信息共享背景下醫(yī)院科研檔案管理方法探討

商棗河

摘 要：醫(yī)院檔案中科研檔案是十分重要的內(nèi)容，科研檔案的管理也成為醫(yī)院檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用，信息的共享程度也得到強(qiáng)化，對(duì)于醫(yī)院科研檔案而言，其共享水平也明顯提高?？蒲袡n案是極為專業(yè)的，其在醫(yī)療教學(xué)、醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新研究中有著不可忽視的作用，為此，應(yīng)提高科研檔案管理的重視程度，科研人員應(yīng)積極與檔案管理者合作，提高科研檔案信息的共享效果。文章基于信息共享背景，對(duì)醫(yī)院科研檔案管理方法進(jìn)行分析研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息共享；醫(yī)院；科研檔案；管理方法

檔案是記錄歷史信息的重要資源，醫(yī)院檔案中科研檔案是重要的內(nèi)容，能夠?qū)⑨t(yī)院科研工作的情況直接反映出來(lái)，也有助于醫(yī)院科研管理工作有序開(kāi)展，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。在信息共享背景下，醫(yī)院應(yīng)對(duì)科研檔案管理工作的重要性進(jìn)行重新審視分析，通過(guò)科學(xué)化的管理理念、經(jīng)驗(yàn)以及模式對(duì)科研檔案管理方法進(jìn)行確定，使醫(yī)院科研檔案資源得到高效利用，讓信息共享背景下醫(yī)院科研事業(yè)獲得良好的發(fā)展。

一、醫(yī)院科研檔案的特征

相比于其他類型的檔案，醫(yī)院科研檔案的特點(diǎn)是比較明顯的。首先，科研檔案的形成周期比較長(zhǎng)，專業(yè)性較強(qiáng)。對(duì)于醫(yī)院而言，其醫(yī)學(xué)科研工作是需要很長(zhǎng)周期的，所以，醫(yī)院科研檔案資料的搜集時(shí)間也比較長(zhǎng)，涉及很多內(nèi)容，范圍較廣。同時(shí)，醫(yī)院科研檔案的專業(yè)水平強(qiáng)，對(duì)于不同課題項(xiàng)目的檔案，應(yīng)分開(kāi)進(jìn)行管理，不同類型的檔案要進(jìn)行科學(xué)編碼。醫(yī)學(xué)檔案也分為大方向、小方向兩類。大方向指的是一類學(xué)科，小方向指的是三級(jí)學(xué)科。在對(duì)檔案類型進(jìn)行劃分時(shí)，要保證專題是完整的，同時(shí)各學(xué)科是獨(dú)立的。其次，有很強(qiáng)的學(xué)科綜合性，項(xiàng)目?jī)?nèi)容多。對(duì)于醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目而言，其合作類型多元化，有很強(qiáng)的學(xué)科綜合性，醫(yī)學(xué)研究其實(shí)就是對(duì)多學(xué)科知識(shí)的研究。當(dāng)前，醫(yī)院研究中出現(xiàn)很多創(chuàng)新科技，隨著交叉學(xué)科、邊緣科學(xué)的發(fā)展，對(duì)于很多重大課題而言，其不再是專業(yè)科室、單一學(xué)科完成的，而需要多個(gè)學(xué)科聯(lián)合行動(dòng)進(jìn)行攻克。因此，在醫(yī)學(xué)科研課題研究時(shí)，其載體也有數(shù)量大、綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)。

二、信息共享背景下醫(yī)院醫(yī)療檔案信息共享的重要性

第一，有助于醫(yī)院科研成本、醫(yī)療成本的管理控制。凸顯醫(yī)院科研工作穩(wěn)定性，使醫(yī)院科研檔案共享水平得到提升，保證科研人員能夠及時(shí)、高效、便捷地獲取文獻(xiàn)資源、檔案信息資源，并將其用于科研工作，減少科研成本的支出，讓檔案資源得到高效利用，使醫(yī)院科研工作的開(kāi)展效果得到優(yōu)化和提升。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)療檔案信息共享平臺(tái)順利建設(shè)，區(qū)域內(nèi)醫(yī)療資源分配更加均衡、高效，能夠使醫(yī)療人員、技術(shù)、設(shè)備等得到高效利用。基于此，醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本會(huì)明顯降低，患者的就醫(yī)壓力、負(fù)擔(dān)相應(yīng)減小，能夠使醫(yī)療服務(wù)更加人性化。

第二，能夠進(jìn)一步提高管理工作規(guī)范性，加強(qiáng)部門間合作?；谛畔⒐蚕?，醫(yī)院各部門有了更多的責(zé)任，通過(guò)監(jiān)督與被監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)各部門的自我管理和約束，在相互監(jiān)督中實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步，強(qiáng)化自身的服務(wù)能力，高效辦事，對(duì)于科研檔案的規(guī)范化管理有著重要的意義。此外，信息共享背景下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息資源能夠使各部門間的交流合作作為全面、準(zhǔn)確的信息。隨著信息的公開(kāi)、透明化管理，患者能夠更加客觀地對(duì)醫(yī)院、醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)價(jià)，及時(shí)反饋醫(yī)療信息，能夠在很大程度上強(qiáng)化醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)以及技術(shù)能力。

第三，有助于形成和諧的醫(yī)患關(guān)系。高效共享醫(yī)療檔案信息，患者可了解醫(yī)務(wù)人員的能力水平，同時(shí)，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)、過(guò)程等全面把握，防止患者對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)產(chǎn)生誤解。此外，公開(kāi)、透明的醫(yī)療檔案信息，便于公眾監(jiān)督醫(yī)院、醫(yī)務(wù)人員，能夠避免發(fā)生就醫(yī)潛規(guī)則等情況。

第四，使管理更加現(xiàn)代化，為臨床科研工作的開(kāi)展提供保障。醫(yī)院的科研工作開(kāi)展能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)人員的臨床研究獲得保障。在當(dāng)前信息化發(fā)展的大趨勢(shì)下，通過(guò)探索科研檔案信息化建設(shè)與共享策略，使醫(yī)療人員獲得更高質(zhì)量的信息用于臨床科研，讓檔案資源的服務(wù)效能得到強(qiáng)化，推動(dòng)臨床科研工作順利、高質(zhì)量開(kāi)展，讓醫(yī)院服務(wù)水平得到提升。

第五，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，其在社會(huì)各領(lǐng)域都有極大的影響。依據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)要求，信息化建設(shè)成為各行業(yè)、各領(lǐng)域的重要工作內(nèi)容，必然也將成為醫(yī)院科研檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。因此，信息共享背景下醫(yī)院科研領(lǐng)域中應(yīng)加強(qiáng)信息管理，這是滿足時(shí)代發(fā)展需要的。為此，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作理念，積極改革創(chuàng)新，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化手段，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的科研檔案管理，使其在醫(yī)療科研領(lǐng)域中發(fā)揮出自身的重要價(jià)值。

三、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

第一，管理滯后。對(duì)于科研檔案的信息化發(fā)展，醫(yī)院要以先進(jìn)技術(shù)為依托，確保信息達(dá)到良好的共享。但當(dāng)前一些醫(yī)院在檔案管理的過(guò)程中難以實(shí)現(xiàn)資源共享，對(duì)于先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用較少，導(dǎo)致檔案管理難以與實(shí)際工作接軌，無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值。此外，在歸檔、存儲(chǔ)及管理方面也都有不足，如信息收集不到位，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)應(yīng)用效果差，無(wú)法滿足當(dāng)前開(kāi)展科研工作的需求。

第二，檔案借閱問(wèn)題。醫(yī)院科研檔案信息共享主要是通過(guò)檔案借閱、信息傳輸進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的，但在實(shí)踐中，一些醫(yī)院的科研檔案信息借閱、信息傳輸缺少科學(xué)的管理方案，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)重視不足，導(dǎo)致檔案信息在借閱、傳輸時(shí)不能有效維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。

第三，缺乏規(guī)范性?？蒲胁块T是醫(yī)院開(kāi)展臨床研究、實(shí)現(xiàn)臨床創(chuàng)新的關(guān)鍵部門，要想保障信息資源的共享性、安全性，必須要強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理，這是十分重要的。當(dāng)前，一些醫(yī)院在進(jìn)行科研檔案管理時(shí)缺少規(guī)范化的指導(dǎo)文件，監(jiān)管缺失，科研項(xiàng)目完成后，主要對(duì)項(xiàng)目合同書、任務(wù)書、結(jié)果認(rèn)定等資料進(jìn)行歸檔，原始的科研數(shù)據(jù)、參考文獻(xiàn)等被忽視，致使科研活動(dòng)中工作人員易發(fā)生違規(guī)行為，嚴(yán)重影響科研結(jié)果的準(zhǔn)確性，也必然影響科研檔案效果和價(jià)值發(fā)揮。

第四，科研檔案開(kāi)發(fā)利用水平不高。醫(yī)院的科研檔案專業(yè)性很強(qiáng)，因此，其歸檔方式方法也更為復(fù)雜、煩瑣，在臨床治療、教學(xué)和科研決策中，科研檔案的開(kāi)發(fā)價(jià)值是極高的。但諸多醫(yī)院科研檔案管理中還有不足，如檔案信息管理不規(guī)范、數(shù)字化水平不高、信息共享不到位等，導(dǎo)致科研檔案的自身優(yōu)勢(shì)作用無(wú)法得到充分開(kāi)發(fā)利用，重視程度不足、“人財(cái)物”等投入不到位，將影響科研檔案管理的整體效果。

第五，責(zé)任落實(shí)不到位。在醫(yī)院科研檔案信息共享過(guò)程中，檔案管理及共享職責(zé)能夠認(rèn)真落實(shí)非常重要。目前，一些醫(yī)院對(duì)這一點(diǎn)重視不足，缺少完善的崗位責(zé)任制度。科研檔案管理中，相關(guān)人員的崗位責(zé)任管理制度不健全，影響管理工作的開(kāi)展，使得學(xué)術(shù)鑒定、信息應(yīng)用、檔案保密等工作的效果不佳，不利于科學(xué)檔案信息的共享，也會(huì)影響科研檔案管理的效果。

四、基于信息共享的醫(yī)院科學(xué)檔案管理方法

1.充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

要想進(jìn)一步促進(jìn)科研檔案信息的共享化發(fā)展，就必須要建立相應(yīng)的平臺(tái)作為支撐，而當(dāng)前快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)則可以讓醫(yī)院科研檔案信息共享獲得保障。對(duì)于醫(yī)院而言，在進(jìn)行科研檔案管理時(shí)，要結(jié)合云儲(chǔ)存技術(shù)來(lái)完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)及合理利用。通過(guò)構(gòu)建科學(xué)完善的管理體系，提高醫(yī)院對(duì)科研檔案管理的關(guān)注與重視，并且，投入更多資金、更大力度建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使醫(yī)院科研檔案管理、信息共享有序推進(jìn)，形成良好的醫(yī)院內(nèi)部氛圍。在提高安全性、規(guī)范性、共享性并促進(jìn)各項(xiàng)管理機(jī)制完善的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理各項(xiàng)工作變得更加規(guī)范可靠，實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)，以真正發(fā)揮檔案價(jià)值。除了要優(yōu)化科研檔案系統(tǒng)，醫(yī)院還要注重促進(jìn)信息順利傳遞以及檔案的科學(xué)管理，運(yùn)用合理的手段建立完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，能夠促使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行更加可靠穩(wěn)定，切實(shí)提高醫(yī)院科研檔案管理的水平。此外，還應(yīng)積極開(kāi)發(fā)利用信息化平臺(tái)，在醫(yī)療領(lǐng)域管理工作中重視科研檔案管理，讓管理達(dá)到較高標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)科研檔案管理的效果及效率。

2.完善檔案借閱管理

作為醫(yī)院，應(yīng)持續(xù)優(yōu)化完善科研檔案借閱制度，對(duì)科研知識(shí)產(chǎn)權(quán)給予有力保護(hù)。依據(jù)實(shí)際管理情況，在實(shí)現(xiàn)資源信息共享的情況下強(qiáng)化檔案管理，并且，有效解決知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。為此，要積極運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)科研檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，及時(shí)總結(jié)檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，并且，要重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案借閱制度的建立和優(yōu)化進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的科研知識(shí)和成果管理，也使知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作落到實(shí)處。科研檔案借閱制度要保護(hù)醫(yī)院的學(xué)術(shù)研究成果以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)，要維護(hù)好科研人員的合法權(quán)益。例如，在基于法律的允許下，科學(xué)劃分科研檔案的學(xué)術(shù)信息權(quán)屬，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，還可以維護(hù)專利產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益免受侵犯。在建立檔案借閱制度時(shí)，要利用學(xué)術(shù)信息有效處理科研知識(shí)運(yùn)用、借閱及產(chǎn)權(quán)等相關(guān)問(wèn)題，優(yōu)化現(xiàn)有制度，以促進(jìn)成果共享，避免出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛問(wèn)題，提高科研檔案信息共享的效果。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

樹(shù)立正確的科研檔案管理意識(shí)，提升檔案管理效果，強(qiáng)化實(shí)現(xiàn)資源共享的意識(shí)，明確檔案在創(chuàng)新醫(yī)療技術(shù)并實(shí)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)水平提升的重要性，優(yōu)化檔案管理的制度，對(duì)科研人員、檔案管理人員加強(qiáng)監(jiān)管。同時(shí)，對(duì)檔案信息的共享發(fā)展加強(qiáng)重視，建立共享平臺(tái)，對(duì)相關(guān)資源信息公開(kāi)、透明監(jiān)管，多個(gè)部門聯(lián)合監(jiān)管，保證在共享科研檔案資料時(shí)，明確其中存在的問(wèn)題。醫(yī)院檔案管理部門要積極與科研部門合作，劃分權(quán)責(zé)，科研部門要主動(dòng)維護(hù)科研檔案信息的真實(shí)性、完整性，檔案管理部門通過(guò)針對(duì)性措施規(guī)范化管理檔案。此外，要確保檔案儲(chǔ)存是安全可靠的，由專人對(duì)科研檔案進(jìn)行歸檔、分類以及管理，由于紙質(zhì)檔案保存難度大，因此，儲(chǔ)存、使用要格外注意。對(duì)于電子檔案內(nèi)容要做好備份，在檔案管理信息系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全運(yùn)行，維護(hù)科研檔案的安全。

4.科學(xué)開(kāi)發(fā)利用檔案信息

在信息共享的背景下，要積極優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理信息化平臺(tái)，基于傳統(tǒng)檔案借閱的功能，提高科研檔案利用效果，形成多元化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并將科研項(xiàng)目的內(nèi)容、科研項(xiàng)目研究成果以及試驗(yàn)數(shù)據(jù)等納入其中，并發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化檔案等優(yōu)勢(shì)，讓檔案信息檢索服務(wù)更加優(yōu)化。與此同時(shí)，還應(yīng)積極優(yōu)化科研檔案利用方法，在多元化信息數(shù)據(jù)庫(kù)的支持下，多重加工科研檔案信息，確保信息資料完善豐富，可以為科研項(xiàng)目的推進(jìn)提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)。此外，應(yīng)積極強(qiáng)化科研檔案的應(yīng)用，對(duì)于醫(yī)院的科研檔案而言，其不僅能夠提高醫(yī)療服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)學(xué)高校的教育中也有著不可忽視的重要影響。

5.積極落實(shí)責(zé)任

如今，信息共享的水平逐步提高，在這一背景下，要使醫(yī)院科研檔案的利用更加科學(xué)、高效，充分發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢(shì)價(jià)值與作用，就應(yīng)積極推動(dòng)資源的共享，這是十分重要的措施。在新的社會(huì)形勢(shì)下，為使醫(yī)院科研檔案信息共享有序推進(jìn)，讓科研檔案信息共享更加規(guī)范、科學(xué)，醫(yī)院應(yīng)積極優(yōu)化責(zé)任制度的建立，完善獎(jiǎng)懲制度，讓檔案管理人員能夠樹(shù)立更強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，明確自身的崗位職責(zé)，避免由于信息共享不到位而出現(xiàn)不必要的問(wèn)題。在具體工作中，要切實(shí)強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、操作機(jī)制建立等工作內(nèi)容，對(duì)科研檔案信息進(jìn)行科學(xué)采集、歸類、儲(chǔ)存以及使用，并完善這一系列工作的制度建設(shè)，明確各部門工作人員的責(zé)任意識(shí)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可以迅速找到相關(guān)責(zé)任人，并通過(guò)合理的獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行處理，對(duì)于表現(xiàn)良好的人員要給予鼓勵(lì)，將科研檔案信息共享真正落到實(shí)處。依據(jù)科研檔案管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)現(xiàn)科研檔案信息共享的同時(shí)不斷細(xì)化相關(guān)管理制度，將工作責(zé)任落到實(shí)處。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案信息的共享發(fā)展，能夠使科研成本大大降低，進(jìn)一步發(fā)掘檔案開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理效果，并為臨床科研工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在信息共享背景下，醫(yī)院科研檔案管理的信息化、規(guī)范化要求逐步提高。醫(yī)院必須要提高對(duì)科研檔案管理的重視程度，明確當(dāng)前科研檔案管理的現(xiàn)狀，探究科學(xué)有效的管理方法和策略，優(yōu)化管理理念，使用先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案借閱管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，科學(xué)開(kāi)發(fā)利用檔案信息，將檔案管理責(zé)任落到實(shí)處，推動(dòng)科研檔案信息共享的進(jìn)程，密切各部門間的協(xié)調(diào)溝通，切實(shí)提高科研檔案信息的管理效果，使檔案信息資源的共享程度得到提高，充分發(fā)揮醫(yī)院科研檔案的積極作用與價(jià)值，使醫(yī)院醫(yī)療科研事業(yè)提出的檔案資源多元化要求得到滿足，推進(jìn)整個(gè)社會(huì)的健康持續(xù)進(jìn)步。

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（作者單位：棗莊市婦幼保健院）