檔案管理軟件存在問題的調查分析

摘 要：進入信息社會以后，人類一方面生產著難以計數的信息，一方面也需要越來越多的信息來滿足自己的生產生活需要。如何快速地找到自己需要的信息，精準地篩除不需要的信息，成為困擾人們的重要問題。步入萬物互聯時代，應用檔案管理軟件加強檔案管理工作、提高檔案管理工作效率、發(fā)揮檔案存史資政作用，已經成為檔案管理工作中的要義。筆者對應用檔案管理軟件的熱點部門進行了調查研究。這些部門主要包括管理檔案眾多的檔案館、涉及人員眾多的高等院校、關系經濟社會發(fā)展的企業(yè)和群眾最為關心的醫(yī)療機構等。筆者對這些部門存在問題進行了分析匯總，希望能夠通過自己的工作為檔案管理軟件的更新發(fā)展貢獻一點力量，進一步發(fā)揮檔案管理軟件在檔案管理工作中的獨特作用。

關鍵詞：檔案管理軟件；應用；問題

進入信息社會以后，人類一方面生產著難以計數的信息，另一方面也需要越來越多的信息來滿足自己的生產生活需要。如何快速地找到自己需要的信息，精準地篩除不需要的信息，成為困擾人們的重要問題[1]。有需求就有發(fā)明創(chuàng)造，于是管理軟件應運而生。經過多年的蓬勃發(fā)展，如今，管理軟件已經遍布生產生活的每一個角落。步入萬物互聯時代，管理軟件的作用將進一步凸顯。檔案管理工作涉及面廣、管理的信息量巨大、程序復雜，更加需要應用管理軟件，從而降低成本、提高效率[2]。

經過調研，筆者發(fā)現，應用檔案管理軟件加強檔案管理工作、提高檔案管理工作效率、發(fā)揮檔案存史資政作用，已經成為檔案管理工作中的普遍現象。步入新時代，沒有管理軟件的檔案管理部門已經很少見了[3]。出現這樣令人欣慰的局面，有兩個原因，一是檔案管理軟件的價格越來越低，檔案部門能夠承擔得起；二是檔案管理人員素質不斷提升，使用、管理和維護檔案管理軟件幾乎成為檔案管理工作人員的必備素質了——當然，這與檔案管理軟件自身的技術進步也是分不開的，現在的檔案管理軟件多數的發(fā)展趨勢是功能越來越強大，操作反而越來越簡單，新的人員上手也是越來越快[4]。

雖然檔案管理軟件給檔案管理工作和檔案管理人員帶來了巨大的好處，但在實際應用中也確實存在一些問題[5]。筆者對應用檔案管理軟件的熱點部門進行了調查研究。這些部門主要包括管理檔案眾多的檔案館、涉及人員眾多的高等院校、關系經濟社會發(fā)展的企業(yè)和群眾最為關心的醫(yī)療機構等。筆者對這些部門存在問題進行了分析匯總，希望能夠通過自己的工作為檔案管理軟件的更新發(fā)展貢獻一點力量，進一步發(fā)揮檔案管理軟件在檔案管理工作中的獨特作用[6]。

1 各級各類檔案館應用檔案管理軟件存在的問題

通常情況下，檔案館的檔案信息資源管理平臺應該包括如下功能：多類型檔案管理，海量數據存儲，檔案查詢，信息發(fā)布，檔案信息公開，網上利用[7]。筆者對目前檔案館所普遍使用的幾種檔案管理系統(tǒng)的效果進行了調研，發(fā)現“DRAMS”系列的檔案管理軟件、“ES-OAIS”數字檔案管理軟件、紫光檔案、“光典”網絡版等在應用的過程中存在一些問題：一是全文檢索需要很長的時間，檔案管理軟件容易癱瘓。筆者分析，出現這種問題的原因，可能是數據庫存儲的數據太大了，當然也與軟件的設計有關[8]。二是檔案管理軟件的開發(fā)利用功能比較簡單。筆者分析，出現這種問題的原因，可能是長期以來“重藏輕用”的錯誤觀念已經深入檔案管理人員的思想意識，根深蒂固，使其無法將重點放在開發(fā)利用上[9]。三是無法經由系統(tǒng)接口同管轄范圍內的全部移交單位進行數據的連接。筆者分析，出現這種問題的原因，可能是軟件在設計模式、數據格式、存儲結構、檔案管理上存在不規(guī)范的地方。四是數據的存儲缺乏安全性和有效性的保障。筆者分析，出現這種問題的原因，可能是沒有處理好硬件配置和數據存儲技術之間的關系[10]。五是工作人員的素質影響了軟件的應用效果。檔案館的大部分的檔案管理人員都沒有計算機專業(yè)背景，計算機專業(yè)知識較為匱乏。檔案管理軟件出現一些問題時，檔案館的大部分的檔案管理人員無法處理或修復，降低了檔案管理系統(tǒng)軟件的工作效率[11]。

2 高等院校應用檔案管理軟件存在的問題

從全國范圍來看，除了一些重點高等院校之外，大部分的高等院校都沒有給予檔案管理工作足夠的重視。很多高等院校使用的還是“南大之星”之類的誕生于十多年前的檔案管理軟件。筆者在對部分高等院校的檔案管理人員進行的調研中發(fā)現，大部分的檔案管理人員都能夠熟練地操作一款檔案管理軟件，對界面都很適應，對軟件本身也很滿意[12]。此外，高等院校對規(guī)范操作檔案管理軟件有著較高的要求，并且有專業(yè)的技術人員定期對檔案管理軟件進行升級。因此，高等院校的檔案管理軟件，無論是在功能上，還是在性能上都可以滿足用戶的工作需求。一些科研水平較高的高等院校甚至對檔案管理軟件的功能做了進一步的劃分[13]。

當然，與事物的普遍規(guī)律一樣，無論多么高的要求，仍然不可避免地會存在一些問題。高等院校應用檔案管理軟件主要存在如下問題 ：一是全文檢索會導致檔案管理軟件的系統(tǒng)穩(wěn)定性出現問題。二是批量掛接功能中沒有提供足夠的鏈接標識符，沒有將學生成績單等個別特殊檔案的鏈接標識符識別問題考慮進來，從而對掛接功能的實現產生影響[14]。三是在執(zhí)行某些功能的時候，經常會在出現毫無緣由的錯誤。例如，在對某項內容進行統(tǒng)計的時候，報表統(tǒng)計功能無法顯示統(tǒng)計的結果[15]。四是軟件自身設計、程序編寫存在缺陷。五是著錄項的設置只是從管理者的角度出發(fā)，沒有把利用者不熟悉檔案著錄規(guī)則的這一情況考慮進去。如果查檔人或者利用者對發(fā)文字號、文件題名、關鍵詞等著錄項不知情的話，將會使檢索變得更加困難[16]。

3 企業(yè)應用檔案管理軟件存在的問題

筆者在對部分企業(yè)進行的調研中發(fā)現，企業(yè)選擇檔案管理軟件主要有兩種情況：有的企業(yè)通過購買軟件公司研發(fā)的檔案管理軟件，有的企業(yè)則是根據自身的需求自主研發(fā)檔案管理軟件[17]。在滿足工作需要以及后續(xù)的維護上，企業(yè)購買的商業(yè)軟件和自主研發(fā)的軟件有著很大的不同。自主研發(fā)的檔案管理軟件更加能夠滿足個性化需求和定制化服務。由于自主研發(fā)的軟件的開發(fā)人員來自企業(yè)內部，他們都比較熟悉企業(yè)的業(yè)務流程，在設計和開發(fā)軟件的過程中可以隨時與檔案員進行面對面的溝通，針對具體的工作流程和工作目標開發(fā)出相應的功能，能夠從企業(yè)的實際出發(fā)，最大限度地滿足企業(yè)對檔案管理軟件的要求。在軟件進入測試階段的時候，對于一些缺陷和問題還會進行調整試[18]。后期維護成本更少，也更及時，能夠針對一些問題進行改進或升級。同時，自主研發(fā)的檔案管理軟件的系統(tǒng)在掛接全文與目錄時的標識符是文件生成時的ID地址，這一點要比常見的商業(yè)軟件更為先進[19]。在筆者調查的A企業(yè)中，軟件技術人員和檔案員都表示，他們自主研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)不僅可以從企業(yè)的網絡辦公系統(tǒng)登錄，也可以從企業(yè)的網頁登錄[20]。檔案管理軟件的功能比較完善，能夠實現精細化檔案管理。

筆者調研發(fā)現，大多數企業(yè)在使用檔案管理軟件的過程中經常會遇到如下三個問題：一是訪問用戶過多的時候會造成檔案管理軟件系統(tǒng)癱瘓。二是檔案管理軟件系統(tǒng)維護起來很不方便，售后服務比較差[21]。三是檔案管理軟件現有的功能并不能很好地滿足企業(yè)實際工作的需要。

4 醫(yī)療機構應用檔案管理軟件存在的問題

醫(yī)療檔案是民生檔案，與人民群眾的健康密切相關，應該引起足夠的重視。醫(yī)療檔案自身所具有的專業(yè)性、特殊性，醫(yī)療機構應該投入更多的財力物力和人力管理好醫(yī)療檔案，以便為人民群眾提供更好的醫(yī)療健康服務[22]。

多數醫(yī)療機構在檔案管理軟件的選擇上，都采用了采購與定制相結合的方式，但一些軟件開發(fā)公司開發(fā)出來的醫(yī)療檔案管理軟件的功能與實際的醫(yī)療工作存在著一定的差距。筆者調研發(fā)現，很多醫(yī)療機構在使用這些醫(yī)療檔案管理軟件的時候經常會遇到如下問題：一是醫(yī)療檔案管理軟件很難和醫(yī)療機構目前使用的信息管理系統(tǒng)進行對接，自動化管理實現起來比較困難。二是大多數的醫(yī)療機構中的檔案管理人員都沒有檔案管理的專業(yè)背景，對檔案管理缺乏科學的認知，在軟件功能的需求方面無法提出比較準確的要求，導致軟件在應用的過程中經常會出現一些問題，使用效果大打折扣[23]。三是由于硬件配置比較低，在進行全文檢索的時候系統(tǒng)的穩(wěn)定性就會降低。四是開發(fā)利用功能利用率比較低。五是數據存儲問題常常導致應用效果不理想。

結語

從第三次工業(yè)革命誕生以來，信息在人類的經濟社會發(fā)展中的重要地位，已經超過了人類歷史的任何時刻。這一點無論是在中國，還是在世界，都是如此。人類進入信息社會以后，一方面作為產生信息的主體，每時每刻都生產著難以計數的信息，一方面也是信息需求的主題，每時每刻都需要越來越多的信息來滿足自己的生產生活需要。如何快速地找到自己需要的信息，精準地篩除不需要的信息，成為困擾人們的重要問題。人類有需求就有發(fā)明創(chuàng)造，于是管理軟件應運而生。經過多年的蓬勃發(fā)展，如今，管理軟件已經遍布生產生活的每一個角角落落。步入萬物互聯時代，管理軟件的作用將進一步凸顯[24]。檔案管理工作涉及面廣、管理的信息量巨大、程序復雜，更加需要應用管理軟件，從而降低成本、提高效率。經過調研，筆者發(fā)現，應用檔案管理軟件加強檔案管理工作、提高檔案管理工作效率、發(fā)揮檔案存史資政作用，已經成為檔案管理工作中的普遍現象，沒有管理軟件的檔案管理部門已經很少見了。

檔案管理軟件的價格越來越低，多數檔案部門都將檔案管理軟件的購置成本和維護成本列入年度工作經費預算，能夠保障檔案管理軟件的應用；此外，多數檔案管理部門在招用選擇檔案管理人員時，能夠較多地考慮應用檔案管理軟件的客觀情況，常常要求檔案管理人員能夠使用、管理和維護檔案管理軟件，還經常開展培訓，不斷提升檔案管理人員的計算機技術應用素質，使應用檔案管理軟件成為檔案管理工作人員的必備素質。

近些年，雖然檔案管理軟件自身的技術進步也是驚人的，開發(fā)出來的檔案管理軟件多數的功能越來越強大，操作越來越簡單，從業(yè)人員上手越來越快，但不可忽視的是，檔案管理軟件仍然存在一些繼續(xù)解決的問題。筆者發(fā)現，在檔案管理軟件應用出現的問題，有很多是共性問題，也有很多是個性問題，是某個領域或者某個部門某個單位自身存在的問題。筆者對應用檔案管理軟件的檔案館、高等院校、企業(yè)和醫(yī)療機構等熱點部門進行了調查研究，對他們應用檔案管理軟件存在的問題進行了分析匯總。筆者希望通過自己的研究，發(fā)現更多的共性問題，讓檔案管理軟件更加科學規(guī)范的發(fā)展、更新與迭代，進而提高檔案管理工作的效率，優(yōu)化檔案管理效果，發(fā)揮檔案工作為經濟社會服務的獨特作用；希望能夠通過自己的工作為檔案管理軟件的更新發(fā)展貢獻一點力量，進一步發(fā)揮檔案管理軟件在檔案管理工作中的獨特作用。

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作者簡介：張凱軍，大學學歷，吉林通榆經濟開發(fā)區(qū)副研究館員。