論汽車4S店財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)

王麗紅

［摘 要］隨著我國汽車銷售服務(wù)行業(yè)的高速發(fā)展，企業(yè)之間市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，汽車銷售服務(wù)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)日益復(fù)雜，企業(yè)只有不斷提升自身的風(fēng)險(xiǎn)管理水平，才能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得發(fā)展。內(nèi)部控制作為汽車銷售服務(wù)企業(yè)工作中的重點(diǎn)，建設(shè)內(nèi)部控制體系有助于汽車4S店穩(wěn)步發(fā)展。本文以汽車4S店為例，采用內(nèi)部控制五要素的相關(guān)理論對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題進(jìn)行探討，并提出改進(jìn)對(duì)策，以期幫助汽車4S店防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理活動(dòng)。

［關(guān)鍵詞］汽車4S店；內(nèi)部控制；體系

［中圖分類號(hào)］F27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，汽車產(chǎn)業(yè)也在不斷發(fā)展，大量的汽車4S店應(yīng)運(yùn)而生。汽車4S店作為以整車銷售、維修服務(wù)、配件銷售、信息反饋為一體的汽車服務(wù)企業(yè)，在近年來所面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，風(fēng)險(xiǎn)也變得越來越復(fù)雜。當(dāng)前，很多汽車4S店在發(fā)展過程中不重視內(nèi)部控制體系建設(shè)，主要原因是4S店投資者是個(gè)人，存在管理能力不足、內(nèi)部控制意識(shí)薄弱問題，對(duì)內(nèi)部控制工作存在一定的誤解。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制作為汽車4S店管理工作的基礎(chǔ)，只有保障財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有序開展，才能消除工作中的缺陷，提高汽車4S店管理水平。

1 相關(guān)概念

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是在財(cái)務(wù)活動(dòng)的過程中設(shè)計(jì)完善的控制規(guī)劃，按照規(guī)劃的范圍監(jiān)督各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)，以保證財(cái)務(wù)活動(dòng)按照預(yù)期的規(guī)劃完成，使財(cái)務(wù)活動(dòng)的方案符合要求。在財(cái)務(wù)活動(dòng)過程中，借助計(jì)劃、控制方法能使各項(xiàng)工作都得到合理的管控。在計(jì)劃方面，包括對(duì)各部門的工作進(jìn)行分析與監(jiān)督；在控制方面，包括對(duì)具體的財(cái)務(wù)活動(dòng)及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

2 汽車4S店財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的問題

2.1 內(nèi)部控制環(huán)境不健全

首先，4S店的人員對(duì)內(nèi)部控制的重視度不足。長(zhǎng)期以來，大多數(shù)4S店內(nèi)部人員不重視財(cái)務(wù)部門控制工作的要求，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的各項(xiàng)要求無法得到執(zhí)行。很多企業(yè)管理層對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制重要性并未形成認(rèn)識(shí)，也未能采取合理措施健全財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理體系，使企業(yè)的各層級(jí)人員不能主動(dòng)參與財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作。其次，部分企業(yè)內(nèi)部人員管理不夠科學(xué)，內(nèi)部崗位職責(zé)不夠清晰，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作要求沒有形成準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，各環(huán)節(jié)工作管理制度并未得到嚴(yán)格落實(shí)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)內(nèi)部控制無法得到全員參與而產(chǎn)生較大的問題。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)管理不力

部分企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)管理的要求，在經(jīng)營(yíng)過程中認(rèn)為汽車4S店不存在風(fēng)險(xiǎn)，即便存在風(fēng)險(xiǎn)也沒有制定合理的事前預(yù)警機(jī)制。由于汽車4S店對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)特征以及可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)缺乏管理，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管理的效果大打折扣，給企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)帶來不利影響。

2.3 控制活動(dòng)不細(xì)致

汽車4S店的業(yè)務(wù)流程中，在整車結(jié)算、維修結(jié)算等環(huán)節(jié)，部分4S店的管理流程還不夠清晰，管理工作主要按照各部門人員的經(jīng)驗(yàn)開展。由于制度體系不夠完善，管理流程不夠科學(xué)，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高。

2.4 信息溝通不暢

很多汽車4S店員工沒有形成信息溝通意識(shí)，內(nèi)部員工在工作過程中不主動(dòng)與其他部門開展溝通，4S店并未組織不同部門之間通過會(huì)議開展溝通。同時(shí)，部分4S店由于信息系統(tǒng)的接口建設(shè)不足，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)傳遞，導(dǎo)致管理工作效率較低。

2.5 缺乏內(nèi)部監(jiān)督

當(dāng)前，很多汽車4S店尚未建立內(nèi)部審計(jì)部門，財(cái)務(wù)工作未得到監(jiān)督，導(dǎo)致財(cái)務(wù)內(nèi)部控制產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)無法及時(shí)處理，使經(jīng)營(yíng)漏洞不斷擴(kuò)大，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷提高。

3 汽車4S店財(cái)務(wù)內(nèi)部控制對(duì)策

3.1 健全內(nèi)部控制環(huán)境

第一，提高全體人員財(cái)務(wù)內(nèi)部控制意識(shí)。4S店全體成員要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重要性，管理層要主動(dòng)參與到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作中，保障各崗位落實(shí)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的要求，并通過提高各層級(jí)人員對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的關(guān)注度改進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制理念，自覺落實(shí)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制相關(guān)管理要求，形成各層級(jí)人員相互協(xié)作的管理體系，從而促使全體成員配合到管理的過程中[1]。

第二，優(yōu)化企業(yè)的崗位職責(zé)。首先，針對(duì)各崗位制訂崗位說明書。汽車4S店要針對(duì)內(nèi)部的各崗位落實(shí)不相容職務(wù)相分離的原則，通過建立崗位說明書的方式對(duì)崗位工作進(jìn)行規(guī)范化管理，形成對(duì)崗位工作的約束，保障各崗位工作內(nèi)容得到嚴(yán)格監(jiān)督。通過對(duì)人員的工作流程和工作內(nèi)容進(jìn)行清晰梳理，保障財(cái)務(wù)部門人員能夠在崗位上各司其職，防范職責(zé)交叉或工作要求落實(shí)不到位而產(chǎn)生的問題，明確各崗位的關(guān)鍵控制點(diǎn)和工作內(nèi)容。其次，定期開展輪崗。輪崗能夠達(dá)到內(nèi)部牽制的效果，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)部門的重要崗位要嚴(yán)格執(zhí)行輪崗方式，通過輪崗能夠?qū)ω?cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督，降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，并讓財(cái)務(wù)人員形成綜合素養(yǎng)。

3.2 強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理

第一，合理設(shè)定財(cái)務(wù)部門風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。通常而言，汽車廠商出于對(duì)品牌的維護(hù)，對(duì)汽車4S店經(jīng)營(yíng)有著較強(qiáng)的要求。企業(yè)4S店的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)要針對(duì)自身財(cái)務(wù)工作中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)以及問題進(jìn)行分析和梳理，以確保企業(yè)的財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整、實(shí)物資產(chǎn)得到有效管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。

第二，對(duì)汽車4S店的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別。首先，消費(fèi)信貸風(fēng)險(xiǎn)。部分4S店存在消費(fèi)信貸業(yè)務(wù)中企業(yè)提供相應(yīng)擔(dān)保的情況，若客戶未按時(shí)償還購車款可能會(huì)給汽車4S店帶來一定的影響，將車輛的貸款風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給企業(yè)。其次，融資風(fēng)險(xiǎn)。汽車4S店在發(fā)展過程中會(huì)與多家銀行合作，但是若企業(yè)在短期內(nèi)無法及時(shí)籌集資金或銀行的信貸政策發(fā)生改變而使銀行向企業(yè)的放貸緊縮時(shí)，那么企業(yè)的資金籌集將產(chǎn)生很大的不確定性，進(jìn)而使企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。再次，投資風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)4S店的投資包括門面裝修、場(chǎng)地維修、辦公用品購買、車輛購買等方面，若企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中對(duì)于外界風(fēng)險(xiǎn)分析不當(dāng)，當(dāng)國家相關(guān)汽車政策或汽車行業(yè)環(huán)境發(fā)生重大改變，可能給企業(yè)帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致投資無法收回。最后，現(xiàn)金流量風(fēng)險(xiǎn)。一般而言，汽車4S店的正常整車庫存應(yīng)該是月銷量的一倍左右，但是部分企業(yè)的庫存指數(shù)較高，若庫存指數(shù)高達(dá)兩倍以上，那么庫存將占用企業(yè)的大量流動(dòng)資金，會(huì)降低企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率，甚至產(chǎn)生資金鏈斷裂的問題。

第三，健全財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)。首先，設(shè)置完善的財(cái)務(wù)指標(biāo)。為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，4S店要選擇和企業(yè)相關(guān)聯(lián)的財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)，廣泛整理數(shù)據(jù)，根據(jù)實(shí)際發(fā)展需求及風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)從企業(yè)的償債能力、營(yíng)運(yùn)能力、發(fā)展情況等各方面考慮企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，使風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制更合理，從而避免企業(yè)財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，使企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值[2]。例如，當(dāng)前企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債率發(fā)生變動(dòng)時(shí)，要第一時(shí)間予以預(yù)警，通過預(yù)警的方式幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)償債能力的風(fēng)險(xiǎn)，并改進(jìn)企業(yè)的管理水平。其次，重視非財(cái)務(wù)指標(biāo)管理。非財(cái)務(wù)指標(biāo)會(huì)對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)帶來一定影響，包括企業(yè)的外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況、行業(yè)生命周期、客戶滿意度等。因此，企業(yè)在選用財(cái)務(wù)指標(biāo)的同時(shí)要引入非財(cái)務(wù)指標(biāo)，從而對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況形成準(zhǔn)確了解。

3.3 改進(jìn)業(yè)務(wù)流程

第一，優(yōu)化整車結(jié)算管理，規(guī)范車輛的采購行為。在整車結(jié)算工作中，要關(guān)注車輛采購結(jié)算，重點(diǎn)針對(duì)車輛的庫存時(shí)間進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并針對(duì)車輛合格證、鑰匙的收發(fā)管理進(jìn)行重點(diǎn)管控。首先，完善車輛采購制度。企業(yè)在采購車輛時(shí)，要根據(jù)市場(chǎng)備貨量以及企業(yè)的差異化訂單分析企業(yè)的銷售情況，并由財(cái)務(wù)部門分析企業(yè)的車輛采購計(jì)劃報(bào)銷售經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批之后開展采購，在采購之后要及時(shí)了解車輛狀態(tài)，財(cái)務(wù)部門按照訂單價(jià)格及預(yù)付款金額確定預(yù)付款數(shù)，車輛到貨之后驗(yàn)收入庫并編制入庫單，同時(shí)由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理。其次，優(yōu)化整車銷售結(jié)算。在客戶購買車輛時(shí)，銷售合同訂立之前，銷售部門要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行分析；合同簽訂之后，銷售顧問帶領(lǐng)客戶在車輛檢查表上簽字，并開具相應(yīng)的銷售結(jié)算單與機(jī)動(dòng)車統(tǒng)一發(fā)票等相關(guān)票據(jù)，財(cái)務(wù)部門在系統(tǒng)中錄入相關(guān)收入。對(duì)于貸款車輛結(jié)算，在客戶傳遞相關(guān)資料之后，消費(fèi)信貸部門要對(duì)客戶進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)過審核之后交由金融公司核查，金融公司批準(zhǔn)之后，企業(yè)的銷售顧問與客戶簽訂合同，并由消費(fèi)信貸部審核，收銀員根據(jù)銷售合同收取首付款，款項(xiàng)中要包含押金、GPS費(fèi)、消費(fèi)信貸代理費(fèi)等。

第二，優(yōu)化維修結(jié)算控制。首先，在社會(huì)車輛維修時(shí)，4S店接待客戶車輛維修完畢之后，要將工單、結(jié)算單等單據(jù)整理齊全，之后由店內(nèi)員工帶領(lǐng)客戶繳款，收銀員按照結(jié)算單注明的金額開具發(fā)票，并且由收銀員在收到款項(xiàng)之后開具出門證書。其次，對(duì)于事故車輛維修，經(jīng)過保險(xiǎn)專員與保險(xiǎn)公司定損之后與客戶簽訂維修合同，按照合同金額收取定金，并按照社會(huì)車輛維修流程開展結(jié)算。另外，要完善三包車輛的維修流程。三包車輛進(jìn)場(chǎng)時(shí)，要在對(duì)維修項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估的基礎(chǔ)上填寫結(jié)算單，并在信息系統(tǒng)中錄入信息。收銀員在收到結(jié)算單、工單等單據(jù)之后，交由會(huì)計(jì)處理。供應(yīng)商定損之后財(cái)務(wù)開具發(fā)票，并查詢回款情況。

第三，優(yōu)化實(shí)物盤點(diǎn)機(jī)制。汽車4S店在實(shí)物盤點(diǎn)中要開展整車、配件、裝潢件等方面的盤點(diǎn)，通過盤點(diǎn)能夠保障賬實(shí)相符，避免資產(chǎn)遺失或損壞等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生給企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)帶來影響的可能性。首先，在盤點(diǎn)過程中盤點(diǎn)方式包括全面盤點(diǎn)、抽盤。其中整車要求每個(gè)月開展一次全盤，對(duì)于其他資產(chǎn)每季度開展一次全盤。對(duì)于抽查盤點(diǎn)而言，只要求定期對(duì)一定數(shù)量的貨品開展抽查。其次，明確盤點(diǎn)工作職責(zé)。企業(yè)在盤點(diǎn)流程中，各部門要了解自身的工作職責(zé)。銷售部門要指定車輛管理員對(duì)車輛的盤點(diǎn)結(jié)果負(fù)責(zé)，行政部要配合資產(chǎn)盤點(diǎn)過程，財(cái)務(wù)部門要對(duì)盤點(diǎn)時(shí)間、人員開展安排，并提供盤點(diǎn)的賬面資料，并對(duì)盤盈盤虧進(jìn)行賬務(wù)處理。另外，明確盤點(diǎn)的流程。汽車4S店要合理確定盤點(diǎn)時(shí)間，在明確盤點(diǎn)時(shí)間之后，由企業(yè)的各部門參與到其中，在盤點(diǎn)之前將物品擺放在相應(yīng)的貨位上并登記庫存臺(tái)賬。盤點(diǎn)時(shí)，監(jiān)盤人要認(rèn)真檢查，在盤點(diǎn)過程中要確保各類數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。最后，出具盤點(diǎn)總結(jié)報(bào)告。在盤點(diǎn)工作完成之后要匯總盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，分析盤盈盤虧的成因，并針對(duì)不同資產(chǎn)出具相應(yīng)的分析報(bào)告，分析報(bào)告中要包括盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)結(jié)果、盤點(diǎn)差異成因、差異解決方法、處理方式等內(nèi)容。

3.4 暢通信息溝通

第一，汽車4S店要優(yōu)化信息溝通的途徑，加強(qiáng)各部門之間的信息溝通。財(cái)務(wù)部門人員要積極與其他部門進(jìn)行溝通，形成良好的信息溝通意識(shí)，通過信息溝通能夠了解企業(yè)各環(huán)節(jié)的工作情況，防范信息不對(duì)稱帶來的問題。汽車4S店可以借助完善的信息平臺(tái)，促使各類信息實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新與共享；企業(yè)也可以定期召開例會(huì)，讓不同部門之間開展溝通與交流，讓員工之間相互了解，促使各部門之間的信息得到及時(shí)傳遞[3]。

第二，加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口建設(shè)。當(dāng)前很多汽車4S店由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間接口建設(shè)不完善，阻礙了數(shù)據(jù)資源傳遞的及時(shí)性。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的整合，將企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和整車銷售系統(tǒng)、維修系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，幫助企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)及時(shí)獲取企業(yè)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，提高財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)作能力，并改進(jìn)企業(yè)信息系統(tǒng)的自動(dòng)化程度。

3.5 優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督

第一，設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門。內(nèi)部審計(jì)作為對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督的方法，能夠確保財(cái)務(wù)內(nèi)部控制按照企業(yè)的要求執(zhí)行。因此，汽車4S店要成立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，由各部門負(fù)責(zé)人參與其中，并由董事長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，確保企業(yè)財(cái)務(wù)工作得到有效的監(jiān)督和審計(jì)，提高審計(jì)工作的權(quán)威性、獨(dú)立性。在內(nèi)部審計(jì)過程中，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制問題要及時(shí)找出成因與解決方法。

第二，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作開展監(jiān)督。在傳統(tǒng)模式下開展監(jiān)督主要是事后的監(jiān)督，為了提高財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的合理性，要形成全過程的監(jiān)督機(jī)制，重視事前、事中的控制。在事前要借助財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、財(cái)務(wù)計(jì)劃等方式對(duì)各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行管理，在事中通過信息反饋、財(cái)務(wù)控制等方式進(jìn)行控制，確保企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作要求得到有效執(zhí)行。

4 結(jié)束語

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制對(duì)汽車4S店的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展有著重要的作用，企業(yè)管理層要樹立良好的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制意識(shí)，改進(jìn)管理體系，積極應(yīng)對(duì)可能存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)

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