大數(shù)據(jù)背景下，高職院校檔案管理的路徑探索

張朝梅

摘 要：現(xiàn)階段，高職院校的檔案管理具有一定的復(fù)雜性，在高職院校的檔案管理中，需要管理的檔案資料眾多、工作量較大，因此，為推進(jìn)新時代背景下檔案管理工作，現(xiàn)結(jié)合工作實際，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為切入點，就大數(shù)據(jù)背景下高職院校的檔案管理路徑進(jìn)行探索，為更好地開展大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理工作做出鋪墊和提供借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)；高職院校檔案管理；檔案管理路徑

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，使各行各業(yè)的工作方式都發(fā)生了極大轉(zhuǎn)變，高職院校的檔案管理工作也是如此。面對新時代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的沖擊，作為高職院校的檔案管理工作者，本著更好地推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的目的，結(jié)合自身工作經(jīng)歷，就大數(shù)據(jù)背景下高職院校的檔案管理工作進(jìn)行分析。

眾所周知，最新實施的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，“國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進(jìn)步”。由此可見，作為新時代的檔案管理工作者，要想踐行新的檔案管理規(guī)定，就必須緊密依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，規(guī)范檔案管理流程，保障檔案管理的完整性。

基于此，本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗，以大數(shù)據(jù)時代為背景，立足高職院校檔案管理工作的要求，就其在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作進(jìn)行剖析，指出在大數(shù)據(jù)時代背景下完善檔案管理工作的路徑。

一、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

通過相關(guān)參考資料查閱不難發(fā)現(xiàn)，在我國的高職院校工作中，檔案管理工作一直被放在比較重要的位置，我國的檔案管理工作一直朝著更好的方向發(fā)展。在國家層面的檔案管理中，我國檔案管理經(jīng)歷了“紙質(zhì)化檔案管理”“半紙質(zhì)半信息化”“現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理”三個發(fā)展階段，隨著時代的發(fā)展取得了較為明顯的進(jìn)步。

對于高職院校的檔案管理工作而言，我國修訂的《中華人民共和國檔案法》也基于時代發(fā)展現(xiàn)狀提出了特別要重視現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理手段創(chuàng)新的要求。

1.檔案管理專業(yè)信息人才缺乏，大數(shù)據(jù)的作用得不到充分發(fā)揮

雖然，現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作已經(jīng)推行了一段時間，但是在實際的檔案管理工作中，既掌握檔案管理的專業(yè)知識，又具備大數(shù)據(jù)分析能力的檔案管理人員少之又少，大部分的檔案管理工作者都只具備傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，并沒有基于時代發(fā)展的需要，及時拓展對應(yīng)的信息化知識。因此，在現(xiàn)階段的高職院校檔案管理工作中，很多檔案管理工作的推進(jìn)仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，只有在上級檢查的時候，才會套用大數(shù)據(jù)的名頭以應(yīng)付檢查，大數(shù)據(jù)沒有真正發(fā)揮對檔案管理工作的促進(jìn)作用。

2.檔案管理手段單一，對檔案管理工作的推進(jìn)速度較慢

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，在理論上使檔案管理工作變得更加簡單、高效與快捷，相比于傳統(tǒng)的檔案管理手段，將大數(shù)據(jù)技術(shù)良好地運用在高職院校的檔案管理中，檔案管理工作速度將會得到極大提升。但是現(xiàn)階段，很多檔案資料仍然是以紙質(zhì)保存為主，并沒有將其傳入云端。這樣的管理方式，使檔案管理的工作進(jìn)程受到影響，也使資料查閱者在翻閱過程中需要付出更多的時間和精力。另外，紙質(zhì)化的檔案管理方式還會出現(xiàn)疏漏，且不易被察覺，無法踐行新的管理辦法中關(guān)于檔案管理“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，從而，在一定范圍內(nèi)使檔案管理工作推進(jìn)速度較慢。

二、基于大數(shù)據(jù)進(jìn)行高職院校檔案管理的優(yōu)勢

1.有利于發(fā)揮高職院校檔案管理的專業(yè)性

隨著現(xiàn)代通信與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，在高職院校的檔案管理工作中，需要對現(xiàn)行的專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行崗位與能力的匹配，使他們在掌握專業(yè)的檔案管理知識之余，學(xué)習(xí)更多的信息化知識。在檔案管理工作中基于大數(shù)據(jù)的支撐，高職院校檔案管理工作的信息化技術(shù)更強(qiáng)，檔案管理工作流程更加簡單便捷，高職院校的檔案管理工作的可靠度更高、專業(yè)度更強(qiáng)。

2.有利于完善檔案管理工作的方式

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，很多高職院校都在嘗試將大數(shù)據(jù)技術(shù)使用在檔案管理工作中，只是現(xiàn)階段的成效還不是十分顯著。因此，針對現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，如果在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都可以充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，那么，將會使檔案管理手段更加完善?；趥鹘y(tǒng)檔案管理方法與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機(jī)融合，充分挖掘檔案管理工作中的隱藏價值，將會推動高職院校的檔案管理工作邁入新的階段。但是，有的高職院校信息化設(shè)備設(shè)施不足，技術(shù)能力不夠，不利于檔案管理工作的深入開展。

3.有利于提升高職院校檔案管理工作的效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展使高職院校檔案數(shù)字化管理成為可能。在檔案管理中充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，可以在極大程度上簡化現(xiàn)階段高職院校檔案管理的工作流程，提升檔案管理效率。在檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理的流程得到了極大優(yōu)化，通過數(shù)字技術(shù)的使用，整個信息的采集變得更加方便。同時，在檔案管理工作過程中，發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的過程簡單快捷。大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的糾錯不需要工作人員在資料的海洋中逐一翻閱，極大提升了檔案管理工作的效率，在一定程度上使工作人員更有積極性，從而可以更好地發(fā)揮其工作的主觀能動性。

4.有利于增強(qiáng)檔案原件保護(hù)的完整度

在高職院校檔案管理工作中，可以基于管理實際，充分依托大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，在查閱檔案時不需要翻閱原件，只需在云端查閱即可，電子檔案可以隨時備份，且受環(huán)境影響小，不易損毀。顯然，與翻閱原件相比，查閱電子資料可以最大限度地保護(hù)原件資料的完整性。另外，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用在檔案管理工作中，將原件信息轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)信息，就可以將原件資料保存起來，使紙質(zhì)檔案可以避免潮濕、蟲害等因素的影響，不發(fā)生變色失真、潮濕粘連、蟲吃鼠咬、無故遺失等情況，可以在最大限度內(nèi)保障檔案原件的真實性和完整度。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在高職院校檔案管理中的可行性分析

鑒于高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，結(jié)合自身工作認(rèn)知，就大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在高職院校檔案管理中的可行性進(jìn)行分析。

1.數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)基本完善

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展背景下，云儲存相對已經(jīng)成熟且穩(wěn)定，在虛擬儲存上，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作的儲存奠定了堅實的基礎(chǔ)。另外，因為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息存儲已經(jīng)達(dá)到了最優(yōu)，對于高職院校檔案管理的信息化而言，已經(jīng)具備完善的條件。

另外，因為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷完善，相關(guān)基站建設(shè)的步伐也日益加速，5G傳輸已成為信息傳輸?shù)某Ｓ梅绞?，?G技術(shù)的支撐下，資料的傳輸已經(jīng)在極大程度上擺脫了對有線傳輸?shù)囊蕾?，在無線傳輸上獲得了高度自由。在現(xiàn)階段的社會發(fā)展?fàn)顩r下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)成為各行各業(yè)升級轉(zhuǎn)型的趨勢，對于高職院校檔案管理工作而言，如果在檔案管理的過程中利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)，將會使檔案信息的管理更加高效與便捷，檔案管理工作人員在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，也會使檔案管理工作得到不斷完善。

2.受眾端數(shù)字設(shè)備設(shè)施普及率高

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，大多數(shù)人早已接受了通過數(shù)字技術(shù)的方式獲得自己需要的信息。縱觀當(dāng)下我國的社會發(fā)展?fàn)顩r，人們消費早已擺脫了銀行卡和紙幣的束縛，對于信息的獲取也是如此，如各種App、微信、微博或者其他的閱讀工具的普及，極大降低了人們對紙質(zhì)資料翻閱的需求。面對受眾端數(shù)字設(shè)備設(shè)施的不斷普及，作為高職院校而言，因其所面臨的大部分檔案資料獲得者都是在校師生，這部分群體本身對新事物的接受程度較強(qiáng)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，也是必要的發(fā)展趨勢。不難發(fā)現(xiàn)，基于時下的社會環(huán)境，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用在高職院校的檔案管理工作中也是未來必然的發(fā)展趨勢，受眾端已經(jīng)做好了接受數(shù)字信息的準(zhǔn)備。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用建議

對于新時代的高職院校檔案管理工作而言，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢以及將其應(yīng)用在高職院校檔案管理中的必要性可知，現(xiàn)階段要想將大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地運用在檔案管理工作中，就必須堅持實事求是、因地制宜，秉持從檔案管理工作實際出發(fā)、從高職院校師生對檔案管理的需求出發(fā)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)對高職院校檔案管理工作的促進(jìn)作用，使得高職院校的檔案管理工作在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下邁入新的發(fā)展階段。

基于高職院校檔案管理對專業(yè)技術(shù)人才的需要，秉持檔案管理全面進(jìn)入“現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理”階段的新要求，本著更好地規(guī)范檔案收集與整理環(huán)節(jié)，有效保護(hù)和利用檔案，以及提高檔案信息化建設(shè)水平的目的，要求高職院校在檔案管理工作的推進(jìn)中，從以下角度發(fā)揮大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的推進(jìn)作用。

1.基于高職院校實際，完善供給制度

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案管理工作面對更多的機(jī)遇，基于高職院校檔案管理工作的目標(biāo)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用中，應(yīng)該堅持實事求是的原則，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的推動作用，立足高職院校檔案管理工作的側(cè)重點，有針對性地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中。

例如，針對高職院校檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)不同時期的目標(biāo)，以方便用戶進(jìn)行資料查閱為目的，基于高職院校的戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展，制定短期、中期和長期的數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用中，先著眼于做好短期目標(biāo)的規(guī)劃，在落實短期發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)使用的動態(tài)發(fā)展需求，規(guī)劃中長期建設(shè)目標(biāo)，使大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中得以充分運用。通過制定不同發(fā)展時期的戰(zhàn)略目標(biāo)，從根本上杜絕急功近利，確保大數(shù)據(jù)時代背景下高職院校檔案管理工作變得更加全面和完整，且在大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用中戰(zhàn)略性更強(qiáng)、更科學(xué)合理，經(jīng)得起推敲。

另外，在檔案館供給制度的完善中，還應(yīng)該根據(jù)資金做好統(tǒng)籌規(guī)劃，避免資金使用不當(dāng)而造成檔案管理數(shù)字化不完善。同時，還應(yīng)該根據(jù)檔案管理人員運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的實際情況，做好工作過程中的監(jiān)督考核，將常態(tài)化和長效化的監(jiān)督考核與評價機(jī)制納入日常工作中，保障大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中得以更好地應(yīng)用。

2.基于檔案資料實況，提高檔案管理安全水平

在當(dāng)前的高職院校檔案管理工作中，鑒于高職院校檔案管理工作的連續(xù)性和實效性，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中，技術(shù)人員必須對大數(shù)據(jù)技術(shù)具備相當(dāng)?shù)恼莆漳芰ΓＵ蠙n案資料儲存和傳輸中的安全性和可靠性。將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用在檔案管理工作中，其宗旨是使檔案管理工作能夠更好地順應(yīng)時代發(fā)展的要求，為人們提供更方便快捷的服務(wù)。當(dāng)然，這一切的前提都是確保檔案資料管理的安全性和可靠性，正如新修訂的《中華人民共和國檔案法》所要求的“確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”。只有在確保安全的前提下，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高職院校的檔案管理才有積極意義。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)下高職院校的檔案管理工作必須要安全可靠。

3.立足檔案管理需求，提升管理人員的專業(yè)技能

大數(shù)據(jù)時代，高職院校檔案管理數(shù)字化的目的就是使檔案管理工作更加先進(jìn)和現(xiàn)代化。由此，高職院校在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，必須基于檔案資料的密級要求以及立足高職院校檔案管理工作的相關(guān)需要，從檔案資料管理的需求出發(fā)，做好相關(guān)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升其專業(yè)技能，提升他們對于大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理要求的認(rèn)知。同時，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的有效推動作用，在檔案管理工作中應(yīng)該盡可能地挖掘檔案管理和大數(shù)據(jù)的融合之處，使檔案工作人員在大數(shù)據(jù)時代背景下所掌握的相關(guān)知識更加全面與多元化，促使高職院校的檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。

五、總結(jié)

面對大數(shù)據(jù)時代的到來，作為高職院校的檔案管理工作者，要想促進(jìn)檔案管理工作更好地順應(yīng)時代發(fā)展的要求，提升檔案管理工作人員的成就感，就必須充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，探尋適合應(yīng)用于高職院校檔案管理工作的大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步提升高職院校檔案管理的工作效率。

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（作者單位：迪慶藏族自治州民族中等專業(yè)學(xué)校）