檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性探索

岳雪濤

(潞安化工集團(tuán)有限公司常村煤礦,山西 長(zhǎng)治 046102)

0 引言

紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中具有重要的地位和作用,雖然數(shù)字化和信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理,但紙質(zhì)檔案仍然具有不可替代的重要價(jià)值。因此,在檔案信息化管理的過(guò)程中,應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案的重要性,采取有效的措施保護(hù)和管理紙質(zhì)檔案,使其能夠長(zhǎng)期保存并為人類文明的傳承和發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。

1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣勢(shì)分析

1.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)如下:①易于長(zhǎng)時(shí)間保存:與電子檔案相比,紙質(zhì)檔案的物理穩(wěn)定性更高,能夠承受時(shí)間的考驗(yàn)。只要采取適當(dāng)?shù)谋４娲胧?如控制環(huán)境濕度、避免陽(yáng)光直射等,紙質(zhì)檔案可以保存數(shù)百年甚至數(shù)千年。②易于閱讀和識(shí)別:紙質(zhì)檔案的文字和圖像清晰可見(jiàn),不需要特殊的閱讀設(shè)備,這使得人們可以隨時(shí)隨地閱讀和識(shí)別。③真實(shí)性和權(quán)威性高:由于紙質(zhì)檔案的物理特性,篡改和偽造紙質(zhì)檔案的難度相對(duì)較大,因此紙質(zhì)檔案具有較高的真實(shí)性和權(quán)威性[1]。

1.2 紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)

紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)如下:①占用空間大:與電子檔案相比,紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理空間。隨著時(shí)間的推移,需要保存的紙質(zhì)檔案數(shù)量會(huì)不斷增加,使得檔案管理成本逐漸提高。②查閱效率低:與電子檔案相比,紙質(zhì)檔案的查閱效率較低。在大量檔案中查找特定檔案需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間。③不利于環(huán)保:紙質(zhì)檔案的生產(chǎn)和保存過(guò)程中需要消耗大量的自然資源和能源,并且會(huì)產(chǎn)生一定的環(huán)境污染[2]。

2 檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性

2.1 原始憑證和法律憑證

紙質(zhì)檔案作為原始憑證和法律憑證的重要性在于其原始記錄的性質(zhì)和法律憑證的權(quán)威性。首先,紙質(zhì)檔案作為原始記錄,具有不可篡改性和可追溯性。紙質(zhì)檔案的生成過(guò)程是一個(gè)完整、連續(xù)的過(guò)程,記錄了信息的產(chǎn)生、傳遞和存儲(chǔ)過(guò)程,可以追溯到信息的原始狀態(tài)[3]。其次,紙質(zhì)檔案具有法律憑證的權(quán)威性。根據(jù)?中華人民共和國(guó)檔案法?的規(guī)定,檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和公民個(gè)人從事活動(dòng)的重要記錄,具有憑證、參考和情報(bào)價(jià)值。紙質(zhì)檔案作為檔案的重要組成部分,其真實(shí)性和完整性得到了法律的保護(hù)。在涉及檔案信息的糾紛和訴訟中,紙質(zhì)檔案可以作為法律憑證,證明信息的真實(shí)性和權(quán)威性,為當(dāng)事人提供有力的法律支持[4]。

2.2 補(bǔ)充和完善電子檔案

在檔案管理工作中,通常會(huì)將紙質(zhì)檔案作為電子檔案的備份,以降低風(fēng)險(xiǎn)。首先,紙質(zhì)檔案可以作為電子檔案的備份,保障檔案信息的安全性。在電子檔案的保存、傳輸和使用過(guò)程中,可能會(huì)因?yàn)楦鞣N原因出現(xiàn)信息丟失或損壞的情況,此時(shí)可以通過(guò)查閱紙質(zhì)檔案來(lái)獲取相應(yīng)的信息,避免因?yàn)殡娮訖n案的損壞或丟失而造成信息的永久性丟失。紙質(zhì)檔案作為一種物理備份,應(yīng)對(duì)電子設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)中斷等意外情況。其次,紙質(zhì)檔案可以補(bǔ)充和完善電子檔案的信息。電子檔案在生成和傳輸過(guò)程中,可能會(huì)存在信息不完整、不準(zhǔn)確的情況。此時(shí),可以通過(guò)查閱紙質(zhì)檔案來(lái)對(duì)電子檔案的信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善。最后,需要注意的是,紙質(zhì)檔案和電子檔案雖然存在差異,但并不是完全獨(dú)立的。在檔案管理中,應(yīng)該將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì),形成一種“紙質(zhì)＋電子”的檔案管理模式。這樣可以更好地保障檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性[5]。

2.3 真實(shí)的記錄和長(zhǎng)期的保存

紙質(zhì)檔案作為一種傳統(tǒng)的記錄方式,具有物理穩(wěn)定性高、真實(shí)性和權(quán)威性高等特點(diǎn),可以長(zhǎng)期保存并為歷史留下寶貴的記錄。首先,紙質(zhì)檔案的物理穩(wěn)定性較高。紙張的成分是纖維、填料和添加劑,這些成分使得紙張具有較強(qiáng)的耐久性,可以承受時(shí)間的考驗(yàn)。通過(guò)采取適當(dāng)?shù)谋４娲胧?如控制環(huán)境濕度、避免陽(yáng)光直射等,紙質(zhì)檔案可以保存數(shù)百年甚至數(shù)千年,具有重要的歷史價(jià)值[6]。其次,紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存可以為歷史留下寶貴的記錄。在人類文明的發(fā)展歷程中,許多重要的歷史事件、人物和文化遺產(chǎn)都需要被記錄和保存。紙質(zhì)檔案作為一種傳統(tǒng)的記錄方式,可以長(zhǎng)期保存并為歷史留下寶貴的記錄,具有重要的歷史價(jià)值和文化意義。在檔案管理中,應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)谋４娲胧?保護(hù)和管理紙質(zhì)檔案。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的有效方法

3.1 建立完善的紙質(zhì)檔案保存制度

為了確保紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和完整性,建立完善的保存制度是非常必要的。以下是一些具體的措施:①保存環(huán)境:為了確保紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境符合要求,需要建立專門的檔案庫(kù)房,并配備專業(yè)的溫濕度控制系統(tǒng)、防火系統(tǒng)等設(shè)備,以確保紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境穩(wěn)定、安全。同時(shí),需要規(guī)定檔案庫(kù)房的出入制度,確保檔案的安全。②檔案整理:在紙質(zhì)檔案的保存過(guò)程中,檔案整理是非常重要的環(huán)節(jié)。需要建立完善的檔案整理制度,包括規(guī)定檔案的分類、歸檔、編目等流程,以確保紙質(zhì)檔案的完整性和可追溯性。③定期檢查:為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決紙質(zhì)檔案保存過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,需要建立定期檢查制度。這包括對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查、盤點(diǎn)和修復(fù),以及及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理可能存在的問(wèn)題,如水浸、發(fā)黃、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。④保密與安全:在紙質(zhì)檔案的保存過(guò)程中,保密與安全是非常重要的。需要建立完善的保密與安全制度,包括規(guī)定檔案的借閱、復(fù)制、傳輸?shù)攘鞒?以及規(guī)定檔案庫(kù)房的出入制度等,以確保紙質(zhì)檔案的安全和保密。總之,建立完善的紙質(zhì)檔案保存制度是確保紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和完整性的重要保障。通過(guò)建立完善的保存制度,可以有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案的實(shí)體安全,延長(zhǎng)其壽命,提高其利用價(jià)值。

3.2 提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化率

將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,可以方便快捷地查閱和利用,同時(shí)也可以降低對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險(xiǎn)。由此可見(jiàn),提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化率是保護(hù)和利用紙質(zhì)檔案的重要措施。以下是一些有效措施:①建立數(shù)字化轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn):建立統(tǒng)一的數(shù)字化轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn),以確保數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的質(zhì)量和格式一致性。這有助于提高數(shù)字化檔案的可讀性和互操作性,方便后續(xù)的查閱和使用。②引入先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備:引入先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備可以提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理效率和質(zhì)量。現(xiàn)代化的數(shù)字化設(shè)備可以自動(dòng)掃描、處理和轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案,大幅縮短了處理時(shí)間,同時(shí)也降低了人工操作的成本和錯(cuò)誤率。③建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù):建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以存儲(chǔ)和管理大量的數(shù)字化檔案,方便快捷的查閱和利用。同時(shí),數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也可以降低對(duì)原始紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險(xiǎn),減少對(duì)紙質(zhì)檔案的借閱和搬運(yùn),延長(zhǎng)其壽命。④推廣數(shù)字化檔案的應(yīng)用:通過(guò)推廣數(shù)字化檔案的應(yīng)用,讓更多的人了解和使用數(shù)字化檔案。這可以通過(guò)建設(shè)數(shù)字化檔案網(wǎng)站、開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案應(yīng)用軟件等方式實(shí)現(xiàn)。同時(shí),也可以通過(guò)培訓(xùn)和教育,提高相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用能力。

3.3 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的宣傳和推廣

加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的宣傳和推廣可以提高公眾對(duì)紙質(zhì)檔案的認(rèn)識(shí)和利用意識(shí),從而更好地保護(hù)和利用紙質(zhì)檔案。以下是一些有效措施:①建立宣傳渠道:建立多種形式的宣傳渠道,如社交媒體、微信公眾號(hào)、宣傳冊(cè)等,通過(guò)多種渠道宣傳和推廣紙質(zhì)檔案。同時(shí),也可以利用電視、廣播、報(bào)紙等傳統(tǒng)媒體進(jìn)行宣傳。②開(kāi)展講座和培訓(xùn):開(kāi)展有關(guān)紙質(zhì)檔案的講座和培訓(xùn),讓公眾了解紙質(zhì)檔案的種類、特點(diǎn)、價(jià)值以及保護(hù)和利用方法。這可以通過(guò)舉辦講座、培訓(xùn)班、研討會(huì)等方式進(jìn)行。③建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù):建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以讓公眾方便快捷地查閱和使用紙質(zhì)檔案,增強(qiáng)公眾對(duì)紙質(zhì)檔案的利用意識(shí)。不僅如此,通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以消除檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn),減少不必要的檔案借閱與搬運(yùn),延長(zhǎng)檔案使用周期。

4 檔案信息化管理工作未來(lái)發(fā)展啟示

4.1 與時(shí)俱進(jìn),不斷更新檔案管理理念

隨著時(shí)代的發(fā)展,檔案管理將越來(lái)越注重信息化的需求。檔案管理工作需要從傳統(tǒng)的實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理,以滿足現(xiàn)代化的信息利用需求。因此,未來(lái)的檔案管理工作需要不斷更新理念,注重檔案信息的挖掘和利用,提高檔案管理的效率和價(jià)值。

4.2 加強(qiáng)檔案信息資源的整合和共享

隨著信息化程度的不斷提高,檔案信息資源也日益豐富和多樣化。未來(lái)的檔案管理工作需要更加注重檔案信息資源的整合和共享,建立跨部門、跨行業(yè)、跨地域的檔案信息資源共享平臺(tái),推動(dòng)檔案信息資源的互通和共享,更好地服務(wù)于社會(huì)和人民。

4.3 提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。未來(lái)的檔案管理工作需要更加注重標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的建設(shè),建立完善的檔案管理制度和規(guī)范,統(tǒng)一檔案整理和歸檔的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范檔案信息的著錄和標(biāo)識(shí),確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性,提高檔案管理的整體水平。

4.4 強(qiáng)化檔案信息的安全保護(hù)

隨著網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化程度的提高,檔案信息的安全問(wèn)題也日益突出。未來(lái)的檔案管理工作需要更加注重檔案信息的安全保護(hù),建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系,采取多種技術(shù)手段和管理措施,確保檔案信息的安全性和保密性,防止檔案信息的泄露和損壞。

4.5 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展需要依托一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍。未來(lái)的檔案管理工作需要更加注重人才隊(duì)伍的建設(shè),加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn),提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平,打造一支具有創(chuàng)新精神、專業(yè)能力和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才隊(duì)伍。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之,在檔案信息化管理的背景下,紙質(zhì)檔案仍然具有不可替代的重要價(jià)值。為了有效發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì),需要建立完善的保存制度、提高數(shù)字化率以及加強(qiáng)宣傳和推廣。只有這樣,才能更好地保護(hù)和管理紙質(zhì)檔案,為歷史留下寶貴的記錄,擴(kuò)寬信息傳播途徑,為人類文明的傳承和發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。