大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理研究

摘 要：文書檔案是在單位發(fā)展過程中業(yè)務(wù)工作、活動、會議等的真實記錄，是單位未來戰(zhàn)略決策，推動各項工作穩(wěn)步落實的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案數(shù)據(jù)規(guī)模擴大、檔案共享與利用程度增強，技術(shù)賦能文書檔案管理的同時，也加大了檔案數(shù)據(jù)安全風險。為切實保障檔案安全，本文提出以下對策：建議實施全程檔案管理模式，并增強檔案人員保密意識，構(gòu)建外部監(jiān)督機制，形成“內(nèi)外聯(lián)動，全程安全”的文書檔案管理生態(tài)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；文書檔案；安全保密；全程化管理

大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)不斷發(fā)展，對文書檔案管理工作也產(chǎn)生了深刻影響。在技術(shù)加持之下，文書檔案數(shù)字化、信息化趨勢越來越明顯，這為文書檔案合理開發(fā)利用提供了多元化技術(shù)，同時也對文書檔案安全保密管理工作提出了新的要求。因此，新形勢下，單位在文書檔案管理過程中應(yīng)充分認識到現(xiàn)代信息技術(shù)的“兩面性”，圍繞文書檔案安全保密管理工作制定切實可行措施，進一步提升文書檔案管理質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理的特殊意義

大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)規(guī)模越來越龐大，這些數(shù)據(jù)對于各單位發(fā)展作用也越來越大。在這一背景下，單位生成的文書檔案也主要以數(shù)字形式存在。因此，在單位文書檔案安全保密管理過程中文書檔案數(shù)據(jù)成了管理主要對象[1]。新形勢下，可以看到文書檔案對單位發(fā)展的現(xiàn)實意義，但如果單位對于文書檔案數(shù)據(jù)沒有給予足夠重視，安全保密管理工作落后，就可能造成重要的文書檔案信息泄密，輕則導(dǎo)致文書檔案不完整，重則會影響單位發(fā)展。因此，有必要給予文書檔案安全保密管理足夠重視，充分認識到大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理的特殊意義。

大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案也具備大數(shù)據(jù)特征。一是文書檔案數(shù)據(jù)規(guī)模越來越大。大數(shù)據(jù)時代背景下，單位在辦公過程中逐漸向信息化、自動方向發(fā)展，所形成的大量文書檔案也以數(shù)字形式存在。二是文書檔案數(shù)據(jù)類型越來越多。單位在正常運轉(zhuǎn)過程中會形成大量數(shù)據(jù)檔案、視頻檔案、圖片檔案、文字檔案等多種類型文書檔案。三是文書檔案價值密度較低。由于產(chǎn)生的文書檔案數(shù)據(jù)龐雜，因此要想從海量數(shù)據(jù)中獲取有價值的數(shù)據(jù)就需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，通過數(shù)據(jù)提純技術(shù)方法才能夠使有價值的數(shù)據(jù)凸顯。四是文書檔案傳播速度更快。大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案以數(shù)據(jù)形式存在，可以在不同平臺、不同載體之間高速流動，合理共享，能夠為單位不同部門或單位決策提供有效的真實數(shù)據(jù)支持。

傳統(tǒng)文書檔案管理和保存與大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案數(shù)據(jù)安全保密還存在著一定的差異。傳統(tǒng)的文書檔案管理需要一定的空間，并配備專門人員和必要的物理環(huán)境，在管理過程中檔案管理人員會對紙質(zhì)的文書檔案進行分類存儲，定期對文書檔案進行檢查，確保文書檔案的完整性[2]。大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字信息技術(shù)對文書檔案管理工作影響不僅體現(xiàn)在概念層面，也對文書檔案的物理環(huán)境和載體提出了新的要求。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要想實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)安全目標，就需要為文書檔案數(shù)據(jù)提供必要的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)和物理空間。在管理過程中要借助大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)，實現(xiàn)對文書檔案數(shù)據(jù)的去中心化管理，切實保障文書檔案信息的安全性和可靠性。當前大數(shù)據(jù)已經(jīng)與單位發(fā)展緊密相連，單位在文書檔案安全保密管理過程中也應(yīng)該認識到大數(shù)據(jù)的“兩面性”。一方面，檔案管理部門要認識到大數(shù)據(jù)時代的到來對文書檔案安全保密管理產(chǎn)生的顛覆性影響。另一方面，需要檔案管理部門從文書檔案數(shù)據(jù)安全保密管理實際入手，加大技術(shù)創(chuàng)新和實踐創(chuàng)新，對文書檔案安全保密管理的各項措施進行優(yōu)化，為文書檔案安全保密管理創(chuàng)造良好的物理環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，進而實現(xiàn)對文書檔案信息資源的合理開發(fā)和利用，更好地支持單位各項業(yè)務(wù)工作開展，實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)特殊價值。

2 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理問題及其成因

2.1 檔案人員保密意識不強，影響文書檔案安全

文書檔案全保密管理能夠切實保障文書檔案數(shù)據(jù)安全，以確保為單位決策和業(yè)務(wù)工作開展提供原始性數(shù)據(jù)支持，避免業(yè)務(wù)工作開展走彎路、走歧途。但目前也有部分單位并沒有充分認識到大數(shù)據(jù)與文書檔案安全保密管理存在的內(nèi)在聯(lián)系，也沒有從文書檔案安全保密管理實際出發(fā)，加大對檔案管理人員保密意識教育，在一定程度上影響了文書檔案數(shù)據(jù)安全。一是文書檔案管理人員安全保密意識差。由于很多單位在文書檔案管理過程中并沒有將安全保密工作作為重點工作加以推進，培訓(xùn)工作缺少制度支持，客觀上造成了文書檔案管理人員安全保密意識缺乏。二是對大數(shù)據(jù)與文書檔案安全保密管理之間的聯(lián)系沒有清醒認知。大數(shù)據(jù)時代深刻地改變了文書檔案的載體和存儲環(huán)境，相應(yīng)地也需要文書檔案管理人員與時俱進。但從目前看，部分文書檔案管理人員學(xué)習意識淡薄，還沒有從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理模式中走出來，沒有投入必要的時間和精力對大數(shù)據(jù)背景下文書檔案的諸多特性進行研究。加之缺少激勵機制，也在一定程度上影響了文書檔案管理人員參與安全保密工作創(chuàng)新的積極性和主動性，在一定程度上影響了文書檔案保密性和安全性。

2.2 文書檔案安全保密管理與技術(shù)開發(fā)尚不夠深入

大數(shù)據(jù)背景下，與文書檔案安全保密管理相關(guān)的技術(shù)不斷更新迭代，相應(yīng)地，在文書檔案管理過程中也需要對現(xiàn)有的技術(shù)手段進行更新和完善，圍繞文書檔案安全保密管理工作實際進行技術(shù)研發(fā)和創(chuàng)新，通過技術(shù)手段切實保障文書檔案信息安全[3]。但從目前看，一些單位在文書檔案安全保密管理與技術(shù)開發(fā)方面資金投入不足，人員保障不到位。一是文書檔案安全保密與技術(shù)開發(fā)資金投入不到位。當前部分單位并沒有將文書檔案管理工作作為重點工作加以推進，在年初預(yù)算制定以及在日常工作開展過程中沒有為文書檔案管理部門安全保密管理與技術(shù)研發(fā)投入必要資金，也沒有多余人員投入技術(shù)研發(fā)工作。二是文書檔案安全保密管理與技術(shù)開發(fā)并不同步。很多單位在文書檔案技術(shù)研發(fā)方面本身就是“短板”，雖然在文書檔案安全保密管理方面制定相應(yīng)制度機制，但在技術(shù)研發(fā)方面并沒有引進專門人才，技術(shù)開發(fā)團隊能力有限。

2.3 文書檔案管理工作外部監(jiān)督不足導(dǎo)致安全風險

文書檔案安全保密管理工作開展，就是確保文書檔案信息不遭受到內(nèi)外不安全風險。但部分單位在文書檔案管理工作開展過程中，由于缺少外部監(jiān)督，容易出現(xiàn)一些安全風險漏洞。一是外部監(jiān)督流于形式。文書檔案安全保密需要單位外部強有力的監(jiān)督。但當前很多無論是外部監(jiān)督機構(gòu)還是內(nèi)設(shè)監(jiān)督機構(gòu)，都沒有認識到文書檔案安全保密管理的重要性，相應(yīng)地，檔案管理部門在文書檔案管理過程中，由于馬虎大意或其他技術(shù)原因，可能出現(xiàn)各種安全隱患。有單位對文書檔案管理工作進行監(jiān)督，卻也沒有將安全保密管理作為重點，可能出現(xiàn)的風險點難以被發(fā)現(xiàn)。二是文書檔案外部監(jiān)督機制落實不到位。當前部分單位監(jiān)管部門在文書檔案監(jiān)管過程中并沒有嚴格按照相關(guān)制度機制落實監(jiān)管工作，沒有形成長效性的監(jiān)管機制。

3 大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理的對策和建議

大數(shù)據(jù)時代背景下，單位文書檔案安全保密管理對于單位發(fā)展起著至關(guān)重要作用。因此，有必要圍繞文書檔案安全管理相關(guān)事項，提出有針對性的對策和建議。一方面，要結(jié)合文書檔案管理的特殊性，完善相應(yīng)制度機制，加強對檔案管理人員安全保密教育培訓(xùn)，明確文書檔案安全保密管理重點，落實好文書檔案管理相關(guān)政策措施[4]。另一方面，實施文書檔案全程管理，確保文書檔案整個生命周期信息安全，加強文書檔案外部監(jiān)督，對文書檔案安全保密管理的相關(guān)漏洞制定針對性的措施，進一步提升文書檔案管理質(zhì)量，確保文書檔案信息不泄密。

3.1 完善文書檔案管理機制，強化檔案人員安全保密意識

3.1.1完善文書檔案管理制度機制。大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案管理內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了深刻變化，要想提升文書檔案安全保密管理水平，就需要從制度機制入手，為文書檔案安全保密管理工作順利開展提供扎實的制度機制保障。在制度機制完善過程中，一方面，要對文書檔案安全保密管理整個流程進行認真梳理，圍繞文書檔案生成、收集、鑒定、分類、開發(fā)等多個環(huán)節(jié)形成更為細致、標準化的文書檔案管理機制，并要求檔案管理人員一定要按照相關(guān)管理機制和流程規(guī)范，進一步提升文書檔案管理質(zhì)量。另一方面，文書檔案安全保密管理制度機制建設(shè)也要符合國家相關(guān)法律制度要求，對現(xiàn)有的文書檔案安全保密制度機制進行重新梳理，確?，F(xiàn)行的文書檔案安全保密管理制度契合新時期文書檔案管理實際需要。

3.1.2加強文書檔案管理人員安全保密意識。文書檔案管理人員安全保密意識培養(yǎng)是一項長期性、艱巨性工作，而一旦思想上出現(xiàn)了放松勢必會在工作上造成更大漏洞，這就要求文書檔案管理人員要始終繃緊安全保密這根“弦”。為此，一方面，要重視文書檔案管理人員的安全保密培訓(xùn)。單位要定期與機要保密部門取得聯(lián)系，邀請機要保密人員以及安全專家到單位對文書檔案管理人員進行針對性培訓(xùn)，進一步強調(diào)文書檔案安全保密的重要性，讓文書檔案管理人員充分認識到自身工作的重要性。另一方面，要經(jīng)常與文書檔案管理人員談心談話，了解當前文書檔案管理人員在安全保密方面存在的疑問，并有針對性地進行解答，或與文書檔案管理人員一起想辦法，拿出切實可行的措施，切實保障文書檔案信息安全。

3.2 實施文書檔案全程管理，保障檔案全生命周期安全

3.2.1要堅決落實文書檔案全程管理理念。全程管理是指從文書檔案生成到銷毀整個生命周期進行全過程管理，在管理過程圍繞文書檔案實際形成系統(tǒng)完整的管理措施。當前，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各單位在文書檔案管理過程中應(yīng)主動地應(yīng)對文書檔案管理出現(xiàn)的新情況和新問題，并圍繞文書檔案管理實際做好整個生命周期的統(tǒng)籌規(guī)劃，建立有針對性的文書檔案管理目標體系，圍繞文書檔案生成、管理、利用、開發(fā)等重要環(huán)節(jié)制定嚴密的監(jiān)控管理措施，切實保障文書檔案信息安全。

3.2.2充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保文書檔案信息安全。一方面，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)運用，能夠?qū)Ａ康奈臅鴻n案信息進行有針對性的識別，將那些有用的信息提煉出來并轉(zhuǎn)化成為可識別知識，將一些虛假信息剔除，確保文書檔案信息的真實性、完整性。另一方面，通過區(qū)塊鏈等技術(shù)應(yīng)用能夠確保文書檔案信息不被篡改，同時在區(qū)塊鏈的文書檔案信息還能夠?qū)崿F(xiàn)多個節(jié)點存儲，避免因文書檔案集中管理被黑客攻破或感染病毒風險，進一步提升文書檔案信息的安全屬性[5]。

3.3 完善文書檔案外部監(jiān)督機制，降低檔案安全風險

3.3.1成立專門的文書檔案安全保密監(jiān)督機構(gòu)。單位在文書檔案安全保密管理工作開展過程中，如果僅依靠檔案管理部門和工作人員的自覺性，難免會出現(xiàn)各種風險。因此，有必要通過強化外部監(jiān)督等手段，進一步激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，切實保障文書檔案信息安全。為此，有條件的單位可以成立文書檔案安全保密監(jiān)管機構(gòu)，并選派優(yōu)秀人員充實到監(jiān)管崗位之上，對文書檔案管理整個流程進行定期和不定期抽查，對文書檔案信息收集、分類、存儲、開發(fā)、利用各個環(huán)節(jié)進行細致排查，通過重點排查對出現(xiàn)的安全漏洞和風險問題提出意見建議。此外，通過外部監(jiān)督，可以防止因技術(shù)問題或人員馬虎問題造成不必要的泄密事件，切實保障文書檔案信息安全。

3.3.2應(yīng)堅持動態(tài)監(jiān)督原則。新時期，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，單位在文書檔案生成、管理、開發(fā)、利用方面所面臨的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了深刻變化。相應(yīng)地，文書檔案安全風險漏洞也隨之轉(zhuǎn)移，如果要想達到文書信息安全目的，就必須對外部監(jiān)管措施和手段及時地進行調(diào)整，切實保障監(jiān)管的有效性和針對性。在具體實施過程中，要始終堅持動態(tài)監(jiān)管原則，無論是排查重點還是排查技術(shù)手段方面都要及時地進行更新，了解新時期文書檔案管理的具體流程，主動地引進先進信息技術(shù)，對文書檔案整個生命周期進行全程監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的可能風險點要及時地進行細致甄別，切實保障文書檔案信息安全。

面對新形勢、新任務(wù)，各單位在文書檔案安全保密管理方面既要在思想上給予重視，也要在實際行動上拿出切實可行的辦法。特別是要應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案安全保密管理出現(xiàn)的新問題、新情況。在具體實施過程中，一方面，要加強內(nèi)部人員培訓(xùn)，重視文書檔案管理人員的教育工作，切實提升文書檔案管理人員的安全保密意識，并與實際工作相結(jié)合，對文書檔案安全保密工作方式方法進行創(chuàng)新，進一步提升文書檔案安全保密管理質(zhì)量。另一方面，要圍繞文書檔案安全保密管理工作實際對制度機制進行創(chuàng)新，重視人才引進和資金投入，為文書檔案安全保密管理工作順利開展提供全方位支持。

參考文獻

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作者簡介：匡立增，山東省日照市五蓮縣社會保險事業(yè)中心副研究館員，研究方向：檔案管理。