機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)分析

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案會(huì)對(duì)單位中各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行記錄，具有極為豐富的信息資源。新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員需要認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要性，確保檔案的服務(wù)價(jià)值得到有效發(fā)揮。文章對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)工作進(jìn)行分析，探討在檔案資源開發(fā)中面臨的問題，并結(jié)合各類問題，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)優(yōu)化工作進(jìn)行分析，希望為我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息資源開發(fā)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展中，檔案信息資源的重要性不斷提升，新時(shí)代背景下，對(duì)信息資源進(jìn)行有效整合，能夠促進(jìn)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要構(gòu)成部分，其工作任務(wù)繁重，且會(huì)涉及各類事項(xiàng)。因此，需要相關(guān)管理部門對(duì)檔案進(jìn)行有效的收集、整理與儲(chǔ)存，同時(shí)需要對(duì)檔案信息資源的利用及開發(fā)予以重視。檔案管理工作人員需要重點(diǎn)解決相關(guān)問題，確保檔案信息管理工作更加具備安全性與完整性，確保事業(yè)單位在對(duì)工作決策、部署以及落實(shí)中獲得有效的依據(jù)，充分體現(xiàn)在事業(yè)單位發(fā)展中檔案信息的重要作用。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在國家機(jī)構(gòu)中是重要的構(gòu)成部分，主要承擔(dān)著發(fā)揮社會(huì)職能的作用。檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中是重要的工作，能夠促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位更加有效發(fā)揮職能，對(duì)社會(huì)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。事業(yè)單位的檔案在長期發(fā)展中形成了各類聲像、文字、圖片等資料。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中，需要確保檔案管理的效率及質(zhì)量有所提升，并且需要更為積極地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，對(duì)于各類檔案信息資源予以應(yīng)用?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，現(xiàn)代人的生活生產(chǎn)更為便利，辦公效率得到了有效提升，檔案工作在落實(shí)中也產(chǎn)生了一定的變化。檔案信息資源主要通過電子檔案的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，只需少量的空間就能夠?qū)Υ罅繖n案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，使檔案資源儲(chǔ)存效率得到有效提升，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法相比，儲(chǔ)存密度得到了進(jìn)一步提升，檔案管理成本得到有效節(jié)約。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源應(yīng)用及開發(fā)的過程中，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠使檔案信息資源的利用及開發(fā)獲得諸多便利?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案信息應(yīng)用與開發(fā)具備更加豐富的技術(shù)支撐，需要有關(guān)管理部門使用更加多樣的檔案管理方法，對(duì)于檔案資料內(nèi)的各類價(jià)值信息進(jìn)行深入挖掘，確保當(dāng)前信息使用者的多樣需求得到滿足。另外，檔案部門需要將更為豐富且具有應(yīng)用價(jià)值的信息發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，用戶通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)λ璧臋n案信息進(jìn)行查詢與閱覽，使檔案信息資源應(yīng)用效率進(jìn)一步提升，使信息應(yīng)用與使用者的需求相符。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)面臨的困境分析

1.電子檔案安全性有待提升

信息技術(shù)不斷更新，使事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)管理使用獲得諸多便利。但同樣會(huì)具有各類不安全因素。電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，如果檔案人員出現(xiàn)操作不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致病毒入侵計(jì)算機(jī)，有可能導(dǎo)致檔案信息安全性受到影響。若不法分子竊取檔案資源，則事業(yè)單位有可能遭受極為嚴(yán)重的損失。另外，網(wǎng)絡(luò)安全制度的成熟度有待提升，檔案管理人員安全意識(shí)不足，導(dǎo)致電子檔案在出現(xiàn)安全問題時(shí)無法得到充分解決。

2.檔案管理信息化程度有待提升

新時(shí)代背景下，信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)持續(xù)發(fā)展。在事業(yè)單位檔案信息管理工作中，信息資源向著更具電子化、數(shù)字化的方向不斷完善，電子檔案以及電子文件更為普及。在傳統(tǒng)檔案信息管理模式中，海量信息資源無法得到有效整合，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要以發(fā)展的理念，使用更具創(chuàng)新性的管理方式，使檔案信息資源管理質(zhì)量及效率有所提升。此外，部分檔案管理工作人員自身信息化綜合素養(yǎng)有待提高，在開展檔案信息資源管理工作中，對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用會(huì)出現(xiàn)一定的困難，致使檔案信息化管理工作無法落實(shí)。在實(shí)際工作中仍然以紙質(zhì)檔案資料為主。例如，在對(duì)檔案進(jìn)行借閱中，出現(xiàn)無法及時(shí)登記的情況，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)密性受到影響，使檔案完整性受到影響，各類關(guān)鍵資料也可能遭受嚴(yán)重的損失。紙質(zhì)檔案信息資源在應(yīng)用過程中一定程度上會(huì)出現(xiàn)丟失及損壞的問題，這對(duì)于事業(yè)單位檔案信息資源利用及開發(fā)均會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.檔案管理人員專業(yè)性有待提升

在檔案信息資源管理及開發(fā)工作中，檔案管理工作人員需要具備更為優(yōu)異的工作能力，具備更為良好的專業(yè)知識(shí)，不斷提升其綜合信息素養(yǎng)。在目前事業(yè)單位檔案管理人員工作中，許多檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升，工作能力相對(duì)薄弱，無法滿足新時(shí)代背景下檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的新要求。在部分事業(yè)單位檔案管理工作中，對(duì)于人員招聘條件相對(duì)較低，或者由其他部門職工開展檔案管理工作。在此背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)度受到影響，檔案管理質(zhì)量相對(duì)較低，無法對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的要求予以滿足。

4.檔案信息資源利用效率有待提升

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息資源開發(fā)與使用的過程中，檔案信息資源利用率有待于進(jìn)一步提升，主要原因在于其不具備合理應(yīng)用檔案的條件，技術(shù)更新較慢。在對(duì)檔案資源庫進(jìn)行建設(shè)時(shí)，檢索功能以及檢索模式無法依照用戶端應(yīng)用的實(shí)際需求予以設(shè)計(jì)，無法滿足用戶的差異化需求。另外，部分事業(yè)單位在檔案信息資源管理中的宣傳工作有待完善，無法獲得人民群眾的有效支持。由此，事業(yè)單位在檔案信息資源管理中受到一定制約，無法對(duì)檔案信息資源的應(yīng)用及開發(fā)構(gòu)建更為全面的認(rèn)知。

三、事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用方式分析

1.提高對(duì)檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的重視度

檔案管理工作對(duì)用戶提供高質(zhì)量服務(wù)，是事業(yè)單位在發(fā)展中重要的工作內(nèi)容。目前，國家對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作重視度大幅度提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，提高對(duì)于檔案信息資源開發(fā)利用重要性的認(rèn)知。就實(shí)際工作進(jìn)行分析，事業(yè)單位會(huì)出現(xiàn)忽視檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的情況，沒有在內(nèi)部獲得職工的關(guān)注，其原因主要在于未做好宣傳工作，且思想觀念有待轉(zhuǎn)變。因此，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作宣傳范圍進(jìn)行擴(kuò)展，應(yīng)用新媒體等進(jìn)行廣泛宣傳。例如，可設(shè)置各類宣傳欄，舉辦視頻、圖片展覽等活動(dòng)，確保廣大職工能夠了解檔案信息管理的作用，檔案信息管理的開發(fā)、應(yīng)用方法以及相關(guān)管理制度。在檔案信息資源應(yīng)用及開發(fā)過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要逐步增加人力資源及資金的投入，確保檔案資源在單位發(fā)展中能夠有效發(fā)揮其價(jià)值。

2.拓展檔案信息資源服務(wù)領(lǐng)域

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門需要充分做到“走出去”，與社會(huì)發(fā)展接軌，使檔案管理工作進(jìn)入公眾群體中，對(duì)于群眾在檔案信息資源應(yīng)用中的需求予以了解。有關(guān)檔案管理部門需要對(duì)檔案進(jìn)行深入加工，主要目的在于更為有效地對(duì)社會(huì)提供服務(wù)。為此，檔案部門需要對(duì)服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行不斷擴(kuò)展，提升對(duì)檔案信息資源的開發(fā)力度，落實(shí)科學(xué)、合理、完善的激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理人員能夠參與到檔案的編制管理工作中。檔案管理人員需要對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的需求進(jìn)行考量，在檔案編研工作中，確定開發(fā)方向，形成集技術(shù)、知識(shí)與信息為一體的智力型服務(wù)模式。

同時(shí)，發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位在工作的各環(huán)節(jié)能夠獲得檔案信息支撐。此外，檔案部門需要解決合作度不足、封閉度較高等問題，構(gòu)建互聯(lián)互通、高度共享的大檔案意識(shí)。在技術(shù)角度，積極與單位內(nèi)其他部門有效合作，形成高效發(fā)展路徑。事業(yè)單位在開展檔案服務(wù)工作中，需要確保深入理解檔案服務(wù)內(nèi)涵，真正對(duì)用戶的需求進(jìn)行分析，強(qiáng)化服務(wù)方式，對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行有效拓展，確保公眾對(duì)檔案信息資源開發(fā)與應(yīng)用的認(rèn)可度得到提升。

3.應(yīng)用信息技術(shù)完善檔案信息處理工作

在檔案信息資源開發(fā)中，需要更加具備數(shù)字化、信息化特點(diǎn)。因此，需要結(jié)合計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，更新事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用模式，在檔案資源開發(fā)使用中應(yīng)用各種信息化技術(shù)，確保事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作具有更加現(xiàn)代化的特征，將不同模式與載體的檔案信息資源向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)化，使事業(yè)單位檔案信息資源能夠以自動(dòng)化的方式進(jìn)行管理。另外，事業(yè)單位檔案管理部門需要形成信息化開發(fā)方案。

一是需要對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作中的相關(guān)流程進(jìn)行數(shù)字化設(shè)計(jì)，構(gòu)建更為科學(xué)且完善的檔案管理系統(tǒng)，確保各類檔案業(yè)務(wù)能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效處理。

二是有效完善檔案鑒定前的處理工作。

三是需要注重應(yīng)用推廣，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)培訓(xùn)，組織各類現(xiàn)代化檔案管理講座，開展技術(shù)研討與技術(shù)演示分享會(huì)，提升員工操作能力；四是需要對(duì)檔案信息上網(wǎng)工作予以重視，確保檔案信息資源能夠真正做到互聯(lián)互通，提升其共享效率。

4.注重編研，體現(xiàn)檔案資料價(jià)值

事業(yè)單位檔案管理相關(guān)部門在檔案編研工作過程中，會(huì)以紙質(zhì)檔案管理模式為主，內(nèi)容相對(duì)簡單，同時(shí)形式具有高度單一性，創(chuàng)新度相對(duì)不足，無法滿足當(dāng)前用戶的多樣化需求。因此，事業(yè)單位在開展檔案信息資源應(yīng)用及開發(fā)時(shí)，需要進(jìn)一步提高對(duì)檔案編制的重視程度，對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息進(jìn)行深入性挖掘。在社會(huì)、單位、公民等層面，結(jié)合具體需求，使用更加多樣的形式，構(gòu)建出精品管理模式，使檔案服務(wù)的綜合管理水平得到大幅度提升。同時(shí)，需要在管理中使用檔案分級(jí)管理模式，根據(jù)檔案的特點(diǎn)、類別對(duì)其進(jìn)行定級(jí)，對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部特色檔案資料進(jìn)行梳理。在總結(jié)歸納后，構(gòu)建出特色檔案專題。此外，從載體角度來看，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，可應(yīng)用照片、錄像等新的載體模式。事業(yè)單位檔案管理部門同樣需要對(duì)檔案信息資源的特色進(jìn)行考量，編撰出具有本單位特色的檔案資料專題片，將單位形成的編撰成果進(jìn)行有效展示，滿足各部門在檔案信息資源管理中的實(shí)際需求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位利用此方法，能夠使領(lǐng)導(dǎo)在決策中獲得更為專業(yè)的參考資料，確保政策具有高度的合理性與科學(xué)性，使檔案應(yīng)用能夠更加靈活，確保靜態(tài)化管理向動(dòng)態(tài)化應(yīng)用進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

5.優(yōu)化服務(wù)方式，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)

在對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用過程中，管理方式與相應(yīng)的服務(wù)方法需要進(jìn)行不斷創(chuàng)新。單位領(lǐng)導(dǎo)與相應(yīng)的管理人員需要跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的落后觀念以及效率較低的服務(wù)方式。

例如，檢索工具能夠進(jìn)一步使用戶在短時(shí)間內(nèi)從海量檔案資源內(nèi)挖掘所需要的信息。事業(yè)單位檔案管理部門可以應(yīng)用現(xiàn)代化服務(wù)方式，確保檢索工具及改革方法更具現(xiàn)代化特征，使服務(wù)效率有所提高。另外，檔案管理有關(guān)工作人員需要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，依照當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，以信息化模式開展針對(duì)性的檔案管理，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站，優(yōu)化檔案服務(wù)模式。另外，還要提高事業(yè)單位檔案管理人員工作態(tài)度，提供更加熱情且全面的服務(wù)，使檔案信息的應(yīng)用效率有效提升。為了確保事業(yè)單位檔案管理以及檔案信息資源開發(fā)有效性得以提升，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)一步對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)與繼續(xù)教育工作，使其端正工作態(tài)度，確保業(yè)務(wù)素質(zhì)有效提升，建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍。首先，事業(yè)單位可在檔案管理人員招聘過程中，根據(jù)單位的具體情況選取綜合素質(zhì)強(qiáng)、工作細(xì)心且擁有較高政治覺悟、具備較強(qiáng)責(zé)任心與創(chuàng)新能力的優(yōu)質(zhì)人才，確保檔案管理工作能夠高質(zhì)量開展。其次，需要對(duì)檔案管理人才，以定期培訓(xùn)方式充電。最后，需要引入先進(jìn)技術(shù)，并保證檔案管理隊(duì)伍高度穩(wěn)定，確保留住高素質(zhì)人才，以人才為基礎(chǔ)，使檔案資源開發(fā)工作獲得支持。

四、結(jié)語

新時(shí)代，社會(huì)發(fā)展迅速，各類信息技術(shù)逐步普及，有效落實(shí)事業(yè)單位檔案信息開發(fā)應(yīng)用工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。事業(yè)單位需要依照當(dāng)前自身的發(fā)展情況，分析本單位檔案資源開發(fā)利用中存在的問題，結(jié)合問題的原因，進(jìn)行深入分析。在對(duì)本單位檔案資源開發(fā)應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化的過程中，需要?jiǎng)?chuàng)新開發(fā)意識(shí)，進(jìn)一步對(duì)信息資源建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化。拓寬信息資源服務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，充分體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理人員的綜合能力，從多角度滿足新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的創(chuàng)新需求。

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（作者單位：梁山縣工業(yè)和信息化局）

作者簡介：范敏（1974—），女，漢族，山東濟(jì)寧人，高級(jí)會(huì)計(jì)師，本科，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與發(fā)展。