新形勢(shì)下優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理路徑初探

摘 要：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是全新的專業(yè)檔案種類，具有檔案數(shù)量多，數(shù)據(jù)類型復(fù)雜的特點(diǎn)。在信息社會(huì)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到挑戰(zhàn)，本文對(duì)各地不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的優(yōu)化路徑進(jìn)行探索，以期對(duì)促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、便捷化有所裨益。

關(guān)鍵詞：定義與意義；研究現(xiàn)狀；優(yōu)化路徑

近年來，隨著城市化的快速發(fā)展，我國(guó)各地區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記工作量持續(xù)增加，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料隨之海量形成，各種查詢也呈倍數(shù)遞增。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是記載不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來源的第一手信息，在確定權(quán)屬、定紛止?fàn)幹邪l(fā)揮重要作用。當(dāng)前，信息化建設(shè)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理手段、利用形式提出了更高的要求，如何加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，提供高效便捷的服務(wù)是登記機(jī)構(gòu)面臨的新課題。登記機(jī)構(gòu)應(yīng)深入研究和精準(zhǔn)分析檔案管理中存在的問題，在傳統(tǒng)的管理手段的基礎(chǔ)上，充分應(yīng)用信息化技術(shù)，構(gòu)建規(guī)范化、智能化的管理體系，加強(qiáng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，加大數(shù)據(jù)安全管理與信息共享力度，以實(shí)現(xiàn)機(jī)制更健全，管理更科學(xué)、利用更方便的工作目標(biāo)。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的定義及研究意義

1.1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的定義及特點(diǎn)

1.1.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案?！恫粍?dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》中明確：不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料，包括不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)書、申請(qǐng)人身份材料、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來源、登記原因、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果等材料以及不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)審核材料。不動(dòng)產(chǎn)登記資料中屬于歸檔范圍的，按照相關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。由此可見，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案即為歸檔管理的不動(dòng)產(chǎn)登記資料。

1.1.2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)。一是規(guī)范性。依法登記是不動(dòng)產(chǎn)確定權(quán)的先決條件。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)通過產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍系統(tǒng)將不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利歸屬和相關(guān)法律事項(xiàng)載入登記系統(tǒng)，全面記錄不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利變動(dòng)軌跡。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案保存的唯一機(jī)構(gòu)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是確認(rèn)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬的原始證明材料，在管理工作中應(yīng)當(dāng)遵守規(guī)章制度，保證格式規(guī)范統(tǒng)一。二是復(fù)雜性?！恫粍?dòng)產(chǎn)登記暫行條例》明確：不動(dòng)產(chǎn)是指土地、海域及房屋、林木等定著物。不動(dòng)產(chǎn)種類繁多，各項(xiàng)登記內(nèi)容包括多種類型，每種類型包括圖表、視頻、文字、光盤等多種形式，數(shù)量巨大，管理工作十分復(fù)雜。三是專業(yè)性。不動(dòng)產(chǎn)登記工作涉及初始登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記、扣押登記、異議登記、更正登記等多種登記類型，不同類型形成的檔案分別從多角度對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息進(jìn)行多維描述，在檔案的收集、整理、管理過程中，要對(duì)多種材料進(jìn)行甄別、篩選、審查，對(duì)工作人員的專業(yè)技能要求很高。四是變動(dòng)性。不動(dòng)產(chǎn)登記工作處于時(shí)時(shí)變動(dòng)之中，以其中業(yè)務(wù)量較大的房地登記為例，其有繼承、買賣、交換等權(quán)利轉(zhuǎn)移事項(xiàng)（房屋翻修、拆遷、增建等也包括在轉(zhuǎn)移和變更的范圍內(nèi)）。為提高登記管理工作質(zhì)量，需要實(shí)時(shí)更新檔案工作內(nèi)容，有效保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法利益。

1.2 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的意義

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為確定權(quán)利所有的唯一依據(jù)，在社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮著極其重要的作用。

1.2.1保障物權(quán)所有者的合法權(quán)益。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中，不動(dòng)產(chǎn)登記從受理開始到審查確定權(quán)屬結(jié)束，檔案資料貫穿了權(quán)利人物權(quán)變動(dòng)的整個(gè)周期，為物權(quán)確定提供了原始依據(jù)。同時(shí)，開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，權(quán)利人和有關(guān)部門檔案資料的利用者可以按照規(guī)定查詢物權(quán)變動(dòng)，知情權(quán)得到應(yīng)有保障，所有者權(quán)益保護(hù)力度增加。

1.2.2物權(quán)轉(zhuǎn)移安全得到保障。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，交易活動(dòng)增多，所有權(quán)變動(dòng)異常頻繁，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的具體內(nèi)容也隨時(shí)變化。加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，從國(guó)家層面采取必要措施強(qiáng)制約束，使產(chǎn)權(quán)人嚴(yán)格按照法律規(guī)定登記，以規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)交易行為和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，有效規(guī)避交易過程中的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化風(fēng)險(xiǎn)，創(chuàng)造良好的市場(chǎng)環(huán)境奠定了基礎(chǔ)。

1.2.3反映城市發(fā)展的歷史變遷。城市基礎(chǔ)設(shè)施、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)動(dòng)態(tài)變化，直觀反映城市發(fā)展變遷。與此類似，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案也從側(cè)面客觀地反映了城市發(fā)展變遷情況。通過查閱檔案資料，可以清楚地看到城市發(fā)展過程中土地、建筑物等的變動(dòng)發(fā)展規(guī)律，通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)提取寶貴經(jīng)驗(yàn)，對(duì)存在的問題進(jìn)行研究解決，對(duì)整個(gè)國(guó)家的發(fā)展起到不可或缺的作用。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度建立較晚，在以下方面存在不足：

2.1 數(shù)字化水平低

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案有兩種保存形式：紙質(zhì)形式、電子數(shù)據(jù)。目前，大部分登記機(jī)構(gòu)在掃描完登記業(yè)務(wù)資料后，進(jìn)行數(shù)字化保存。但在一些不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)，由于工作量龐大、人員不夠、技術(shù)手段不足等種種原因，檔案尚未數(shù)字化，還停留在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的原始階段。由于紙質(zhì)檔案保存條件要求高，存在庫(kù)房達(dá)不到要求、管理不規(guī)范、數(shù)據(jù)資源容易丟失或失真等問題。部分登記機(jī)構(gòu)僅對(duì)新生成的資料進(jìn)行了數(shù)字化。原業(yè)務(wù)形成的檔案仍然是紙質(zhì)化的應(yīng)用，檢索這些業(yè)務(wù)資料時(shí)，只能調(diào)取紙質(zhì)材料，工作效率低下。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)化信息平臺(tái)建設(shè)不足

目前，大部分登記機(jī)構(gòu)已建立了本部門業(yè)務(wù)管理體系，并已完成內(nèi)部信息的管理利用。但存在登記數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確、不能整合利用、應(yīng)用效率不足、信息資源共享程度不高、利用面窄、效率低、安全性不能保證等諸多問題。面對(duì)龐大的數(shù)量、種類繁多的登記檔案，由于尚未形成統(tǒng)一的檔案管理模式，各地在管理過程中普遍存在著歸案標(biāo)準(zhǔn)不同、管理機(jī)制不同、監(jiān)督機(jī)制未建立等問題。

2.3 管理人才短缺

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，員工應(yīng)同時(shí)具備不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)技能，專業(yè)性要求較高。目前，各地不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)檔案管理人員存在綜合素質(zhì)偏低、人員結(jié)構(gòu)老齡化、檔案管理等專業(yè)技能缺乏問題。加之編制等限制，專業(yè)人才引進(jìn)不足，人才隊(duì)伍建設(shè)后繼無人，難以適應(yīng)當(dāng)前登記檔案信息化管理的新形勢(shì)。

3 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理優(yōu)化路徑探討

3.1 搭建房地產(chǎn)登記檔案管理信息化平臺(tái)

中共十九屆五中全會(huì)指出，加強(qiáng)數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè)，提升公共服務(wù)、社會(huì)治理等數(shù)字化智能化水平。根據(jù)這一要求，加快不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，積極搭建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)平臺(tái)，是新形勢(shì)下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的必然選擇。

3.1.1檔案資料數(shù)字化。紙質(zhì)檔案是檔案的初始保存方式。紙質(zhì)檔案的保管對(duì)建庫(kù)有較高要求：如溫度、濕度、防霉、防潮、防火、防蟲、防漬等均應(yīng)符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。此外，紙質(zhì)檔案在查詢、利用過程中存在丟失、損壞的諸多風(fēng)險(xiǎn)。各地檔案數(shù)字化不全面，達(dá)不到現(xiàn)代化、整體集合管理的要求。為全面提升科學(xué)化管理水平，持續(xù)深化執(zhí)行“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”原則，加快數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)度，持續(xù)提高檔案的數(shù)字化覆蓋范圍。在工作量大、人員不足的現(xiàn)狀下，還可以探討將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)外包公司的形式，加快掃描進(jìn)度，縮短工作流程，提高檔案數(shù)字化工作效率。

3.1.2搭建數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)。將檔案全部數(shù)字化后，探索建立包括不動(dòng)產(chǎn)登記、檔案管理、查詢分析等在內(nèi)的應(yīng)用系統(tǒng)，將不動(dòng)產(chǎn)登記信息全部存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)利用平臺(tái)上。結(jié)合新形勢(shì)下不動(dòng)產(chǎn)登記與交易、稅務(wù)、金融、公證、司法、水、電、汽、暖等部門的“全鏈條”“一窗辦”的客觀需要，同時(shí)滿足工商、教育等部門大量信息共享的需要，應(yīng)充分運(yùn)用云計(jì)算或大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行資源整合，完成數(shù)字化信息的分類和整理，賦予相關(guān)人員查詢權(quán)限，根據(jù)權(quán)限提取相應(yīng)信息，實(shí)現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)和應(yīng)用的便利化。

3.1.3建立檔案安全管理體系。引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)受理、審核登記、歸檔業(yè)務(wù)中的全過程控制和追溯。完善檔案數(shù)據(jù)利用的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，做好信息備份管理，建立檔案安全體系，搭建防火墻，避免信息泄漏。結(jié)合對(duì)外提供的窗口查詢、自助查詢、互聯(lián)網(wǎng)查詢等多種渠道查詢形式，進(jìn)一步規(guī)范電子資料保密級(jí)別管理模式，對(duì)申請(qǐng)人、利害關(guān)系人、第三方公眾群體等分別制定相關(guān)查詢規(guī)則，建立對(duì)外公開查詢標(biāo)準(zhǔn)，確保各種查詢方式合法、內(nèi)容完整、結(jié)果可靠。同時(shí)，建立動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，結(jié)合業(yè)務(wù)流程和崗位設(shè)置，加強(qiáng)權(quán)限層級(jí)管理，完善系統(tǒng)日志留痕，對(duì)每筆業(yè)務(wù)錄入、查詢、傳遞、審核辦理過程進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)異常退件、收費(fèi)異常、多次修改檔案和數(shù)據(jù)等重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)預(yù)警，杜絕業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。制定信息查詢、應(yīng)急預(yù)案、數(shù)據(jù)備份等制度，及時(shí)對(duì)相關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，按照崗位職責(zé)，簽訂安全保密責(zé)任書。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

3.2.1實(shí)現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化。構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記全流程資料收集標(biāo)準(zhǔn)化體系：窗口受理資料收集標(biāo)準(zhǔn)、“一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)檔案資料收集標(biāo)準(zhǔn)、自助設(shè)備檔案資料收集標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)審查調(diào)查中檔案資料審查標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理歸檔操作規(guī)范，檔案整理服務(wù)外包安全保障和監(jiān)管工作標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案鑒定監(jiān)管操作規(guī)范，檔案庫(kù)日常管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全保密管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，檔案信息資料共享機(jī)制，檔案對(duì)外查詢服務(wù)規(guī)范，檔案數(shù)字資源備份管理規(guī)范等。通過以上標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，可實(shí)現(xiàn)電子檔案資料產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、立卷、歸檔、應(yīng)用等業(yè)務(wù)全流程在線管理，提高了電子檔案管理效率和利用效率，為檔案資源共享利用提供先決條件。

3.2.2堅(jiān)持?jǐn)?shù)字能源賦能、部門協(xié)同發(fā)展的工作理念。協(xié)調(diào)推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)與住房城和鄉(xiāng)建設(shè)、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋，公安、民政、法院、稅務(wù)等部門的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，按照建立的統(tǒng)一查詢規(guī)范，構(gòu)建多部門數(shù)據(jù)共享、公共檔案資源綜合利用數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)方式提升檔案管理水平

3.3.1全面推廣移動(dòng)通信終端裝置，滿足民眾自主查詢登記信息的需要。一方面要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”服務(wù)技術(shù)，通過手機(jī)客戶端實(shí)現(xiàn)登記業(yè)務(wù)申請(qǐng)?zhí)幚?，及時(shí)查詢信息，切實(shí)落實(shí)國(guó)家惠民政策。另一方面，可以建立自助查詢服務(wù)系統(tǒng)，在部分人流相對(duì)集中的場(chǎng)所，如各登記業(yè)務(wù)辦理大廳，設(shè)置自助查詢機(jī)，產(chǎn)權(quán)人通過身份證信息認(rèn)證后，完成權(quán)限內(nèi)的自助查詢，減少人工參與，盡可能減少檔案管理部門工作量，最大限度提高檔案資料查詢效率。

3.3.2構(gòu)建多形式檔案宣傳服務(wù)平臺(tái)。利用門戶網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、視頻號(hào)、抖音號(hào)等，宣傳檔案的作用，創(chuàng)新服務(wù)措施，可查詢相關(guān)事項(xiàng)。利用電臺(tái)、電視臺(tái)等相關(guān)欄目宣傳相關(guān)政策法規(guī)。深入社區(qū)、企業(yè)，通過調(diào)查問卷、現(xiàn)場(chǎng)問詢和座談會(huì)等多種方式，推動(dòng)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)、需求量大、企業(yè)和群眾獲得感強(qiáng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢事項(xiàng)個(gè)性化精準(zhǔn)辦理，為社會(huì)公眾提供多元化、個(gè)性化、貼心暖心的高質(zhì)量服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

3.4.1加強(qiáng)檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案管理工作極其重要，要求管理人員堅(jiān)持原則，政治立場(chǎng)堅(jiān)定。各地登記機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮黨的建設(shè)引領(lǐng)作用，建立基層黨組織陣地，強(qiáng)化人員政治素養(yǎng)培育，充分發(fā)揮黨員干部的先鋒模范作用，打造政治素養(yǎng)較強(qiáng)的工作團(tuán)隊(duì)。

3.4.2優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。創(chuàng)新干部人才選拔培養(yǎng)機(jī)制，以人才引進(jìn)或社會(huì)招聘的形式，吸納檔案學(xué)、歷史學(xué)、計(jì)算機(jī)專業(yè)和具有信息化專業(yè)背景的全日制本科以上學(xué)歷人員進(jìn)入團(tuán)隊(duì)。對(duì)新錄入人員加大培訓(xùn)力度，打造“一專多能”復(fù)合型骨干隊(duì)伍。

3.4.3強(qiáng)化干部能力提升。倡導(dǎo)建設(shè)學(xué)習(xí)型隊(duì)伍，制定專業(yè)能力提升計(jì)劃，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，完善專業(yè)素養(yǎng)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，組織崗位技能競(jìng)賽，在競(jìng)賽中促進(jìn)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，工作技能提升。加強(qiáng)工作作風(fēng)培養(yǎng)、強(qiáng)化職業(yè)道德教育，在日常工作中時(shí)時(shí)弘揚(yáng)勤勉奉獻(xiàn)、蘭臺(tái)及工匠精神，統(tǒng)籌干部安置性交流、培訓(xùn)性交流，打造一支熟悉登記業(yè)務(wù)全面工作、綜合能力強(qiáng)的現(xiàn)代化干部職工隊(duì)伍。

3.4.4加強(qiáng)服務(wù)理念創(chuàng)新。作為服務(wù)民生的登記部門，時(shí)刻以群眾需求為中心，創(chuàng)新發(fā)展，努力突破，進(jìn)一步拓展服務(wù)渠道，搭建智能平臺(tái)，提供“一站式”服務(wù)，創(chuàng)造良好的服務(wù)發(fā)展環(huán)境。

4 結(jié)語(yǔ)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理作為實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的基礎(chǔ)性工作，在信息化社會(huì)發(fā)展中的作用日益突出。目前，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作取得了顯著成績(jī)，但互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作提出了新的要求。面對(duì)重大機(jī)遇期和挑戰(zhàn)期，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)要認(rèn)清新形勢(shì)，順應(yīng)新要求，理順管理中的不足，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)，以提高理論和專業(yè)技能為抓手，以平臺(tái)建設(shè)為手段，充分運(yùn)用信息化技術(shù)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新服務(wù)模式，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平再提高。

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作者簡(jiǎn)介：張建梅，碩士研究生，濟(jì)南市不動(dòng)產(chǎn)登記中心副研究館員，研究方向：人事檔案管理、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理。所屬學(xué)會(huì)：山東省檔案學(xué)會(huì)。