醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

摘 要：在醫(yī)院的管理工作中，通過科學(xué)、合理的檔案管理，可以為提升醫(yī)療技術(shù)水平以及推進(jìn)醫(yī)院科研工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，計算機(jī)系統(tǒng)以及信息技術(shù)，可以為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展及內(nèi)部管理工作的自動化辦公提供有力輔助。加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，借助專業(yè)化的計算機(jī)管理系統(tǒng)，形成更為完善的信息化檔案管理制度，可以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。尤其是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入挖掘，發(fā)揮檔案信息的最大價值，為醫(yī)療事業(yè)改革提供有力保障。基于此，文章針對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)展開研究，并進(jìn)行路徑分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案信息化；信息化建設(shè)；信息技術(shù)

隨著我國計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展以及在各行各業(yè)的廣泛運(yùn)用，信息化建設(shè)已經(jīng)成為各行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。尤其是對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，通過信息化建設(shè)，可以改善檔案管理效率，進(jìn)一步降低檔案管理的成本投入，同時，傳統(tǒng)檔案管理工作中無法實現(xiàn)的遠(yuǎn)程查詢功能也成為現(xiàn)實，對于改善醫(yī)院的綜合診療、內(nèi)部管理水平具有重要意義。國內(nèi)外研究學(xué)者一致認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)，其重要價值越發(fā)突出，由此，也會對新時期我國醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提出更高的要求。目前，我國醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)多是由其他行業(yè)的企業(yè)平臺改進(jìn)而來，還缺少針對性的系統(tǒng)功能模塊自主開發(fā)，與醫(yī)院的實際情況結(jié)合不夠緊密，在使用過程中存在一定的不兼容問題。我國有關(guān)前沿理論研究也都集中于概念、問題解決辦法和技術(shù)模型研發(fā)，針對其系統(tǒng)建設(shè)過程和建設(shè)方法研究成果較少，因此，加強(qiáng)對其信息化建設(shè)的探討和研究，對于改善醫(yī)院檔案管理水平具有重要意義。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)意義

1.檔案存儲安全

在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案信息的存儲方式是否科學(xué)、合理，是影響檔案存儲效果的主要因素之一。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，多是運(yùn)用紙質(zhì)材料來對有關(guān)信息進(jìn)行記錄和保存，但是，紙質(zhì)材料很容易受到溫度的影響，如溫度太高或者環(huán)境潮濕，容易導(dǎo)致紙質(zhì)材料變化，如文字變淡、模糊不清，嚴(yán)重時會導(dǎo)致紙質(zhì)材料損壞，導(dǎo)致有關(guān)工作人員在調(diào)取資料時，難以辨認(rèn)其中信息。而對于運(yùn)用硬盤存儲的影像類資料，也有可能會因為溫度和濕度的影響，導(dǎo)致其畫面質(zhì)量下降、掉幀，影響后續(xù)檔案資料的使用。因此，在進(jìn)行檔案管理時，若是可以加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合我國高新技術(shù)中的電子芯片，對檔案資料進(jìn)行備份和存儲，則可以優(yōu)化其綜合管理質(zhì)量。例如，借助現(xiàn)代化計算機(jī)管理平臺來開展資料存儲工作，整體的系統(tǒng)存儲容量將會得到全面擴(kuò)大，可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所帶來的物理環(huán)境占地問題，也可以節(jié)省紙質(zhì)資源，對于檔案管理的綠色化建設(shè)也有一定的促進(jìn)意義，有效規(guī)避資源浪費(fèi)。同時，也可以降低在購置紙質(zhì)材料時所需要花費(fèi)的成本支出，管理過程更為高效、安全，管理效率得到改善，管理過程也十分便捷，只需操作電腦進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的調(diào)用、存儲即可。

2.檔案管理高效

運(yùn)用信息化系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理，可以使得檔案管理過程更為高效，進(jìn)而保障醫(yī)療科研和診療工作有序推進(jìn)，醫(yī)療系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，帶動醫(yī)院的醫(yī)療改革事業(yè)更加順利。一般情況下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作多是運(yùn)用人工來進(jìn)行管理，以紙質(zhì)材料為載體，對醫(yī)院發(fā)展過程中的各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理和歸類，最終存儲在檔案室中。這種管理模式有著較為明顯的不足之處，如醫(yī)院每日將會產(chǎn)生大量的科研和診療資料，檔案管理工作人員勞動強(qiáng)度較高，管理效率始終無法獲得創(chuàng)新性突破，很容易由于工作量較大，導(dǎo)致管理過程存在失誤，對后續(xù)有關(guān)檔案資料的調(diào)用帶來負(fù)面影響。此外，近些年，在我國醫(yī)療體制的改革發(fā)展過程中，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料越來越多，若是只依靠手工管理，資料存儲分類工作不夠完善，很容易導(dǎo)致各科室資料混為一體。但是，通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理，可以解決這些問題，改善了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時，運(yùn)用系統(tǒng)來進(jìn)行分類存儲，可使得管理過程更為精準(zhǔn)有效，管理效率將得到全方位提高。

3.醫(yī)療資源可共享

利用計算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案資料的管理，可以保證檔案資料在不同部門進(jìn)行全面共享，提高了資源的綜合利用水平，可發(fā)揮出檔案資料的最大價值。舉例來說，通過信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)各科室系統(tǒng)接口的全面銜接，可以實現(xiàn)檔案資料在醫(yī)院內(nèi)部的跨部門傳輸、共享。在科室科研以及診療工作時，若是有檔案資料的緊急調(diào)用需求，可以直接在系統(tǒng)中發(fā)出申請，調(diào)用資料，實現(xiàn)了檔案資料的跨部門共享。

二、醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)搭建

1.系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)

在系統(tǒng)搭建上，可以運(yùn)用B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。這一系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的最大特征是可以不限時間及地點(diǎn)，為用戶提供基礎(chǔ)的檔案查詢、調(diào)閱、打印及記錄等功能，更加適合醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作。同時，對管理人員的專業(yè)能力要求較低，即便是非計算機(jī)專業(yè)人員，也可以操作得較為熟練。B/S結(jié)構(gòu)目前越發(fā)成熟，作為一類web瀏覽器技術(shù)，其技術(shù)原理是綜合瀏覽器中的ActiveX 技術(shù)以及豐富的腳本語言，利用瀏覽器來實現(xiàn)原本需要安裝大量專用軟件才可以實現(xiàn)的功能。利用該系統(tǒng)，可以減少醫(yī)院在信息化建設(shè)上所需要的軟件開發(fā)成本投入。

除此之外，B/S結(jié)構(gòu)其最大的特征之一就是可以基于任何地區(qū)進(jìn)行操作，無須設(shè)置專門軟件。在B/S結(jié)構(gòu)之下，只需要擁有PC終端便可以操作，系統(tǒng)拓展過程較為便捷，具有系統(tǒng)免安裝以及免維護(hù)等多種優(yōu)勢。近些年，B/S結(jié)構(gòu)的使用越來越廣泛，并帶動了Ajax技術(shù)的進(jìn)步。在醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)過程中，由于使用的客戶端為web瀏覽器，界面較為簡潔友好，使用過程較為簡單，無需對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，只需要結(jié)合系統(tǒng)功能制作出簡單的操作手冊即可。若是軟件、硬件系統(tǒng)需要進(jìn)行更換及更新，醫(yī)院管理工作人員可以直接和廠商服務(wù)器溝通，系統(tǒng)升級過程較為簡單靈活。

在技術(shù)結(jié)構(gòu)上，可以綜合目前醫(yī)院已有的門戶網(wǎng)站，利用B/S結(jié)構(gòu)來開發(fā)平臺。伴隨著新時期互聯(lián)網(wǎng)時代的全面來臨，信息更新速度日益加快，系統(tǒng)軟件的改進(jìn)以及升級也變得越發(fā)頻繁，利用B/S結(jié)構(gòu)來進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā)，可以符合這一發(fā)展趨勢。在系統(tǒng)層級設(shè)置上包括三層，分別是門戶層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層。門戶層是以當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理官方網(wǎng)站、客戶端登錄、信息查詢、信息錄入和用戶留言等界面為主；在應(yīng)用層上，主要是對各個功能模塊進(jìn)行分析，其中包括學(xué)術(shù)資源、檔案管理、獲獎情況、醫(yī)療技術(shù)、財務(wù)狀況等。同時，其中還涵蓋一些用戶和管理員的操作功能模塊，比較常見的有檔案查詢、錄入和借閱模塊；在數(shù)據(jù)層上，是以上不同功能模塊的數(shù)據(jù)集合庫以及輔助功能管理數(shù)據(jù)庫。

2.功能模塊

一是用戶權(quán)限。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)過程中，可以綜合不同部門及崗位，為其賦予一定的系統(tǒng)操作權(quán)限。綜合醫(yī)院的實際情況，可以將醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)權(quán)限分為四層，分別為檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員、高級用戶、內(nèi)部普通用戶。其中，檔案管理人員的主要工作內(nèi)容是對該信息化系統(tǒng)進(jìn)行常規(guī)管理和維護(hù)，保障系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性；系統(tǒng)管理人員需要針對系統(tǒng)進(jìn)行常規(guī)化檢查及維護(hù)，但不同于檔案管理人員，其工作內(nèi)容側(cè)重于技術(shù)層面；高級用戶具有的權(quán)限較大，可對系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行修改，但需要通過醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門審批，在系統(tǒng)中進(jìn)行備案，才可以設(shè)置權(quán)限展開操作；普通用戶可在網(wǎng)頁上查詢有關(guān)檔案，不具有數(shù)據(jù)信息修改的權(quán)限。

二是檔案查詢功能。為便于醫(yī)院有關(guān)工作人員查詢檔案，該模塊的設(shè)置需要支持不同的模糊查詢需求。也就是在輸入關(guān)鍵詞之后，系統(tǒng)可以針對關(guān)鍵詞進(jìn)行自動化匹配，提供最優(yōu)化結(jié)果，用戶點(diǎn)擊鏈接之后，便可以獲取信息資料。

三是檔案管理功能模塊。普通用戶在使用這一功能模塊時，主要是針對個人及部門的檔案進(jìn)行日常維護(hù)。因此，在用戶登錄系統(tǒng)之后，系統(tǒng)會為用戶提供操作步驟，并為其進(jìn)行指引。在這一模塊中，又包括多個子模塊，包括數(shù)據(jù)錄入、修改、存儲和提交。

四是個人中心。這一模塊主要是面對用戶，但系統(tǒng)管理員也具有一定權(quán)限，可對其模塊內(nèi)容進(jìn)行修改。該模塊的功能在于，可對用戶信息及登錄情況進(jìn)行修改和確認(rèn)。例如，可以修正用戶的個人資料，調(diào)整系統(tǒng)密碼或提供一定的系統(tǒng)輔助功能。另外，為保障系統(tǒng)使用的有效性，還需在其中預(yù)留好用戶留言功能模塊。

五是權(quán)限審核。這一功能模塊主要是為了方便檔案管理工作部門的日常管理，其中包括審核待完成事項、已通過審核事項以及駁回事項等。其他部門申請人若是有檔案查閱、調(diào)用需求，可以直接在系統(tǒng)中填寫表單，表單內(nèi)容包括申請部門、原因、內(nèi)容以及檔案信息使用有效期，直接提交到上級主管部門，主管部門線上審核之后，申請部門可以獲得系統(tǒng)操作權(quán)限。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.建立統(tǒng)一的檔案管理信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

對于醫(yī)院的各類檔案資料來說，需要獲得充分利用才可以展現(xiàn)出其最大價值。因此，在進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)時，需要加強(qiáng)與其他公立醫(yī)院、衛(wèi)生院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、本地疾控中心和有關(guān)科研院校的溝通及交流，實現(xiàn)上下級單位在檔案信息上的高度共享。首先，需要在遵守檔案保密制度的前提條件下，尋找可以彼此開放檔案資源的系統(tǒng)建設(shè)路徑，為當(dāng)?shù)氐尼t(yī)療系統(tǒng)提供一定的檔案互訪權(quán)限。需注意的是，醫(yī)院在其發(fā)展過程中存在大量的私密性檔案信息，對于這類私密性檔案，需要加強(qiáng)對共享訪問權(quán)限的管理。若是無特殊需要，要求這類私密檔案無須共享。其次，需要形成云端檔案數(shù)據(jù)管理庫，醫(yī)院可以將其可共享的檔案資料直接傳輸?shù)皆贫藱n案數(shù)據(jù)庫中，任由醫(yī)院各科室及有關(guān)合作單位訪問。需要形成合作單位、醫(yī)院各科室的檔案信息技術(shù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的系統(tǒng)存儲格式、傳輸模式以及加密技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一，有效規(guī)避系統(tǒng)接口不一致所帶來的檔案共享障礙問題。如此一來，可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案在各部門之間的有效共享、合理利用，實現(xiàn)檔案資料的最大限度開發(fā)，體現(xiàn)出檔案資料的最大價值。

2.加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)的合理應(yīng)用

目前，在醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)過程中，信息技術(shù)水平仍有很大的進(jìn)步空間，對于先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用還不夠完善。舉例來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)對于挖掘檔案價值有著非常重要的促進(jìn)作用，因此，在系統(tǒng)建設(shè)時，需要有目標(biāo)、有意識地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，改善醫(yī)院檔案資料的挖掘深度。目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)的存儲技術(shù)主要包括New SQL、No SQL以及分布式文件系統(tǒng)，檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)需要加強(qiáng)對這些技術(shù)的合理運(yùn)用，以基本滿足醫(yī)院在大數(shù)據(jù)挖掘上的基本要求。另外，醫(yī)院需要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的使用，這也是發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)最大價值的主要途徑。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要包括情報檢索、機(jī)器學(xué)習(xí)、深化分析、專家系統(tǒng)、梳理統(tǒng)計分析。醫(yī)院可以綜合在檔案管理工作上的基本特征以及在信息分析上的具體要求，運(yùn)用不同的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，為后續(xù)臨床診療以及科研工作奠定有利基礎(chǔ)，保障醫(yī)療衛(wèi)生決策服務(wù)的準(zhǔn)確性，為各部門提供更為豐富翔實的數(shù)據(jù)資料。

3.強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理信息安全建設(shè)

醫(yī)院存儲著大量的科研信息和病人就診資料，檔案信息較為私密，因此，有著較高的保密性要求。其中以患者臨床和過往病歷資料為主，不可遺失，否則會導(dǎo)致患者的個人隱私權(quán)被侵犯，患者日后的病情診治缺少針對性的治療依據(jù)。因此，醫(yī)院需要在信息化系統(tǒng)的建設(shè)過程中，加強(qiáng)信息安全防護(hù)工作，從根源上消解信息安全隱患。首先，需要注意對服務(wù)器進(jìn)行定期維護(hù)，運(yùn)用專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，有效規(guī)避系統(tǒng)受到水、空氣、濕度等相關(guān)因素的負(fù)面影響。其次，是需要加強(qiáng)對檔案的加密防護(hù)，如在進(jìn)行檔案傳輸時，應(yīng)該運(yùn)用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，形成更為私密的信息傳輸通道。最后，需要加強(qiáng)對訪問控制、防火墻、身份認(rèn)證、人臉識別技術(shù)的運(yùn)用，以改善整個系統(tǒng)的安全管理水平。通過安全防護(hù)技術(shù)，可以盡最大的可能防御來自外部的信息安全攻擊和黑客入侵。此外，對于醫(yī)院的重要信息需要定期進(jìn)行備份，可運(yùn)用異地備份辦法，避免由于檔案的物理性損壞，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息資料丟失，提高醫(yī)院在信息化系統(tǒng)建設(shè)上的容災(zāi)能力，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的破壞和損毀，也可以第一時間恢復(fù)數(shù)據(jù)，降低損失。

四、結(jié)論

綜上所述，新時期，數(shù)字化信息化時代全面來臨，醫(yī)院的診療及科研工作也逐步走向了信息化的發(fā)展之路，檔案管理工作也需要與時俱進(jìn)，跟上醫(yī)院的改革發(fā)展步伐，明確檔案管理信息化建設(shè)的重要價值，掌握系統(tǒng)的正確搭建策略。須結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況，確定信息化建設(shè)的具體路徑?？蓢@制定統(tǒng)一的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化對大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理運(yùn)用、加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)建設(shè)，以發(fā)揮出信息技術(shù)的最大優(yōu)勢，改善醫(yī)院在檔案管理工作上的綜合效率，為醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)改革打下基礎(chǔ)。

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（作者單位：臨沂市中心醫(yī)院）

作者簡介：劉文斌（1986—），男，漢族，山東沂水人，黨校研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。