新時期農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理研究

摘 ?要：近年來，隨著農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼政策的實(shí)施，以及為滿足農(nóng)業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)業(yè)化、規(guī)模化不斷提升的現(xiàn)實(shí)需要，我國農(nóng)機(jī)裝備水平呈現(xiàn)出較大幅度增長態(tài)勢，由此產(chǎn)生了大量的農(nóng)機(jī)檔案。本文從專業(yè)性、政策性和數(shù)字化等方面，詳細(xì)闡述了新時期農(nóng)機(jī)檔案呈現(xiàn)出的新特征，并進(jìn)一步探討了做好農(nóng)機(jī)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義。最后，以規(guī)范化為視角，從收集、分類、整理、機(jī)制等方面，提出了做好新時期農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理具體策略，具有參考意義。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)檔案；檔案規(guī)范化

近年來，隨著農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼政策的實(shí)施，以及為滿足農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)業(yè)化、規(guī)?；粩嗵嵘默F(xiàn)實(shí)需要，農(nóng)業(yè)機(jī)械化生產(chǎn)已經(jīng)融入到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的全過程、各環(huán)節(jié)，我國農(nóng)機(jī)裝備水平呈現(xiàn)出較大幅度增長態(tài)勢。截至2021年底，我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)耕種收綜合機(jī)械化率已達(dá)到72.03%，農(nóng)業(yè)機(jī)械保有量為2.06億臺，同比增長1%，農(nóng)業(yè)機(jī)械總動力達(dá)到107768.02萬千瓦，同比增長了2%。農(nóng)業(yè)機(jī)械數(shù)量的持續(xù)增加，也為農(nóng)機(jī)科學(xué)化管理提出了新的更高要求。在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代，農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理重要性愈發(fā)顯現(xiàn)，農(nóng)機(jī)檔案信息化管理與農(nóng)機(jī)化生產(chǎn)、管理越來越緊密。通過計算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化管理，為農(nóng)機(jī)檔案大數(shù)據(jù)分析、信息存儲和智能信息處理提供有力技術(shù)支撐[1]。

濟(jì)寧市任城區(qū)下轄2個鎮(zhèn)，13個街道和一個省級經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)。任城區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村局下設(shè)任城區(qū)農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心、科技教育科等。一直以來都十分重視農(nóng)機(jī)檔案管理工作。目前，共有各類檔案364卷，其中，文書檔案208卷、專業(yè)檔案139卷、基建檔案6卷、實(shí)物檔案2卷、聲像檔案9卷。農(nóng)業(yè)機(jī)械化檔案主要包括：拖拉機(jī)檔案26本，農(nóng)機(jī)惠農(nóng)項(xiàng)目檔案6冊，農(nóng)機(jī)建筑工程檔案4套，等等。加強(qiáng)新時期農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理，為農(nóng)機(jī)業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支撐，也為農(nóng)機(jī)領(lǐng)域糾紛解決提供重要依據(jù)。

1 ?新時期農(nóng)機(jī)檔案工作的新特征

1.1 農(nóng)機(jī)檔案工作的行業(yè)性

農(nóng)機(jī)檔案包括農(nóng)機(jī)監(jiān)理類檔案、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼類檔案、農(nóng)機(jī)注冊登記類檔案等，每一類檔案信息量大、資源豐富。以拖拉機(jī)注冊登記類檔案為例，包括購機(jī)發(fā)票，拖拉機(jī)所有人身份證或戶籍證明、發(fā)動機(jī)號、車架號，交強(qiáng)險保險單等。以農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼檔案為例，包括農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼政策、計劃指標(biāo)、工作方案，補(bǔ)貼公示及相關(guān)圖片，農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼中標(biāo)企業(yè)申報撥款報告、購機(jī)者清冊、補(bǔ)貼匯總表。農(nóng)機(jī)檔案涵蓋了農(nóng)機(jī)從其生產(chǎn)、銷售到使用等各個環(huán)節(jié)的檔案資料，每一套農(nóng)機(jī)檔案資料均內(nèi)容豐富[2]。

1.2 農(nóng)機(jī)檔案工作的政策性

農(nóng)業(yè)是我國的第一產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展是農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要組成部分，直接影響著區(qū)域農(nóng)業(yè)發(fā)展水平，以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程。通過農(nóng)機(jī)檔案信息的整理、分析，能夠直接體現(xiàn)出時代政策特點(diǎn)和發(fā)展脈絡(luò)。2021年農(nóng)業(yè)農(nóng)村部、財政部聯(lián)合印發(fā)了《2021—2023年農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼實(shí)施指導(dǎo)意見》。該《意見》對補(bǔ)貼范圍做出調(diào)整，新一輪農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼由之前的15大類42個小類137個品目擴(kuò)展至15大類44個小類172個品目。補(bǔ)貼的標(biāo)準(zhǔn)突出“有升有降”，提高重點(diǎn)區(qū)域重點(diǎn)農(nóng)機(jī)類型的補(bǔ)貼比例。農(nóng)機(jī)檔案詳細(xì)記錄了政府在不同時期給予“三農(nóng)”的扶持政策和內(nèi)容，也體現(xiàn)了農(nóng)機(jī)檔案突出的時代特色，是研究支農(nóng)惠農(nóng)政策的重要組成部分[3]。

1.3 農(nóng)機(jī)檔案的數(shù)字化

1.3.1農(nóng)機(jī)檔案管理精度更高。數(shù)字化技術(shù)條件下，農(nóng)機(jī)從其出廠、銷售到使用，其檔案信息錄入、收集均可依托出廠信息和購機(jī)者個人信息快速實(shí)現(xiàn)，有效避免信息遺漏或差錯。

1.3.2農(nóng)機(jī)檔案管理流程更優(yōu)。信息技術(shù)的應(yīng)用，使農(nóng)機(jī)信息錄入流程從傳統(tǒng)的手工錄入，轉(zhuǎn)向智能錄入和管理，實(shí)現(xiàn)農(nóng)機(jī)檔案管理模式由“被動”向“主動”升級，借助手機(jī)APP、小程序，方便農(nóng)機(jī)檔案資源的信息查詢。

1.3.3農(nóng)機(jī)檔案管理效果更好。在信息技術(shù)的支持下，使農(nóng)機(jī)檔案管理部門與農(nóng)機(jī)推廣人員、農(nóng)機(jī)銷售者，以及其他農(nóng)業(yè)相關(guān)部門之間的溝通聯(lián)系更加順暢，進(jìn)一步促進(jìn)了農(nóng)機(jī)檔案資源的社會化共享共用。通過農(nóng)機(jī)檔案信息數(shù)據(jù)分析，進(jìn)一步優(yōu)化農(nóng)機(jī)應(yīng)用和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)布局，有利于農(nóng)機(jī)檔案價值的發(fā)揮[4]。

2 ?農(nóng)機(jī)檔案管理意義

2.1 農(nóng)機(jī)工作的依據(jù)

農(nóng)機(jī)工作包括農(nóng)機(jī)推廣、農(nóng)機(jī)應(yīng)用、農(nóng)機(jī)監(jiān)理、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼一系列工作，做好農(nóng)機(jī)檔案管理工作，能夠從源頭上進(jìn)一步規(guī)范農(nóng)機(jī)工作方式、管理行為，也是做好農(nóng)機(jī)工作的重要現(xiàn)實(shí)依據(jù)[5]。以農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案為例，拖拉機(jī)、收割機(jī)注冊登記；農(nóng)機(jī)駕駛員考核證件發(fā)放；農(nóng)機(jī)檢審驗(yàn)均需要建立在農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案梳理、匯總之上，并根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)分析，部署新一年農(nóng)機(jī)指標(biāo)任務(wù)、開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容。

2.2 為民服務(wù)的工具

農(nóng)機(jī)工作與基層群眾緊密相連，關(guān)系著農(nóng)機(jī)用戶的切身利益，做好農(nóng)機(jī)檔案管理，也是實(shí)現(xiàn)為民服務(wù)的具體體現(xiàn)。以農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼檔案為例，農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼是政府支持農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的實(shí)際舉措，做好農(nóng)機(jī)中標(biāo)企業(yè)撥款申報、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼發(fā)放、投訴受理、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼匯總，為農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼的申領(lǐng)、發(fā)放提供經(jīng)驗(yàn)參考[6]。在實(shí)際工作中農(nóng)機(jī)年檢、上戶，農(nóng)機(jī)駕駛證發(fā)放，都需要農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案。通過查閱農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案，為農(nóng)戶上戶、補(bǔ)辦證件提供便利。

2.3 安全教育的素材

據(jù)公安部門通報，2022年上半年拖拉機(jī)事故156起、死亡18人，受傷59人。聯(lián)合收割機(jī)事故148起，死亡7人，受傷46人。安全形勢依然較為嚴(yán)峻。為此，每年政府都會組織農(nóng)機(jī)安全教育宣傳。通過農(nóng)機(jī)檔案的整理、編研，為農(nóng)機(jī)安全警示教育、農(nóng)機(jī)安全宣傳提供寶貴而真實(shí)的材料。通過調(diào)閱農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案，分析農(nóng)機(jī)安全易發(fā)、多發(fā)領(lǐng)域、環(huán)節(jié)，提高農(nóng)機(jī)安全教育的針對性、實(shí)效性[7]。經(jīng)過查閱農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案，排查拖拉機(jī)、收割機(jī)等各類農(nóng)機(jī)安全隱患，為消除安全隱患提供第一手資料。

2.4 解決糾紛的憑據(jù)

農(nóng)機(jī)檔案涵蓋了農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案、農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案、農(nóng)機(jī)監(jiān)督檔案等類型。其中，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案主要是農(nóng)機(jī)日常監(jiān)理工作中形成的，具有保存價值的文字、圖片和視音頻資料；農(nóng)機(jī)監(jiān)督檔案則主要包括農(nóng)機(jī)登記、檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)籍、變更，以及農(nóng)機(jī)手考核、制證登記、農(nóng)機(jī)違規(guī)操作記載及處理等；農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼檔案則是由農(nóng)機(jī)部門進(jìn)行農(nóng)機(jī)推廣過程中落實(shí)的相關(guān)政策補(bǔ)貼，并在此過程中形成的具有保存價值的信息資料[8]。通過查詢農(nóng)機(jī)檔案，為農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼糾紛、安全責(zé)任認(rèn)定等提供重要憑據(jù)，有利于因農(nóng)機(jī)購置、使用過程中的糾紛解決。

3 ?農(nóng)機(jī)檔案管理對策——基于規(guī)范化

3.1 規(guī)范農(nóng)機(jī)檔案收集

3.1.1提高規(guī)范收集意識。組織檔案管理人員加強(qiáng)對《檔案法》、農(nóng)機(jī)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提高其規(guī)范收集的意識和能力。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，由農(nóng)機(jī)管理部門人員進(jìn)行現(xiàn)場演練、講解，做好農(nóng)機(jī)檔案收集的指導(dǎo)和培訓(xùn)，把握農(nóng)機(jī)檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)、要求、范圍。

3.1.2建立檔案收集專班。成立由農(nóng)機(jī)業(yè)務(wù)人員、檔案管理人員等組成農(nóng)機(jī)檔案收集工作專班，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)對農(nóng)機(jī)檔案收集工作的領(lǐng)導(dǎo)和具體實(shí)施。

3.1.3探索規(guī)范收集方法。掌握科學(xué)規(guī)范高效的農(nóng)機(jī)檔案收集方法，能夠保證農(nóng)機(jī)檔案資料收集的及時性、完整性。采取同步資料收集與日常登記相結(jié)合，建立農(nóng)機(jī)資料登記制度，密切農(nóng)機(jī)檔案管理部門與農(nóng)機(jī)監(jiān)理、農(nóng)機(jī)安全宣傳教育、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼等工作間的聯(lián)系。為此，辦公室負(fù)責(zé)做好農(nóng)機(jī)政策方面的來文登記；農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門則按照“一車一檔、一證一檔、一戶一檔”的標(biāo)準(zhǔn)，及時做好涉及農(nóng)機(jī)監(jiān)理過程中的資料登記，并及時進(jìn)行整理。

3.1.4規(guī)范履行檔案收集手續(xù)。重點(diǎn)從清點(diǎn)和立據(jù)兩個方面嚴(yán)格履行農(nóng)機(jī)檔案收集各項(xiàng)手續(xù)。清點(diǎn)：是指農(nóng)機(jī)檔案室根據(jù)年度案卷目錄清點(diǎn)定期卷、永久卷，并進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收，實(shí)行一卷一清點(diǎn)，重點(diǎn)要核對案卷標(biāo)題是否規(guī)范、正確。立據(jù)：要求農(nóng)機(jī)檔案接收部門根據(jù)收集到的農(nóng)機(jī)檔案，及時進(jìn)行收據(jù)開具，并保留存根。

3.1.5依托技術(shù)創(chuàng)新拓寬收集渠道。利用計算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極開發(fā)專門的農(nóng)機(jī)檔案管理系統(tǒng)，借助高性能服務(wù)器、寬帶網(wǎng)絡(luò)，推動“數(shù)字化農(nóng)機(jī)文檔一體化管理系統(tǒng)”應(yīng)用，切實(shí)提高農(nóng)機(jī)檔案管理質(zhì)量和效率。

3.1.6分類別針對性做好收集。針對不同類型農(nóng)機(jī)檔案，采取不同的收集方式。在農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼辦理同時與農(nóng)戶協(xié)商辦理上戶，便于農(nóng)機(jī)上戶檔案收集，提高檔案收集效率。農(nóng)機(jī)年檢檔案收集，可結(jié)合農(nóng)機(jī)上戶人員檔案信息，在農(nóng)閑時，與年檢員一道深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中開展年檢的同時，做好農(nóng)機(jī)年檢檔案收集[9]。

3.2 規(guī)范農(nóng)機(jī)檔案分類

3.2.1農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼類。涉及該領(lǐng)域的檔案管理，主要有農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼資金應(yīng)用管理?xiàng)l例、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼方案、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼主體信息，農(nóng)機(jī)設(shè)備購買發(fā)票等信息資料。還包括農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼申報記錄、購買賬目總表、購置合同，都是農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼檔案收集、整理的重要范疇。

3.2.2農(nóng)機(jī)監(jiān)理類。規(guī)范農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案收集、整理、歸檔的質(zhì)量和水平，就需要做到：一致性。農(nóng)機(jī)檔案與農(nóng)機(jī)駕駛員檔案一致性，農(nóng)機(jī)駕駛員對其農(nóng)機(jī)進(jìn)行登記時，應(yīng)保證其駕駛證號準(zhǔn)確無誤。還要做到農(nóng)機(jī)機(jī)動車檔案、駕駛員檔案和事故檔案三者編號、編目的一致性，以做到人、車、事故檔案歸為統(tǒng)一類別。要以不同地區(qū)的不同代號進(jìn)行編號編排。單套制。隨著計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，電子農(nóng)機(jī)檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢，借助電子化信息整合渠道，將農(nóng)機(jī)檔案信息進(jìn)行電子化輸入，構(gòu)建單軌制農(nóng)機(jī)電子檔案管理體系，并對其進(jìn)行統(tǒng)一信息登記、歸檔，提高農(nóng)機(jī)檔案管理效率[10]。還可以分為農(nóng)機(jī)類、執(zhí)法類和其他類（見表1）。

3.3 規(guī)范農(nóng)機(jī)檔案整理

3.3.1規(guī)范設(shè)置卷內(nèi)文件目錄。農(nóng)機(jī)檔案卷內(nèi)文件目錄應(yīng)制成表格形式，欄目設(shè)置有件號、題名、起止頁號、備注。件號題名以流水號順序進(jìn)行順編；題名則以農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼類、監(jiān)理類等實(shí)際發(fā)生的主題進(jìn)行命名，如“農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼名冊”；起止頁號，則是認(rèn)真填寫每一份農(nóng)機(jī)檔案所在的具體位置，前后文件編號要一致。若未裝訂在冊的農(nóng)機(jī)檔案資料，應(yīng)填“另附”。備考表設(shè)置應(yīng)包括農(nóng)機(jī)檔案具體立卷時間、立卷人、檢查人，并按照相應(yīng)要求做好內(nèi)容填寫。例如，檢查人由農(nóng)機(jī)推廣中心或農(nóng)業(yè)農(nóng)村局檔案管理人員簽名或蓋章。農(nóng)機(jī)檔案檔號格式：全宗號—檔案類別代碼—年度—保管期限—案卷號。

3.3.2規(guī)范案卷封面設(shè)置。農(nóng)機(jī)檔案案卷封面包括全宗名稱、檔號、案卷題名、保管期限、全宗號、分類號、案卷號。

3.3.3規(guī)范農(nóng)機(jī)檔案資料裝訂和封面包裝。紙質(zhì)農(nóng)機(jī)檔案采用棉線三孔一線固定，加蓋印章，文件材料折疊成A4幅面大小，靠左、下側(cè)對齊?？傊r(nóng)機(jī)檔案的整理要規(guī)范，首先要保證農(nóng)機(jī)檔案資料收集完整、規(guī)范、齊全。其次是所有需要蓋章的農(nóng)機(jī)檔案資料，應(yīng)該有相應(yīng)科股室或機(jī)關(guān)印章。再次是農(nóng)機(jī)檔案有歸檔時限的，應(yīng)在相應(yīng)的時間內(nèi)完成移交、歸檔工作。

3.4 規(guī)范農(nóng)機(jī)檔案工作機(jī)制

3.4.1成立農(nóng)機(jī)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。明確由分管負(fù)責(zé)人任組長，檔案部門、其他業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為副組長，檔案員和其他資料員組成領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室于檔案室，專門負(fù)責(zé)具體的檔案收集、整理和歸檔工作。

3.4.2明確農(nóng)機(jī)檔案管理職責(zé)。具體來說，就是要認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會農(nóng)機(jī)檔案管理政策，以及其他檔案管理方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則；認(rèn)真做好農(nóng)機(jī)檔案信息錄入、整理、分類、歸檔；積極做好農(nóng)機(jī)檔案編研工作，為相關(guān)部門決策提供參考。

3.4.3嚴(yán)明獎懲制度。把農(nóng)機(jī)檔案管理工作納入機(jī)關(guān)考核的重要內(nèi)容，建立嚴(yán)格的獎懲激勵約束機(jī)制。一方面，對及時歸檔、規(guī)范歸檔，以及按照農(nóng)機(jī)檔案管理要求進(jìn)行業(yè)務(wù)操作的部門和人員及時給予獎勵；另一方面，對影響農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理造成嚴(yán)重后果的部門或人員給予一定的懲罰，按照出臺的規(guī)章制度進(jìn)行主體責(zé)任追溯，確保農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范、安全。

結(jié)語

綜上，隨著我國農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平的不斷提升，做好新時期農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范管理意義重大。需要從農(nóng)機(jī)檔案收集、分類、整理和相關(guān)機(jī)制等方面，持續(xù)用力，久久為功，不斷提升農(nóng)機(jī)檔案管理工作質(zhì)量和水平，為“三農(nóng)”事業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略目標(biāo)做出新的更大貢獻(xiàn)。

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作者簡介：馬靜，大學(xué)學(xué)歷，濟(jì)寧市任城區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村局館員，研究方向：農(nóng)業(yè)檔案管理。