事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的難點與突圍路徑

摘 要：檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作，而事業(yè)單位作為我國重要的組織服務(wù)機構(gòu)，其檔案管理的重要性不言而喻。伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)能夠為檔案管理帶來新的契機，同時促進高質(zhì)量的檔案資源在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推動下得到科學(xué)合理的利用。目前我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)依然面臨一些難點，限制了其功能的發(fā)揮?；诖耍聵I(yè)單位要堅持與時俱進，樹立“互聯(lián)網(wǎng) +”思維，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理機制，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，采取針對性的手段和措施尋找相應(yīng)的突圍路徑，以求為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步發(fā)展增添助益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；建設(shè)難點；突圍路徑

檔案是事業(yè)單位長期發(fā)展形成的原始材料，是十分寶貴的歷史資產(chǎn)，記載了事業(yè)單位運行過程中的各項重要活動和重大事件，具有規(guī)范性、服務(wù)性和分散性的特點。事業(yè)單位檔案管理的完整程度與其管理質(zhì)量密切相關(guān)，由于各個部門的檔案數(shù)量眾多，還存在分散性的特點，使得管理難度增加，容易發(fā)生收集不全的現(xiàn)象。隨著事業(yè)單位體制改革的持續(xù)深化，檔案管理信息化建設(shè)成了目前事業(yè)單位檔案工作的重點。檔案信息化建設(shè)是利用現(xiàn)代科技手段實現(xiàn)檔案信息收集分類、數(shù)據(jù)分析和創(chuàng)新整合的全過程，是當(dāng)前事業(yè)單位的重要建設(shè)內(nèi)容，更好地優(yōu)化了事業(yè)單位的管理和服務(wù)，有助于全面完成資源的合理配置和高效應(yīng)用[1]。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價值邏輯

事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)不斷加重，不僅對文書管理水平要求更高，也開始強調(diào)其利用價值的發(fā)揮。這一背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)下事業(yè)單位社會服務(wù)職能完善的需要?；诖?，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，推動事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型 [2]。

1.1 信息化建設(shè)有助于強化檔案的管理及利用效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代引發(fā)了各行各業(yè)信息化轉(zhuǎn)型的新業(yè)態(tài)，有效扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)模式下事業(yè)單位檔案資源利用難、效率低的情況。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案信息數(shù)量眾多、門類豐富、內(nèi)容復(fù)雜，給各單位工作人員帶來了較大的應(yīng)用難題。最初的檔案管理主要是以紙質(zhì)文件為記錄和存儲的載體，很多時候需要工作人員手寫記錄，導(dǎo)致檔案檢索難度大且易于損毀，工作效率非常慢，影響實際工作質(zhì)量。實施信息化建設(shè)后，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，檔案人員通過數(shù)字化手段將檔案信息錄入到相應(yīng)檔案庫中，操作簡單、檢索便捷，有效縮短了查找檔案所耗費的時間，可以最大限度提升檔案管理和利用的效率。在這種新型工作模式下，檔案資料的潛在價值可以被充分挖掘出來。

1.2 檔案信息化建設(shè)可以有效提升事業(yè)單位的運營活力

一方面，數(shù)字化管理模式有效控制了事業(yè)單位在人員管理、存儲場域等方面的成本，對其業(yè)務(wù)范圍和處理機制進行了重新的整合與劃分，將檔案管理的工作重點由基礎(chǔ)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閼?yīng)用拓展，促進群眾滿意度的提升。另一方面，檔案管理不僅包含公文整理和存儲，還牽涉到資料應(yīng)用和價值分析等更深層次方面的功能，對于社會運行、服務(wù)群眾和數(shù)據(jù)分析具有關(guān)鍵意義。智能化檔案服務(wù)平臺的搭建，有利于推動檔案管理朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展，有助于事業(yè)單位樹立服務(wù)于民的健康社會形象，激發(fā)管理活力，這也是事業(yè)單位高效運營的重要保障。

1.3 信息化建設(shè)能夠有效彌補傳統(tǒng)模式下的檔案管理短板

過去各級事業(yè)單位的檔案存儲多是采用紙質(zhì)為載體，對保存環(huán)境有很高的要求，一旦溫度或濕度發(fā)生改變，就可能造成檔案資料的損毀，影響檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)。同時，這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過反復(fù)查閱以及時間累積，紙質(zhì)會逐漸變得又薄又脆，對檔案信息的清晰度和完整度帶來一定影響。通過開展檔案信息化建設(shè)，將檔案資料由紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，可以確保檔案內(nèi)容長久保存，也能夠釋放更多的可利用辦公空間，極大節(jié)省檔案管理過程中的紙張投入、印刷設(shè)備投入等，積極響應(yīng)我國現(xiàn)代化建設(shè)所提倡的綠色環(huán)保理念。引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及各類先進設(shè)備，檔案管理人員可以將所有檔案文件資料進行電子化備份，采用多種存儲方式，提高電子檔案存放空間的安全性。這樣即使紙質(zhì)檔案發(fā)生意外，也不影響事業(yè)單位的正常工作運轉(zhuǎn)，有利于促進檔案管理的良好發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的難點

2.1 缺乏對檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)知，理念創(chuàng)新有待普及

我國不同地區(qū)、不同級別的事業(yè)單位所承擔(dān)的社會職能不同，行業(yè)資源應(yīng)用范圍與服務(wù)方向不一。因此，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)陸續(xù)進入到大力推進階段，但是還有一些事業(yè)單位的管理人員沒有擺脫傳統(tǒng)管理思想的桎梏，未能意識到檔案管理信息化建設(shè)的必要性與緊迫性[3]。事業(yè)單位所涉及的檔案資料內(nèi)容龐雜，要想實現(xiàn)完全轉(zhuǎn)變需要時間、人力、資金和技術(shù)的全面支撐。一方面，在轉(zhuǎn)型初期，由于部分事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)構(gòu)成的差異，再加上資料堆積整理的工作強度較大，很多工作人員產(chǎn)生畏難情緒，態(tài)度不積極，在落實過程中出現(xiàn)了流于形式的情況，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)成果不理想。另一方面，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)全局觀念不強，對信息化建設(shè)的資金投入不足，再加上領(lǐng)導(dǎo)者的管理理念落后，缺乏推動信息化建設(shè)的指導(dǎo)性思想，那么必將導(dǎo)致信息化建設(shè)工作難以順利開展。

2.2 缺乏完善的檔案管理機制，信息化技術(shù)的開發(fā)利用滯后

對于很多事業(yè)單位而言，信息化建設(shè)還是一個全新的領(lǐng)域，缺乏成熟的經(jīng)驗積累，技術(shù)的開發(fā)利用滯后，未能充分融合“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，形成科學(xué)的檔案管理體系。其一，很多事業(yè)單位都已經(jīng)結(jié)合時代趨勢對檔案管理機制進行了優(yōu)化調(diào)整，但是沒有結(jié)合自身發(fā)展實際，其適用性較弱。隨著時代的發(fā)展，檔案內(nèi)容越來越豐富，為加快檔案管理信息化建設(shè)，我國相繼實施了很多政策法規(guī)對其進行宏觀指導(dǎo)。但是由于涉及層級眾多、檔案管理程序煩瑣、政策推行緩慢等因素，導(dǎo)致其銜接不暢，使得檔案信息的處理和應(yīng)用不具有統(tǒng)一性，規(guī)范程度較低，影響了相關(guān)工作的高效推進。其二，除了管理模式外，信息技術(shù)手段的開發(fā)應(yīng)用落后于信息技術(shù)的發(fā)展速度也是影響檔案信息化建設(shè)的問題之一。雖然在檔案管理工作中信息化建設(shè)已經(jīng)獲得了普遍推行，但是在實際中依然存在明顯對現(xiàn)代化管理技術(shù)利用不足的情況，在這種情況下，大量數(shù)據(jù)將很難全面、精準(zhǔn)、高效地得到查找利用。

2.3 檔案信息化建設(shè)的管理人員水平不高，專業(yè)能力有待提升

從組織結(jié)構(gòu)上看，檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主力軍，其業(yè)務(wù)水平、信息化技術(shù)操作能力和文化素養(yǎng)對檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展具有直接影響。然而，現(xiàn)階段很多事業(yè)單位的檔案管理人員還存在業(yè)務(wù)能力不足、高素質(zhì)檔案管理人才匱乏等問題，這已成為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的阻礙。具體來說：一方面，受到體制機制的影響，檔案管理工作在很長時間內(nèi)處于組織邊緣化的地位。人員的工作內(nèi)容也比較單一、重復(fù)性高，員工很難能從這份職業(yè)中獲得能力提升，總是招募不到優(yōu)秀的人才[4]。那么為了確保組織完整性，這些事業(yè)單位就不得不降低對于檔案管理人員的崗位要求，這就導(dǎo)致了專業(yè)人才隊伍的匱乏。另一方面，檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，趨于“老齡化”。他們思想觀念缺乏創(chuàng)新，主觀能動性差，對于新知識和新技術(shù)的掌握比較滯后，未能清楚地認(rèn)識到自身工作的重要性，無法養(yǎng)成良好的自主學(xué)習(xí)和提升習(xí)慣。而新引進的人員雖然在技術(shù)操作方面能夠達標(biāo)，但是檔案管理經(jīng)驗不足，組織協(xié)調(diào)能力較差，造成檔案管理工作的整體質(zhì)量不高。此外，系統(tǒng)化、長期性的培訓(xùn)體系也有待健全。信息化進程所帶來的技術(shù)方面的突飛猛進，需要檔案管理人員與時俱進，才能有效應(yīng)對工作中遇到的各類難題，但是絕大多數(shù)事業(yè)單位都沒有制定具有針對性的檔案管理培訓(xùn)計劃。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的突圍路徑

3.1 增強對檔案管理信息化建設(shè)的重視，樹立科學(xué)管理意識

從事業(yè)單位的角度出發(fā)，檔案管理信息化建設(shè)具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性的特點，需要穩(wěn)中求進、由淺入深持續(xù)推進，盡管無法在短時間內(nèi)獲得顯著成效，卻是事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位只有樹立起正確的思想意識觀念，在日常工作中堅持不懈地抓好職工的思想工作，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，才能使這一工作落到實處，進而取得預(yù)期的效果。一方面，要做好信息化建設(shè)的長期規(guī)劃和短期安排，科學(xué)組織、統(tǒng)籌推進，進一步增強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的資金和設(shè)備投入，將檔案管理放在重要位置上，把握好國家在檔案信息化建設(shè)方面的相關(guān)政策，加快事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平。另一方面，要對日常工作中檔案信息化的運用情況予以高度重視，通過會議宣講、組織培訓(xùn)等形式促使全體員工深刻意識到檔案信息化建設(shè)賦予事業(yè)單位健康發(fā)展的重要意義。管理者要創(chuàng)新管理理念，采用高效管理模式，將檔案管理與信息技術(shù)進行有機融合，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的積極作用，激勵員工以最飽滿的熱情投入到信息化系統(tǒng)建設(shè)之中。引導(dǎo)單位上下聯(lián)動、凝心聚力、互相配合，為獲得更好的建設(shè)效果提供堅強的組織支撐[5]。

3.2 明確檔案信息化建設(shè)的管理機制，做好數(shù)據(jù)的整合共享

要從推進數(shù)字化進程和制度完善兩個方面入手，為檔案信息化建設(shè)保駕護航。一方面，要創(chuàng)建相應(yīng)的檔案信息化工作小組，落實職責(zé)分工，對相關(guān)工作流程進行細致梳理，根據(jù)具體實施情況建立健全檔案管理的各項制度規(guī)定，使檔案信息化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依；要對運行程序和操作標(biāo)準(zhǔn)進行詳細規(guī)定，要求檔案工作者要嚴(yán)格結(jié)合相關(guān)要求進行操作，針對檔案移交、存儲格式、信息篩查等使用統(tǒng)一規(guī)格，為后續(xù)的信息利用和分析提供應(yīng)有的便利；要基于信息化長遠發(fā)展的考慮，進一步強化評估管理，促進檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化整改。另一方面，要整合數(shù)據(jù)資源，推動數(shù)字化進程。在大數(shù)據(jù)時代樹立整體思維模式，加強檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，統(tǒng)籌考慮事業(yè)單位信息化建設(shè)的各類要素，把軟硬件設(shè)備升級作為檔案信息資源開發(fā)利用的基本條件，不斷提升檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，不僅要既滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，還要為后續(xù)發(fā)展預(yù)留空間；要針對事業(yè)單位檔案管理的特點和現(xiàn)實情況開發(fā)數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)，實施檔案信息資源的可視化管理，強化其數(shù)據(jù)分析處理能力；要在實際運行中筑牢防線，守護檔案網(wǎng)絡(luò)與檔案信息安全，增設(shè)各類防火墻和殺毒軟件，加強檔案信息化的安全保障，堅定認(rèn)識檔案安全是檔案工作的生命線。

3.3 促進檔案信息化人才隊伍升級，提高管理人員的綜合素質(zhì)

為了進一步優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案信息化管理質(zhì)量，加大力度培養(yǎng)檔案管理人才，要在持續(xù)推進檔案信息化的基礎(chǔ)上，將更多目光投入到對檔案管理人員管理水平的提高上。一方面，在檔案信息化建設(shè)過程中，要吸收一批具有專業(yè)技術(shù)能力的人才，并培養(yǎng)他們的管理責(zé)任心；要根據(jù)實際需要，通過招考、選調(diào)等形式，將一些具備新思想、新方法的復(fù)合型人才納入到檔案管理體系中，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供智慧支撐。另一方面，要強化培訓(xùn)、常備不怠，只有提升檔案管理人才的專業(yè)程度，才能不斷提高檔案管理質(zhì)量；要組織相關(guān)人員定期開展集中進修、培訓(xùn)，學(xué)習(xí)各類先進的檔案管理技術(shù)和理論知識，通過線上線下的交流學(xué)習(xí)和模擬實踐，促進檔案管理工作的創(chuàng)新。可邀請這一領(lǐng)域的專家學(xué)者到單位開展主題講座，加強檔案知識宣傳教育，深入解析檔案管理的前沿資訊和最新技術(shù)[6]。此外，在注重提升工作人員專業(yè)能力的同時，還要加強檔案部門的思想意識養(yǎng)成，增強做好檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，幫助管理人員樹立正確的工作認(rèn)知和終身學(xué)習(xí)的理念，營造一個相對和諧的環(huán)境，使他們能夠投入到檔案信息化建設(shè)工作中；要將法治意識宣傳融入到培訓(xùn)體系之中，為其講解相關(guān)法律知識，避免檔案工作人員在檔案管理中有違法亂紀(jì)行為。

綜上，檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展道路上發(fā)揮著巨大的作用，檔案管理的信息化建設(shè)是事業(yè)單位服務(wù)能力提升、智能優(yōu)化的重要保障。新時期，事業(yè)單位檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變思路，利用大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術(shù)，滿足廣大群眾持續(xù)攀升的檔案資料應(yīng)用需求，促進檔案信息的充分利用。對此，我們要從制度完善、數(shù)字化水平提升、人才培養(yǎng)、理念創(chuàng)新等多個維度出發(fā)，著力提升單位自身的檔案管理質(zhì)量，使事業(yè)單位的檔案管理工作邁向更高的臺階。

參考文獻

[1]徐蕾.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略探討[J].辦公自動化，2022，27（19）：13-15.

[2]王泳.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探索[J].網(wǎng)絡(luò)安全和信息化，2022（08）：16-18.

[3]高紅麗.加強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的路徑探究[J].陜西檔案，2022（03）：39-40.

[4]王愛珍.論事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].檔案天地，2022（12）：52-53.

[5]張文婧.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（09）：104-106.

[6]陳浩.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略探究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（25）：13-15.

作者簡介：劉洋，大學(xué)學(xué)歷，北京市產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗研究院檔案管理員，研究方向：檔案室的建立/檔案管理信息化。