加強(qiáng)與完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的路徑研究

劉杰

摘 要：伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及、更新，我國機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)逐漸呈現(xiàn)出多元化、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，檔案數(shù)據(jù)資料也不斷積累、數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案資料種類不斷增加。檔案數(shù)據(jù)庫是為了順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展潮流，檔案數(shù)據(jù)管理人員提出的一種可以在計(jì)算機(jī)設(shè)備上長期儲存、隨時(shí)共享、存取方便的一種檔案信息數(shù)據(jù)的集合。隨著社會科技的迅猛發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代，我國各個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)工作范疇以及業(yè)務(wù)量都得到了迅猛的發(fā)展，因此，我國的檔案管理工作也迎來了更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫能夠更加方便快捷地管理企業(yè)單位的檔案資料，促進(jìn)檔案資料管理工作速率及效率的迅速提升與發(fā)展。本文從檔案管理工作入手，闡述加強(qiáng)檔案管理工作對于促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的重要性，并提出如何通過加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位檔案信息資源的共享，為推動企業(yè)及單位檔案數(shù)據(jù)庫工作的建設(shè)及發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；加強(qiáng)；檔案數(shù)據(jù)庫；建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對于企業(yè)及單位的檔案數(shù)據(jù)信息根據(jù)不同題材及作用，進(jìn)行整理歸納形成檔案數(shù)據(jù)集合，并將這些檔案數(shù)據(jù)通過信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行提煉及加工，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)，以圖像、視頻以及音頻等數(shù)據(jù)形式將檔案資料儲存于信息化介質(zhì)中。因此，整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作具有數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)檢索瀏覽以及數(shù)據(jù)下載等信息化功能[1]。綜上所述，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)信息庫，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的開放共享，確保數(shù)據(jù)信息的完整性及即時(shí)性，有利于促進(jìn)數(shù)據(jù)資料的保存及開發(fā)利用工作。

1 檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的定義及優(yōu)勢

根據(jù)檔案數(shù)據(jù)開發(fā)程度以及檔案數(shù)據(jù)儲存方式的不同，檔案數(shù)據(jù)庫可以分為目錄數(shù)據(jù)庫、資料全文數(shù)據(jù)庫、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫以及數(shù)值數(shù)據(jù)庫等形式，與傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理方式相比，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作具有以下明顯特征：首先，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作具有多元化特征。企業(yè)單位可以通過信息化技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為目錄、圖像以及視頻音頻等多種類型進(jìn)行保存，具有內(nèi)容廣泛、形象直觀以及信息來源廣等優(yōu)勢，使得檔案管理工作朝著多元化方向發(fā)展。其次，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作具有系統(tǒng)性特征。通過信息化技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存管理，相關(guān)人員可以通過搜索目錄或者關(guān)鍵詞等方式將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行搜索或查閱，可以便于檔案的查閱及利用工作，使企業(yè)單位的檔案管理工作以及檔案利用工作更加方便快捷。最后，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作具有針對性特征。在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的同時(shí)，相關(guān)人員通常會將具有相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提煉、總結(jié)及歸納，從而將比較散亂的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，這樣不僅有利于檔案信息的整理及分類工作，同時(shí)，也方便了相關(guān)人員對于檔案數(shù)據(jù)信息的查閱及瀏覽[2]。綜上所述，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資料庫對于企業(yè)單位開發(fā)利用檔案信息具有積極的意義及作用。

2 加強(qiáng)檔案管理工作對于推動檔案信息庫建設(shè)的重要性

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。信息化檔案管理能讓檔案管理更加高效安全，節(jié)省人力、物力和財(cái)力。信息化檔案管理所占存儲空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)檔案的管理，提升檔案管理中心的工作效率。但是因?yàn)樾畔⑸鐣牟粩喟l(fā)展，使得在信息化檔案管理中也出現(xiàn)了一定的安全隱患。信息化檔案管理更容易受到網(wǎng)絡(luò)木馬病毒侵襲、非法訪問和黑客攻擊，其安全受到嚴(yán)重威脅。所以，檔案管理機(jī)構(gòu)只有加強(qiáng)對信息化檔案管理的安全防范措施，讓檔案管理工作人員牢固樹立安全意識，做好安全防范工作，才能讓檔案資料免受外界的攻擊，防止檔案資料的遺失、泄露及損壞。只有加強(qiáng)管理，才能促進(jìn)信息化檔案管理的工作順利開展。

2.1 可以保證檔案資料的安全

信息化檔案管理在網(wǎng)絡(luò)中有可能受到病毒和黑客的攻擊，從而給信息安全帶來了嚴(yán)重威脅。一些正在運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在安全風(fēng)險(xiǎn)，容易受到病毒和黑客攻擊，造成檔案資料的遺失和泄露，也讓不法分子利用檔案牟利，造成嚴(yán)重后果。在信息化技術(shù)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理方式弊端不斷呈現(xiàn)，隨著檔案信息庫的建立，其中存在的問題及劣勢也逐漸呈現(xiàn)，例如：一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，極容易造成珍貴檔案資料的丟失，同時(shí)，由于信息化技術(shù)的管理十分困難，相關(guān)人員一旦放松警惕，極其容易導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，從而造成檔案文件的丟失或外泄，不利于檔案文獻(xiàn)的保護(hù)工作等。因此，為了保證檔案資料的絕對安全，相關(guān)人員必須高度重視檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，在形成電子文獻(xiàn)的過程中，隨時(shí)對檔案資料進(jìn)行信息認(rèn)證及加密保護(hù)等工作，提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，確保檔案數(shù)據(jù)在儲存、傳輸以及處理的過程中不出現(xiàn)錯誤，消除檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的安全隱患[3]。因此，加強(qiáng)檔案管理工作可以保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的安全性。

2.2 加強(qiáng)檔案管理工作可以促進(jìn)企業(yè)的技術(shù)更新

雖然我國的信息技術(shù)獲得了飛速的發(fā)展，但是，仍然有企業(yè)單位對于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致在日后的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)搜索失誤、檔案丟失以及查詢速度慢等種種問題，甚至部分企業(yè)沒有開通檔案共享機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)單位的檔案資料僅能在單個(gè)部門中使用，無法提供各部門之間的共享及對外服務(wù)，信息化檔案管理正在處于發(fā)展階段，許多檔案管理并沒有統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，造成了各類檔案并沒有進(jìn)行統(tǒng)一的分類，分類編號也沒有編好，著錄的兼容性也比較低，導(dǎo)致了檔案管理工作效率低，電子檔案也不能得到統(tǒng)一管理和有效共享。還有，各個(gè)地方的差異性也比較大，造成了檔案管理過程中的辦公室自動化軟件不兼容，信息技術(shù)設(shè)備的功能水平不一，很難實(shí)現(xiàn)共享。因此加強(qiáng)檔案管理工作，可以使企業(yè)相關(guān)人員加強(qiáng)對于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的重視，從而使企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作更加完善，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的技術(shù)更新[4]。因此，加強(qiáng)檔案管理工作，可以使企業(yè)對于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作引起重視，促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的技術(shù)更新。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量可以轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的工作觀念

雖然我國已經(jīng)逐步進(jìn)入了信息化時(shí)代，但是信息化的工作觀念并未在眾多檔案管理人員中形成固定模式，我國一些單位檔案管理人員素質(zhì)比較低，而且專業(yè)知識水平也不足，學(xué)歷水平達(dá)不到要求，檔案管理工作效率和質(zhì)量較低。許多企業(yè)的檔案管理人員仍然遵循傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行工作，工作理念上對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作具有抵制心理，因此，其在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作時(shí)，沒有足夠的耐心，也缺乏主動性，即使企業(yè)通過強(qiáng)制手段將傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)字檔案，部分員工仍然對于新型技術(shù)缺乏適應(yīng)性，加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，可以促使企業(yè)員工主動尋求更加簡便快捷的檔案管理工作模式，從根本上轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的工作觀念，從而促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。

3 完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的具體路徑

3.1 轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的思維觀念，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與使用

從內(nèi)部來說，檔案管理部門應(yīng)對原來的工作人員加強(qiáng)訓(xùn)練和培養(yǎng)。如對一些專業(yè)知識不太熟悉的老員工，定期進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工對新的工作融會貫通，才能及時(shí)止損。應(yīng)定期考核員工的專業(yè)管理水平，考核不合格的督促改進(jìn)，讓員工時(shí)刻保持警惕，對檔案管理工作水平的提升更加上心，提高員工的檔案管理專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。對外部，要引進(jìn)有管理經(jīng)驗(yàn)專業(yè)技術(shù)的高素質(zhì)人才，打造一支強(qiáng)有力的信息化檔案管理復(fù)合型人才隊(duì)伍。在全國建立起統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，才能對現(xiàn)有檔案管理存在的弊端進(jìn)行有效的整合，讓信息化檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)。國家應(yīng)依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和行政機(jī)關(guān)的力量，制定實(shí)施有效的標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程，讓檔案管理工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來開展工作，打破檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的局面。加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，必須首先對相關(guān)人員的思維觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使相關(guān)人員樹立先進(jìn)的時(shí)代發(fā)展觀念，破除傳統(tǒng)檔案管理工作思維的束縛，將網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)作為檔案管理工作的主要工作方式，真正促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作[5]。首先，企業(yè)可以加強(qiáng)對于相關(guān)工作人員的宣傳工作及普及工作，使相關(guān)人員可以清晰地知曉檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的優(yōu)勢及先進(jìn)性；其次，對于相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，使相關(guān)人員的工作思維觀念發(fā)生轉(zhuǎn)變，促進(jìn)相關(guān)工作人員檔案管理工作思維的轉(zhuǎn)變，從而做出更加科學(xué)的工作決策。

3.2 豐富及完善檔案數(shù)據(jù)庫的功能及作用

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，過去的信息化檔案管理安全防范工作已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的要求。我們應(yīng)強(qiáng)化新型信息化管理安全防范技術(shù)的研發(fā)、引進(jìn)及應(yīng)用，更好地保證信息化檔案管理的安全，使其更好地發(fā)揮作用，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的健康發(fā)展。企業(yè)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性企業(yè)工程，其涉及了檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、功能制定、數(shù)據(jù)接口選擇等一系列工作，在檔案數(shù)據(jù)庫的初步雛形建設(shè)完成后，還需要重視檔案數(shù)據(jù)庫的信息加工工作，其中包括了檔案的分類以及檔案目錄的制定等一系列工作[6]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，西方一些發(fā)達(dá)國家在檔案管理中已經(jīng)運(yùn)用到了許多保護(hù)技術(shù)，如：密碼技術(shù)、鑒別技術(shù)以及軟件保護(hù)技術(shù)等。這些技術(shù)也讓他們的檔案管理變得更加安全。我們應(yīng)該借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，物盡其用，提高我國的信息化檔案管理的安全保障措施，促進(jìn)信息化檔案管理安全防范技術(shù)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要在工作之中，加強(qiáng)對于專業(yè)技術(shù)人員以及專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，在培訓(xùn)過程中，既要考慮到當(dāng)前工作的實(shí)際需要，又要對未來的發(fā)展工作進(jìn)行展望，培養(yǎng)具有豐富的專業(yè)信息化技術(shù)知識，同時(shí)熟悉檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作各個(gè)環(huán)節(jié)操作流程，又具有長遠(yuǎn)眼光的優(yōu)秀的檔案管理人員，使得企業(yè)的相關(guān)人員可以參與到檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)建設(shè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，促進(jìn)企業(yè)建立功能完善、高效運(yùn)行的檔案數(shù)據(jù)庫。

3.3 加大建設(shè)力度，為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作提供保障

隨著信息化時(shí)代的到來，人們的工作生活更加方便快捷的同時(shí)，也面臨著全新的挑戰(zhàn)，隨著信息化設(shè)備的普及，網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)為企業(yè)的檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，因此，無論是企業(yè)的檔案管理工作還是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，企業(yè)應(yīng)加大建設(shè)力度以及工作力度[7]，建立健全信息化檔案管理的安全保障系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息管理程序，聘請專業(yè)人才管理信息化檔案，確保其安全。檔案管理系統(tǒng)須采用正版的殺毒軟件，才能在工作時(shí)避免木馬病毒的攻擊，制定符合實(shí)際且具有約束力的信息化檔案管理制度，落實(shí)到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中。檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)可以制定賞罰分明的政策，在工作過程中沒有發(fā)生過錯誤的，可以進(jìn)行獎勵；而對于出錯的員工，進(jìn)行指正，讓其在管理工作中更加小心仔細(xì)，讓安全保障系統(tǒng)更加安全可靠。

首先，企業(yè)可以加大對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以及檔案管理人員培養(yǎng)工作所需的資金投入，使得企業(yè)檔案管理工作以及檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作保持充足的資金支持；其次，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，從技術(shù)層面保證檔案信息的安全。其一，設(shè)置電子檔案信息納入權(quán)限，防止非工作人員對檔案信息進(jìn)行非法操作。其二，對檔案信息進(jìn)行加密存儲，保障檔案的安全性及真實(shí)性。其三，對重要檔案進(jìn)行定期備份，防止由于意外導(dǎo)致企業(yè)檔案的丟失，更好地加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作建設(shè)，確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作更加安全可靠。

結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作、促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅是新時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的必然要求，因此，企業(yè)必須明確檔案管理工作存在的不足，并通過一系列舉措對企業(yè)的相關(guān)工作進(jìn)行完善，提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

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（作者單位：大安市老干部服務(wù)中心）