人才服務(wù)中心做好人事檔案管理的研究

杜艷華

摘 要：人才服務(wù)中心做好人事檔案管理的重要性，不僅體現(xiàn)在其是用人單位選賢任能的重要依據(jù)，也是實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的重要保障。但是，個(gè)別人才服務(wù)中心在人事檔案管理工作中存在不當(dāng)之處，包括對(duì)人事檔案管理的資源投入相對(duì)有限，且管理形式較為刻板，工作成效也有所不足。這些問(wèn)題都會(huì)不同程度制約人事檔案管理工作提質(zhì)增效。因此，新時(shí)期人才服務(wù)中心做好人事檔案管理需要提高認(rèn)識(shí)水平并不斷完善制度建設(shè)，充分利用信息技術(shù)降低管理成本，提升工作效能。同時(shí)，還需要暢通信息反饋渠道，密切溝通交流，保持彈性優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：人才服務(wù)中心；人事檔案；管理

人才服務(wù)中心的人事檔案主要來(lái)自社會(huì)求職者與高校畢業(yè)生，這些檔案往往具有數(shù)量眾多且流動(dòng)頻繁的主要特點(diǎn)。同時(shí)，人事檔案不僅記載著求職者社會(huì)關(guān)系、受教育程度和學(xué)歷水平等基礎(chǔ)性資料，也反映著一個(gè)人的工作能力、職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)等級(jí)。不少用人單位通過(guò)人事檔案了解和掌握目標(biāo)人才“德能勤績(jī)”等主要信息。在城鄉(xiāng)人口加速自由流動(dòng)的時(shí)代背景下，人才服務(wù)中心人事檔案管理所處的環(huán)境日益復(fù)雜，承擔(dān)的任務(wù)愈發(fā)繁重。無(wú)論是從影響人力資源有序流動(dòng)的微觀視角，還是從建設(shè)人才強(qiáng)國(guó)的宏觀角度審視，新時(shí)期，人才服務(wù)中心需要做好人事檔案管理，要基于更加系統(tǒng)和規(guī)范的管理實(shí)踐，推動(dòng)人事檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效。

一、人才服務(wù)中心做好人事檔案管理的重要性

1.用人單位選賢任能的重要依據(jù)

人事檔案是記錄人才基本社會(huì)關(guān)系、受教育情況、工作經(jīng)歷及職業(yè)技能等主要信息的重要載體。求職者利用人事檔案展示自身能力水平，用人單位則依靠人事檔案選擇符合條件的目標(biāo)人才。特別是對(duì)具有公共性質(zhì)的企事業(yè)單位而言，人事檔案可以對(duì)目標(biāo)人才的德、能、勤、績(jī)進(jìn)行較為全面、立體的展示，從而為用人單位選賢任能提供翔實(shí)且客觀的依據(jù)。

由此可見(jiàn)，人才服務(wù)中心做好人事檔案管理將為用人單位提供更加準(zhǔn)確和可靠的信息參照，不僅有助于求職者盡快找到心儀的工作崗位，也有利于用人單位減少盲目招聘或隨意招工的風(fēng)險(xiǎn)隱患。更重要的是，在國(guó)家機(jī)關(guān)招考公務(wù)員時(shí)，人事檔案是嚴(yán)格背景調(diào)查不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。人事檔案管理將在很大程度上影響公務(wù)員招考的可靠性和有效性，這也是人才服務(wù)中心強(qiáng)化人事檔案管理的重要意義。

2.促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置

隨著全社會(huì)范圍內(nèi)徹底解除人員自由流動(dòng)的限制，城鄉(xiāng)之間、地區(qū)之間人員流動(dòng)不僅愈發(fā)頻繁，且數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)。各類人員流動(dòng)的目的不僅在于滿足對(duì)美好生活的向往，也是為了向社會(huì)展現(xiàn)自身的才干與能力。不過(guò)，相較于專業(yè)機(jī)構(gòu)在信息獲取方面的巨大優(yōu)勢(shì)，個(gè)人的求職活動(dòng)不僅受到更多因素的限制，也存在更大程度的盲目性和隨意性。

與此同時(shí)，用人單位則需要在海量求職人群中挑選符合本單位要求的目標(biāo)人才。然而，僅僅依靠用人單位自身力量選擇人才不僅耗時(shí)費(fèi)力，且人力資源經(jīng)理的從業(yè)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、情緒心態(tài)等因素具有一定局限性。特別是在完全依靠人力資源經(jīng)理主觀判斷的模式下，“看走眼”的風(fēng)險(xiǎn)隱患始終存在。

因此，求職者、用人單位格外需要人才服務(wù)中心發(fā)揮專業(yè)機(jī)構(gòu)的專業(yè)性。借助機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、資源及技術(shù)，人才服務(wù)中心能夠以更少成本、更快速度和更高效率尋找目標(biāo)人才并促進(jìn)人崗匹配。在此過(guò)程中，人事檔案發(fā)揮了至關(guān)重要的橋梁紐帶作用。

換言之，基于人事檔案記錄信息的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性，人才服務(wù)中心可以理性、客觀、全面地做出判斷。經(jīng)過(guò)人才服務(wù)中心的考察與篩選，求職者與用人單位面對(duì)面時(shí)往往更加心中有數(shù)，不僅能夠在更大程度上節(jié)省雙方的時(shí)間成本和隨機(jī)成本，也有助于創(chuàng)造人盡其才、才盡其用的良好局面。這也是新形勢(shì)下人才服務(wù)中心做好人事檔案管理極其突出的意義和價(jià)值之一。

二、人才服務(wù)中心人事檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

1.資源投入相對(duì)有限

作為連接人才需求雙方的中間環(huán)節(jié)，人才服務(wù)中心具有至關(guān)重要的公共事務(wù)服務(wù)屬性。各地人才服務(wù)中心大多具有事業(yè)單位的本質(zhì)屬性，且基本依靠行政性撥款開(kāi)展日常管理與服務(wù)工作。因此，不少人才服務(wù)中心經(jīng)常需要在不同任務(wù)、項(xiàng)目之間統(tǒng)籌權(quán)衡，以使有限的資金用于最緊要、最重要的工作事項(xiàng)。相較之下，檔案管理處于較為后端環(huán)節(jié)，且多數(shù)情況下不存在特別事項(xiàng)或特殊任務(wù)，這種工作狀態(tài)常常造成投入人事檔案管理的資金或資源相對(duì)較少。尤其一些較偏遠(yuǎn)、欠發(fā)達(dá)或不發(fā)達(dá)地區(qū)的人才服務(wù)中心時(shí)常受限于資金不足的困境，進(jìn)而在投入人事檔案管理層面的資源更加捉襟見(jiàn)肘。

正是在這種較為局促的狀態(tài)下，一些人才服務(wù)中心人事檔案管理長(zhǎng)久以來(lái)因陋就簡(jiǎn)，在勉強(qiáng)維持基本工作模式的境況下舉步維艱，不僅造成人事檔案管理機(jī)制與模式相對(duì)陳舊落后，也是阻礙管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效的重要原因。

2.形式相對(duì)刻板，成效有所不足

在較長(zhǎng)時(shí)期難以得到充足資金和資源投入的狀態(tài)下，部分基層人才服務(wù)中心在人事檔案管理工作中逐漸形成了較為刻板和單一的工作形式。比如，完全依靠人工作業(yè)處理越來(lái)越多的人事檔案，有限的工作人員與持續(xù)增加的檔案數(shù)量逐漸產(chǎn)生尖銳矛盾等。一方面，多數(shù)基層人才服務(wù)中心可用于檔案管理的工作人員數(shù)量本就相對(duì)匱乏，這會(huì)持續(xù)增加檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，最終超出管理人員工作負(fù)荷。另一方面，人手不足導(dǎo)致的后果不僅是辦事效率每況愈下，且人為疏忽造成的檔案缺失、損壞乃至遺失的問(wèn)題始終無(wú)法徹底解決。久而久之，一些基層人才服務(wù)中心在人事檔案管理工作領(lǐng)域會(huì)形成低質(zhì)低效的不良狀態(tài)。

近年來(lái)，隨著信息化管理成為各行各業(yè)管理優(yōu)化創(chuàng)新的主要發(fā)展趨勢(shì)，越來(lái)越多的基層人才服務(wù)中心逐步加快信息化轉(zhuǎn)型與改造。然而，有限的投入同樣制約著人事檔案管理信息化發(fā)展，這一問(wèn)題不僅體現(xiàn)在硬件設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代層面，也表現(xiàn)在自主開(kāi)發(fā)軟件能力不足、系統(tǒng)兼容性差及數(shù)據(jù)更新缺乏時(shí)效性等多個(gè)領(lǐng)域?？傊?，受到主客觀因素綜合影響，在推進(jìn)人事檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中，個(gè)別基層人才服務(wù)中心仍有較多困難和較大障礙。

三、人才服務(wù)中心做好人事檔案管理的主要策略

1.提高認(rèn)識(shí)水平，完善制度建設(shè)

與發(fā)布崗位信息和為求職者尋找人崗匹配的職位等窗口服務(wù)不同，人事檔案管理處于人才服務(wù)中心相對(duì)末端的工作環(huán)節(jié)。一些選擇非公單位或自由職業(yè)的求職者往往并不關(guān)注檔案問(wèn)題。加之社會(huì)人員流動(dòng)日益頻繁，部分人事檔案發(fā)送較為倉(cāng)促且缺少足夠詳盡的備檔管理，在各種主客觀因素疊加之下，人才服務(wù)中心遭遇人事檔案棄檔的情況與日俱增。久而久之，個(gè)別人才服務(wù)中心對(duì)于人事檔案管理的關(guān)注度有所降低，管理品質(zhì)和效率每況愈下的問(wèn)題漸成常態(tài)。

由此可見(jiàn)，做好人事檔案管理固然需要利用多種技術(shù)手段，但與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念卻是最終決定管理有效性的先決條件。因此，人才服務(wù)中心推動(dòng)人事檔案管理提質(zhì)增效需要提高認(rèn)識(shí)水平。只有切實(shí)改變得過(guò)且過(guò)等錯(cuò)誤觀念，人事檔案管理才能基于科學(xué)管理理念逐步提高管理的系統(tǒng)性與規(guī)范化。在此基礎(chǔ)上，要通過(guò)完善制度促進(jìn)人事檔案管理不斷實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和精準(zhǔn)化。

比如，完善檔案抽檢制度。在傳統(tǒng)模式下，人才服務(wù)中心人事檔案管理相對(duì)缺乏嚴(yán)密的質(zhì)量跟蹤監(jiān)測(cè)機(jī)制，也就是對(duì)人事檔案提交、保管、傳送等相對(duì)缺乏監(jiān)管，這會(huì)在很大程度上導(dǎo)致人事檔案管理各環(huán)節(jié)潛藏風(fēng)險(xiǎn)隱患。一旦形成積弊，人事檔案管理會(huì)產(chǎn)生難以估量的工作盲區(qū)與空白，將直接阻礙人才服務(wù)中心履職盡責(zé)。

完善檔案抽檢制度的具體內(nèi)容應(yīng)包括適當(dāng)增加抽檢頻率或數(shù)量，如將每年抽檢一次改為半年或按季度檢查，有需要的情況下也可以每月抽檢一次。抽檢人事檔案管理不僅需要檢查檔案的完整性，也要檢查提交、保管和傳遞檔案等步驟與環(huán)節(jié)記錄的全面性。

又如，結(jié)合本地實(shí)際完善閉環(huán)管理機(jī)制。盡管不同地區(qū)人才服務(wù)中心在人事檔案管理制度設(shè)計(jì)方面存在一定差異，但從求職者提交工作申請(qǐng)到最終被錄用，人事檔案最終應(yīng)當(dāng)落地為用人單位。因此，從人才服務(wù)中心收到檔案直至用人單位落實(shí)保管責(zé)任，人事檔案才算完成一次閉環(huán)管理，這也是人事檔案管理部門落實(shí)職責(zé)使命的全部過(guò)程。不同地區(qū)人才服務(wù)中心應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際進(jìn)一步細(xì)化人事檔案管理各項(xiàng)機(jī)制，要盡快完善承上啟下、環(huán)環(huán)相扣的鏈?zhǔn)街贫润w系，最終實(shí)現(xiàn)點(diǎn)到點(diǎn)、端到端的閉環(huán)管理，這也是人才服務(wù)中心人事檔案管理防止人為疏忽導(dǎo)致各種錯(cuò)誤問(wèn)題的重要措施。

2.充分利用信息技術(shù)降低管理成本，提升工作效能

在信息時(shí)代大背景下，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)加快管理升級(jí)的根本前提與最強(qiáng)抓手，只有盡快將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，人事檔案管理才能從根本上杜絕人工作業(yè)低質(zhì)低效的不良現(xiàn)象。不僅如此，在信息技術(shù)支持下，人才服務(wù)中心人事檔案管理能夠最大限度地降低管理成本并提升工作效能。這是由于信息化管理模式能夠?qū)⒔^大部分簡(jiǎn)單、機(jī)械、重復(fù)性勞動(dòng)遷移至平臺(tái)，由平臺(tái)預(yù)設(shè)程序?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化管理，使有限的工作人員可將大部分時(shí)間和精力用于監(jiān)督、檢測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)。

一方面，原有紙質(zhì)檔案盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。即要將傳統(tǒng)模式下用紙質(zhì)載體記錄的人事檔案全部轉(zhuǎn)換為信息化模式。無(wú)論是通過(guò)數(shù)字文檔轉(zhuǎn)換還是利用掃描技術(shù)，無(wú)紙化將是人事檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)與根本要求。

另一方面，深化與地方政府管理部門合作，從源頭開(kāi)展電子檔案填制與報(bào)送管理。各地人才服務(wù)中心應(yīng)深化與當(dāng)?shù)卣芾聿块T的協(xié)同合作，由地方政府牽頭，聯(lián)絡(luò)本地區(qū)各高校、社區(qū)及街道，全面推廣人事檔案電子版本。求職者可從政府網(wǎng)站和人才服務(wù)中心公眾號(hào)等多渠道下載電子檔案標(biāo)準(zhǔn)格式，填寫后提交至人才服務(wù)中心檔案管理平臺(tái)。人才服務(wù)中心檔案管理中心負(fù)責(zé)收集、整理并做好存貯保管。一旦求職者得到工作崗位并簽訂勞動(dòng)合同，用人單位即刻向人才服務(wù)中心發(fā)送請(qǐng)求信息，人才服務(wù)中心隨即向用人單位傳送人事檔案電子信息。

在越來(lái)越多新興職業(yè)層出不窮的狀態(tài)下，非傳統(tǒng)的工作機(jī)制與模式在一定程度上弱化了人事檔案的關(guān)鍵作用，但在信息化管理大背景下，電子版本的人事檔案也能以更為低廉、便捷和安全的方式緊隨求職者工作變動(dòng)而調(diào)動(dòng)。一旦求職者需要向用人單位提出職務(wù)申請(qǐng)，電子版本的人事檔案便能在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)用人單位，這對(duì)求職者本人及用人單位而言都有極其重要的作用與價(jià)值。

3.暢通信息反饋渠道，密切溝通交流，保持彈性優(yōu)化

人事檔案伴隨求職者職業(yè)生涯全周期，即使在很長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不曾發(fā)揮明確作用，但關(guān)鍵時(shí)刻不可或缺。作為人事檔案集中管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)之一，人才服務(wù)中心做好人事檔案管理，不僅需要遵循本單位內(nèi)部章程要求，也需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。尤其當(dāng)求職者、用人單位等需要人事檔案發(fā)揮更多獨(dú)特作用時(shí)，人才服務(wù)中心當(dāng)順應(yīng)環(huán)境變化客觀要求，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化創(chuàng)新。這就需要人才服務(wù)中心人事檔案管理不斷深化與求職者及用人單位的聯(lián)系，要通過(guò)暢通信息反饋渠道始終保持與各方的密切溝通交流。在此基礎(chǔ)上，要始終保持對(duì)人事檔案管理機(jī)制與模式彈性優(yōu)化，從而不斷提升人事檔案管理的品質(zhì)與效能。

比如，不斷豐富線下與線上溝通交流的形式與內(nèi)容。一些基層人才服務(wù)中心雖然預(yù)留了咨詢電話和電子郵箱等聯(lián)系方式，然而，電話頻繁占線和郵箱回復(fù)滯后等問(wèn)題較為突出。這些問(wèn)題不僅嚴(yán)重阻礙人事檔案管理優(yōu)化工作方式方法，也會(huì)在很大程度上降低求職者和用人單位的感知體驗(yàn)。在電話和郵箱基礎(chǔ)上，盡快開(kāi)通微信公眾號(hào)和人才服務(wù)中心網(wǎng)站，打造本地人才服務(wù)中心App。此外，應(yīng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端與固定端同步更新，確保數(shù)據(jù)信息傳輸及時(shí)、完整和準(zhǔn)確，對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)與核心內(nèi)容可實(shí)現(xiàn)文字與語(yǔ)音的自由轉(zhuǎn)換，充分利用并不斷優(yōu)化智能客服機(jī)器人功能，確保最大限度地滿足同一時(shí)段大量用戶的相同需求等。

應(yīng)視本地情況實(shí)現(xiàn)分級(jí)服務(wù)。即可結(jié)合歷史經(jīng)驗(yàn)按個(gè)人、單位的問(wèn)題或意見(jiàn)分為普通處理、緊急處理和加急處理等若干級(jí)別，如錯(cuò)誤信息更正和傳送時(shí)效要求高等特殊請(qǐng)求，可列入緊急或加急處理級(jí)別。各級(jí)別處理時(shí)限可按一定比例縮減，但均需堅(jiān)持首問(wèn)負(fù)責(zé)制。同時(shí)，每處理完成一件咨詢或申請(qǐng)任務(wù)后，應(yīng)間隔適當(dāng)時(shí)間網(wǎng)絡(luò)回訪或電話回訪。其中，列入緊急與加急級(jí)別的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)主要采用電話回訪，并做好電話回訪的錄音存證。

每隔一段時(shí)間，人才服務(wù)中心應(yīng)召集包括檔案管理、部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)等在內(nèi)的機(jī)構(gòu)與人員組成考核評(píng)價(jià)小組，針對(duì)個(gè)人與機(jī)構(gòu)的咨詢、提問(wèn)及回復(fù)情況等開(kāi)展分析研判。若發(fā)現(xiàn)其中存在人事檔案管理機(jī)制或模式方面的缺陷或漏洞，應(yīng)在考評(píng)過(guò)程中提出整改或完善方案，待考評(píng)結(jié)束后及時(shí)優(yōu)化處理。

四、結(jié)束語(yǔ)

與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式下人事檔案管理一板一眼的嚴(yán)苛不同，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中自由擇業(yè)模式，不僅促使人事檔案流動(dòng)更加頻繁，也在很大程度上改變了人們對(duì)于人事檔案的觀念與看法。尤其在越來(lái)越多新興職業(yè)層出不窮、自由職業(yè)愈發(fā)流行的當(dāng)下，人事檔案一定程度上失去了不可或缺的核心地位。然而，在較為傳統(tǒng)的行業(yè)及一些特殊機(jī)構(gòu)、重要單位里，人事檔案依然發(fā)揮著選賢任能的根本作用。因此，新時(shí)期人才服務(wù)中心做好人事檔案管理的前提在于端正思想、提高認(rèn)識(shí)，要始終秉承以人為本基本原則，并為有需要的個(gè)體與單位最大限度地提供所需要的服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，人事檔案管理也需與時(shí)俱進(jìn)，加快自身在信息化發(fā)展道路上的全面轉(zhuǎn)型。只有從根本上實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，人才服務(wù)中心人事檔案管理才能徹底超越傳統(tǒng)工作模式的陳舊與落后，才能最大限度地幫助有需要的求職者與用人單位實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配和優(yōu)化配置。這不僅是新時(shí)期人才服務(wù)中心切實(shí)履行人事檔案管理職責(zé)使命的根本道路，也是新形勢(shì)下人才服務(wù)中心全心全意為人民服務(wù)、加快人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

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（作者單位：巨野縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）