淺議醫(yī)院檔案信息資源的利用研究策略

摘 要：醫(yī)院檔案能夠全面、真實、客觀地記錄醫(yī)院的發(fā)展過程，具有重要的學術(shù)價值、文化價值和社會價值。但從實際情況來看，醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用未得到重視，存在檔案資源利用意識匱乏、信息化管理水平程度不高、檔案管理機制不完善等問題。本文以福建某三甲醫(yī)院為例，簡要闡述檔案信息資源的價值意義，并深入剖析該醫(yī)院檔案資源利用存在的問題，力求找到提升檔案資源利用的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；價值；利用；策略

醫(yī)院是關(guān)乎生命安全的公共衛(wèi)生機構(gòu)，對人民健康與社會發(fā)展都有著重要作用。在醫(yī)院發(fā)展過程中會產(chǎn)生很多檔案信息，檔案的原始性和真實性特點使其能如實反映醫(yī)院發(fā)展歷程，為醫(yī)院發(fā)展和創(chuàng)新提供最初始、最本真的數(shù)據(jù)支撐和研究資料。然而，在現(xiàn)實生活中，醫(yī)院只是對各類檔案信息資料進行簡單的整理、匯編，存在“只管不用、重管輕用”的現(xiàn)象，沒有“主動上門”服務(wù)的意識。早期醫(yī)院檔案管理人員也只注重檔案信息的管理，往往要等到其他部門來查找時才提供相關(guān)檔案材料，絕大部分的檔案信息資料都被“束之高閣”，大大降低了醫(yī)院檔案的利用價值與作用。醫(yī)院各類檔案信息的有效利用，不僅可以為醫(yī)院文化發(fā)展與建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐，還可以為醫(yī)院宣傳以及教學、科研等提供有效的理論依據(jù)，從而推動醫(yī)院全面、可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案信息資源的價值與意義

醫(yī)院檔案信息資源具有學術(shù)價值屬性，能夠為醫(yī)療、教學、科研等學術(shù)活動提供重要參考。醫(yī)院科研、醫(yī)療、人事、財務(wù)等檔案是一種重要的知識資產(chǎn)，其對醫(yī)院臨床研究、教學實踐等科研管理工作具有十分重要的意義。醫(yī)院除了救死扶傷，還是重要的科研基地和平臺，為各種疑難雜癥的解決發(fā)揮重要作用。醫(yī)務(wù)人員在開展具體科學研究和實驗時，會根據(jù)自己的研究方向?qū)︶t(yī)院相關(guān)專業(yè)檔案數(shù)據(jù)進行比較、研究和分析，以確保開展研究的有效性和科學性，這不僅提高了醫(yī)務(wù)人員科研和醫(yī)療技術(shù)水平，也讓患者享受更加優(yōu)質(zhì)、高效的診療服務(wù)。比如，醫(yī)院為了對某個專科疾病進行調(diào)查研究，通過檔案信息系統(tǒng)查詢和調(diào)取一個時間段內(nèi)相關(guān)專業(yè)疾病的檔案資料，包含該專科疾病的病患癥狀、治療過程、效果、治療難題等一系列資料，并進行系統(tǒng)的比較分析，從而找到治療該疾病的突破點和創(chuàng)新思路，為醫(yī)學?？平ㄔO(shè)和發(fā)展做出貢獻，也可以為醫(yī)院醫(yī)療成果推廣提供重要支持。

醫(yī)院檔案信息資源具有文化價值屬性，能夠為醫(yī)院文化建設(shè)與發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。醫(yī)院文化在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的功能和作用，因此，醫(yī)院文化建設(shè)越來越受到重視，而醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化建設(shè)的重要數(shù)據(jù)依據(jù)和思路啟發(fā)。醫(yī)院檔案真實記錄了醫(yī)院文化的發(fā)展過程，醫(yī)院工作者通過查閱檔案再進行文字潤色，醫(yī)院的院訓、口號、使命、愿景等內(nèi)容就是如此產(chǎn)生的。同時，還為醫(yī)院文化建設(shè)提供豐富的數(shù)據(jù)和指導資源。醫(yī)院檔案是重要的第一手材料，不僅可以實現(xiàn)對醫(yī)院發(fā)展歷史和精神的凝練，也可以為醫(yī)院文化建設(shè)提供豐富的素材，通過檔案挖掘出精品和特色資料，形成獨具特色、優(yōu)質(zhì)的文化產(chǎn)品，幫助醫(yī)院樹立良好的形象，提升醫(yī)院文化魅力，加快醫(yī)院文化建設(shè)發(fā)展步伐。醫(yī)院往往會通過建立院史館、成果展等形式來展示醫(yī)院多年來的發(fā)展事跡和成果，而院史館的大量資料和圖片都來源于醫(yī)院檔案。另外，醫(yī)院想要打造獨具特色的文化產(chǎn)品和文化品牌，就需要了解醫(yī)院的歷史發(fā)展進程，而醫(yī)院檔案正是見證醫(yī)院發(fā)展的原始資料和歷史記憶。比如，為慶祝建院85周年，重修院史、重建院史館，而這些資料和內(nèi)容都要從醫(yī)院檔案中總結(jié)、提煉，以此真實再現(xiàn)醫(yī)院的光輝歷史和發(fā)展過程。此外，我院的院訓、辦醫(yī)理念、文化內(nèi)核、“附一文化”“附一精神”等精神文化理念都是對醫(yī)院檔案精髓的提煉和升華。

醫(yī)院檔案信息資源具有社會價值屬性，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和社會穩(wěn)定提供重要支持。檔案信息是醫(yī)院決策的重要參考依據(jù)，可以幫助決策者全面了解醫(yī)院的發(fā)展歷史，總結(jié)醫(yī)院發(fā)展經(jīng)驗，合理規(guī)劃醫(yī)院的發(fā)展方向，對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著重要作用。隨著現(xiàn)代化和信息時代的到來，醫(yī)院可以通過信息化技術(shù)和手段，實現(xiàn)不同醫(yī)院、學科學術(shù)研究資源的共享，利用多學科之間的檔案信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，分析學科疾病之間的內(nèi)在聯(lián)系與規(guī)律，推動多學科建設(shè)與發(fā)展，從而推動醫(yī)院整體醫(yī)療水平的提升。同時，醫(yī)院是社會整體中的一個組成部分，具有公益性質(zhì)，是治病救人、保障人民身體健康的衛(wèi)生事業(yè)單位。醫(yī)院檔案資源的有效利用推動了醫(yī)院醫(yī)療水平和服務(wù)能力的提升，醫(yī)療服務(wù)水平的提高推動了患者滿意度的提升，一定程度上保障人民群眾健康和社會和諧穩(wěn)定。比如，健康體檢檔案、疫苗接種檔案等，醫(yī)院相關(guān)部門對檔案分門別類，按照特定的分類方法進行整合，并借助一些分析工具對檔案數(shù)據(jù)進行分析，醫(yī)生或臨床研究者就可以針對有價值的體檢信息給予患者重要的健康指導，或者作為研究數(shù)據(jù)，以期進一步保障人民群眾健康和醫(yī)學事業(yè)的進步。

二、醫(yī)院檔案信息資源管理與利用的現(xiàn)實困境

1.對醫(yī)院檔案信息資源的認知不夠，缺乏利用檔案的意識

醫(yī)院往往把治病救人當作最重要的工作，但是對檔案管理工作并不重視，認為只是醫(yī)院的常規(guī)工作，導致檔案信息無法得到有力的開發(fā)，其價值也不能被有效利用。一方面，是醫(yī)院管理者對檔案工作不重視，把檔案工作視為從屬、次要的行政管理工作，認為檔案只是一堆數(shù)據(jù)和資料，只要把檔案保存、保管好就可以了，并沒有發(fā)揮其真正的價值。醫(yī)院各個?？?、學科的檔案信息經(jīng)過稍加整理就被送到檔案室保存，除了特殊情況需要調(diào)取外，這些檔案可能就會成為一堆“廢紙”，等待著保存期一到就被銷毀的命運。比如，為避免病人個人隱私信息、資料等泄露，同時也為了避免不必要的醫(yī)療糾紛，醫(yī)院的病歷檔案一般不允許調(diào)用，更不可能去開發(fā)利用這些檔案了。我院的管理層及檔案工作者對檔案不夠重視，把檔案管理當作一項簡單的接收工作，只是把檔案信息資料簡單地接收、堆放到相應區(qū)域，并沒有對其加以判斷、分類，導致檔案失去利用的價值。此外，為節(jié)省人力成本，醫(yī)院檔案工作者大部分是兼職，專業(yè)技能和水平不足，對歸檔、查找等檔案管理流程不夠明晰，導致檔案資料混亂無序，檔案查閱困難，甚至無從查找，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料缺失或信息錯亂，常常要耗費大量的人力、物力去分辨和尋找，檔案信息資源的質(zhì)量無法保障，更無法有效利用檔案。

2.醫(yī)院檔案信息化程度不高，難以發(fā)揮檔案的價值

檔案管理信息化是檔案開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)，沒有檔案資源的信息化，檔案資源的利用場景和途徑則會大受限制。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理越來越傾向于信息化管理模式。大部分醫(yī)院已經(jīng)開始采用信息化手段對檔案進行管理，但檔案管理模式轉(zhuǎn)變需要時間，一些醫(yī)院無法快速轉(zhuǎn)換管理模式，對新產(chǎn)生的醫(yī)院檔案采用雙軌制保管機制，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保存，但這樣就會造成檔案管理的混亂，紙質(zhì)檔案的信息化加工遠遠不夠，電子檔案資源也不夠豐富，無法真正發(fā)揮檔案資源的開發(fā)和使用價值。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復雜性和不穩(wěn)定性，檔案信息資源的安全性也會受到威脅，限制了檔案資源的有效開發(fā)利用。醫(yī)院有多個院區(qū)，為實現(xiàn)多院區(qū)協(xié)同發(fā)展，推動多院區(qū)、多學科之間的檔案資源共享，引入了專門的檔案管理系統(tǒng)，連接各個院區(qū)的檔案信息資源，但由于檔案資源更新、上傳檔案系統(tǒng)不夠及時，各院區(qū)之間的檔案系統(tǒng)不兼容等因素，檔案資源的利用和共享仍然存在一些問題。

3.醫(yī)院檔案管理機制缺失，醫(yī)院檔案信息資源利用率低

醫(yī)院檔案利用率低，除了醫(yī)院管理層和檔案管理者認知不夠、檔案信息化程度不高，還有一個很重要的原因是檔案管理機制的缺失。沒有完善的檔案信息化管理機制，就會導致檔案信息資源像“一盤散沙”，無法發(fā)揮檔案資源的價值。比如，醫(yī)院檔案管理人員在檔案移交的過程中，由于沒有統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范，沒有建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理接收、審核等機制，導致檔案室接收到的檔案資源不夠完整，一些檔案工作人員專業(yè)水平也不高，無法鑒別和認證該檔案的利用價值，盲目接收一堆沒有價值的檔案資源。此外，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和社會的發(fā)展，醫(yī)院沒有及時跟上檔案管理工作的時代變化以及綜合需求，這在很大程度上影響檔案管理工作的正常部署、管理和檔案資源的有效利用。管理制度的缺失對于醫(yī)院檔案管理工作造成的負面影響正在不斷加重，一些檔案管理者受限于老舊制度的制約，無法對檔案管理進行創(chuàng)新，使得檔案管理工作無法得到足夠的保障。

三、提升醫(yī)院檔案信息資源管理與利用策略

1.加強宣傳，提高對檔案信息的重視

由于醫(yī)院檔案管理工作得不到重視，對檔案信息資源利用產(chǎn)生不利的影響，因此，醫(yī)院管理層要充分認識檔案管理工作的重要性，將其納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃之中，根據(jù)醫(yī)院實際情況，創(chuàng)新檔案管理模式和方法，以科學、有效的方式加強檔案管理工作的宣傳教育，營造人人重視檔案的良好氛圍。在日常檔案管理實踐中，醫(yī)院管理層可以邀請省內(nèi)外檔案管理專家進行指導授課，提高檔案管理人員專業(yè)知識和理論知識，加強檔案管理人員對檔案管理與利用的重視程度，不斷提升檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平與專業(yè)能力。醫(yī)院通過加強宣傳，提高檔案資源和利用的知曉率，提高檔案管理工作的重要性，不僅為醫(yī)院檔案資源開發(fā)提供良好支持，也確保了醫(yī)院檔案資源能夠得到有效利用。為進一步加大檔案的宣傳和利用，一是通過醫(yī)院官網(wǎng)、微信公眾號、短視頻、媒體報道等多種方式擴大檔案工作的宣傳范圍，不斷輸送新鮮的檔案和檔案管理知識，拓寬檔案管理人員的眼界，提升全院職工利用檔案的意識；二是通過檔案知識趣味賽、專家講堂等形式對檔案管理工作人員進行科學、系統(tǒng)的培訓，提高其專業(yè)水平與技能；三是增強檔案工作人員主動服務(wù)的意識，及時聽取檔案需求主體的反饋意見，創(chuàng)新檔案編研工作，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)的程序和豐富檔案內(nèi)容，實現(xiàn)檔案信息資源利用最大化。

2.加大投資力度，完善檔案信息化建設(shè)

俗話說，巧婦難為無米之炊。醫(yī)院要加大對檔案工作的投入力度，只有引入先進的檔案管理信息系統(tǒng)和設(shè)備，才能充分發(fā)揮檔案的利用價值。因此，醫(yī)院加大檔案方面的資金投入，完善檔案信息化建設(shè)，對提高檔案信息資源的利用效率至關(guān)重要。通過現(xiàn)代信息管理技術(shù)，不同部門之間、不同院區(qū)之間可以實現(xiàn)檔案資源共享，大大提高了檔案信息資源的利用率。醫(yī)院要完善檔案管理信息技術(shù)，需要在人力、物力及技術(shù)等方面加大投資力度，不斷完善、改進檔案管理信息系統(tǒng)，加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度，為檔案管理工作提供良性的工作環(huán)境，從而使檔案資源得以充分發(fā)揮利用價值。除了檔案管理人員要不斷提高信息化管理水平，醫(yī)院各部門之間也要積極配合檔案管理工作，保障檔案資源來源的正確性和完整性，減少因整理檔案信息資源而帶來不必要的人力資源損耗，

同時，也能夠為使用者的研究提供數(shù)據(jù)保障和支撐。近年來，醫(yī)院通過招標引入專門的檔案管理系統(tǒng)，運用科學的檔案資源檢索方式，提高了檔案資源收集、歸檔、查找的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院全體職工檔案信息資源利用提供極大的便利。同時，為提高檔案信息化應用水平，醫(yī)院根據(jù)當前檔案的實際情況及多院區(qū)發(fā)展實際，合理運用現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段，減少了檔案管理過程中不必要的人力、物力的浪費，逐步實現(xiàn)不同院區(qū)、不同檔案信息系統(tǒng)的資源融合、共享。

3.創(chuàng)新檔案管理機制，提高醫(yī)院檔案信息資源質(zhì)量與水平

醫(yī)院檔案涉及人事、科技、病歷、文書、財務(wù)、審計、后勤等各方面的內(nèi)容，見證醫(yī)院從無到有，從弱變強的發(fā)展歷程。隨著醫(yī)院不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案信息資源也成倍增加，檔案管理難度也不斷提高，如果沒有完善、科學的管理機制，檔案管理將會出現(xiàn)無序狀態(tài)，大大降低檔案管理質(zhì)量與水平，檔案資源的利用價值也會受到影響。因此，醫(yī)院要結(jié)合時代發(fā)展和實際需求，對檔案管理過程中存在的問題提出對策，創(chuàng)新檔案管理模式，同時根據(jù)國家相關(guān)法律規(guī)定，制定科學合理、符合醫(yī)院實際的檔案管理制度，優(yōu)化、規(guī)范檔案管理工作。同時，在信息化時代，尤其是5G時代背景下，檔案信息資源面臨著網(wǎng)絡(luò)竊取、非法盜用等威脅，醫(yī)院要加強檔案信息化建設(shè)，保障檔案管理的規(guī)范性，保障檔案信息資源的安全與使用。檔案利用者也要遵守檔案資源使用相關(guān)管理規(guī)定和技術(shù)標準，對檔案資源進行深入開發(fā)和利用，提高檔案資源的利用率。因此，醫(yī)院加大對檔案管理制度的落實力度，嚴格要求檔案工作人員和檔案需求主體按照規(guī)章制度開展檔案管理與利用工作，同時完善相應的考核、獎懲機制，年終給予優(yōu)秀檔案管理者、利用者績效獎勵，激發(fā)檔案管理人員和利用者的積極性，使得檔案管理更加規(guī)范，檔案利用更加高效。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案信息資源的有效利用與開發(fā)，對醫(yī)院科學決策和醫(yī)療質(zhì)量提升等方面都有著重要的作用。醫(yī)院要加強檔案資源利用意識和檔案管理意識，提高檔案管理工作的地位和價值。同時，醫(yī)院也要順應信息時代發(fā)展變化，加大對檔案管理工作的人力、物力支持，完善檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案利用和開發(fā)途徑。此外，醫(yī)院管理層和檔案管理人員也要緊跟國家相關(guān)規(guī)章制度的更新變化，創(chuàng)新檔案管理模式，完善切合實際、科學有效的檔案管理制度，持續(xù)提高檔案管理質(zhì)量與水平，充分發(fā)揮檔案資源價值，為醫(yī)學研究和醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展做出貢獻。

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（作者單位：福建醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院 ）

作者簡歷：林曉麗（1991—），女，漢族，福建三明人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案管理，公文寫作。