機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作研究

孫阿娜

摘 要：隨著我國社會(huì)的發(fā)展，檔案工作起到舉足輕重的作用。檔案管理工作與信息化發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)，從而全面提高檔案管理的質(zhì)量。在我國機(jī)關(guān)檔案管理信息化進(jìn)程中，加強(qiáng)其信息安全工作，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。此外，信息技術(shù)的“雙刃劍”特征、國家信息化政策、信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息知識(shí)素質(zhì)的提高，都會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立檔案管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生一定影響。

關(guān)鍵詞：檔案信息；安全管理；完善措施；機(jī)關(guān)事業(yè)單位

“檔案”是指各種不同的組織（政府、社會(huì)組織和個(gè)人）在實(shí)際工作中所產(chǎn)生的“原始文檔”。建立與累積檔案是一種適應(yīng)歷史發(fā)展要求的文件管理活動(dòng)。檔案管理學(xué)是利用科學(xué)的理論與手段，為不同的現(xiàn)實(shí)社會(huì)職能提供依據(jù)。檔案具有豐富的內(nèi)容，要挖掘其深層次的內(nèi)涵，充分利用豐富的信息資源，對(duì)其進(jìn)行有效認(rèn)識(shí)和利用。

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作中，對(duì)大量的文書、影像等內(nèi)容展開整理，為今后的工作提供一定的理論基礎(chǔ)和證據(jù)，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的工作效率。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，由于檔案種類繁多，數(shù)量龐大，給工作帶來很大的難度，要想得到相關(guān)資料，需要等待很長(zhǎng)時(shí)間，影響到工作成果。同時(shí)，由于檔案存放時(shí)間過久，有些檔案會(huì)損壞或丟失，從而對(duì)檔案的完整性產(chǎn)生影響。

一、檔案管理信息化的必要性

1.降低檔案管理人員的工作壓力

在檔案管理工作中，管理人員要按照檔案不同的種類，對(duì)其展開整理，并分類存放。在這樣的條件下，會(huì)給檔案管理人員造成很大的工作壓力，需要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理信息化是其工作的重要組成部分，是機(jī)關(guān)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，各部門可以按照自己的需要，充分利用檔案資料，可以減輕檔案管理人員的工作壓力。

2.提高檔案管理工作效率

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文管理工作中，要找到所需公文，有時(shí)會(huì)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作內(nèi)容多種多樣，會(huì)出現(xiàn)大量的文件資料，這就給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員帶來更大的工作壓力。為了減少工作量及壓力，可將海量的文檔資料經(jīng)過數(shù)字化處理，并集成到互聯(lián)網(wǎng)的文檔數(shù)據(jù)庫中，極大縮小文檔的工作區(qū)域，加速文檔的獲取速度，提高工作效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)提供及時(shí)有效的保證。

3.提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的安全性

傳統(tǒng)的檔案文件大多是紙質(zhì)的，保存不當(dāng)，容易出現(xiàn)文字模糊不清、紙張破損和丟失等情況。檔案保存若存在問題，將會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容造成不良的影響，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正常工作帶來負(fù)面的影響。檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的數(shù)字化，從而提升檔案管理質(zhì)量，保證檔案的長(zhǎng)期有效性和完整性。同時(shí)，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件還需要保密，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保密性非常差，但是，在檔案信息化的基礎(chǔ)上，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行加密，檔案的安全性會(huì)得到極大提升。

二、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

1.提升工作效率

對(duì)檔案信息資源進(jìn)行維護(hù)和利用，是一個(gè)漫長(zhǎng)而又系統(tǒng)化的過程。隨著時(shí)代發(fā)展與變遷，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案材料的種類與數(shù)量日益增多，管理工作日趨復(fù)雜，造成了檔案工作者工作壓力大、工作效率低下。所以，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)是非常有必要的，通過信息技術(shù)，既能夠解決對(duì)檔案資料的搜集需求，又能夠?yàn)闄n案提供一個(gè)智能化的搜索空間，從而使檔案管理工作過程變得簡(jiǎn)單化，使檔案工作得到最大程度的改進(jìn)，從而提升檔案管理的工作質(zhì)量，檔案工作人員的工作效率也得到顯著提升。

2.提高檔案保存的穩(wěn)定性

紙質(zhì)文檔不適合長(zhǎng)時(shí)間存放，由于在自然環(huán)境中紙張很容易受到侵蝕，或者是使用常規(guī)的包裝方式，導(dǎo)致很多紙張的破損。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想使檔案文件能得到較長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，就要利用計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行備份保存，這樣既保證了文件的可靠性，又為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。

3.提高檔案信息的傳遞速度，并保障其安全性

在檔案的傳遞過程中，由于需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，使得信息傳遞過程中出現(xiàn)大量的損耗，嚴(yán)重影響信息傳遞過程的順利進(jìn)行。但是，利用電子文檔傳輸信息，不僅可以提高傳輸速度，保證文檔的安全，還可以節(jié)省傳輸成本，避免文檔丟失，最大限度地降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的影響因素

1.領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理信息化意識(shí)不足

在檔案管理向智能化發(fā)展的進(jìn)程中，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分理解信息化，認(rèn)為檔案管理信息化就是把全部檔案資料錄入電腦，這種片面的理解必然會(huì)在某種程度上阻礙檔案工作的信息化進(jìn)程。由于領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理信息化意識(shí)較差，也會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作得不到足夠關(guān)注，進(jìn)而導(dǎo)致管理人員對(duì)信息化的認(rèn)知下降，在一定程度上影響檔案管理信息化工作的開展。

2.檔案管理信息化工作經(jīng)費(fèi)不足

隨著檔案信息化的發(fā)展，需要與之相適應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)。但是，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有足夠重視，在檔案管理工作上沒有給予足夠的資金支持，導(dǎo)致在檔案管理信息化工作中缺少了必備的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。由于領(lǐng)導(dǎo)沒能認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的積極作用，沒有足夠重視檔案管理信息化工作的重要性，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作進(jìn)程停滯不前。

3.檔案信息化數(shù)據(jù)庫不完善

當(dāng)前，我國部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)其檔案資源的信息化管理，并建立相應(yīng)的信息資源庫。但是，與此相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施還不完善，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享，導(dǎo)致檔案信息資源的利用率低。而且，該數(shù)據(jù)庫中的文檔信息只能在自己的部門內(nèi)共享，無法與其他部門相互交流，這就影響了檔案資源的有效使用。

4.檔案管理信息化技術(shù)人才不足

在我國大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，由于受傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響，對(duì)檔案管理信息化的理解不夠透徹，缺少相應(yīng)的信息技術(shù)人才，從而限制了其在社會(huì)生活中的作用。與此同時(shí)，要想使檔案管理信息化工作高效展開，就需要檔案管理人員既要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又要具備一定的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)。現(xiàn)在，信息化管理人才很多，但他們對(duì)檔案管理信息化工作的認(rèn)識(shí)還不夠。

四、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的辦法

1.提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理人員要加深對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，明確檔案信息化是檔案管理工作的開展方向，加強(qiáng)自身對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的支持。要開展檔案管理信息化系統(tǒng)工作，需要各部門互相配合，進(jìn)行有效交流，才能確保檔案管理信息化工程順利開展。同時(shí)，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法，以激勵(lì)員工參與到檔案管理信息化工作中來，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.加大檔案管理信息化的資金投入力度

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須要配置各種設(shè)備設(shè)施，要充分發(fā)揮各個(gè)單位的作用，加大投入力度，為檔案管理信息化的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。首先，要購買必要的軟硬件；其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)發(fā)揮社會(huì)資源的作用，在某種意義上增加自身的經(jīng)濟(jì)效益，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供充足的資金支持。

3.加大檔案信息化建設(shè)力度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高檔案管理的信息化程度，必須建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)，并對(duì)其工作加以引導(dǎo)。首先，要建立健全信息系統(tǒng)，統(tǒng)籌信息，使信息系統(tǒng)能夠有效運(yùn)作。其次，在現(xiàn)有文件資料中實(shí)現(xiàn)文件的格式化，即把傳統(tǒng)的紙本文件轉(zhuǎn)化成電子文件，并制定文件的分類表，提高文件檢索效率。最后，提高檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)資訊科技素養(yǎng)，以確保檔案資料庫的安全性。

4.提升信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

檔案管理信息化具有更高的技術(shù)層次，給檔案管理工作提出了更高的要求。為此，政府和機(jī)關(guān)事業(yè)單位要強(qiáng)化科技人才的管理，提高科技人員綜合素質(zhì)。首先，要加大對(duì)高層次人才的引進(jìn)力度，特別是要培養(yǎng)既懂檔案管理知識(shí)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，組建一支高素質(zhì)的技術(shù)隊(duì)伍，提高檔案管理的信息化程度。其次，要加大對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的培養(yǎng)，給其提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，并在此基礎(chǔ)上通過其自身的工作實(shí)踐，提出在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理信息化工作的建議和對(duì)策。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

目前，在我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作中，由于管理人員的專業(yè)水平不高，工作中出現(xiàn)了不少問題。隨著資訊科技的進(jìn)步，工作需求的變化，檔案管理工作人員所掌握的相關(guān)資訊也必須與時(shí)俱進(jìn)，否則將會(huì)影響檔案管理信息化工作。

在這種背景下，應(yīng)該強(qiáng)化有關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，尤其要保證計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息技術(shù)知識(shí)的普及和培訓(xùn)，讓檔案管理人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能可以與工作崗位的實(shí)際需要相匹配，為檔案管理信息化建設(shè)提供關(guān)鍵的人才。

五、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的建設(shè)路徑

進(jìn)入大數(shù)據(jù)和信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員要樹立新的管理理念，建立起一條與之相適應(yīng)的信息化發(fā)展道路。

1.強(qiáng)化檔案管理信息化理念，建立專業(yè)的檔案管理信息化人才隊(duì)伍

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化過程中，管理人員的大力配合和主動(dòng)投入尤為重要，尤其是管理人員的“信息化”觀念，是實(shí)現(xiàn)管理信息化的重要保證。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要制訂相應(yīng)的短期、中期和中長(zhǎng)期計(jì)劃，確保檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)具有規(guī)劃性，還要確定專門的檔案工作人員，對(duì)其進(jìn)行全面的監(jiān)督和指導(dǎo)。在資訊快速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)人工管理已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y訊科技為基礎(chǔ)的集中處理方式。首先，要提高檔案管理部門的人力、物力和資金的投入，提高人員的綜合素質(zhì)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。因此，各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵(lì)工作人員多方學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高人事檔案管理信息化能力，并盡快實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的人事檔案管理向信息化管理的轉(zhuǎn)型和銜接，將檔案管理信息化工作提高到一個(gè)新的水平。

2.將OA和文件管理相結(jié)合，轉(zhuǎn)變以往的工作方式

為解決當(dāng)前各單位OA與檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出在“查詢界面”軟件中增加“文件資料檢索”的新方法，使各單位OA與檔案信息資源共享的新思路。要制定一套具體完善的信息化管理制度，如檔案信息化整合工作制度、歸檔制度、檔案信息化保密制度、數(shù)字檔案標(biāo)識(shí)制度、網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度等，切實(shí)保證檔案信息化建設(shè)的安全性。

3.提高檔案信息化水平，加快編制規(guī)模較大的檔案管理信息化系統(tǒng)

完善的軟件和硬件條件是檔案管理信息化建設(shè)的重要保證。就當(dāng)前形勢(shì)而言，要想在技術(shù)和管理上都不存在阻礙，先進(jìn)的軟硬件是至關(guān)重要的，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)其投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的支持。尤其要提高存檔介質(zhì)的品質(zhì)與效能，防止由于人為因素造成電子文件資料的遺失。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存與加工，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案有效的保存與備份。例如，可以設(shè)立一個(gè)全國或區(qū)域級(jí)別的文件備份中心，對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一的備份，從而保證檔案文件的安全性，以及對(duì)其進(jìn)行整體的控制。還可以建立數(shù)字園區(qū)，在信息化工業(yè)園區(qū)中，建立一個(gè)區(qū)域或全國范圍的檔案?jìng)浞?，并?duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的審查和科學(xué)規(guī)劃，充分運(yùn)用信息化技術(shù)來管理、開發(fā)和利用這些檔案資料。

4.探索與信息技術(shù)研發(fā)公司的協(xié)作，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位研制適用的管理軟件

隨著我國檔案信息化建設(shè)不斷深入，檔案信息化建設(shè)面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，尤其是各單位對(duì)資料的處理方法有很大的區(qū)別。因此，必須要研發(fā)出適合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理軟件。目前，國內(nèi)部分機(jī)關(guān)在建立檔案管理體系時(shí)，都采用了基于信息技術(shù)的管理體系結(jié)構(gòu)，并對(duì)其進(jìn)行遷移和擴(kuò)展。例如，利用去中心化的文檔處理技術(shù)，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，并構(gòu)建相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用機(jī)制；還有基于OA與文件信息化，建立了一套可對(duì)文件進(jìn)行識(shí)別與查詢的系統(tǒng)；也可以利用云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)與信息安全技術(shù)，建立一個(gè)完善的檔案文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和智能化。

六、結(jié)論

在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已不能滿足時(shí)代的發(fā)展需要，檔案管理信息化正被大力提倡。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作也越來越受到人們的關(guān)注。采用信息化的管理方式，既能提高檔案管理的效率，又能提高檔案資料的保存期限，保證檔案資料的安全，使檔案能更好地為各單位提供幫助和服務(wù)，為單位的長(zhǎng)期發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：聊城市衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法支隊(duì)）