淺析地方普通本科高校后勤辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化路徑

韋彩夢

［摘 要］隨著我國高等教育水平不斷提升，對地方普通本科高校（以下簡稱高校）后勤管理提出了全新的要求，需要后勤辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和完善，以確保高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展?；诖?，本文主要分析當(dāng)前高校后勤辦公室工作的特點(diǎn)，并進(jìn)一步闡述高校后勤辦公室業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀，最后分析完善并優(yōu)化高校后勤辦公室業(yè)務(wù)管理的對策，希望可以為相關(guān)人士提供參考和借鑒。

［關(guān)鍵詞］高校；后勤辦公室；業(yè)務(wù)管理；優(yōu)化對策

［中圖分類號］G47文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

后勤辦公室是高校內(nèi)部管理的重要組成部分，也是確保高校有效開展教學(xué)并順利完成各項(xiàng)教學(xué)目標(biāo)的一個(gè)部門，后勤辦公室是有效實(shí)施業(yè)務(wù)管理促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。在這一基礎(chǔ)上，如何更好地應(yīng)對當(dāng)下不斷增長的業(yè)務(wù)管理需求，為高校有序?qū)嵤└黜?xiàng)工作提供幫助，是后勤辦公室管理人員需要深入思考的問題。

1 高校辦公室后勤工作的特點(diǎn)

1.1 業(yè)務(wù)相對復(fù)雜且個(gè)人工作量較大

當(dāng)前，高校后勤辦公室的工作分配存在不科學(xué)且不合理的現(xiàn)象，而這一現(xiàn)象存在的主要因素即為這一工作較為復(fù)雜且繁瑣，條理性較差，個(gè)人任務(wù)量普遍偏大，這樣就難以很好地完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)工作[1]。另外，針對后勤辦公室工作來講，人事管理及檔案管理、部門資產(chǎn)管理、公文的收發(fā)及傳閱經(jīng)辦、部門網(wǎng)站建設(shè)、新聞宣傳等行政類事物是重要組成部分，部分高校后勤辦公室還負(fù)責(zé)學(xué)校車輛管理工作，這樣就會使辦公室管理人員面臨著較大的責(zé)任壓力及任務(wù)壓力，既要優(yōu)化后勤管理體系，也需要強(qiáng)化對辦公室業(yè)務(wù)管理工作開展的要求。高校后勤辦公室既要完成自身職責(zé)任務(wù)，也要全面做好相應(yīng)的服務(wù)工作，最為重要的是需做好高校后勤整體管理。在面對一些突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)運(yùn)用行之有效的方式加以解決，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要后勤辦公室管理人員具有較強(qiáng)的溝通能力和應(yīng)變能力。

1.2 兼顧管理及服務(wù)工作

高校后勤辦公室在承擔(dān)日常事務(wù)管理的基礎(chǔ)上，還需要負(fù)責(zé)加強(qiáng)與校內(nèi)各部門及校外相關(guān)單位之間的溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行信息的有效傳遞，在執(zhí)行過程中應(yīng)具體到學(xué)校各部門及師生。高校后勤辦公室屬于后勤管理服務(wù)活動開展的中心站，每一個(gè)后勤辦公室管理工作人員都需要協(xié)助好領(lǐng)導(dǎo)的工作，也有責(zé)任與義務(wù)來履行自身的責(zé)任義務(wù)[2]。從這一層面講，辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要全面做好基層管理工作，在了解和掌握相關(guān)情況的基礎(chǔ)上更好地協(xié)調(diào)工作人員之間的關(guān)系，確保后勤工作整體開展效果及質(zhì)量可以得到全面提升。此外，協(xié)調(diào)工作的重要性也十分明顯，有效協(xié)調(diào)不僅可以使后勤工作透明化，還能夠讓受益者理解到后勤工作的辛苦，進(jìn)而更好地配合后勤服務(wù)工作的開展。

2 高校后勤辦公室工作存在的常見問題

高校后勤辦公室屬于后勤綜合辦事機(jī)構(gòu)，其不僅確保了后勤工作的有序開展，還全面發(fā)揮了辦公室的作用。但需要注意的是，后勤辦公室工作開展還存在諸多問題，限制和影響到了辦公室職能的發(fā)揮[3]。

2.1 主動性發(fā)揮不足且管理隊(duì)伍建設(shè)滯后

辦公室通常都是忙于一些較為繁雜的任務(wù)，例如日常性任務(wù)以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)等，針對領(lǐng)導(dǎo)沒有安排及需要事先處理的任務(wù)來講，缺少預(yù)先性的思考及統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致很多工作開展都存在滯后現(xiàn)象。另外，工作中的難點(diǎn)問題很多時(shí)候都是交給上級來進(jìn)行處理，缺少全方位思考，也不能很好地向領(lǐng)導(dǎo)提出具有建設(shè)性的意見及建議，尚未發(fā)揮出自身的作用。同時(shí)，高校后勤管理隊(duì)伍的任務(wù)也較為繁重，不僅會涉及高校教師教學(xué)及學(xué)生學(xué)習(xí)，還會涉及學(xué)生生活方面的安全防護(hù)等。但由于高校后勤管理人員的招收門檻相對較低，導(dǎo)致管理人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)能力不夠高，服務(wù)師生責(zé)任意識還不夠強(qiáng)，管理工作開展也相對困難，進(jìn)而使高校后勤管理隊(duì)伍十分薄弱[4]。

2.2 綜合性調(diào)研不夠深入

高校后勤辦公室管理人員基本上都是忙于處理和應(yīng)付一些日常性的事物，走出辦公室深入到基層或到其他兄弟院?；蛳嚓P(guān)單位進(jìn)行調(diào)研的時(shí)間少之又少，并且不夠重視和關(guān)注調(diào)研工作，缺乏學(xué)習(xí)交流經(jīng)驗(yàn)。在開展日常工作的過程中，基本上都是通過各科室上報(bào)的材料來了解情況，未能夠深入實(shí)地了解，這樣的了解方式較為表面，難以深入了解和掌握實(shí)際情況。

2.3 信息化系統(tǒng)建設(shè)不足

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，很多時(shí)候高校都將重點(diǎn)投放在了教學(xué)與科研方面，忽略了高校后勤管理的信息化建設(shè)，同時(shí)缺少資金支持，進(jìn)而造成高校后勤信息化建設(shè)的技術(shù)與人員都缺少支撐。另外，部分高校后勤信息化建設(shè)制度也存在不完善的現(xiàn)象，這樣不僅會制約信息資源共享，還會影響到后勤管理效率及整體服務(wù)水平的提升[5]。

3 闡述高校后勤辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化對策

辦公室可以說是后勤的紐帶，在高校建設(shè)發(fā)展中，辦公室的職能作用需要全面凸顯。另外，辦公室工作人員也需要有一種與時(shí)俱進(jìn)的精神，只有不斷強(qiáng)化自我能力，才能確保后期服務(wù)質(zhì)量及管理有效性的提升[6]。

3.1 加強(qiáng)后勤工作宣傳，推進(jìn)后勤文化建設(shè)

對于高校后勤辦公室人員來講，其應(yīng)將宣傳后勤工作融入到服務(wù)工作中，并全面做好溝通協(xié)調(diào)、拉近后勤人員與師生之間的距離，借助多元化的活動方式來促進(jìn)后勤文化建設(shè)。

第一，開展服務(wù)育人實(shí)踐活動。即為制訂后勤工作優(yōu)服務(wù)、提質(zhì)量活動方案，開展“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動，不斷鞏固黨史學(xué)習(xí)教育成果，從辦文辦會開始，從師生關(guān)心的“瑣事碎事”做起，通過推進(jìn)基本建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)、校舍隱患排查、醫(yī)療衛(wèi)生保健、公共機(jī)構(gòu)節(jié)能、飲食衛(wèi)生保障等工作，開展提升后勤服務(wù)質(zhì)量活動，如加強(qiáng)物業(yè)管理日常巡查和安全隱患排查、加強(qiáng)傳染疾病防控、提升食堂廚師廚藝、提高食堂從業(yè)人員文明服務(wù)水平等活動，真正解決師生急、難、愁、盼問題。第二，積極參與校園精神文明建設(shè)活動。后勤應(yīng)聯(lián)合宣傳部門、學(xué)生工作部門、校團(tuán)委等部門以“愛國衛(wèi)生運(yùn)動月”“無煙校園”“節(jié)能宣傳周和低碳日活動”為主題來組織師生開展清潔校園衛(wèi)生、生活垃圾分類、節(jié)能環(huán)保、拒絕餐飲浪費(fèi)、無煙學(xué)校建設(shè)等宣傳及實(shí)踐活動，促進(jìn)綠色校園建設(shè)，切實(shí)將服務(wù)育人工作落到實(shí)處，讓文明校園創(chuàng)建得以有效開展和進(jìn)行。第三，優(yōu)化后勤宣傳平臺。后勤辦公室可借助多種媒介來提升后勤文化宣傳的有效性，如網(wǎng)頁、微信公眾號、宣傳欄以及電子屏幕等，同時(shí)還可以制作后勤工作簡報(bào)，宣傳后勤工作動態(tài)。第四，積極組織后勤職工參與到學(xué)校開展的各項(xiàng)比賽活動。如組織后勤職工參與排球比賽、羽毛球比賽、籃球比賽、教職工趣味運(yùn)動會、文藝匯演等，以豐富后勤職工的業(yè)余生活，促進(jìn)其身心健康發(fā)展，還可以提升其工作積極性。第五，制定后勤學(xué)習(xí)制度。通過學(xué)習(xí)強(qiáng)國平臺、政治理論學(xué)習(xí)會、實(shí)地調(diào)研等多種形式，組織后勤人員開展學(xué)習(xí)，加強(qiáng)交流，改善后勤人員普遍文化水平較低的現(xiàn)狀，進(jìn)一步豐富后勤職工精神文化生活。

3.2 嚴(yán)抓人力管理，健全隊(duì)伍建設(shè)

高校后勤管理的主要任務(wù)之一即為對人開展服務(wù)，而后勤辦公室管理人員的能力與素質(zhì)會直接影響到管理的有效性及質(zhì)量，這進(jìn)一步說明了高校后勤管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性[7]。目前，高校后勤管理隊(duì)伍存在人員數(shù)量不足且綜合素質(zhì)較低的現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充人員并強(qiáng)化工作人員的整體素質(zhì)能力。針對高校后勤人員配置不足且質(zhì)量不高這一問題，需要高校加強(qiáng)人力資源管理的有效性，健全后勤人員配置，使后勤管理人員數(shù)量可以跟上高校發(fā)展速度[8]。另外，還需要強(qiáng)化后勤辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，組織辦公室管理人員“走出去”，參加辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)與其他高校后勤辦公室人員的交流溝通，增強(qiáng)辦公室管理人員辦文辦會辦事能力。此外，可以引入高技術(shù)人才來壯大后勤管理隊(duì)伍，提升高校后勤管理隊(duì)伍的綜合水平。

3.3 完善管理制度，提升服務(wù)質(zhì)量

規(guī)章制度是高校后勤業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的重要保障，也是后勤管理人員各項(xiàng)工作有序開展的準(zhǔn)則，不僅可以確保管理人員依照規(guī)章制度辦事，還可以進(jìn)一步約束管理人員的各項(xiàng)行為，對于提升后勤工作效率十分關(guān)鍵。當(dāng)前，只有少部分高校后勤管理制度較為完善，從整體角度分析，諸多高校后勤管理制度體系都存在不完善的現(xiàn)象，這一問題不僅會影響后勤管理質(zhì)量，同時(shí)還會出現(xiàn)一些其他問題[9]。所以，高校后勤管理需要完善且健全管理制度體系，才可以更好地促進(jìn)高校發(fā)展并更好地服務(wù)高校。

從科學(xué)管理角度分析，高?？梢砸勒兆陨韺?shí)際情況和特色來建立后勤管理制度，在此過程中既要完善制度考核、激勵機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制、學(xué)習(xí)機(jī)制等，還需要構(gòu)建相應(yīng)的獎懲機(jī)制，以此來為高校后勤業(yè)務(wù)管理及結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供制度保障。但需要注意的是，在制度建設(shè)階段，切不可直接照搬其他高校的后勤管理制度，也不可一刀切，應(yīng)遵循高校自身特色來建立差異化的后勤管理制度體系。

3.4 全面細(xì)化成本控制，做到開源節(jié)流

在社會快速發(fā)展的背景下，對高校后勤管理提出了全新的要求。高校發(fā)展既要體現(xiàn)出教育的內(nèi)在本質(zhì)及目的，還需要進(jìn)一步滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，即要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要高校在做好基礎(chǔ)設(shè)施購置支出與維護(hù)支出以及食品支出、衛(wèi)生保健支出等多方面工作的同時(shí)，還需要做好行政辦公經(jīng)費(fèi)支出，整個(gè)成本支出都需要后勤管理人員科學(xué)做好預(yù)算規(guī)劃，在預(yù)算執(zhí)行過程中進(jìn)行細(xì)化控制，不僅要記錄各項(xiàng)支出，同時(shí)保障各項(xiàng)支出的手續(xù)手續(xù)齊全，在整個(gè)過程中，后勤辦公室管理人員應(yīng)起到監(jiān)督管理作用。在這一基礎(chǔ)上，既可以控制好后勤管理成本，同時(shí)還可以全面促進(jìn)高校后勤管理效率及質(zhì)量的提升。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)模式，提升工作實(shí)效

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校后勤發(fā)展也需要與時(shí)俱進(jìn)，不僅要及時(shí)更新管理觀念，還需要全面創(chuàng)新服務(wù)模式，關(guān)注和重視“互聯(lián)網(wǎng)+后勤”的建設(shè)。為促進(jìn)高校后勤辦公自動化水平的提高，需要有效利用相關(guān)管理系統(tǒng)，如合理利用OA辦公系統(tǒng)、釘釘軟件等，以此來實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。另外，還可以對接高校一庫一表建設(shè)，健全掌上后勤平臺，依照相關(guān)部門與廣大師生的實(shí)際要求來拓展平臺中的功能模塊。這種方式既可以很好地滿足高校師生服務(wù)需求、加強(qiáng)后勤與師生之間的互動，又能進(jìn)一步提升高校后勤工作質(zhì)量。此外，還可以建立高校后勤管理信息化系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，在系統(tǒng)內(nèi)可以收集并存儲相關(guān)信息數(shù)據(jù)及資料，但需要注意的是，后勤辦公室管理人員需要及時(shí)更新并完善數(shù)據(jù)資料。在此過程中，還可以以校園網(wǎng)或局域網(wǎng)為平臺來優(yōu)化高校后勤管理信息化系統(tǒng)，通過系統(tǒng)來記錄師生的相關(guān)信息，以便做出科學(xué)且合理的管理決策。信息化管理可以避免數(shù)據(jù)信息丟失，同時(shí)還可以提升數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性及有效性。

4 結(jié)束語

針對高校后勤辦公室業(yè)務(wù)管理工作而言，因?yàn)檗k公室是后勤工作開展的重要組成，其工作效能的提升程度會直接影響到后勤工作的完成度，有效完成后勤管理任務(wù)就需要從辦公室工作抓起，整個(gè)過程都需要不斷實(shí)踐與思考，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，這對于強(qiáng)化高校后勤管理的實(shí)效性具有一定的幫助。另外，作為高校后勤辦公室管理人員，要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，不僅要認(rèn)真完成業(yè)務(wù)工作，用心服務(wù)師生，做好部門里以及與學(xué)校各部門的溝通交流工作，還需要強(qiáng)化自身專業(yè)能力和對信息技術(shù)的運(yùn)用能力，從科學(xué)角度來開展、進(jìn)行后勤管理，這樣不僅可以為高校師生提供良好的服務(wù)，同時(shí)還能夠促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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