初探干部人事檔案管理及材料快速歸檔

徐曉琳

(濟(jì)南市紀(jì)檢監(jiān)察服務(wù)保障中心,山東 濟(jì)南 250099)

0 引言

干部人事檔案是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位,選人用人、管理干部的重要依據(jù),它包含干部的基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲等重要資料。有效的檔案管理能夠提高干部選拔任用的科學(xué)性和公正性,保障干部工作的連續(xù)性和規(guī)范性。而快速歸檔是檔案管理的重要環(huán)節(jié),它能夠確保檔案的及時(shí)整理和保管,確保干部人事檔案更好的發(fā)揮其參謀助手作用。

1 干部人事檔案管理的重要性

干部人事檔案可以客觀地記錄干部的工作履歷、能力素質(zhì)、考核鑒定等信息,能夠反映一名干部“德、能、勤、績(jī)、廉”等多方面情況,這些信息可以客觀的體現(xiàn)干部綜合素質(zhì)、能力潛力、適應(yīng)能力等選拔干部的關(guān)鍵方面。通過(guò)對(duì)干部人事檔案的綜合評(píng)估和對(duì)比分析,可以為干部選拔和晉升提供客觀的評(píng)估依據(jù),確保干部選拔任用的公平公正。通過(guò)對(duì)檔案的管理和審核,可以確保干部信息的準(zhǔn)確性和可信度,避免弄虛造假情況的出現(xiàn)。這為組織對(duì)干部的監(jiān)督提供了實(shí)質(zhì)性的依據(jù),增強(qiáng)了監(jiān)督的有效性和權(quán)威性。通過(guò)對(duì)干部人事檔案的審查和評(píng)估,可以發(fā)現(xiàn)干部存在的問(wèn)題和不足,有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決干部的不良行為和表現(xiàn),有利于“抓早抓小”,加強(qiáng)對(duì)干部的紀(jì)律約束和管理。

2 干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 材料不齊全,手續(xù)不完備

干部人事檔案管理中存在材料不齊全、手續(xù)不完備等問(wèn)題是比較常見(jiàn)的。因檔案收集和轉(zhuǎn)遞不規(guī)范等多方面原因,造成的缺少早期或者關(guān)鍵性檔案材料的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。檔案中缺少必要的材料,可能無(wú)法充分了解干部的工作經(jīng)歷、能力素質(zhì)、表現(xiàn)評(píng)價(jià)等重要內(nèi)容。這會(huì)在干部選拔、培養(yǎng)和晉升等決策過(guò)程中造成信息不足的情況,無(wú)法準(zhǔn)確反映干部的能力和潛力,可能導(dǎo)致不適當(dāng)?shù)倪x拔和任用決策,影響干部的發(fā)展路徑和晉升機(jī)會(huì),進(jìn)而影響單位的運(yùn)作和發(fā)展。但是,從客觀方面來(lái)看,受年代久遠(yuǎn)、檔案幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)等因素影響,很多材料存在遺失且無(wú)法補(bǔ)充的情形,且大部分情況下并不能歸責(zé)于干部本人,這就對(duì)干部培養(yǎng)與選任工作造成了不可彌補(bǔ)的影響。況且,因檔案意識(shí)薄弱、檔案人員不專(zhuān)業(yè)等原因,在收集檔案材料時(shí)出現(xiàn)的缺少公章、內(nèi)容涂改等手續(xù)不完備問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生,致使檔案即使存在,但缺乏真實(shí)性和可信度,使檔案的收集過(guò)程出現(xiàn)障礙甚至影響單位和個(gè)人對(duì)干部人事檔案的利用。

2.2 檔案意識(shí)薄弱,制度不完善

有些單位的領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人不了解干部人事檔案管理的重要性,認(rèn)為干部人事檔案管理就是單純的收集散材料入檔并查詢(xún)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于干部人事檔案在選人用人中起到的重要作用不了解,干部個(gè)人對(duì)自己檔案管理工作的不積極配合,出現(xiàn)材料補(bǔ)充不及時(shí)甚至遺失等問(wèn)題,都屬于檔案意識(shí)薄弱問(wèn)題。同時(shí),很多單位干部人事檔案管理制度與具體落實(shí)存在欠缺。有的單位雖然有著自己的規(guī)章制度,但一般只是流于表面形式,不能?chē)?yán)格的按照制度去執(zhí)行,出現(xiàn)遺失檔案甚至私自涂改檔案等嚴(yán)重現(xiàn)象,對(duì)單位和個(gè)人都造成惡劣影響[1]。

2.3 信息化水平有待進(jìn)一步提高

一些單位在干部人事檔案管理方面仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式,缺乏信息化管理經(jīng)驗(yàn)。這導(dǎo)致檔案管理效率低下,信息檢索困難,不利于及時(shí)更新和共享。即使有的單位采用了信息化管理系統(tǒng),但數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)展仍然較為緩慢?？赡艽嬖谥到y(tǒng)功能不完善、使用流程不順暢、數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等問(wèn)題,導(dǎo)致系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中無(wú)法充分發(fā)揮作用。干部人事檔案管理往往需要借助各種信息技術(shù)工具進(jìn)行處理和分析,如數(shù)據(jù)提取、區(qū)塊鏈等。然而,一些單位可能在技術(shù)應(yīng)用能力上有所欠缺,缺乏專(zhuān)業(yè)的人員和資源支持,無(wú)法充分利用新技術(shù)來(lái)提高檔案管理效率和質(zhì)量。同時(shí),許多單位只是簡(jiǎn)單的將干部人事檔案以圖片掃描的方式錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中,運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案目錄進(jìn)行編排以方便檢索,并沒(méi)有建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),干部人事檔案利用程度較低[2]。

3 落實(shí)干部人事檔案管理及快速歸檔的措施

3.1 建立完善的干部人事檔案管理制度

一是明確干部人事檔案管理的目標(biāo)、原則和基本規(guī)范,并將其寫(xiě)入文件或規(guī)章制度中。制度應(yīng)包括檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、保密和銷(xiāo)毀等方面的工作要求和流程。二是明確干部人事檔案管理部門(mén)和崗位對(duì)檔案管理的職能和職責(zé)。在單位設(shè)置檔案管理崗位,并配備專(zhuān)業(yè)人員擔(dān)任專(zhuān)職檔案管理員,明確管理范圍、權(quán)限和層級(jí)關(guān)系,確保檔案管理責(zé)任的明晰和統(tǒng)一。三是建立干部人事檔案管理指導(dǎo)部門(mén),統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作,并制定檔案管理的方針和政策。通過(guò)指導(dǎo)部門(mén)進(jìn)行對(duì)下指導(dǎo)和培訓(xùn),確保檔案管理的高效性、規(guī)范性和一致性。四是制定年度或季度的干部人事檔案管理計(jì)劃,明確各項(xiàng)任務(wù)和工作重點(diǎn)。包括檔案收集、整理、歸檔、檢索、保管和銷(xiāo)毀等方面的具體工作安排,并確保任務(wù)按計(jì)劃開(kāi)展,并按期完成落實(shí)到位。五是制定干部人事檔案管理規(guī)范,并記錄檔案管理的全過(guò)程,包括檔案材料移交、審查、分類(lèi)、編目、歸檔、檢索和銷(xiāo)毀等事項(xiàng),做到每個(gè)步驟時(shí)間和責(zé)任人可查,責(zé)任落實(shí)到人有助于監(jiān)督檔案管理工作的規(guī)范性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。

3.2 強(qiáng)化培訓(xùn)和宣傳

針對(duì)干部人事檔案管理人員組織專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)課程,普及檔案管理的知識(shí),提高檔案管理技能,進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程。培訓(xùn)內(nèi)容包括干部人事檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、安全保密措施等。安排相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員參加外部培訓(xùn)課程或參觀交流活動(dòng),學(xué)習(xí)其他單位的檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法。通過(guò)與其他專(zhuān)業(yè)人士的交流和學(xué)習(xí),拓寬視野,獲取最新的檔案管理知識(shí)和技術(shù)。在單位內(nèi)部組織各部門(mén)參與干部人事檔案相關(guān)內(nèi)容的基礎(chǔ)培訓(xùn),邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士或業(yè)內(nèi)專(zhuān)家就干部人事檔案管理的相關(guān)議題進(jìn)行知識(shí)普及講解和交流,提供更具體和實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)分享,使單位領(lǐng)導(dǎo)和干部職工進(jìn)一步了解干部人事檔案管理對(duì)單位和干部本人切身利益的重要性。準(zhǔn)備宣傳教育材料,例如知識(shí)手冊(cè)、宣傳冊(cè)和海報(bào)等,向單位職工宣傳干部人事檔案管理的重要性和方法,并提供實(shí)時(shí)的問(wèn)題解答和指導(dǎo),以便讓領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人了解干部人事檔案管理的意義和具體處理方法。設(shè)立檔案管理的優(yōu)秀表彰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,激勵(lì)和鼓勵(lì)優(yōu)秀的檔案管理工作,以提高檔案管理工作的重視程度和質(zhì)量。通過(guò)強(qiáng)化培訓(xùn)和宣傳,可以提高領(lǐng)導(dǎo)和干部本人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視程度,增強(qiáng)他們的檔案管理能力和意識(shí)。這將有助于推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,確保干部人事檔案的管理和歸檔工作得到高效的落實(shí)。

3.3 使用信息化工具和技術(shù)

評(píng)估和選擇適合干部人事檔案管理需求的信息化檔案管理系統(tǒng)。確保系統(tǒng)具有必要的功能,包括檔案收集、整理、歸檔、檢索、共享和保密等方面的支持。通過(guò)掃描紙質(zhì)文件、采用OCR識(shí)別等技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,建立電子檔案庫(kù)。數(shù)字化檔案可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性,便于存儲(chǔ)、檢索和共享。建立統(tǒng)一的檔案命名和編目規(guī)則,并將其應(yīng)用于干部人事檔案管理系統(tǒng)。這樣可以確保檔案的命名和分類(lèi)一致,方便檢索和管理。選擇安全可靠的云存儲(chǔ)服務(wù),將電子檔案存儲(chǔ)在云端。云存儲(chǔ)必須保證檔案的安全性和可靠性,同時(shí)提供遠(yuǎn)程訪問(wèn)和備份功能,避免數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。建立多層級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)和備份系統(tǒng),確保檔案電子數(shù)據(jù)的保密和安全。利用數(shù)據(jù)分析工具和技術(shù),對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘和分析。這有助于發(fā)現(xiàn)干部發(fā)展趨勢(shì)、人才培養(yǎng)需求等關(guān)鍵信息,為組織決策提供科學(xué)依據(jù)。利用人工智能技術(shù)例如自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等,提升檔案管理的智能化和自動(dòng)化水平。例如,可以開(kāi)發(fā)智能檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)語(yǔ)義搜索和智能推薦功能,提升檔案信息的訪問(wèn)效率和準(zhǔn)確性。采取必要的措施保護(hù)檔案信息的安全性和隱私。包括加密通信、訪問(wèn)控制、權(quán)限管理、定期安全審查等措施,確保檔案信息不被未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、篡改和泄露。結(jié)合其他干部人事工作信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立云平臺(tái),使干部信息更加全面、客觀,能夠繪制出更加全面的干部畫(huà)像,供單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行選人用人決策。定期評(píng)估信息化系統(tǒng)的使用效果,并根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行改進(jìn)和更新。關(guān)注新的技術(shù)和工具的發(fā)展,并及時(shí)應(yīng)用到干部人事檔案管理中,不斷提升管理效率和質(zhì)量。

3.4 建立快速歸檔機(jī)制

一是規(guī)范干部人事檔案歸檔流程。明確歸檔的流程和步驟,涵蓋收到散材料后的接收、登記、驗(yàn)收、歸檔等環(huán)節(jié)。確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn),并嚴(yán)格執(zhí)行。二是設(shè)立快速歸檔通道。為重要和緊急散材料建立快速歸檔通道,確保這類(lèi)文件材料能夠迅速進(jìn)入歸檔流程。可以設(shè)立特定的處理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)快速歸檔工作。三是采用一些有效的方法提高歸檔的速度和準(zhǔn)確性。例如,采用批量處理的方式,對(duì)相似類(lèi)型的散材料進(jìn)行歸檔;利用自動(dòng)化工具,如條碼識(shí)別、自動(dòng)索引等技術(shù),簡(jiǎn)化歸檔流程。四是設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)歸檔工作,統(tǒng)籌和管理干部人事檔案歸檔工作。確保專(zhuān)職管檔人員具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能,能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng),并協(xié)調(diào)完成歸檔工作。五是定期審查和評(píng)估快速歸檔機(jī)制的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)加以改進(jìn)。根據(jù)實(shí)際情況,優(yōu)化歸檔流程和系統(tǒng),以提高歸檔效率和準(zhǔn)確性。

3.5 加強(qiáng)監(jiān)督和審查

一是建立專(zhuān)門(mén)的干部人事檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)或小組,負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查檔案管理工作的執(zhí)行情況。該機(jī)構(gòu)由相關(guān)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng),其他相關(guān)工作人員任組員,也可以引入外部專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。二是制定監(jiān)督和審查干部人事檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和制度。明確監(jiān)督的對(duì)象、頻次、內(nèi)容和方式,確保規(guī)范和全面地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和審查。三是定期進(jìn)行檔案管理工作的檢查和抽查。檢查可以包括檔案核對(duì)、檔案整理和歸檔抽查等,以確保干部人事檔案管理的規(guī)范和落實(shí)情況。四是定期對(duì)干部人事檔案管理制度和流程進(jìn)行審核和評(píng)估。審查是否符合法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)定的要求,是否能夠滿(mǎn)足干部人事檔案管理的需求,以便進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)和調(diào)整。五是除了定期檢查外,進(jìn)行隨機(jī)督查和專(zhuān)項(xiàng)檢查。通過(guò)隨機(jī)選擇一部分檔案進(jìn)行督查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)糾正;專(zhuān)項(xiàng)檢查可以針對(duì)某些具體的檔案管理環(huán)節(jié)或問(wèn)題進(jìn)行深入調(diào)查和分析。六是建立舉報(bào)檔案管理違規(guī)行為的渠道,及時(shí)揭示違規(guī)問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,干部人事檔案管理及材料快速歸檔是干部人事管理的基礎(chǔ)工作,對(duì)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和干部隊(duì)伍建設(shè)起著重要的作用。通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳,使用信息化工具和技術(shù),以及加強(qiáng)監(jiān)督和審查等措施,可以提高干部人事檔案管理的效率和準(zhǔn)確性,確保檔案及時(shí)整理和歸檔,確保干部人事檔案在選人用人工作中發(fā)揮參謀助手作用。