新形勢下關(guān)于石油企業(yè)檔案管理信息化探究

摘 要：檔案管理是石油企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是關(guān)乎石油企業(yè)發(fā)展的主要因素。在信息時(shí)代背景下，石油企業(yè)檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，不僅符合時(shí)代發(fā)展需求，也有助于提升石油企業(yè)信息資源的開發(fā)利用率。但受傳統(tǒng)觀念等因素的影響，石油企業(yè)檔案信息化管理中依然存在一定的不足，影響石油企業(yè)檔案管理水平和效率。針對這種情況，應(yīng)結(jié)合新形勢下的新要求，積極探索石油企業(yè)檔案信息化管理策略，推動檔案管理信息化水平的提升。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；信息化

信息化是檔案管理工作發(fā)展的主流趨勢，同時(shí)，也是企業(yè)構(gòu)建現(xiàn)代化管理機(jī)制的重要組成部分，信息化水平在很大程度上體現(xiàn)了企業(yè)的競爭力與發(fā)展水平。檔案管理是石油企業(yè)管理的重要組成部分，提升檔案管理信息化水平，既有助于提升檔案信息資源的利用率，也能為石油企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。因此，應(yīng)結(jié)合石油企業(yè)發(fā)展需求，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升石油企業(yè)檔案管理水平。

一、石油企業(yè)檔案管理信息化的必要性

1.國家對檔案信息化建設(shè)的要求

企業(yè)信息化建設(shè)是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要舉措，石油企業(yè)作為國有大中型企業(yè)，在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其信息化水平不僅關(guān)乎著自身的發(fā)展，同時(shí)也會影響到國家整體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化至關(guān)重要。加強(qiáng)信息化建設(shè)，不僅符合國家對檔案信息化建設(shè)的要求，還能更好地保障石油企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)對國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也具有十分重要的意義。

2.有助于提升石油企業(yè)信息資源利用率

現(xiàn)代社會背景下，信息的作用更加明顯。但是，長期以來，由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等因素的制約，使得石油企業(yè)檔案管理信息化水平有待提升，石油企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用率不高。石油企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)則可以解決這方面的問題，借助信息化管理手段，可以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一高效管理，同時(shí)也能提升檔案信息共享水平與利用率，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一管理與規(guī)劃。

3.符合企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展要求

傳統(tǒng)的石油企業(yè)檔案管理過程中，由于管理手段落后，導(dǎo)致檔案管理工作不僅效率不高，還需要消耗大量的人力、財(cái)力、物力，管理工作效率不高，檔案管理質(zhì)量也得不到保障。檔案管理信息化能夠在保障管理水平的基礎(chǔ)上降低管理成本，還可以提高石油企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率，同時(shí)，推動石油企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理信息化的特點(diǎn)

1.原始性

石油企業(yè)檔案信息化原始性特點(diǎn)主要是指電子文件信息內(nèi)容的原始性。檔案學(xué)理論認(rèn)為檔案文件應(yīng)為原件，而電子檔案則轉(zhuǎn)變了檔案信息的載體，但是，檔案內(nèi)容依然保持著原始性。相較于原始檔案，電子檔案知識記錄方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案信息依然保持著原始性，因此，電子檔案依然具有歷史憑證價(jià)值。電子檔案是將原始檔案信息從傳統(tǒng)載體中分離出來，以數(shù)字化檔案的方式存儲于網(wǎng)絡(luò)之中，因此，其憑證價(jià)值并未受到影響。

2.全面性與系統(tǒng)性

一方面，檔案管理信息化的全面性是指檔案信息涉及的內(nèi)容涵蓋石油企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個(gè)方面內(nèi)容。另一方面，是指檔案信息涉及的內(nèi)容不僅包括石油企業(yè)以往生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生的各種信息資料，還包括石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中正在形成的檔案信息。檔案管理信息化同時(shí)還具有系統(tǒng)性特征，石油企業(yè)屬于大中型國有企業(yè)，企業(yè)由研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營等部門構(gòu)成，石油企業(yè)檔案信息化并不是單一某個(gè)部門的信息化，而是企業(yè)所有部門的信息化以及各個(gè)工作層次系統(tǒng)性的信息化，因此，企業(yè)檔案信息化具有系統(tǒng)性的特點(diǎn)。除此之外，在石油企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中還要確保電子文件與紙質(zhì)文件并存，這也體現(xiàn)了檔案管理信息化系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

3.服務(wù)性與時(shí)效性

檔案管理的目的在于充分挖掘和利用檔案信息資源，為石油企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，檔案管理信息化則可以更好成為檔案管理的目的，借助信息技術(shù)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源的利用率與利用價(jià)值，為石油企業(yè)發(fā)展提供有力保障。因此，檔案管理信息化具有服務(wù)性的特點(diǎn)，是為石油企業(yè)發(fā)展服務(wù)的。除此之外，檔案信息只有在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用才能發(fā)揮其價(jià)值，為石油企業(yè)創(chuàng)造更多的社會與經(jīng)濟(jì)效益，這使得檔案管理信息化具備了時(shí)效性的特點(diǎn)。石油企業(yè)面臨的市場不斷發(fā)展變化，如果檔案信息缺乏時(shí)效性，則不利于石油企業(yè)做出科學(xué)決策，影響石油企業(yè)的發(fā)展，因此，要保證檔案信息的時(shí)效性。

三、石油企業(yè)檔案管理信息化存在的不足

1.缺乏足夠的重視

在石油企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理信息化建設(shè)往往得不到充分重視，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效率不高，成效不理想。由于得不到充分的重視，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備更新不及時(shí)，檔案管理人員流動性大，并且，檔案信息化工作中存在一定的漏洞。在新形勢下，石油企業(yè)發(fā)展面臨著許多新的挑戰(zhàn)，使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往會將生產(chǎn)經(jīng)營活動作為管理的重點(diǎn)，而檔案管理則被邊緣化，相應(yīng)的檔案管理信息化也未得到充分重視。對檔案管理信息化認(rèn)識不充分，給予的支持不足，會在很大程度上制約石油企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，同時(shí)，也不利于石油企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.檔案管理信息化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致信息化建設(shè)存在一定的盲目性，低水平重復(fù)建設(shè)等方面的問題時(shí)有發(fā)生。此外，在檔案管理信息化建設(shè)過程中的盲目性還表現(xiàn)在信息化建設(shè)與石油企業(yè)自身檔案管理工作需求不符，同時(shí)，也未根據(jù)自身的技術(shù)、資源等方面條件，未充分考慮信息化建設(shè)的長期性與艱巨性，盲目跟進(jìn)，給企業(yè)帶來巨大的壓力和負(fù)擔(dān)，不僅信息化建設(shè)成效不理想，甚至還會給石油企業(yè)檔案管理帶來負(fù)面影響。檔案信息數(shù)據(jù)庫建成之后得不到及時(shí)更新與補(bǔ)充，缺乏專業(yè)人才進(jìn)行維護(hù)，使得檔案管理信息化建設(shè)流于形式。

3.基礎(chǔ)條件薄弱

檔案信息化建設(shè)具有長期性、艱巨性的特點(diǎn)，需要企業(yè)大量投入才能保證取得理想成效。但是，部分石油企業(yè)自身基礎(chǔ)條件薄弱，難以給予檔案信息化建設(shè)有力的保障。在企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未能充分認(rèn)識到檔案信息化的重要作用，不愿意在檔案信息化建設(shè)中產(chǎn)生過多投入，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)面臨著資金、技術(shù)、人才等方面不足的問題。另外，在檔案信息化建設(shè)過程中，通常都以計(jì)算機(jī)技術(shù)人員為主，檔案管理人員往往只能作為配角出現(xiàn)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)了解不全面，進(jìn)而影響檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

四、新形勢下石油企業(yè)檔案管理信息化策略

1.構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

石油企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)注重構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，包括安全系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等，同時(shí)，石油企業(yè)還要注重對檔案軟件的開發(fā)，開發(fā)出更具適用性、更加安全可靠的檔案管理軟件。首先，應(yīng)加大資金投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供資金保障。利用投入的資金來更新相關(guān)設(shè)備設(shè)施與軟件系統(tǒng)，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。其次，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作，由石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)牽頭共同解決檔案管理信息化建設(shè)中遇到的問題。檔案管理信息化建設(shè)不僅是檔案管理部門的責(zé)任，同時(shí)，還需要得到石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持以及其他部門的積極配合，才能確保各項(xiàng)工作順利開展。最后，由于信息技術(shù)更新速度較快，使得檔案管理涉及的軟硬件設(shè)備也面臨著定期更新的問題。為了提升資金利用率，節(jié)約檔案管理信息化建設(shè)成本，在軟硬件配置過程中應(yīng)具備發(fā)展眼光，從長遠(yuǎn)角度考慮問題。一方面在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施購置過程中，應(yīng)結(jié)合資金情況，選購最具性價(jià)比的信息化設(shè)備設(shè)施，選購的設(shè)備設(shè)施不僅要滿足當(dāng)前檔案管理需求，同時(shí)，還要滿足未來一段時(shí)間檔案管理工作的要求。另一方面要注重提升現(xiàn)有軟硬件設(shè)備設(shè)施的利用率，通過升級改造等方式提升其應(yīng)用效果，以便更好地為檔案管理服務(wù)。

2.構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索的前提，同時(shí)，也是提升檔案信息利用率的保障。檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)來源渠道主要有3個(gè)方面，一是通過企業(yè)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相連接，可以直接將相關(guān)電子檔案納入檔案信息數(shù)據(jù)庫中；二是將石油企業(yè)未歸檔的電子檔案統(tǒng)一納入檔案信息數(shù)據(jù)庫之中；三是借助掃描等方式，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，然后統(tǒng)一納入檔案信息數(shù)據(jù)庫。在此過程中，應(yīng)做好規(guī)劃，明確檔案數(shù)字化范圍，尤其要重點(diǎn)關(guān)注石油企業(yè)主要項(xiàng)目以及重要業(yè)務(wù)相關(guān)檔案。

3.建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是開展檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的前提和基礎(chǔ)，檔案信息需要借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和共享，因此，在石油企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)高度重視檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。石油企業(yè)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化主要體現(xiàn)在網(wǎng)上閱覽、電子閱覽室以及內(nèi)部主頁3個(gè)方面。對于網(wǎng)上閱覽而言，用戶可以直接通過石油企業(yè)內(nèi)部主頁來查閱檔案資料。在檔案管理過程中，管理人員可以將應(yīng)用頻率較高的檔案文件直接設(shè)置在桌面上，這樣，用戶便可以在自身權(quán)限范圍內(nèi)直接查找所需內(nèi)容，無須進(jìn)行檔案信息檢索，十分便捷。此外，網(wǎng)上閱覽還實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程異地的檔案信息服務(wù)，可以為遠(yuǎn)程辦公提供有力支持。電子閱覽室的建設(shè)，用戶可以借助電子閱覽專用計(jì)算機(jī)獲取所需的檔案信息。但值得注意的是，在利用電子閱覽室提供檔案信息服務(wù)的同時(shí)，要防止用戶隨意下載和打印電子文件，以免威脅到檔案信息的安全。建立石油企業(yè)內(nèi)部主頁同樣能夠給用戶帶來巨大的便利，用戶通過內(nèi)部主頁不僅能夠直接檢索和瀏覽所需的檔案信息，還可以通過訂閱的方式實(shí)時(shí)了解檔案信息的更新情況。

4.RFID技術(shù)的應(yīng)用

RFID技術(shù)即射頻識別技術(shù)，是重要的檔案信息化管理技術(shù)之一。在檔案管理過程中，必然會涉及檔案資料借還手續(xù)辦理，需要進(jìn)行大量的簽字登記工作，影響檔案管理工作效率，同時(shí)，也會增加管理人員的負(fù)擔(dān)。射頻識別技術(shù)的應(yīng)用則能夠轉(zhuǎn)變這種狀況，借助射頻識別技術(shù)可以為所有檔案資料添加唯一標(biāo)簽，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行條目錄入，便于檔案資料的快速借還。應(yīng)用射頻識別技術(shù)能夠?qū)μ砑游ㄒ粯?biāo)簽的檔案資料進(jìn)行快速識別，并且在識別后自動讀取數(shù)據(jù)庫中與檔案信息相關(guān)的資料。射頻識別技術(shù)具有識別效率高的優(yōu)勢，有助于檔案管理效率的提升。

相較于二維碼或者條形碼，射頻識別技術(shù)無須打印和粘貼相關(guān)標(biāo)識，因此，不會涉及條碼損壞無法讀取等方面的問題。在檔案管理過程中應(yīng)用射頻識別技術(shù)，需要管理人員將檔案的管理號、產(chǎn)品代號、名稱、密級等方面信息錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，然后借助RFID標(biāo)簽轉(zhuǎn)換機(jī)為檔案添加唯一標(biāo)簽，同時(shí)，通過RFID標(biāo)簽轉(zhuǎn)換機(jī)，將RFID標(biāo)簽與檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對接，只需掃描RFID標(biāo)簽便可以在數(shù)據(jù)庫中直接檢索出相關(guān)內(nèi)容，十分便捷高效。

5.安全技術(shù)應(yīng)用

檔案管理信息化為檔案信息應(yīng)用帶來了極大便利，但也帶來了更多的安全隱患。電子檔案具有易修改、易轉(zhuǎn)移、易復(fù)制等方面的特點(diǎn)，會給檔案信息安全帶來巨大威脅。例如，通常情況下由辦公自動化系統(tǒng)導(dǎo)入企業(yè)檔案系統(tǒng)的文件多以Word的格式存在，這種格式的文件便于復(fù)制、修改以及編輯，導(dǎo)致檔案信息存在較大的安全隱患。針對這種情況，需要在石油企業(yè)檔案管理過程中加強(qiáng)對安全技術(shù)的應(yīng)用，將可編輯的檔案文件轉(zhuǎn)化為不可編輯、不可修改模式，以此來保障檔案信息的安全性。這便會涉及檔案文件格式的轉(zhuǎn)化，將檔案文件由以往的Word格式轉(zhuǎn)化成為DOC格式或者TXT格式的文件，但如果采用人工方式進(jìn)行檔案文件格式轉(zhuǎn)化，不僅效率低，還需要耗費(fèi)大量人力，因此，可借助辦公自動化系統(tǒng)在后臺自動完成檔案文件格式轉(zhuǎn)化，然后再將轉(zhuǎn)化完成的檔案文件納入石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。通過這種方式，既能保證檔案資料的原始性，也能進(jìn)一步保障檔案資料的安全性。

五、石油企業(yè)檔案管理信息化保障措施

1.樹立檔案信息化觀念

首先，要加強(qiáng)宣傳，促使石油企業(yè)人員認(rèn)識到檔案管理信息化的重要意義，尤其要注重對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的宣傳，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，給予檔案管理信息化應(yīng)用更多的支持和理解。檔案管理信息化能夠提升石油企業(yè)檔案信息資源利用率，可以為企業(yè)決策提供更加全面有力的支持，更好地保障企業(yè)決策的科學(xué)性。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)并不僅是檔案部門的責(zé)任，還需要石油企業(yè)各部門的通力合作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做到協(xié)調(diào)工作，組織各部門積極配合信息化建設(shè)工作。其次，檔案管理人員要認(rèn)清信息化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢。只有加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)才能更好地融入信息社會，才能充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢和價(jià)值，更好地為石油企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2.完善石油企業(yè)檔案信息化管理機(jī)制

首先，要明確檔案管理部門的責(zé)任，由檔案管理部門負(fù)責(zé)石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)檔案信息的收集、整理與歸檔。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)在信息化建設(shè)中負(fù)主要責(zé)任，以及負(fù)責(zé)后續(xù)的升級維護(hù)等方面的工作。石油企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的考核制度，并將檔案管理信息化作為重要考核內(nèi)容，對檔案信息的錄入、應(yīng)用等制定相應(yīng)的規(guī)范要求，保障檔案管理的規(guī)范性。

六、結(jié)束語

檔案資料是石油企業(yè)的重要資源，檔案管理也是石油企業(yè)管理的重要內(nèi)容。新形勢下，為充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，助力石油企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升石油企業(yè)檔案管理的信息化水平，確保石油企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：陜西延長石油機(jī)械裝備制造有限公司）

作者簡介：杜慧（1986—），女，漢族，陜西延安人，本科，助理館員，研究方向：新形勢下關(guān)于石油企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)的探究。