信息化背景下建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的策略創(chuàng)新

摘 要：信息化背景下建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理符合當(dāng)前檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和檔案信息化的基本要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，有助于提高檔案管理效率、質(zhì)量和水平，加速檔案管理模式創(chuàng)新。相應(yīng)地，為更好地推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，需要在規(guī)范管理和高效利用方面進(jìn)行改進(jìn)，協(xié)同推進(jìn)檔案規(guī)范管理與數(shù)字化建設(shè)，以共建共享為導(dǎo)向，增強(qiáng)建設(shè)工程檔案的利用價值。

關(guān)鍵詞：信息化；建設(shè)工程檔案；數(shù)字化；規(guī)范化；共建共享

信息化時代背景下，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)與建設(shè)工程檔案深度融合，推動了工程檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程，深刻改變了建設(shè)工程檔案管理模式。因而，在建設(shè)工程檔案管理過程中，應(yīng)將數(shù)字化管理作為重要方向，充分認(rèn)識到建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的特殊性和時代價值。在具體實(shí)施過程中，一方面，結(jié)合建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)和要求，引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量。另一方面，圍繞建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的實(shí)際，完善相應(yīng)制度機(jī)制，加大人才隊(duì)伍教育培養(yǎng)，為建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理營造良好的制度環(huán)境，奠定扎實(shí)的人才基礎(chǔ)。

1 ?信息化時代背景下建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的主要趨向

信息化時代背景下，越來越多的先進(jìn)信息技術(shù)能夠被建設(shè)工程檔案所利用，為建筑工程檔案后續(xù)開發(fā)利用和共享創(chuàng)造有利條件。在建設(shè)工程檔案數(shù)字化處理過程中，可以為工程維修、技術(shù)改造等方面提供可靠的檔案數(shù)據(jù)依據(jù)，更好地發(fā)揮建設(shè)工程檔案信息資源價值[1]。

1.1 建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1.1建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容。建設(shè)工程檔案是指工程在建設(shè)和管理過程中形成的具有保存價值和開發(fā)價值的文字、圖表、圖紙、聲音、視頻等各種載體的文件資料。對建設(shè)工程檔案的整理，能夠更加全面地反映工程項(xiàng)目建設(shè)全貌，為工程建設(shè)技術(shù)攻關(guān)和工作推進(jìn)提供全方位的檔案信息支持。建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理是指在建設(shè)工程部門的組織下，針對建設(shè)工程檔案各個環(huán)節(jié)，運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對建設(shè)工程檔案信息資源的有效整合、合理開發(fā)和綜合利用。

1.1.2建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)。一是專業(yè)性特征。建設(shè)工程檔案主體多，來源廣泛，檔案分散性強(qiáng)，在建設(shè)工程檔案收集和整理過程中既需要檔案管理人員具備一般的檔案素養(yǎng)，同時還要對建設(shè)工程檔案的諸多特性予以了解。只有從建設(shè)工程的檔案專業(yè)性角度出發(fā)，才能夠確保建設(shè)工程檔案收集真實(shí)可靠。二是具有系統(tǒng)性特征。建設(shè)工程檔案貫穿整個工程的全過程，整個工程項(xiàng)目建設(shè)全過程所形成的有價值的檔案資料要全面收集，體現(xiàn)出對工程建設(shè)檔案的全面性和系統(tǒng)性。三是多樣性特征。建設(shè)工程檔案分布在政府主管單位、項(xiàng)目建設(shè)主體、監(jiān)理主體等。這些部門所掌握的建設(shè)工程檔案載體包含紙質(zhì)、視頻、音頻等多種載體。相應(yīng)地，對建設(shè)工程檔案管理主體提出了更高要求：需要充分尊重建設(shè)工程檔案的多樣性特征，采取科學(xué)規(guī)范的管理方法和手段，才能夠提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量。

1.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)向

很長一段時間，建設(shè)工程檔案以紙質(zhì)檔案載體為主，以人工管理方式為主。紙質(zhì)檔案管理需要配備足夠的工作人員，提供相對寬敞的紙質(zhì)檔案管理空間。同時，紙質(zhì)檔案管理還需要做好防塵、防蟲、防盜、防火等多項(xiàng)措施[2]。在日常工作過程中要想調(diào)閱紙質(zhì)檔案，還需要開具證明到前臺與檔案管理工作人員面對面交接處理。在這一過程中不僅會增加時間成本和工作壓力，同時也不利于建設(shè)工程檔案信息的保存，一旦在借閱過程中脫離建設(shè)工程檔案管理空間，很容易造成建設(shè)工程檔案內(nèi)容損毀或替換，可能影響建設(shè)工程檔案的真實(shí)性和原始性。數(shù)字化時代背景下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與建設(shè)工程檔案管理的深度融合，傳統(tǒng)的手工模式逐漸被人工智能模式所取代，原來面對面交接模式逐漸被網(wǎng)絡(luò)平臺所取代。在建設(shè)工程施工過程中，越來越多的紙質(zhì)工程文件逐漸被電子工程文件所取代。

這一背景要求建設(shè)工程檔案管理部門主動轉(zhuǎn)變管理思路，逐漸向數(shù)字化檔案管理方向轉(zhuǎn)型。一是要求建設(shè)工程檔案管理部門的主要領(lǐng)導(dǎo)在思想上有所轉(zhuǎn)變，要樹立大數(shù)據(jù)思維，將數(shù)字化信息技術(shù)與建設(shè)工程檔案深度融合，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量，并將大數(shù)據(jù)思維作為工作開展的引領(lǐng)，要求各項(xiàng)工作圍繞建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理展開，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和水平。二是對建設(shè)工程檔案管理人員的能力和素質(zhì)提出了更高要求。在推動建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理過程中，需要檔案管理人員具備相匹配的素質(zhì)和能力，在各自崗位上既要熟知建設(shè)工程檔案特點(diǎn)，也要結(jié)合數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)訴求，進(jìn)一步提升自身專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)。三是對建設(shè)工程檔案管理模式提出了新的要求，從手工管理模式中擺脫出來，將現(xiàn)有的紙質(zhì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，搭建建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理平臺，完善相應(yīng)系統(tǒng)，為不同主體提供建設(shè)工程檔案在線收集、在線歸檔、在線咨詢、在線利用、在線共享等多種功能，逐步實(shí)現(xiàn)增量檔案數(shù)字化和存量檔案數(shù)字化[3]。

2 建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及面臨的主要問題

信息時代背景下，建設(shè)工程所生成的檔案多以數(shù)字形式存在，這就要求在建設(shè)工程檔案管理過程中應(yīng)將數(shù)字化管理作為重要趨向。當(dāng)前，部分地區(qū)在建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理推進(jìn)過程中還存在著重視程度不足，建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理推進(jìn)緩慢，檔案數(shù)字化質(zhì)量不高，檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)，建設(shè)工程檔案利用效率不高等現(xiàn)實(shí)問題。

2.1 檔案數(shù)字化質(zhì)量不高

建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理要想提升管理質(zhì)量，就需要對建設(shè)工程檔案進(jìn)行全面收集，確保建設(shè)工程檔案信息的真實(shí)性和完整性。但目前，一方面，部分參與建設(shè)工程項(xiàng)目的相關(guān)主體對于建設(shè)工程檔案重視程度不足，自身對所形成的建設(shè)工程檔案缺乏正確客觀認(rèn)識，認(rèn)為這些工作屬于額外工作，主要是為了應(yīng)對檔案管理部門的要求，因此在建設(shè)工程檔案收集過程中難免出現(xiàn)信息不符、信息失真問題，影響了建設(shè)工程檔案的原始性和真實(shí)性。而一旦前期建設(shè)工程檔案信息失真，勢必會影響后期的建設(shè)工程檔案信息開發(fā)和利用。另一方面，在建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)管理過程中需要為檔案管理部門提供必要的資金、技術(shù)、人才支持。為建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理搭建平臺，完善系統(tǒng)，這樣才能夠?qū)⑹占蟻淼慕ㄔO(shè)工程檔案信息資源集中存儲、合理開發(fā)、高效共享。但當(dāng)前檔案管理部門能夠獲得的資金十分有限，在推進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理過程中，能夠利用到的技術(shù)和人員也相對短缺。這在一定程度上影響了建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。

2.2 檔案管理規(guī)范性不足

建設(shè)工程檔案收集經(jīng)歷項(xiàng)目立項(xiàng)、工程建設(shè)、施工許可、竣工驗(yàn)收等多個階段，涉及勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、行政審批等多個主體。所形成的檔案內(nèi)容門類復(fù)雜，數(shù)量巨大，對建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理提出了更高要求。目前，在推進(jìn)工程檔案數(shù)字化管理過程中還存在一些亟待解決問題。

2.2.1建設(shè)工程檔案管理出現(xiàn)“各自為政”現(xiàn)象。由于建設(shè)工程本身耗時長，參與單位多，有些單位只負(fù)責(zé)建設(shè)工程的部分工作，完成之后就會退出，相應(yīng)地，如果對這些單位的檔案收集不及時，就可能造成檔案缺失。還有部分檔案分別存儲在不同單位手中，由于工程進(jìn)度需要，這些檔案可能被其他部門所借用，這也對工程檔案信息收集和管理產(chǎn)生了影響。

2.2.2檔案管理制度機(jī)制不規(guī)范。當(dāng)前圍繞建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理并沒有出臺詳細(xì)的制度機(jī)制，導(dǎo)致各個部門在建設(shè)工程檔案管理過程中缺少制度依據(jù)，在主觀上容易出現(xiàn)隨意性問題，同時在建設(shè)工程檔案質(zhì)量驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)方面制度機(jī)制也不夠完善，導(dǎo)致部分建設(shè)工程檔案內(nèi)容不規(guī)范，影響后續(xù)的歸檔和開發(fā)利用。

2.3 建設(shè)工程檔案使用效率偏低

建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理既要切實(shí)保障建設(shè)工程檔案信息安全，也要實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案價值。但目前在推進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理過程中還存在一些限制條件，影響了建設(shè)工程檔案使用效率。一是建設(shè)工程檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門還缺少聯(lián)系和互動，并沒有圍繞建設(shè)工程項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)行系統(tǒng)的檔案信息開發(fā)，也就難以實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息的價值和作用。二是當(dāng)前業(yè)務(wù)部門對建設(shè)工程檔案信息重視程度不足。認(rèn)為建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理是項(xiàng)目建設(shè)之后的事情，只能夠在項(xiàng)目維護(hù)方面發(fā)揮作用，對當(dāng)前項(xiàng)目建設(shè)起到的作用十分有限。三是建設(shè)工程檔案管理部門工作人員主動服務(wù)意識不強(qiáng)。在建設(shè)工程檔案信息資源開發(fā)過程中缺少主動性和創(chuàng)新意識，這也一定程度上影響了建設(shè)工程檔案使用效率。四是客觀條件限制，當(dāng)前建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理獲得的資金、人力、物力十分有限，沒有形成建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理平臺，相應(yīng)的技術(shù)手段也十分落后，在一定程度上降低了建設(shè)工程檔案利用開發(fā)和共享。

3 建設(shè)工程檔案數(shù)字化的創(chuàng)新管理策略

檔案管理部門應(yīng)將建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理作為重要發(fā)展方向。一方面，充分認(rèn)識建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)必要性和重要性，圍繞建設(shè)工程檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理建言獻(xiàn)策[4]。另一方面，推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的深度融合，系統(tǒng)開發(fā)和利用建設(shè)工程檔案數(shù)字化資源。

3.1 提高檔案信息化、數(shù)字化質(zhì)量

3.1.1將建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理納入建設(shè)工程的整體規(guī)劃之中。隨著工程項(xiàng)目的推進(jìn)，建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理也要跟進(jìn)，切實(shí)保障在工程建設(shè)方面所形成的各種有價值的文件都能夠被收集上來。并按照建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的相關(guān)要求對其進(jìn)行精準(zhǔn)審核，確保建設(shè)工程檔案的真實(shí)性、原始性和完整性。

3.1.2明確信息時代背景下建設(shè)工程檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理的主要方向。充分認(rèn)識到現(xiàn)代信息技術(shù)的價值和作用，圍繞建設(shè)工程檔案管理實(shí)際需要，搭建先進(jìn)的建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理平臺，將這項(xiàng)工作作為核心工作加以落實(shí)。同時要加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)，重視建設(shè)工程檔案管理人員的培訓(xùn)和外部人才引進(jìn)，將檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作作為推進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的重要方面。要提升建設(shè)工程檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息素養(yǎng)，同時要結(jié)合建設(shè)工程數(shù)字化創(chuàng)新管理的實(shí)際需要向外部大力引進(jìn)人才。要加強(qiáng)與科研院所和高校合作，確保引進(jìn)的人才能夠“即插即用”。

3.2 檔案數(shù)字化與規(guī)范化管理協(xié)同推進(jìn)

3.2.1加強(qiáng)制度機(jī)制建設(shè)。無論是檔案數(shù)字化還是檔案規(guī)范化，都應(yīng)該以制度機(jī)制作為前提要件，在推動建設(shè)工程檔案數(shù)字化與規(guī)范的過程中，要結(jié)合具體問題對制度機(jī)制進(jìn)行重新梳理，找到制度漏洞并加以彌補(bǔ)，確保制度的完整性、針對性和系統(tǒng)性[5]。

3.2.2加強(qiáng)檔案規(guī)范化制度機(jī)制落實(shí)力度。制度機(jī)制“三分在制定，七分在落實(shí)”。在制度機(jī)制落實(shí)過程中，一方面，主要領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)調(diào)制度機(jī)制對檔案數(shù)字化與規(guī)范化管理協(xié)同推進(jìn)的現(xiàn)實(shí)意義，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照制度機(jī)制推進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理，同時也要與建設(shè)工程檔案生成部門聯(lián)系，要求相關(guān)部門也要形成相對完善的制度機(jī)制，切實(shí)保障建設(shè)工程檔案信息生成的規(guī)范性和全面性。另一方面，建立嚴(yán)格的追責(zé)機(jī)制，要求在推進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理過程中對沒有落實(shí)好制度機(jī)制的單位和個人進(jìn)一步追責(zé)，通過嚴(yán)格的追責(zé)機(jī)制，確保制度機(jī)制真正落地。

3.2.3加強(qiáng)建設(shè)單位指導(dǎo)和服務(wù)。建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理僅僅依靠檔案管理部門難以取得實(shí)際效果，需要相關(guān)單位的密切配合和主動溝通，同時還需要提高相關(guān)單位檔案管理人員、技術(shù)人員和其他業(yè)務(wù)人員的能力和素質(zhì)，讓這些人員更加重視檔案工作，在文件生成、文件歸檔、文件收集過程中能夠按照檔案管理的相關(guān)制度要求進(jìn)行，確保歸檔文件的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性。

3.3 推進(jìn)建設(shè)工程檔案共建共享

3.3.1充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。將大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、知識管理等技術(shù)嵌入到建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理各個流程，實(shí)現(xiàn)對建設(shè)工程檔案信息資源的深度挖掘和系統(tǒng)整合，建立不同需求的建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫，不斷地擴(kuò)大建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫信息存儲量。同時要對建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保最短時間內(nèi)能夠?qū)π枰臋n案信息進(jìn)行搜索、下載和利用。

3.3.2打破“信息孤島”。當(dāng)前在建設(shè)工程檔案信息化共享過程中還存在著“技術(shù)壁壘”和“信息不兼容”問題，要圍繞建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理實(shí)際需要建立行業(yè)性建設(shè)工程檔案信息資源共享共建平臺，借助區(qū)塊鏈、云計算等技術(shù)對區(qū)域性建設(shè)工程檔案信息進(jìn)行整合和挖掘，實(shí)現(xiàn)對建設(shè)工程檔案信息資源的高效利用和系統(tǒng)開發(fā)，不斷地提升建設(shè)工程檔案信息資源的利用效率。

總之，信息化背景下，應(yīng)充分認(rèn)識到建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理推進(jìn)的重要性和必要性，在具體實(shí)施過程中，一方面，主要領(lǐng)導(dǎo)要給予建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理足夠的重視，委派專人負(fù)責(zé)推進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理工作。另一方面，要將信息化技術(shù)與建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理深度融合，從制度層面、技術(shù)層面、平臺層面、載體層面、制度機(jī)制層面入手，全面推進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，更好地發(fā)揮建設(shè)工程檔案信息資源的作用和價值。

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作者簡介：董鴻，山東省日照市五蓮縣建筑工程管理服務(wù)中心負(fù)責(zé)檔案管理工作，研究方向：檔案管理。