探討同姓同名者人事檔案精細(xì)管理的路徑

摘 要：同姓同名者檔案精細(xì)管理，是人事檔案管理的重要方面。本文列舉企業(yè)出現(xiàn)同姓同名人事檔案問題的事實(shí)，分析存在問題的原因，敘述檔案精細(xì)化管理的內(nèi)涵，繼而探尋同姓同名人事檔案管理的接收、增量材料、轉(zhuǎn)遞手續(xù)、查借閱利用方法，以及提升檔案人員素質(zhì)、專業(yè)技能途徑，以實(shí)現(xiàn)從源頭把關(guān)。

關(guān)鍵詞：精細(xì)管理；錯(cuò)放；核實(shí)；嚴(yán)把；關(guān)口

我國(guó)人口眾多，出現(xiàn)一些同姓同名者實(shí)屬難免。而在社會(huì)管理工作中，對(duì)這一現(xiàn)象必須引起重視，嚴(yán)防在一定范圍或一定事項(xiàng)中因忽視對(duì)同姓同名者的精準(zhǔn)認(rèn)定而出現(xiàn)差錯(cuò)。筆者是一名退役軍人，在職工人數(shù)有1萬多人的大型國(guó)企綜合檔案室工作。我們這個(gè)企業(yè)集團(tuán)的職工隊(duì)伍中，重名者達(dá)50余人。多年來，我們對(duì)這些同姓同名者的人事檔案管理一直用心加以了甄別，從而未出現(xiàn)過差錯(cuò)。但從去年我們?cè)趨f(xié)助政府某部門核查比對(duì)青島市的呂某與我單位與其同名的呂某的人事檔案，糾錯(cuò)的處理過程及情況分析來看，對(duì)同姓同名者的人事檔案管理必須用心對(duì)待、精細(xì)管理，從源頭把關(guān)，以避免出錯(cuò)?，F(xiàn)將以上所提及的查找過程情況公之于眾：

1 ? 兩個(gè)呂某N多的個(gè)人檔案材料相互錯(cuò)放的事實(shí)和原因分析

自2018年8月起，退役軍人事務(wù)部先后下發(fā)《退役軍人和其他優(yōu)撫對(duì)象信息工作方案》《關(guān)于進(jìn)一步做好退役軍人和其他優(yōu)撫對(duì)象信息采集工作的通知》等相關(guān)文件，對(duì)全國(guó)的退役軍人和其他優(yōu)撫對(duì)象進(jìn)行信息采集工作。信息采集的主要內(nèi)容包括退役軍人和其他優(yōu)撫對(duì)象的個(gè)人身份信息、政治面貌、兵役類別、基本生活狀況等項(xiàng)目，其中涵蓋戶籍、救助、社保、醫(yī)療、住房、撫恤優(yōu)待、服役及安置情況等多項(xiàng)基礎(chǔ)信息和照片。退役軍人呂某因暫時(shí)處于失業(yè)狀態(tài)，其個(gè)人檔案存放于青島市就業(yè)服務(wù)中心。2020年下半年，在開展青島市退役軍人和其他優(yōu)撫對(duì)象信息采集工作時(shí)，呂某持從其個(gè)人檔案中復(fù)制的《應(yīng)征公民入伍登記表》和《義務(wù)兵退出現(xiàn)役登記表》前往所在街道辦事處登記個(gè)人信息，街道辦事處工作人員發(fā)現(xiàn)呂某所持的兩份表格與其實(shí)際情況不符，即表內(nèi)登記的“呂某”的有關(guān)信息與現(xiàn)場(chǎng)的這個(gè)“呂某”相對(duì)照，明顯不是同一個(gè)人。之后，呂某又回到青島市就業(yè)服務(wù)中心，查找自己的檔案中為何存有與其本人不符的材料，并表達(dá)不滿。為此，青島市就業(yè)服務(wù)中心的工作人員開始查找呂某檔案材料信息與其本人情況不符的原因。

經(jīng)調(diào)查核實(shí)，全市同姓同名的呂某共有16人；再經(jīng)詳細(xì)篩選比對(duì)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在青島城運(yùn)控股交運(yùn)集團(tuán)某基層單位工作的在職職工呂某與失業(yè)的呂某不僅同姓同名，而且都是退伍軍人。進(jìn)一步查閱研判交運(yùn)集團(tuán)呂某（以下失業(yè)人員呂某簡(jiǎn)稱呂某①，交運(yùn)集團(tuán)的呂某簡(jiǎn)稱呂某②）的個(gè)人檔案，發(fā)現(xiàn)其中的退役鑒定表、走訪表、獎(jiǎng)勵(lì)登記表、軍銜報(bào)告表等14件檔案材料均與其本人（呂某②）的情況不符，即：這14件檔案材料好像是呂某①的。據(jù)此，再比對(duì)研判呂某①存放于再就業(yè)服務(wù)中心的個(gè)人檔案，發(fā)現(xiàn)其中的職工登記表、入團(tuán)志愿書、入伍批準(zhǔn)書、體格檢查表等12件檔案材料都與呂某①的情況不符，而恰恰與呂某②的情況相吻合。這樣，青島市再就業(yè)服務(wù)中心的工作人員與交運(yùn)集團(tuán)綜合檔案室的工作人員共同對(duì)兩個(gè)呂某的個(gè)人檔案材料現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了比對(duì)與核實(shí)。通過嚴(yán)肅認(rèn)真地調(diào)查落實(shí)與研判，于2021年3月，將原錯(cuò)放于呂某②檔案中的14件原始檔案材料，改放于呂某①的個(gè)人檔案之中；同理，又將原錯(cuò)放于呂某①檔案中的12件原始檔案，改放于了呂某②的個(gè)人檔案中。至此，同姓同名的兩個(gè)呂某的個(gè)人檔案中N多相互錯(cuò)放的檔案材料回歸到了正確的位置，雙方分別到各自轄區(qū)的街道辦事處辦理了退伍軍人信息采集登記工作。由于市就業(yè)服務(wù)中心和交運(yùn)集團(tuán)工作人員的積極協(xié)調(diào)和認(rèn)真核查，多年來長(zhǎng)期存在的兩個(gè)呂某個(gè)人檔案中若干材料相互錯(cuò)誤置放的問題得到了糾正，消除了后患。

那么，兩個(gè)同姓同名的呂某的個(gè)人檔案怎么會(huì)出現(xiàn)20多件原始檔案材料相互錯(cuò)放的失誤呢？在工作過程中，我們發(fā)現(xiàn)，原來兩個(gè)呂某的檔案中共有6處相同之處：一是兩人參軍前后同屬青島市××街道辦事處；二是兩人同年出生；三是兩人同年同月同日參軍入伍；四是兩人同年同月同日退出現(xiàn)役；五是兩人復(fù)員后同時(shí)分配到青島車輛廠工作（兩人不在一個(gè)車間，也不相識(shí)）；六是兩人各自的母親均姓孫，并且她們還都曾在青島卷尺廠工作。同姓同名的兩人，相互間有著多處相同或相似的信息，這種現(xiàn)象實(shí)屬罕見、也真巧合。據(jù)此，我們分析認(rèn)為，兩個(gè)呂某的職工檔案中之所以出現(xiàn)上述錯(cuò)放的問題，可能是當(dāng)年的所在街道辦事處的工作人員在工作中有所疏忽所致。

2 ? 檔案精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)管理的一種理念，它是社會(huì)分工精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。根據(jù)筆者理解，檔案精細(xì)化管理主要應(yīng)包括以下內(nèi)容：一是精細(xì)化規(guī)劃。主要包括檔案材料的收集整理、分類、編號(hào)、查借閱等工作的整體謀劃。隨著信息化的發(fā)展，檔案工作精細(xì)化規(guī)劃考慮的細(xì)節(jié)越來越多、越來越細(xì)，以至于每個(gè)節(jié)點(diǎn)、每個(gè)過程都明確、具體，以獲得檔案利用更便捷、更高效。二是精細(xì)化解剖。將檔案管理中存在的內(nèi)容，多層次展現(xiàn)、多角度展示，體現(xiàn)社會(huì)分工的精和細(xì)，體現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的精和細(xì)。也就是，將檔案內(nèi)容逐一分解為具體的數(shù)字和程序，使每個(gè)檔案都有個(gè)性，看得見、摸得著。三是精細(xì)化操作。精細(xì)化管理是相對(duì)于粗放型管理而言。檔案管理精細(xì)化操作，是指檔案從進(jìn)入到檔案室開始，每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)作。精是指精益求精，是一種態(tài)度，一種文化；細(xì)是指細(xì)致、細(xì)節(jié)，能細(xì)則細(xì)的一個(gè)工作單元，要求每一項(xiàng)操作都致微致小。四是精細(xì)化管控。檔案精細(xì)化管控，是指檔案登記、查、借、閱全過程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化的管理和控制。

3 ? 對(duì)同姓同名者的職工檔案精細(xì)化管理方法

雖然以上這件事的處理工作已經(jīng)結(jié)束了，但通過對(duì)這一案例的原因分析，筆者認(rèn)為，如果不能從這一案例中發(fā)現(xiàn)存在問題的原因，并強(qiáng)化管控措施，這類問題還可能再發(fā)生。因此，職工檔案管理工作中，對(duì)同姓同名者要格外關(guān)注、特別用心辨析識(shí)別，這是減少工作出現(xiàn)差錯(cuò)的必須。根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，為力避同姓同名者的職工檔案在管理上出錯(cuò)，應(yīng)把功夫下在預(yù)防預(yù)控上，重點(diǎn)把好六個(gè)關(guān)口：

3.1 嚴(yán)把職工檔案接收的源頭關(guān)

職工檔案接收時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)同姓同名者，在登記時(shí)，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)膮^(qū)分。如，可以從案卷題名、性別、年齡、工號(hào)、身份證號(hào)、工作單位、工作崗位、進(jìn)入本系統(tǒng)時(shí)間等方面加以標(biāo)注。其中，“工號(hào)”和“身份證號(hào)”兩者分別作為唯一條件，均可以采用。但身份證號(hào)的位數(shù)較多，不太容易被記住，最快捷、準(zhǔn)確的方法是采用“工號(hào)”來標(biāo)注，這個(gè)“唯一”簡(jiǎn)單易記，適用于HRP人力資源管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)及各類表格，能達(dá)到快速檢索的目的。如果是新增人員與老職工出現(xiàn)同姓同名者，除滿足唯一條件外，應(yīng)在“案卷題名”中加以區(qū)分，如果是兩名同姓同名者，同性可用大小、異性可用男女區(qū)分，即“***職工檔案（大）（小）”，三名以上同姓同名者，可用ABCD或123區(qū)分，即“***職工檔案（A）（B）”，在“進(jìn)入本系統(tǒng)時(shí)間”處標(biāo)注進(jìn)現(xiàn)工作單位時(shí)間，作為輔助項(xiàng)參考。像上述兩位同姓同名的呂某，過去由于參加工作的經(jīng)歷較長(zhǎng)，變換的單位較頻繁，因此最初在職工檔案接收、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)，或多或少會(huì)出現(xiàn)一些問題，容易出錯(cuò)。若忽視了對(duì)同姓同姓者檔案的識(shí)別區(qū)分，管理就會(huì)從源頭上出現(xiàn)盲區(qū)。這種情形下，即便有多個(gè)檔案工作人員同時(shí)或先后經(jīng)手管理，也不太容易發(fā)現(xiàn)存在的隱患或發(fā)生的問題。加之早期沒有計(jì)算機(jī)設(shè)備管理的年代，處于原始的手寫目錄和手工檢索，后來雖說運(yùn)用了計(jì)算機(jī)操作，使用execl表格作案卷目錄，但同姓同名者的識(shí)別問題仍然沒有得到解決，以至于缺失、錯(cuò)放以及“人檔分離”等現(xiàn)象時(shí)而發(fā)生。現(xiàn)在使用HRP人力資源管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)來管理職工檔案時(shí)，可以通過“工號(hào)”“身份證號(hào)”檢索，快速查找到多個(gè)同姓同名者，對(duì)接收、整理、著錄、原文掛接、轉(zhuǎn)遞及移交等各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題及時(shí)加以改正。因此，針對(duì)同姓同名者的檔案管理，從源頭上精準(zhǔn)施策，是嚴(yán)防出錯(cuò)的首要措施。

3.2 嚴(yán)把人事檔案增量材料的鑒別關(guān)

向人事檔案中添加新增紙質(zhì)材料時(shí)，對(duì)同姓同名者的增量材料要尤其注意。即，凡是向重名者的人事檔案放入新材料時(shí)，在使用工號(hào)登錄的同時(shí)，還要對(duì)其出生年月、性別、身份證號(hào)等字段進(jìn)行鑒別；新增的紙質(zhì)材料一定要在精準(zhǔn)識(shí)別所屬者并正確分類后，再按類件號(hào)順序存放于原始紙質(zhì)檔案卷宗之中，并還須與電子檔案相一致。如果在鑒別過程中，發(fā)現(xiàn)還缺少其他類別的檔案材料，應(yīng)先列出缺少目錄明細(xì)，積極主動(dòng)聯(lián)系人力資源部門，與材料出具單位和部門進(jìn)行相匹配的對(duì)接，補(bǔ)全人事檔案中缺少部分，使增量材料真實(shí)有效、齊全完整。當(dāng)綜合檔案室接收增量材料時(shí)，首先看的是材料的基本信息，如果發(fā)現(xiàn)信息一致，要在這個(gè)管理環(huán)節(jié)防微杜漸，嚴(yán)防把同姓同名者的原始材料錯(cuò)放。

3.3 嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的出口關(guān)

因職工離職或退休等相關(guān)業(yè)務(wù)辦理職工檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)時(shí)，對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞前的“出口關(guān)”進(jìn)行嚴(yán)格審核尤為重要。這個(gè)環(huán)節(jié)中，對(duì)擬轉(zhuǎn)遞的人事檔案，凡屬同姓同名者的，要格外用心辨析，認(rèn)真對(duì)照紙質(zhì)檔案和電子檔案，逐條逐項(xiàng)地嚴(yán)細(xì)審核把關(guān)，確保擬轉(zhuǎn)遞的人事檔案與其本人相符而與其他重名者無關(guān)。因?yàn)槿绻D(zhuǎn)遞出去的人事檔案是同姓同名的另一人的，無論是當(dāng)時(shí)發(fā)現(xiàn)，還是今后遇到問題再發(fā)現(xiàn)，都是嚴(yán)重的過錯(cuò)，甚至還可能給組織或本人造成不良的影響或經(jīng)濟(jì)損失。因此，人事檔案在流出本單位時(shí)，就要嚴(yán)防把同姓同名者的檔案弄混淆。這樣嚴(yán)細(xì)認(rèn)真地去做，才能避免檔案轉(zhuǎn)遞移出本單位時(shí)出現(xiàn)不應(yīng)有的過錯(cuò)。

3.4 嚴(yán)把人事檔案的借閱利用關(guān)

在調(diào)閱人事檔案時(shí)，如果調(diào)閱的是同姓同名者的人事檔案，應(yīng)特別引起重視。首先要經(jīng)過檔案借閱利用審批、人事檔案出入庫(kù)登記、檔案移出移進(jìn)登記和檔案借閱利用效果登記等臺(tái)賬，對(duì)檔號(hào)、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)內(nèi)容、出庫(kù)人、入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)人、移進(jìn)時(shí)間、移進(jìn)內(nèi)容、移進(jìn)人、移出時(shí)間、移出內(nèi)容、移出人、利用效果逐項(xiàng)逐條登記以外，還需在備注一欄加注“同姓同名”的標(biāo)識(shí)，并在系統(tǒng)中標(biāo)注同樣的對(duì)應(yīng)標(biāo)識(shí)，做到檔案借閱有記錄、檔案歸有記錄、檔案出入庫(kù)有記錄、檔案移出移進(jìn)等記錄，借閱人和經(jīng)辦人都需要簽字確認(rèn)。通過層層地登記和嚴(yán)格規(guī)范地管理，嚴(yán)防因?yàn)榻栝喌氖峭胀叩娜耸聶n案，而在借閱方面發(fā)生錯(cuò)誤。并且一旦發(fā)現(xiàn)問題，可通過上述臺(tái)賬，在最短時(shí)間查找到流轉(zhuǎn)軌跡，以便及時(shí)地糾正錯(cuò)誤。

3.5 嚴(yán)把檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)關(guān)

要從提高檔案管理工作人員的思想政治水平，堅(jiān)定政治立場(chǎng)，樹立高度的法制意識(shí)和正確的事業(yè)觀、價(jià)值觀，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，具備全心全意為企業(yè)服務(wù)的精神，是否能夠切實(shí)為企業(yè)各項(xiàng)工作服好務(wù)，為企業(yè)決策當(dāng)好參謀的重要保障等方面，加強(qiáng)檔案管理人員的教育和培養(yǎng)，以檔案管理工作人員應(yīng)具備的職業(yè)思想、職業(yè)道德、職業(yè)技能、職業(yè)作風(fēng)、職業(yè)紀(jì)律為內(nèi)在要求，不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，與新時(shí)代檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的新任務(wù)相適應(yīng)。檔案管理人員要以良好的思想、嚴(yán)實(shí)的作風(fēng)履行自己的工作職責(zé)，抱著對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)職工負(fù)責(zé)的強(qiáng)烈責(zé)任心去認(rèn)真對(duì)待每一份人事檔案，積極做好職工檔案接收、整理、著錄、掃描、原文掛接、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等各節(jié)點(diǎn)的全生命周期的管理。

3.6 嚴(yán)把檔案管理工作人員的專業(yè)技能關(guān)

在按工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程從事人事檔案管理工作時(shí)，應(yīng)對(duì)同姓同名者的檔案管理方面格外用心、嚴(yán)細(xì)管控，嚴(yán)防在自己經(jīng)手的工作中對(duì)同姓同名者的檔案管理出現(xiàn)過錯(cuò)。例如：（1）每天記錄工作日志的時(shí)候，除按照六大條的模式記錄一天工作過程中的工作量、出現(xiàn)的問題、改進(jìn)的措施和方法、工作創(chuàng)新點(diǎn)和完成情況以外，第七條單列一段，將當(dāng)天遇有同姓同名者的職工檔案出入庫(kù)、查借閱、移入移出等業(yè)務(wù)情況的辦理過程逐條進(jìn)行記錄，一目了然，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即處理，使工作更加完善，把出錯(cuò)的點(diǎn)消滅到萌芽之中。（2）可在同姓同名者的職工檔案紙質(zhì)卷皮的右上角用“TT”作標(biāo)識(shí)，以便在今后的職工檔案日常管理和其他管理人員借閱利用檔案時(shí)，從接觸到這套職工檔案的源頭上，就格外注意這套職工檔案的特殊性，防止因檔案所在單位有兩個(gè)以上的同姓同名者而在檔案管理和檔案利用時(shí)發(fā)生識(shí)別不清、處理偏差的錯(cuò)誤。

綜上所述，同姓同名者人事檔案管理只是檔案管理的冰山一角，但做好管理工作是極其重要的。只有走精細(xì)化管理之路，才能應(yīng)對(duì)人事檔案日趨復(fù)雜的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]精細(xì)管理[K]https：//baike.so.com/doc/882134-932460.html.

[2]企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定[S].

作者簡(jiǎn)介：逄煜，大學(xué)學(xué)歷，青島城運(yùn)控股集團(tuán)有限公司館員，研究方向：檔案管理。