優(yōu)化企業(yè)大宗物資招標(biāo)采購內(nèi)部控制的建議

朱延策

【摘 ?要】招投標(biāo)采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中極其重要的一環(huán)，也是企業(yè)大宗物資采購的主要方式，在降低企業(yè)采購成本、拓寬采購渠道、提高采購效率以及減少物資采購腐敗行為等方面作用顯著。然而，在現(xiàn)實(shí)中，由于大宗物資采購涉及金額大、主體多、程序復(fù)雜，給內(nèi)部控制管理帶來了壓力。部分企業(yè)內(nèi)部控制管理不到位，投標(biāo)制度中還存在一些問題和漏洞，導(dǎo)致大宗物資采購過程中出現(xiàn)各種違規(guī)操作，降低了物資采購的效率和質(zhì)量。鑒于此，論文對優(yōu)化企業(yè)大宗物資招標(biāo)采購內(nèi)部控制進(jìn)行了探討，以期有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】招投標(biāo)；大宗物資；物資采購

【中圖分類號(hào)】F274；F406.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2023）04-0101-03

1 引言

招投標(biāo)制度是一種公平競爭的市場交易機(jī)制，具有經(jīng)濟(jì)性、公開性、公正性等特點(diǎn)。招投標(biāo)制度被引入我國之后，被應(yīng)用到經(jīng)濟(jì)建設(shè)領(lǐng)域，充分發(fā)揮了市場機(jī)制的調(diào)節(jié)作用，大大提高了市場效率，尤其在大宗物資設(shè)備采購領(lǐng)域更是作用顯著。大宗設(shè)備物資采購工作涉及金額巨大，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)，一直是企業(yè)提高經(jīng)營管理成效的重要環(huán)節(jié)[1]。實(shí)踐證明，企業(yè)大宗物資實(shí)行招投標(biāo)采購不僅可以大大降低企業(yè)的采購成本，提高采購效率，而且，也減少了物資采購過程中的違紀(jì)違規(guī)行為，讓參與投標(biāo)的供應(yīng)商獲得公平、公正的待遇，維護(hù)了市場經(jīng)濟(jì)秩序，保護(hù)了國家利益和社會(huì)公共利益。經(jīng)過多年的發(fā)展，我國的招投標(biāo)制度已經(jīng)日趨完善，形成了科學(xué)的、系統(tǒng)的法律體系[2]。各地方政府、行業(yè)協(xié)會(huì)也出臺(tái)了關(guān)于物資采購的規(guī)章制度，促進(jìn)了大宗物資招投標(biāo)采購工作的順利開展。

2 大宗物資招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的特點(diǎn)

2.1 物資采購集中化

之前，很多企業(yè)物資采購權(quán)力分散在各級(jí)部門中，各個(gè)部門的物資采購工作各行其是，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成物資采購效率低下，甚至出現(xiàn)重復(fù)采購的問題[3]。實(shí)行物資采購集中化后，將整個(gè)企業(yè)物資采購工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)采購集中化管理，統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一采購流程，統(tǒng)一專家?guī)?，形成了?guī)模優(yōu)勢，降低了管理成本，提高了物資采購效率。

2.2 物資招標(biāo)規(guī)?；?/p>

大宗物資采購涉及金額大、采購過程復(fù)雜。采用物資招標(biāo)規(guī)?；少徔梢酝ㄟ^整合企業(yè)的物資采購需求，進(jìn)行集中招標(biāo)采購，形成規(guī)?；?yīng)。避免單次采購造成的重復(fù)性工作，縮短了物資招標(biāo)采購時(shí)間，提高了物資采購效率。

2.3 物資采購電子化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子信息化手段在現(xiàn)代大宗物資招標(biāo)采購工作的應(yīng)用越來越廣泛。在整個(gè)大宗物資招標(biāo)采購過程中，從發(fā)布招標(biāo)公告開始，到投標(biāo)報(bào)名、資格審查，到評(píng)標(biāo)中標(biāo)等環(huán)節(jié)，全部采用電子化。這不僅大大提高了招標(biāo)采購工作效率，也提高了采購過程的透明度，預(yù)防了腐敗、暗箱操作、串通投標(biāo)等違法行為的發(fā)生。

3 大宗物資招標(biāo)采購內(nèi)部控制存在的問題

3.1 員工內(nèi)控意識(shí)不強(qiáng)

大宗物資招標(biāo)采購工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，不僅對工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求比較高，還對工作人員的責(zé)任心提出了較高的要求。然而，在部分企業(yè)內(nèi)部，一些基層人員內(nèi)部控制意識(shí)淡薄，缺乏制度觀念，沒有嚴(yán)格遵守公司的物資采購管理制度，存在非常規(guī)采購的問題，導(dǎo)致大宗物資無法集中采購，造成采購效率低下。在物資采購環(huán)節(jié)，部分采購員工禁不住利益誘惑，幫助少數(shù)供應(yīng)商謀取不當(dāng)利益。為了讓指定的供應(yīng)商能夠中標(biāo)，故意在招標(biāo)文件中添加一些限制性條款，為目標(biāo)供應(yīng)商量身打造符合的條件，從而排斥其他供應(yīng)商，不僅破壞了企業(yè)形象，也干擾了正常的招投標(biāo)市場[4]。另外，部分員工缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，不了解所負(fù)責(zé)的工作對整個(gè)物資招標(biāo)工作的影響，不能用標(biāo)準(zhǔn)尺度去衡量業(yè)務(wù)執(zhí)行是否合規(guī)，機(jī)械地執(zhí)行公司的內(nèi)部控制規(guī)范，導(dǎo)致工作中的一些潛在風(fēng)險(xiǎn)因素不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

3.2 內(nèi)部控制制度不健全

首先，在很多企業(yè)內(nèi)部，上級(jí)部門對企業(yè)的物資采購招標(biāo)工作具有管理權(quán)和監(jiān)督權(quán)，甚至直接負(fù)責(zé)物資采購招標(biāo)活動(dòng)的實(shí)施，這種管理體制造成企業(yè)物資采購招標(biāo)工作受到較多的限制，不能真正地行使監(jiān)督權(quán)，導(dǎo)致暗箱操作的現(xiàn)象發(fā)生，影響了物資招標(biāo)采購工作的順利開展。其次，部分企業(yè)沒有建立完善的、規(guī)范的物資內(nèi)部控制制度。有的制度文件已經(jīng)過時(shí)了，并不適應(yīng)新時(shí)期物資采購工作的需要。甚至有的制度文件之間相互沖突，讓采購人員無所適從，不知道應(yīng)該怎么實(shí)施和落實(shí)具體的工作要求。最后，缺乏風(fēng)控評(píng)估。目前，企業(yè)面臨的內(nèi)外部形勢日益復(fù)雜化和多元化，物資采購面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素不斷增加[5]。然而，很多企業(yè)沒有建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，不能有效地識(shí)別采購工作中面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素，且對于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)不能進(jìn)行準(zhǔn)確量化。同時(shí)，也沒有建立采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)不能及時(shí)化解，造成物資采購遭受重大經(jīng)濟(jì)損失。

3.3 供應(yīng)商準(zhǔn)入控制不精準(zhǔn)

供應(yīng)商管理是企業(yè)物資招標(biāo)采購管理的前端環(huán)節(jié)。大宗物資采購金額高、風(fēng)險(xiǎn)大，一旦采購到不合格的物資不僅影響企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)度，也會(huì)造成大量經(jīng)濟(jì)損失。因此，供應(yīng)商管理就成為大宗物資招標(biāo)工作的重心。企業(yè)需要甄選最優(yōu)質(zhì)、最適合的供應(yīng)商，提高物資采購效率。然而，現(xiàn)實(shí)中存在如下問題：首先，對供應(yīng)商資格審查不規(guī)范。供應(yīng)商為了能夠中標(biāo)，上交的評(píng)審材料存在很多虛假成分，將投標(biāo)文件當(dāng)成廣告宣傳。只夸大自己的優(yōu)點(diǎn)，對自身的不足避而不談。專家僅從投標(biāo)文件中無法真實(shí)了解供應(yīng)商的情況，導(dǎo)致一些實(shí)力較弱的供應(yīng)商混進(jìn)來。其次，對供應(yīng)商缺乏有效評(píng)價(jià)。企業(yè)對大宗物資供應(yīng)商的評(píng)價(jià)主要包括線上和線下兩部分，線上需要供應(yīng)商提交能夠體現(xiàn)資質(zhì)能力的基礎(chǔ)性材料，包括資信狀況和納稅情況等。但在實(shí)際操作上，由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，有的公司查看供應(yīng)商提供的銀行資信證明，有的公司利用“信用中國”查詢供應(yīng)商資質(zhì)，造成評(píng)審結(jié)果不一致。線下評(píng)價(jià)主要是現(xiàn)場考察供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)能力、物資質(zhì)量、質(zhì)量管控等方面[6]。但現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)主要關(guān)注采購價(jià)格因素，甚至將其當(dāng)作評(píng)價(jià)供應(yīng)商的唯一標(biāo)準(zhǔn)，忽略了其他因素的考察，導(dǎo)致一些依靠低價(jià)競爭、信用實(shí)力一般的供應(yīng)商中標(biāo)。

3.4 對專家的監(jiān)管力度不強(qiáng)

評(píng)標(biāo)是大宗物資采購招標(biāo)工作的核心，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由相關(guān)專業(yè)專家組成，專家按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商進(jìn)行打分。首先，專家?guī)觳缓侠?。有的企業(yè)專家?guī)炖锏膶＜覕?shù)量不夠，尤其是采購一些技術(shù)復(fù)雜或者專業(yè)特殊的設(shè)備時(shí)，缺少足夠的、專業(yè)的專家。有的企業(yè)專家?guī)斓膶＜宜絽⒉畈积R，且每個(gè)專家只熟悉與自己專業(yè)相關(guān)的設(shè)備。系統(tǒng)隨機(jī)抽取的專家無法滿足評(píng)標(biāo)要求[7]。其次，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不合理。有的評(píng)標(biāo)指標(biāo)體系過于籠統(tǒng)，評(píng)判尺度比較廣。專家打分的自由度太高，往往取決于專家的經(jīng)驗(yàn)、喜好、態(tài)度和自身的專業(yè)水平。專家一般對自己熟悉的設(shè)備打高分，對自己沒有使用過或者沒見過的設(shè)備打不高的分?jǐn)?shù)，導(dǎo)致一些技術(shù)含量較高的新設(shè)備得不到采購，無法做到公正。有的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)存在歧義、模糊的問題，造成不同的專家理解不同，意見難以統(tǒng)一，影響到物資招標(biāo)采購工作的進(jìn)程。最后，有極少數(shù)專家責(zé)任心淡薄，缺乏職業(yè)道德，和供應(yīng)商私下勾結(jié)，刻意提高或壓低某些供應(yīng)商的價(jià)格，干預(yù)評(píng)標(biāo)結(jié)果。

4 優(yōu)化大宗物資招標(biāo)采購內(nèi)部控制的建議

4.1 加強(qiáng)宣傳，提高員工的內(nèi)部控制意識(shí)

大宗物資招標(biāo)采購是個(gè)系統(tǒng)工程，物資采購內(nèi)部控制工作的開展需要所有員工的參與和配合。首先，企業(yè)要加大宣傳力度，讓企業(yè)員工了解內(nèi)部控制工作的重要性，了解自己在物資采購工作中的角色和責(zé)任，積極支持和配合企業(yè)物資采購工作的開展。尤其是采購部門的員工，更是要建立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格遵守公司的物資采購管理制度。要禁得起誘惑，不能為了個(gè)人私利，幫助供應(yīng)商在招標(biāo)工作中“做手腳”，損害企業(yè)利益[8]。其次。企業(yè)要加強(qiáng)對采購員工的培訓(xùn)，重點(diǎn)加強(qiáng)廉潔教育，加強(qiáng)職業(yè)道德知識(shí)的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，讓采購員工不僅熟悉采購政策和采購知識(shí)，還具備較高的職業(yè)操守和道德水平，避免腐敗行為的滋生。最后，政府要加強(qiáng)信用體系平臺(tái)的建設(shè)。建設(shè)信用體系平臺(tái)和招標(biāo)機(jī)構(gòu)人員的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫，對招標(biāo)活動(dòng)各方當(dāng)事人建立信用檔案。記載招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)及投標(biāo)企業(yè)的信用狀況、失信情況、履約記錄、評(píng)標(biāo)專家的信用業(yè)績等信息。將這些信息及時(shí)公布到平臺(tái)上，方便社會(huì)公眾進(jìn)行查閱，從而了解各個(gè)主體的信用狀況。通過這種方式給失信企業(yè)和個(gè)人帶來一定的壓力，督促物資采購各主體誠信經(jīng)營。

4.2 強(qiáng)化內(nèi)部控制制度建設(shè)

首先，加強(qiáng)物資采購內(nèi)部控制組織建設(shè)，企業(yè)要成立專門的部門，負(fù)責(zé)物資設(shè)備招標(biāo)采購管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主要負(fù)責(zé)人，其他成員來自企業(yè)各個(gè)職能部門，這樣有助于加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，協(xié)調(diào)各個(gè)部門，形成合力，加強(qiáng)對物資采購工作的監(jiān)督和管理。物資采購管理部門負(fù)責(zé)制定與物資招標(biāo)采購業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度，完善物資招標(biāo)采購的崗位責(zé)任制度，協(xié)調(diào)各職能部門的工作，明確各不同崗位的職責(zé)權(quán)限及職責(zé)內(nèi)容，形成相互制約機(jī)制，保證物資采購的獨(dú)立性和公開性。其次，加強(qiáng)執(zhí)行力。再完善的規(guī)章制度如果不能有效地執(zhí)行下來，也勢必會(huì)大打折扣。企業(yè)除了做好制度建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)之外，還要加強(qiáng)執(zhí)行力。為了更好地落實(shí)內(nèi)部控制制度，企業(yè)要構(gòu)建科學(xué)的物資招標(biāo)采購績效考核機(jī)制，根據(jù)物資采購的目標(biāo)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，選擇合理的、有效率的績效考核指標(biāo)，重點(diǎn)從物資采購計(jì)劃制定、招標(biāo)工作的開展、供應(yīng)商的評(píng)價(jià)等幾方面，對物資招標(biāo)采購工作進(jìn)行績效評(píng)價(jià)，對表現(xiàn)好的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對績效差的員工進(jìn)行批評(píng)，并幫助其分析問題、改正錯(cuò)誤。最后，加強(qiáng)物資采購信息化制度建設(shè)。信息化制度建設(shè)是提高企業(yè)物資招標(biāo)采購工作效率的關(guān)鍵。企業(yè)要建立大宗物資采購管理信息庫，詳細(xì)記錄需要采購的物資種類、數(shù)量等數(shù)據(jù)，利用信息技術(shù)提高采購數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為以后進(jìn)行采購工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)企業(yè)各個(gè)部門要加強(qiáng)信息資源共享，采購部門、財(cái)務(wù)部門、施工項(xiàng)目部之間提高信息溝通效率，隨時(shí)可以了解物資采購工作的進(jìn)程。

4.3 完善供應(yīng)商考核機(jī)制

供應(yīng)商管理是物資招標(biāo)采購管理的核心環(huán)節(jié)，大宗物資招標(biāo)采購金額較高，對采購設(shè)備的質(zhì)量和性能要求較高，需要供應(yīng)商提供的物資設(shè)備必須絕對可靠，這就對供應(yīng)商管理提出了較高的要求。首先，企業(yè)要成立供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理小組，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的考查和管理工作。管理小組成員要來自財(cái)務(wù)部、采購部、法務(wù)處、監(jiān)察處等單位?？己诵〗M建立科學(xué)的、合理的考核指標(biāo)體系，對供應(yīng)商的技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、經(jīng)營情況、售后服務(wù)、資信狀況等進(jìn)行全方面的、多維度的評(píng)價(jià)?？己诵〗M中的物資需求部門、運(yùn)輸倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)管理與監(jiān)督檢查等部門，要從自己部門的角度對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，最終由考核小組出具供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)報(bào)告，把綜合評(píng)價(jià)良好的優(yōu)秀供應(yīng)商選為合格供應(yīng)商，并與之建立長期合作關(guān)系。其次，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理。企業(yè)選擇優(yōu)秀供貨商之后，要繼續(xù)加強(qiáng)對供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理。企業(yè)要定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的供貨及時(shí)率、產(chǎn)品合格率以及售后服務(wù)保障率等，淘汰不能按時(shí)供貨、產(chǎn)品質(zhì)量差的供應(yīng)商。同時(shí)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通了解，讓供應(yīng)商了解存在的問題，不斷提升供貨水平和產(chǎn)品質(zhì)量。

4.4 加大對專家的考核監(jiān)管力度

第一，提高專家入庫資格條件。大宗物資招標(biāo)采購具有專業(yè)性高和技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，對評(píng)選專家的專業(yè)能力要求較高。入選專家?guī)斓膶＜也粌H要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還要熟悉招標(biāo)投標(biāo)法律法規(guī)和評(píng)標(biāo)實(shí)務(wù)，具有良好的職業(yè)道德和品質(zhì)，能夠公正、誠實(shí)地履行評(píng)審工作。評(píng)審專家要是具有高級(jí)職稱的教授或者大型企業(yè)的總工程師、經(jīng)濟(jì)師。第二，保證專家抽取的公正性。入評(píng)審專家?guī)斓膶＜覕?shù)量應(yīng)該至少為500人，大宗物資招標(biāo)采購項(xiàng)目評(píng)標(biāo)需要專家應(yīng)該從專家?guī)熘须S機(jī)抽取，抽取專家數(shù)量至少保證50人。整個(gè)過程要公開透明，接受各相關(guān)主體以及社會(huì)的監(jiān)督。如果遇到一些技術(shù)復(fù)雜的物資設(shè)備，而抽取出來的專家無法勝任時(shí)，可以自行選定專家，但要求選定的專家滿足能力和專業(yè)上的要求。第三，加強(qiáng)對專家的培訓(xùn)。為了避免部分專家出現(xiàn)徇私舞弊的問題，評(píng)標(biāo)專家?guī)熘鞴懿块T要加強(qiáng)對專家的培訓(xùn)，定期組織專家系統(tǒng)學(xué)習(xí)《招標(biāo)投標(biāo)法》等政策文件，學(xué)習(xí)評(píng)標(biāo)過程中的相關(guān)保密規(guī)定，不斷提高評(píng)標(biāo)專家的履職能力和政策應(yīng)用水平。第四，完善監(jiān)督考核機(jī)制。在整個(gè)大宗物資招標(biāo)采購過程中，為了體現(xiàn)公正和公平性，應(yīng)該引入監(jiān)察、審計(jì)等監(jiān)管機(jī)構(gòu)，對整個(gè)評(píng)標(biāo)過程進(jìn)行全過程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)評(píng)委評(píng)標(biāo)不規(guī)范的情況可進(jìn)行現(xiàn)場質(zhì)詢，對不遵守評(píng)標(biāo)規(guī)范的行為及時(shí)制止，并將檢查結(jié)果及時(shí)反饋給專家委員會(huì)，將那些職業(yè)素養(yǎng)不高、經(jīng)常出現(xiàn)問題的專家清出評(píng)標(biāo)現(xiàn)場。第五，還要建立評(píng)標(biāo)后的責(zé)任追究機(jī)制。對評(píng)標(biāo)過程中出現(xiàn)重大責(zé)任的當(dāng)事人，要加大懲罰力度，并將其違規(guī)表現(xiàn)記錄在誠信檔案中，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，將集體負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)為個(gè)人負(fù)責(zé)。

總之，大宗物資招標(biāo)采購是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)領(lǐng)域的重要內(nèi)容，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，對促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展、降低企業(yè)采購成本方面發(fā)揮著十分重要的作用。為了提高大宗物資招標(biāo)采購工作效率，需要從提高員工的內(nèi)部控制意識(shí)，強(qiáng)化內(nèi)部控制制度建設(shè)，完善供應(yīng)商考核機(jī)制以及加大對專家的考核監(jiān)管力度等方面出發(fā)，優(yōu)化物資招標(biāo)采購內(nèi)部控制，切實(shí)提高大宗物資招標(biāo)采購工作的成效。

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