信息管理系統(tǒng)在路橋檔案管理中的有效運(yùn)用

摘 要：路橋檔案貫穿路橋工程整個(gè)生命周期，構(gòu)建路橋檔案信息管理系統(tǒng)，有助于增強(qiáng)路橋檔案管理的連貫性，體現(xiàn)路橋檔案的全面性，提高路橋檔案的利用價(jià)值。現(xiàn)階段路橋檔案信息管理系統(tǒng)仍處于初步探索階段，需要進(jìn)一步在技術(shù)、人才、管理、機(jī)制等方面進(jìn)行完善和優(yōu)化。實(shí)踐中，需重點(diǎn)關(guān)注路橋檔案收集和移交工作，豐富和完善路橋檔案信息管理系統(tǒng)功能，并為其提供人、財(cái)、物的支持。

關(guān)鍵詞：信息管理系統(tǒng)；路橋檔案；業(yè)務(wù)素質(zhì)；檔案管理

路橋檔案是我國(guó)路橋建設(shè)事業(yè)發(fā)展過程中各種重要資料的集中體現(xiàn)，提高檔案管理質(zhì)量對(duì)路橋建設(shè)、管理以及后續(xù)路橋維護(hù)具有重要意義。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，路橋檔案信息管理系統(tǒng)得以初步構(gòu)建，不僅為路橋檔案管理提供了全面技術(shù)支撐，也使路橋檔案信息資源分析共享、利用開發(fā)變得更為順暢。因此，在完善路橋檔案管理過程中，應(yīng)將引入信息管理系統(tǒng)作為重要方向，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與路橋檔案管理流程深度融合，深度挖掘路橋檔案信息資源，為路橋事業(yè)發(fā)展提供全面的檔案信息支撐。但同時(shí)我們也應(yīng)深刻地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前信息管理系統(tǒng)融入路橋檔案管理還存在一些不足和問題。為此，有必要以問題為導(dǎo)向，對(duì)路橋檔案信息管理系統(tǒng)相關(guān)問題進(jìn)行研究，進(jìn)一步完善信息管理系統(tǒng)，更好地發(fā)揮信息管理系統(tǒng)在檔案信息資源開發(fā)利用方面的作用。

1 信息化時(shí)代路橋檔案的重要屬性

1.1 路橋檔案的基本內(nèi)容

路橋檔案是指在路橋建設(shè)過程中所形成的與路橋相關(guān)的文字、照片、圖表、圖紙、視頻等檔案資料[1]。通過對(duì)路橋檔案的全面收集、系統(tǒng)整理，形成具體規(guī)范的檔案，是路橋檔案管理部門應(yīng)該完成的具體任務(wù)，對(duì)后續(xù)路橋事業(yè)相關(guān)工作開展起到重要的保障作用。一方面，現(xiàn)代信息術(shù)不斷發(fā)展，為路橋檔案管理工作提供了更為先進(jìn)的技術(shù)手段，通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，能夠?qū)β窐虻男畔①Y源進(jìn)行有目的、有組織的開發(fā)，形成專項(xiàng)檔案課題，為路橋技術(shù)創(chuàng)新、組織創(chuàng)新、架構(gòu)創(chuàng)新提供檔案依據(jù)。另一方面，路橋檔案作為我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)的重要組成部分，理應(yīng)在信息時(shí)代背景下展現(xiàn)其特殊作用，路橋檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)地?fù)肀畔r(shí)代，提升路橋檔案信息化建設(shè)水平。

1.2 路橋檔案具有一定的特殊性

一是路橋工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、勘探、施工到后期管理維護(hù)需要多個(gè)部門參與，涉及政府主管部門、勘察設(shè)計(jì)部門、建設(shè)施工部門、監(jiān)理部門、運(yùn)營(yíng)管理部門等，建設(shè)周期長(zhǎng)，在這一過程中會(huì)形成大量有價(jià)值的檔案信息，這些信息都是路橋檔案管理部門所需要收集的檔案資料。由于時(shí)間跨度大，增加了檔案信息資源收集難度。二是路橋檔案信息分散。在項(xiàng)目建設(shè)過程中所形成的檔案信息分布在政府部門、勘察設(shè)計(jì)單位、運(yùn)營(yíng)單位、監(jiān)管單位等，這些部門手中的檔案信息都需要移交到檔案管理部門。由于涉及的單位多，需要檔案管理部門與各個(gè)單位交流，確保及時(shí)、完整地對(duì)各個(gè)部門手中的檔案信息進(jìn)行接收。三是路橋檔案載體多樣。路橋檔案包括與項(xiàng)目相關(guān)的各類設(shè)計(jì)圖紙、照片、錄音、錄像，還包含存儲(chǔ)在各種介質(zhì)中的重要檔案信息[2]。這些檔案信息都需要移交給檔案管理部門集中保存和管理，在移交過程中一旦載體出現(xiàn)安全問題，勢(shì)必會(huì)影響檔案移交和后續(xù)檔案管理開發(fā)。確保路橋檔案順利移交的任務(wù)，對(duì)路橋檔案管理部門提出了更高要求。

1.3 路橋檔案具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、經(jīng)濟(jì)性等特征

一是路橋檔案具有系統(tǒng)性特征。從系統(tǒng)性角度看，路橋檔案貫穿路橋工程整個(gè)生命周期，需要對(duì)路橋工程建設(shè)、管理、維護(hù)全過程所形成的有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行全面收集整理，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，必會(huì)影響整個(gè)路橋工程，因此必須確保所有重要的檔案信息都能夠收集上來，相應(yīng)地，也就具有系統(tǒng)性的特征。二是路橋檔案具有專業(yè)性特征。路橋建設(shè)本身就非常復(fù)雜，需要克服各種自然環(huán)境問題，在施工過程中需要大量的專業(yè)技術(shù)支持和應(yīng)用，因此所形成的檔案具有非常強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性特征。三是路橋檔案具有經(jīng)濟(jì)性特征。路橋作為我國(guó)交通事業(yè)的重要組成部分，對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展都起著至關(guān)重要作用，作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)運(yùn)輸?shù)摹按髣?dòng)脈”，決定了路橋檔案具有經(jīng)濟(jì)性。

2 路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性及主要限制因素

信息時(shí)代背景下，路橋檔案有必須要以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，建立路橋檔案信息管理系統(tǒng)，更好地實(shí)現(xiàn)路橋檔案信息資源的高效管理、科學(xué)利用、系統(tǒng)開發(fā)。目前，在路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中還面臨著一些亟待解決的問題，在制度機(jī)制、頂層設(shè)計(jì)、技術(shù)融入等方面還存在著短板。

2.1 路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

建立路橋檔案信息管理系統(tǒng)，有助于提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。

2.1.1能夠?qū)崿F(xiàn)超前管理。在路橋維護(hù)，如定期和不定期檢查過程中能夠?qū)z查結(jié)果及時(shí)地上傳到路橋檔案信息系統(tǒng)，在豐富路橋檔案信息的同時(shí)，也能夠?yàn)槁窐蛘麄€(gè)生命周期的管理和維護(hù)提供全方位的檔案信息支持。通過查閱路橋檔案信息就可以知道當(dāng)前路橋管理狀況，進(jìn)而更好地識(shí)別可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提前做出預(yù)判，對(duì)其進(jìn)行管理和維護(hù)，避免路橋維護(hù)的盲目性，既節(jié)省了經(jīng)費(fèi)，也提升了路橋基礎(chǔ)設(shè)施安全屬性[3]。

2.1.2能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化保存。無論是前期的路橋建設(shè)，還是后期的管理和維護(hù)都會(huì)形成大量的紙質(zhì)檔案材料。這些檔案材料一旦保存時(shí)間過長(zhǎng)勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙張發(fā)霉，乃至損毀等問題。而利用先進(jìn)技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，防止丟失，也能夠確保相關(guān)檔案信息的真實(shí)性和完整性，進(jìn)一步提升路橋檔案管理整體質(zhì)量。

2.2 路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的限制因素

2.2.1路橋檔案信息收集不規(guī)范、不完整。由于路橋項(xiàng)目施工涉及的單位多，所形成的檔案信息資料載體多，在檔案管理部門收集過程中難免會(huì)出現(xiàn)原始資料收集不完整問題。特別是在項(xiàng)目施工過程中，由于檔案生成主體對(duì)于路橋檔案重視程度不足，部分檔案管理人員屬于兼職性質(zhì)，不僅要處理檔案信息，還承擔(dān)著其他工作，所以在檔案信息收集過程中難免也會(huì)存在粗心大意、主觀性、隨意性問題[4]。一旦出現(xiàn)這些問題，在檔案信息收集過程中就難免出現(xiàn)差錯(cuò)。在交接過程中如果沒有對(duì)這些檔案資料進(jìn)行詳細(xì)審查，直接影響檔案質(zhì)量。

2.2.2檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)掌握得不夠全面。路橋檔案信息管理系統(tǒng)要想發(fā)揮真正作用，需要檔案管理人員具備扎實(shí)的技術(shù)能力，在具體操作過程中能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，在檔案管理過程中能夠借助先進(jìn)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源“分類明確、提取方便”目標(biāo)。但目前部分檔案管理人員能力和素質(zhì)十分有限，路橋檔案信息管理技術(shù)水平一般，難以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度挖掘，也難以結(jié)合路橋施工進(jìn)度形成專門課題。在后續(xù)檔案開發(fā)和利用過程中缺少主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2.2.3路橋檔案信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。部分檔案管理部門在路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中只注重前期投入，缺少后續(xù)支持。現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要求在路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更換，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。相應(yīng)地，也需要檔案管理部門投入人力、物力、財(cái)力支持相關(guān)工作落實(shí)。但目前在路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中資金投入過少，技術(shù)更新緩慢，在一定程度上影響了路橋檔案信息管理系統(tǒng)作用發(fā)揮。甚至因?yàn)榧夹g(shù)問題還出現(xiàn)了系統(tǒng)與系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不兼容問題，難以實(shí)現(xiàn)路橋檔案信息資源的高度共享，也就無法發(fā)揮路橋檔案信息的特殊作用。

3 路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施路徑

3.1 重視路橋檔案收集和移交

3.1.1路橋檔案管理部門要加強(qiáng)與路橋施工單位、勘探單位、監(jiān)管單位和政府部門的溝通互動(dòng)。要求相關(guān)單位在施工過程中指派專人負(fù)責(zé)檔案信息工作，定期與路橋檔案管理部門進(jìn)行溝通，明確路橋檔案信息的收集范圍、收集標(biāo)準(zhǔn)、移交時(shí)間、移交標(biāo)準(zhǔn)。要求各個(gè)部門檔案管理人員按照路橋檔案收集標(biāo)準(zhǔn)做好登記工作，對(duì)施工過程中的重要檔案信息進(jìn)行全面收集、系統(tǒng)整理。對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審核，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性[5]。

3.1.2重視路橋檔案的移交工作。由于路橋檔案載體多，在移交過程中一定要對(duì)路橋檔案進(jìn)行分類，檔案管理部門和具體負(fù)責(zé)檔案工作人員在移交過程中要雙方在場(chǎng)，對(duì)移交的檔案信息進(jìn)行再次確認(rèn)，確保移交的檔案信息真實(shí)完整，充分體現(xiàn)出路橋檔案的原始性價(jià)值。

3.2 完善路橋檔案信息管理系統(tǒng)

3.2.1對(duì)路橋檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行合作開發(fā)。如果僅依靠路橋檔案管理部門力量，很難完成路橋檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)工作，需要路橋檔案管理部門選取具有檔案信息系統(tǒng)開發(fā)資質(zhì)的企業(yè)，明確路橋檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)的相關(guān)要求，按照“方便簡(jiǎn)潔、功能齊全”的原則開發(fā)路橋檔案信息管理系統(tǒng)，為路橋檔案信息管理和開發(fā)利用提供系統(tǒng)支撐。

3.2.2要與路橋檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)主體簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議。要求企業(yè)定期對(duì)路橋檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，同時(shí)對(duì)路橋檔案管理系統(tǒng)在日常工作處理過程中出現(xiàn)的漏洞和問題及時(shí)地進(jìn)行解決，確保路橋檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。

3.2.3要重視路橋檔案信息管理系統(tǒng)安全。路橋檔案事關(guān)項(xiàng)目工程事關(guān)國(guó)家利益，因此一旦泄密勢(shì)必會(huì)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展造成影響。在完善路橋檔案信息管理系統(tǒng)的同時(shí)，還要做好安全保密工作，要與企業(yè)簽訂安全保密協(xié)議，相關(guān)工作人員也要遵守安全管理制度，減少路橋檔案管理系統(tǒng)安全漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保障路橋檔案信息安全。

3.3 加強(qiáng)路橋檔案管理投入

路橋檔案信息管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需要大量的人力、物力、財(cái)力投入，檔案管理部門必須加強(qiáng)路橋檔案管理的持續(xù)投入。一是檔案管理部門要將路橋檔案管理工作遇到的問題及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解到路橋檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性和必要性，進(jìn)而及時(shí)地對(duì)路橋檔案管理工作進(jìn)行過問，針對(duì)當(dāng)前路橋檔案管理工作存在的問題召開專門會(huì)議研究討論。邀請(qǐng)財(cái)務(wù)部門、人力部門、辦公室和其他相關(guān)科室主要領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，針對(duì)路橋檔案管理存在的后勤保障問題、基礎(chǔ)設(shè)施問題、技術(shù)問題、人力問題、資金問題進(jìn)行系統(tǒng)分析，并對(duì)相關(guān)問題解決辦法提出明確要求，相關(guān)部門要主動(dòng)擔(dān)負(fù)起責(zé)任，加強(qiáng)與路橋檔案管理部門溝通互動(dòng)，為路橋檔案管理部門提供必要的資金支持、人員支持、后勤保障支持、基礎(chǔ)設(shè)施支持，切實(shí)落實(shí)好路橋檔案管理投入工作。二是要將路橋檔案管理各項(xiàng)費(fèi)用投入納入到日常預(yù)算之中。要對(duì)路橋檔案管理投入所需要的資金、人力、物力列出清單，年初做好預(yù)算計(jì)劃，確保路橋檔案管理工作能夠持續(xù)地獲得各項(xiàng)支持。

3.4 提升路橋檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

路橋檔案管理工作本身就具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，此外，路橋檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)要求路橋檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地提升自身專業(yè)素質(zhì)和信息素養(yǎng)，更好地適應(yīng)新時(shí)期路橋檔案信息化的管理要求。為此，檔案管理部門要針對(duì)提升路橋檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)形成培訓(xùn)計(jì)劃。一是年初就要針對(duì)路橋檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)形成相應(yīng)方案，上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)審批之后，按照培訓(xùn)方案相關(guān)要求落實(shí)培訓(xùn)工作。二是要對(duì)路橋檔案人員培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和完善。除了要求路橋檔案管理人員要熟悉路橋工作性質(zhì)、基本檔案專業(yè)技能之外，還要將信息素養(yǎng)作為重要培訓(xùn)方面。要與高校、科研院所、政府機(jī)要保密部門取得聯(lián)系，邀請(qǐng)高校學(xué)者、科研院所專家、政府機(jī)要保密工作人員對(duì)路橋檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升路橋檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和安全保密意識(shí)。三是要重視路橋檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐操作能力培訓(xùn)。新時(shí)期，對(duì)路橋檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求，相應(yīng)地，在培訓(xùn)過程中除了要講授最前沿知識(shí)技術(shù)之外，還要為路橋檔案管理人員提供實(shí)際操作提供環(huán)境，使其能夠?qū)⑺鶎W(xué)到的專業(yè)知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐之中，靈活地運(yùn)用路橋檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)路橋檔案進(jìn)行管理，能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，對(duì)重要的路橋檔案信息資源進(jìn)行共享，充分發(fā)揮路橋檔案信息的特殊價(jià)值和作用。

路橋檔案管理部門應(yīng)積極落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案管理信息化的相關(guān)要求，不斷更新路橋檔案管理理念，引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，完善路橋檔案信息管理系統(tǒng)，提升路橋檔案管理質(zhì)量。在具體實(shí)施過程中，一方面，從宏觀層面給予此項(xiàng)工作足夠重視。另一方面，完善相應(yīng)制度機(jī)制，加強(qiáng)路橋檔案管理人員教育培訓(xùn)，為路橋檔案信息管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供扎實(shí)的制度保障和人才保障。

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作者簡(jiǎn)介：崔偉娜，臨沂市市政管理服務(wù)中心副研究館員，研究方向：檔案管理。