《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》內(nèi)容及現(xiàn)狀分析

摘 要：目前執(zhí)行的 《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》為2008修訂，2009實(shí)施。該要求前后經(jīng)歷２次修訂，為各個(gè)時(shí)期科技檔案規(guī)范化管理提供有力支撐和保障。本文以2008修訂的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》為研究對(duì)象，詳細(xì)探討其修訂背景及過程、原則及思路、內(nèi)容及評(píng)析，以及修訂特征及建議等，全面探討該要求修訂的各個(gè)方面內(nèi)容，并就進(jìn)一步修訂和完善提出幾點(diǎn)思考，為進(jìn)一步規(guī)范科技檔案管理，提高管理能力和水平提供有益探索和思考。

關(guān)鍵詞：科學(xué)技術(shù)檔案；案卷構(gòu)成；檔案工作；應(yīng)用

概述

《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T-2000）“案卷”是指“由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位”。檔案案卷構(gòu)成包括“術(shù)語”“組卷及書寫要求”“卷內(nèi)文件的排列”等。為適應(yīng)科技及檔案工作的發(fā)展需要，簡(jiǎn)化科技檔案整理，進(jìn)一步提升科技檔案整理水平，于2008年11月13日完成修訂并發(fā)布，2009年5月1日正式實(shí)施《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（以下簡(jiǎn)稱“《要求》”），為科學(xué)技術(shù)檔案規(guī)范、科學(xué)整理提供有力指導(dǎo)。本文著重介紹《要求》的修訂背景、基本內(nèi)容、主要特點(diǎn)，并就《要求》的修訂背景、修訂原則、修訂內(nèi)容、理論價(jià)值、實(shí)踐意義進(jìn)行深入探討。

1 修訂背景及過程

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-89）于1989年10月25日首次發(fā)布，并于1990年7月1日正式實(shí)施。1989年的《要求》為加強(qiáng)科技檔案規(guī)范管理，提高科技檔案案卷質(zhì)量發(fā)揮著重要作用[1]。但隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步和檔案管理變化，科技檔案管理面臨著新情況、新問題，2000年12月11日，第一次對(duì)1989年版《要求》進(jìn)行修訂，于2001年5月1日正式實(shí)施。2000年版《要求》修改、刪除不適應(yīng)或已變化的相關(guān)內(nèi)容，比較1989年版《要求》表述更準(zhǔn)確、條理更清晰、層次更清楚。新增內(nèi)容來源于科技檔案實(shí)踐并指導(dǎo)實(shí)踐，覆蓋面更廣，通用性更強(qiáng)，如“組卷方法”新增5條，更具指導(dǎo)性、可操作性。

2000年版《要求》實(shí)施后得到廣泛運(yùn)用，進(jìn)一步促進(jìn)和規(guī)范科技檔案工作。但隨著經(jīng)濟(jì)、科技工作發(fā)展，以及科技檔案工作在內(nèi)容、管理方式上的新變化，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)材料、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)材料，形成大量成冊(cè)成套資料，出現(xiàn)以“件”為單位的整理方法，為適應(yīng)科技工作及檔案工作發(fā)展，簡(jiǎn)化整理[2]。2008年，應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)要求，國(guó)家檔案局經(jīng)科司牽頭組織課題組對(duì)2000版《要求》進(jìn)行第二次修訂，并向各省、自治區(qū)、直轄市、央企等120多家單位發(fā)出征求意見通知。綜合歸納136條意見，經(jīng)課題組討論、專家審定。新修訂的2008年版《要求》于2008年11月13日發(fā)布，2009年5月1日正式實(shí)施。

2 修訂原則及思路

2008年版《要求》是在2000年版《要求》基礎(chǔ)上，為適應(yīng)科技工作的發(fā)展和檔案工作的需要進(jìn)行的補(bǔ)充和修訂。具體來說，主要堅(jiān)持如下修訂原則：一是突出實(shí)用性原則?！兑蟆返男抻啿粌H要能夠全面反映科技工作從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能要求，而且還要符合檔案資料整理方法、標(biāo)準(zhǔn)要求，有很強(qiáng)的可操作性，便于評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)科技檔案工作成果。因此，修訂首先突出實(shí)用性原則。如增設(shè)了“套為保管單位”，便是注意到科技檔案后期保管、利用中底圖科技檔案成套性現(xiàn)實(shí)需要[3]。二是注重規(guī)范性原則。經(jīng)過多輪征求意見建議，專家論證、審核，2008年版修訂的《要求》內(nèi)容結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式均符合《檔案工作基本術(shù)語》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等。三是增強(qiáng)指導(dǎo)性原則。2008年版修訂的《要求》，作為科學(xué)技術(shù)檔案工作的一項(xiàng)規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)要求公文，在科技工作與檔案工作中的地位與作用不言而喻。

2008年版《要求》修訂結(jié)合實(shí)踐中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，圍繞立足新時(shí)期新任務(wù)，落實(shí)新要求新標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步豐富科學(xué)技術(shù)檔案工作內(nèi)涵，刪除與新時(shí)期科技檔案情況不相適應(yīng)的規(guī)定，增加回應(yīng)新環(huán)境新問題的相關(guān)規(guī)定。如在“組卷”要求中刪除不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在“組卷”方法上除在用詞上進(jìn)行調(diào)整外，還增加了插卷方法、建設(shè)項(xiàng)目的組卷方法[4]。

2008年修訂《要求》的目的就是積極適應(yīng)新時(shí)期科技工作、檔案工作新發(fā)展、新要求，簡(jiǎn)化科技檔案整理流程、內(nèi)容，提升科技檔案整理整體水平。特別是在2000年第一次修訂后，在科技檔案在管理內(nèi)容、管理方式上也發(fā)生許多新變化，如以“件”為單位整理方法的實(shí)施，都迫切需要對(duì)《要求》做出進(jìn)一步的修訂和完善。本次修訂突出政治性，檔案工作姓黨的政治屬性；強(qiáng)化服務(wù)性，明確科學(xué)技術(shù)檔案整理方法及要求；提升邏輯性，嚴(yán)格參照《檔案法》等上位法、兼顧同位法和下位法的法規(guī)精神進(jìn)行修訂完善。

3 修訂內(nèi)容及評(píng)析

3.1 總體框架

2008年版《要求》由前言、內(nèi)容（八章）、規(guī)范性附錄三部分組成。其中八章內(nèi)容共86條（一級(jí)條款8個(gè)、二級(jí)條款29個(gè)、三級(jí)條款49個(gè)）。與2000年版《要求》相比，2008年版修訂的《要求》增加“前言”部分，將本次修訂的主要變化做了總體性概括，使修訂《要求》前后的主要內(nèi)容一目了然；增加第二章“規(guī)范性引用文件”；將2000年版《要求》第二章的“定義”依次調(diào)整為第三章“術(shù)語與定義”；將2000年版《要求》第四章的“組織案卷”改為“案卷組織”；將2000年版《要求》第七章的“卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料”改為第八章的“卷盒、表格規(guī)格及其制成材料”。

3.2 內(nèi)容變化

3.2.1范圍。與2000年版《要求》相比，“范圍”特別強(qiáng)調(diào)“專業(yè)性較強(qiáng)”“非紙質(zhì)載體科技檔案可參照?qǐng)?zhí)行”[5]。

3.2.2規(guī)范性引用文件。這一章為新增內(nèi)容，增加“GB/T10609.3 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法”。

3.2.3術(shù)語與定義。本章共有7個(gè)術(shù)語，均附術(shù)語英語翻譯。與2000年版《要求》相比，將“卷內(nèi)目錄”修改為“卷內(nèi)文件目錄”；增加一個(gè)術(shù)語——“案卷目錄”?！翱茖W(xué)技術(shù)文件材料”將記錄和反映“生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)”修改為記錄和反映“科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作”。將“不同形式技術(shù)文件的總稱”修改為“不同形式文件材料的總稱”。“科學(xué)技術(shù)檔案”將“企事業(yè)單位”刪除，將“從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)”修改為“從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)”；增加對(duì)“本單位和個(gè)人”具有保存價(jià)值；將“科技文件材料”修改為“科技文件”?！熬韮?nèi)目錄”修改為“卷內(nèi)文件目錄，簡(jiǎn)稱卷內(nèi)目錄”?！熬韮?nèi)備考表”刪除了“排列在卷內(nèi)文件之后”。增設(shè)“案卷目錄”“登錄案卷題名、檔號(hào)、保管期限及其他特征，并按案卷號(hào)次序排列的檔案目錄”。

3.2.4“案卷組織”。章節(jié)名稱上，將2000年版“組織案卷”修改為“案卷組織”；在組卷原則上強(qiáng)調(diào)科技檔案成套性、系統(tǒng)性特點(diǎn)；在組卷要求中刪除了不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在組卷方法上提出插卷方法、建設(shè)項(xiàng)目的組卷方法。

3.2.5案卷和案卷內(nèi)科技文件排列。增設(shè)“科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后”?！鞍妇韮?nèi)管理型文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后?！薄爱a(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)”修改為“產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)”。“產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）”增加含“基礎(chǔ)設(shè)計(jì)”?？蒲蓄惏妇怼鞍凑n題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列”修改為“按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列”?！敖ㄔO(shè)類案卷”修改為“建設(shè)項(xiàng)目類案卷”。排列由“按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收”修改為“按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列”“設(shè)備類案卷”修改為“設(shè)備儀器類案卷”，排列由“設(shè)備依據(jù)性材料”修改為“設(shè)備儀器立項(xiàng)審批”。將“設(shè)備”均修改為“設(shè)備儀器”[6]。

3.2.6案卷編目。將“案卷的編目”修改為“案卷編目”。將“科技文件材料頁號(hào)”修改為“科技文件頁號(hào)”；明確規(guī)定“案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號(hào)”，將“以有書面內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)”修改為“以有效內(nèi)容的頁面為一頁”；簡(jiǎn)化了不再重新編寫頁號(hào)、不編寫頁號(hào)的內(nèi)容。“案卷題名”增加“產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器”等名稱或代字（號(hào)），及其“文件類型名稱”。立卷單位將“負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位”修改為“負(fù)責(zé)組卷部門或單位”。起止日期，將“案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期”修改為“案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間——年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同）”。全宗號(hào)由“單位根據(jù)單位法人變更情況自行設(shè)定，需向國(guó)家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)另定”統(tǒng)一修改為“需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定”。項(xiàng)目代號(hào)中增加“項(xiàng)目”“設(shè)備儀器”等的“型號(hào)”，刪除“工程”。增加案卷脊背印制在“卷盒側(cè)面”的規(guī)定。卷內(nèi)目錄內(nèi)容統(tǒng)一修改為“案卷題名、保管期限、檔號(hào)，填寫方法同6?！薄拔募}名”增加“沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名?！毙略觥绊摂?shù)”“備注”“檔號(hào)”填寫內(nèi)容及方法。還新增“案卷目錄編制”章節(jié)內(nèi)容，即，案卷目錄式樣，序號(hào)，檔號(hào)、案卷題名、保管期限填寫方法，總頁數(shù)，備注等目錄編制內(nèi)容和要求。

3.2.7案卷裝訂。刪除“不裝訂”，新增“以件為單位裝訂”。明確“以件為單位”裝訂的要求和式樣，及其檔號(hào)填寫方法。

3.2.8卷盒、表格規(guī)格及其制成材料。將“卷皮規(guī)格和制成材料”修改為“卷盒規(guī)格和制成材料”，卷盒外表面規(guī)格由“305mm”修改為“310”，脊厚度未做統(tǒng)一規(guī)定，視需要而定。將案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格統(tǒng)一為“297mm×210mm”，刪除了2000年版“或260mm×185mm”。

4 修訂特征及建議

4.1 修訂特征

從兩次修訂的背景過程、原則思路及內(nèi)容變化等，2008年版《要求》修訂體現(xiàn)出三個(gè)特征：一是體現(xiàn)“總則”特征。雖然產(chǎn)品類、科研類、建設(shè)類、設(shè)備類科研檔案在具體整理方面還有較大差異，但2008年版《要求》將主要幾種科技檔案的整理做出“一般要求”，統(tǒng)一一般規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求。相關(guān)單位或責(zé)任主體按照此“總則”執(zhí)行，并結(jié)合本單位、本系統(tǒng)科技檔案具體形成特點(diǎn)和規(guī)律，勢(shì)必會(huì)提升該單位或系統(tǒng)科技檔案的整體整理水平[7]。二是體現(xiàn)“時(shí)代”特征。《要求》的兩次修訂，都與各個(gè)時(shí)期檔案工作、科技工作的時(shí)代要求密不可分，尤其是2008年版《要求》修訂完成后，對(duì)過時(shí)、過細(xì)的方法和要求該刪的刪除，該減的減去。同時(shí)，在科技檔案編排、結(jié)構(gòu)、要求、整體性表達(dá)及用語規(guī)范等方面都有很大改進(jìn)和完善。如科研類檔案，明確增加“知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)”，建設(shè)項(xiàng)目類檔案中增加“后評(píng)估”相關(guān)內(nèi)容。三是體現(xiàn)“實(shí)用”特征。2008年版修訂后，更加體現(xiàn)其操作層面的實(shí)踐指導(dǎo)性特征。如案卷封面編制全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)等組成的檔號(hào)具體確定、給定、填寫都做明確規(guī)定，增加“以件為單位”歸檔要求，專門新增“卷盒及其制成材料”，還規(guī)定檔號(hào)章的蓋章位置，指導(dǎo)性、實(shí)操性極強(qiáng)。

4.2 完善建議

2008年版《要求》修訂實(shí)施以來，科技工作與檔案工作領(lǐng)域又發(fā)生了巨大變化。區(qū)塊鏈、電子技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，以及“單軌制”的明確，都給科技檔案工作提出了新要求，也需要科技檔案管理規(guī)定適應(yīng)這種新變化[8]。針對(duì)其修訂和完善之處，建議：一是進(jìn)一步規(guī)范術(shù)語定義。2008年版《要求》中規(guī)定了７種術(shù)語定義，還需要結(jié)合《檔案法》《知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》的最新規(guī)定，進(jìn)一步修訂或增加相關(guān)術(shù)語定義。建議按照新修訂的《檔案法》第二條第二款“檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”來規(guī)定“科學(xué)技術(shù)檔案”術(shù)語及定義。二是進(jìn)一步統(tǒng)一行文用語。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)文件應(yīng)注重簡(jiǎn)潔明了。2008年版修訂的《要求》明確提出“科學(xué)技術(shù)文件材料”簡(jiǎn)稱“科技文件”，“科學(xué)技術(shù)檔案”簡(jiǎn)稱“科技檔案”，在標(biāo)準(zhǔn)正文中應(yīng)體現(xiàn)這一變化。三是進(jìn)一步完善引用文件。在2008年版修訂的《要求》中專門列出規(guī)范性引用文件，即“GB/T10609.3 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法”。關(guān)于科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求僅列這一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，顯然是不完整的。該《要求》正文中提出的“檔號(hào)”“案卷”術(shù)語定義則引用了《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）的標(biāo)準(zhǔn)定義。后期修訂《要求》應(yīng)將引用的文件均注明。四是進(jìn)一步細(xì)化問題說明。為了增強(qiáng)《要求》的具體可操作性、統(tǒng)一性和指導(dǎo)性，在正文中應(yīng)盡量通過“示例”“舉例”等注釋方式予以說明。

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作者簡(jiǎn)介：米堯勇（1971—），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂衛(wèi)生學(xué)校檔案館理員，研究方向：檔案管理。