔案管理部門提供理論指導。

關鍵詞：城建；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理

城建紙質(zhì)檔案主要是以紙張為載體，記錄城市建設各類有效信息的檔案形式；電子檔案主要是以計算機為載體，輸入城建相關的復雜信息，方便信息管理者查閱和保存的檔案形式。當前，我國處于數(shù)字化和信息化發(fā)展時代，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理方式也需要緊跟時代發(fā)展的潮流，創(chuàng)新管理方式，提高紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的互補，推動兩者協(xié)調(diào)發(fā)展，為城市建設提供有效的信息支持。

一、城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的必要性

在信息化高速發(fā)展的新形勢下，我國的城建行業(yè)已經(jīng)步入了全新的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案管理方式也需要改革與創(chuàng)新，在信息技術的幫助下，電子檔案的應用越來越廣泛。雖然電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式更方便、快捷，但紙質(zhì)檔案本身具備的特征是電子檔案無法替代的。對兩者進行對比分析，可以看出，紙質(zhì)檔案是真實存在的物品，能夠準確記載歷史信息和重要信息，在歷史信息方面比電子檔案的信服力更高，利用紙質(zhì)檔案能夠幫助城建部門構建完整的歷史信息體系；而電子檔案能夠提高檢索和查詢效率，有效減少檔案管理人員的工作壓力，還能對電子檔案進行加密處理，保證檔案信息的完整性和私密性。所以，在城建檔案管理工作的開展過程中，必須準確分析兩類檔案管理形式的特征和缺陷，根據(jù)城建管理的實際情況及時調(diào)整檔案管理方式，推進紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并行管理，融合兩者的優(yōu)勢，推動城建行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的特征概述

1.紙質(zhì)檔案的特征

紙質(zhì)檔案管理模式的特征主要有以下三點：第一，紙質(zhì)檔案具有直觀性。紙質(zhì)檔案所記錄的信息一般只有文字和圖片信息，不確定的信息內(nèi)容不會被記錄，信息的準確性與直觀性較強，且不需要利用計算機或其他工具，隨時隨地可以閱讀。第二，紙質(zhì)檔案具有真實性與還原性。紙質(zhì)檔案一般是某時間段特定事件的實時記錄，當記錄生成后，內(nèi)容和數(shù)據(jù)一般無法更改，從根本上保證信息的真實性與有效性，這也是紙質(zhì)檔案得以沿用的根本原因。第三，紙質(zhì)檔案具有權威性。城建紙質(zhì)檔案的建立需要相關機構進行鑒定和審核，在紙質(zhì)檔案中會包含單位公章和負責人簽名，其他人員無法作假，所以，一般的權威性文件都是紙質(zhì)檔案的形式。

2.電子檔案的特征

電子檔案管理模式的特征可以概括為以下四點：第一，電子檔案具有方便性。電子檔案是經(jīng)過計算機進行信息輸入與處理之后儲存的，管理人員在查詢信息時只需要輸入關鍵字符就能夠隨時查閱到所需的數(shù)據(jù)信息，簡化傳統(tǒng)的查詢步驟，提高信息檢閱的效率。第二，電子檔案具有多樣性。電子檔案存儲的載體是多種多樣的，如光盤、U盤等，與紙質(zhì)檔案單一載體不同，其檔案的容量更大，體積不大，電子檔案能夠節(jié)省檔案存儲空間，有效改善紙質(zhì)檔案存儲空間不足的問題。第三，電子檔案具有效率性。電子檔案與紙質(zhì)檔案最大的不同就是處理方式的不同，紙質(zhì)檔案一般是利用人工進行收集與處理，而電子檔案則是運用計算機直接處理檔案信息，減少人工分類與存檔兩個工作環(huán)節(jié)，大大提高檔案管理的效率。第四，電子檔案具有穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案在管理過程中，受環(huán)境的影響比較大，可能會出現(xiàn)損壞、受潮和蛀蟲等現(xiàn)象，電子檔案以電子數(shù)據(jù)為載體完美解決紙質(zhì)檔案的缺陷，提高檔案信息的穩(wěn)定性。

三、城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的策略

1.創(chuàng)新檔案管理模式

在城建檔案管理過程中實施紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的工作模式時，必須及時創(chuàng)新與改善檔案管理模式。首先，在開展城建檔案工作時必須緊跟時代發(fā)展的潮流，在選擇各類檔案管理方式時要充分利用此類檔案的顯著優(yōu)勢，根據(jù)新的管理機制規(guī)范工作人員的管理行為。在城建檔案管理工作具體的開展過程中，可以將紙質(zhì)檔案作為信息載體，工作人員對紙質(zhì)檔案進行歸納與整理，積極融入先進的電子檔案，利用電子檔案進行分檔，提高檔案管理工作的科學性和實效性，促進檔案管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。值得注意的是，城建檔案管理過程中還需要關注企業(yè)的發(fā)展狀況以及管理工作重心，及時優(yōu)化與調(diào)整檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理模式與企業(yè)發(fā)展的完美融合。當前，紙質(zhì)檔案和電子檔案是互相依存、互相補充的關系，在實施兩者并行管理過程中，需要發(fā)揮各類檔案管理形式的優(yōu)點，利用互補性有效規(guī)避檔案管理過程中存在的問題與缺陷。在建立檔案管理制度時，需要提升管理人員的綜合能力，在檔案管理工作過程中有據(jù)可循，規(guī)范檔案管理過程的數(shù)據(jù)收集、存儲、審核及檢閱等環(huán)節(jié)，提高管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，幫助管理人員協(xié)調(diào)紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理過程，有效保障檔案管理模式符合時代發(fā)展的需求，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的協(xié)調(diào)性，并逐步構建完整的檔案管理體系，提升城建檔案管理工作的落實效果。雖然電子檔案的優(yōu)勢比較顯著，但在城建檔案并行管理的過程中不能弱化紙質(zhì)檔案的管理與實施，這就要求相關部門必須結合實際情況，完善與優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案信息的真實性與有效性，并延長檔案的保存期限。

2.改變傳統(tǒng)的檔案管理理念

要想提高城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的實施效果，管理人員必須積極改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，解放思想，促進檔案管理的科學性。從實際情況來看，大部分城建檔案管理人員都比較年長，他們能夠熟練掌握紙質(zhì)檔案管理的方法，利用豐富的經(jīng)驗可以準確歸檔與處理紙質(zhì)檔案，但對電子檔案的管理不夠熟悉；對其他新入職人員來說，他們的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗不足，對電子檔案的管理方法更加熟悉，他們能夠利用信息化技術實時歸納與整理電子檔案。因此，在城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的過程中，必須轉變檔案管理者的工作理念，加強新老員工之間的有效溝通與聯(lián)系，使其正確認識到電子檔案和紙質(zhì)檔案的異同點，并根據(jù)具體的特征推動二者的并行管理進度。對城建部門來講，必須提高對城建檔案管理工作者的重視，加強對檔案管理人員的培訓與管理，不僅要幫助老員工學習先進的計算機技術，還要提高新員工對紙質(zhì)檔案的歸納與整理能力，從整體上提高檔案管理人員的專業(yè)能力，幫助傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式的有效融合，促使各類檔案管理方式發(fā)揮應有的價值，提高城建檔案管理工作的水平。

3.建立健全檔案管理制度

對任何管理工作來講，管理制度的建立都是工作開展的基礎，城建檔案管理工作也不例外。城建檔案管理制度的實施，能夠有效提高管理人員的工作規(guī)范性，為檔案信息的完整性與準確性提供基礎保障。城建檔案中的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間是不可替代的，為了避免兩者并行管理過程中產(chǎn)生沖突，管理人員必須針對管理現(xiàn)狀制定合理的管理制度，提高紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的質(zhì)量。從實際工作過程來看，健全的檔案管理制度能夠優(yōu)化檔案管理的相關環(huán)節(jié)，有效發(fā)揮管理人員在規(guī)劃和審批環(huán)節(jié)的優(yōu)勢特征。為提高檔案管理工作的合理性，城建檔案管理部門還需要結合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及時創(chuàng)新檔案管理模式，調(diào)整與優(yōu)化檔案管理制度，完善相關福利機制和獎懲機制，提高檔案管理者的工作積極性和高效性，從根本上避免檔案管理中問題的產(chǎn)生。與此同時，在建立檔案管理制度時，還需要提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，增強其責任意識，要求檔案管理工作的開展必須按照相關管理制度進行，按照管理制度對工作人員開展培訓，確保檔案并行管理過程中存儲、檢索和傳輸?shù)囊?guī)范性。此外，在建立管理制度時，還要注重管理人員的綜合素養(yǎng)，利用硬性規(guī)定促進管理人員充分掌握計算機信息技術，提高電子檔案管理的科學性，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理模式的實施。

4.營造檔案管理工作的競爭意識

在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的過程中，需要營造良好的競爭意識，激發(fā)管理人員的工作主動性與積極性，促進檔案管理工作的良性發(fā)展。通過對傳統(tǒng)檔案管理模式的調(diào)查分析，可以看出，以往在檔案管理工作中由于缺乏競爭意識，導致檔案管理工作在城建部門內(nèi)的存在感較弱，檔案管理人員的工作積極性不高，不利于提高管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，對檔案管理工作水平的提高造成阻礙，降低城建部門檔案管理的質(zhì)量。因此，現(xiàn)階段，城建檔案管理工作要想提高自身的重要程度，轉變領導層對檔案管理工作的認識，就必須營造競爭意識，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，進一步提高管理者對檔案管理的重視，充分發(fā)揮檔案管理的實際價值，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展貢獻出有效的數(shù)據(jù)支持。與此同時，企業(yè)提高對檔案管理的重視，能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營過程中所存在的缺陷和潛在風險，并提出合理的解決措施。此外，城建檔案管理部門營造良好的競爭氛圍，能夠促使管理人員積極主動地提高自身的綜合素質(zhì)，摒棄消極情緒，改善工作形式化。管理人員必須根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，制定詳細的管理制度，并提高管理制度的落實力度，利用競爭意識避免管理模式與實際管理方式不符合的現(xiàn)象。要想全面提升檔案管理人員的競爭意識，城建部門還需要健全相關的管理制度，按照檔案管理部門人員的需求，完善相關考核標準，為提高檔案管理人員的工作質(zhì)量和服務水平奠定良好的基礎。檔案管理部門，要采取客觀的考核制度，多方面、多角度地分析檔案管理人員的專業(yè)能力，保證考核制度的全面性與公平性。由于電子檔案所涉及的內(nèi)容比較復雜，利用的技術較寬泛，要想全面提高工作人員的競爭能力，就必須不斷提高檔案管理者的專業(yè)能力和技術水平，利用硬性要求促使他們不斷鞏固專業(yè)知識，并主動學習先進的計算機技術，提高自身的綜合素質(zhì)，為城建檔案管理部門營造良好的競爭意識提供保障。

5.提高檔案管理人員的綜合能力

目前，城建檔案管理部人員普遍存在工作理念落后且工作模式科學性不足的問題，在開展檔案管理工作時，一般都沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有熟練掌握電子檔案的管理技巧，且紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理模式的落實效果不好，從而導致城建檔案整體的管理水平偏低。對城建檔案管理部門來說，若想全面提高檔案管理的科學性與有效性，必須提高對工作人員培訓工作的重視，健全部門招聘機制、培訓考核機制和獎懲機制等，引入高質(zhì)量人才，提高現(xiàn)有員工的專業(yè)能力和思想意識，解除傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，轉變工作人員的檔案管理理念，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的完美融合。對檔案管理人員來說，必須樹立與時俱進的思想意識，緊跟時代發(fā)展的潮流，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和對計算機等電子設備的操作水平，在精準管理紙質(zhì)檔案的基礎上，提高對電子檔案管理的技術，進而提高紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的實施效果。值得肯定的是，無論是傳統(tǒng)的城建紙質(zhì)檔案，還是新時代的城建電子檔案，都需要依靠人工來完成各類檔案的管理工作，在檔案管理的工作過程中，從事檔案管理工作人員的管理理念、工作模式以及綜合能力對檔案管理的質(zhì)量影響很大，如果工作人員的管理能力不足，就會造成檔案管理工作的科學性與有效性降低。

因此，城建部門在開展檔案管理工作之前，要對管理人員的專業(yè)能力進行考核，確保管理人員的管理理念與學習意識較強，檔案管理工作者通過測試之后，才能實際開展城建檔案管理工作，若管理人員通不過測試，部門需要加強對其培訓與引導，增強其創(chuàng)新意識與思想覺悟。在企業(yè)對檔案管理人員進行培訓時，要幫助員工學習更先進的檔案管理理念、檔案管理模式和檔案處理方法等，對不同層次的管理人員分別建立合理的培訓機制，從整體上實現(xiàn)檔案管理人員綜合能力持續(xù)提高的目的。在開展培訓工作時，還要選擇適合員工發(fā)展的培訓方式，轉變傳統(tǒng)的培訓方式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術建立網(wǎng)上培訓平臺，為檔案管理人員的學習提供便捷，并在培訓結束后及時考核，當發(fā)現(xiàn)培訓效果不理想時，要提高監(jiān)管力度，設置考核標準，進一步提升培訓管理的落實效果，為檔案管理人員綜合能力的提高提供保障。

四、結語

綜上所述，對城建檔案來說，紙質(zhì)檔案與電子檔案分別發(fā)揮著不可替代的優(yōu)勢和作用，為了提高城建檔案管理水平，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的互補，檔案管理部門必須創(chuàng)新檔案管理模式，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，建立健全檔案管理制度，營造檔案管理工作的競爭意識，提高檔案管理人員的綜合能力，從整體上促進城建紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理，進一步提高城建檔案管理的工作質(zhì)量。

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（作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心）