多體系管理模式下的一體化管理體系審核建設研究

張瑞明 /中國運載火箭技術(shù)研究院

胡承秀 /北京宇航系統(tǒng)工程研究所

趙寶杰 /首都航天機械有限公司

航天企業(yè)管理活動涉及企業(yè)運行業(yè)務的方方面面，一般包括質(zhì)量管理（含年度質(zhì)量管理體系評估檢查）、職業(yè)健康安全管理、人力資源管理、財務管理等。不同業(yè)務的管理活動有不同的業(yè)務或領(lǐng)域管理目標，為規(guī)范高效管理，企業(yè)往往需要建立多個不同的管理體系，這些管理體系之間，不論是組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務職責分配還是資源配置，一定程度上都會存在重復管理或銜接不暢等不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，給企業(yè)正常高效運轉(zhuǎn)帶來潛在的管理風險。

就總體設計部而言，目前存在著質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全管理體系、環(huán)境管理體系、校準檢測實驗室管理體系（國家、國防、總裝）、軟件過程管理體系等多個管理體系的認證工作，各項工作的運行模式大同小異，在這種情況下，實施資源整合，逐步向一體化管理體系過渡，已經(jīng)成為企業(yè)現(xiàn)代化需要解決的問題。

為了逐步實現(xiàn)這一目標，總體設計部認真分析各體系異同，發(fā)現(xiàn)各體系雖然編寫形式和要素安排有所不同，但基本思想都體現(xiàn)了以方針、策劃、實施、檢查、改進為核心的主線，都是建立在系統(tǒng)的管理思維下，利用過程的方法加以實施與維護。為此，總體設計部首先選取了多體系聯(lián)合內(nèi)審（含質(zhì)量管理體系評估）作為一體化管理體系建設的前期探索。

一、一體化可行性研究

進行多體系管理模式下一體化管理體系審核建設首先要確定一體化管理體系的審核框架，而影響各管理體系框架的主要因素有建立和切換體系所需要的組織資源需求，比如時間資源、人力資源等，同時會對體系的運行流程、運行的效果和效率等最終結(jié)果造成影響?？傮w設計部在質(zhì)量管理體系運行和體系評估方面積累了近20 年的管理實施經(jīng)驗，貯備了一支經(jīng)驗豐富的審核師隊伍，也有扎實的質(zhì)量群眾基礎(chǔ)，以質(zhì)量管理體系為基本框架進行多體系審核建設研究，具有比較好的管理基礎(chǔ)，也能較快取得一體化管理體系審核建設的成效；同時，研究發(fā)現(xiàn)GJB9001B在修訂換版過程中，進一步明確了與質(zhì)量特性通用要求、軟件過程管理（GJB5000）、技術(shù)狀態(tài)管理（GJB3206）、實驗室通用要求（GJB2725）和裝備研制項目管理（GJB2993）等其他國軍標的關(guān)系，為管理體系的一體化論證研究提供了較為清晰的結(jié)構(gòu)框架。

以質(zhì)量管理體系（含質(zhì)量體系評估）、職業(yè)安全管理體系為試點，開展了多體系一體化管理體系審核模式的可行性論證，經(jīng)論證認為3 套管理體系均遵循相同的管理原則、相同的結(jié)合基礎(chǔ)、相同的系統(tǒng)性思維模式，具有一體化管理審核的可行性。研究認為多管理體系整合運行或管理審核應該以組織的業(yè)務活動策劃和風險辨識為主線，過程實現(xiàn)輸入、輸出為基礎(chǔ)，測量監(jiān)控和改進為管理閉環(huán)手段。多體系框架和融合思路如表1 所示。

表1 多體系一體化管理審核框架

每套管理體系都有自身的特點，例如ISO9001 標準對型號研制提出了詳細的控制要求，強調(diào)組織的管理承諾，重視產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃作用，對體系管理評審的輸出以及輸入都有明確和細化要求，并強調(diào)體系運行組織應提供的資源保障；對型號產(chǎn)品實現(xiàn)過程進行了展開（航天質(zhì)量體系評估有進一步細化量化要求），強調(diào)產(chǎn)品實現(xiàn)過程的監(jiān)視與測量管理，并提供不斷糾正和采取預防措施的實施途徑與方法。GB/T28001 雖然控制要求部分相對簡單，但對適用法律、法規(guī)的收集以及執(zhí)行情況開展評價提出明確的要求，強調(diào)對目標、管理方案的建立與實現(xiàn)情況開展監(jiān)測，對緊急狀況和事故應明確采取的響應，要求在實施前對糾正措施與預防措施開展評價。實驗室管理體系在合同評審和以顧客為中心的實施方式，以及在設備控制要求和操作現(xiàn)場的檢查、在檢測結(jié)果的分析與報告的精細化管理方面都做出明確的要求；GJB5000 軟件管理體系對軟件研制過程的流程化管理和信息化工具的使用有詳細的規(guī)定。

二、一體化審核探索

經(jīng)過管理體系一體化整合論證，采取先易后難的策略，先行選取質(zhì)量管理體系、職業(yè)安全管理體系、質(zhì)量管理體系評估開展前期的一體化審核探索和實踐，為后續(xù)管理體系一體化進行管理探索和培養(yǎng)隊伍。主要工作流程和內(nèi)容如下。

1.組織保障

在開展多體系聯(lián)合審核之初，首先成立多體系聯(lián)合審核工作小組，小組組長由主管質(zhì)量副主任擔任，成員包括質(zhì)量部門領(lǐng)導、各相關(guān)體系主管人員，同時明確了工作組成員的職責權(quán)限。

2.先期培訓

邀請中國新時代認證中心對總體設計部進行質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理雙體系內(nèi)審員聯(lián)合培訓，爭取做到“一次培訓、兩項資格”。鼓勵多體系主管人員同

時具備多項審核資格，為多體系聯(lián)合審核工作的順利開展做好了人力資源準備。

3.精細策劃

組織專家在多體系聯(lián)合審核工作開始之初開展前期策劃工作，一方面，對多體系聯(lián)合審核檢查單表格樣式重新進行了設計；另一方面，著手編制面向型號質(zhì)量管理要求的審核檢查要點，進一步提高質(zhì)量管理體系審核的有效性。

對近幾年集團公司、院、總體設計部出臺的質(zhì)量規(guī)章制度和要求進行系統(tǒng)梳理，按GJB9001B標準質(zhì)量管理體系審核方法，編制面向型號質(zhì)量管理要求的審核檢查要點，并將其納入多體系聯(lián)合審核檢查單中，以期在質(zhì)量管理體系內(nèi)審的質(zhì)量監(jiān)督審核過程中，深入開展面向產(chǎn)品的質(zhì)量管理體系審核，推進型號質(zhì)量管理要求與質(zhì)量管理體系的有效融合。審核檢查要點（樣式）如表2 所示。

表2 面向型號質(zhì)量管理要求的審核檢查要點（樣式）

4.一體化審核實施程序

（1）成立審核組

近幾年總體設計部面臨高強度型號研制和高密度發(fā)射任務，各處室人員處于超負荷運轉(zhuǎn)狀態(tài)，單一內(nèi)審人員難以保證長時間參加審核工作。因此采取廣泛參與的原則，在部內(nèi)培養(yǎng)足夠數(shù)量的內(nèi)審人員，按審核部門組成審核小組，配備審核小組組長，每位內(nèi)審員參與1～2 個部門的審核，極大地減小了內(nèi)審員的工作量。

（2）編制一體化檢查單

基于過程方法，多體系聯(lián)合審核工作小組成員認真梳理質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康體系、環(huán)境體系、實驗室體系、軟件過程管理體系五大管理體系以及質(zhì)量管理體系評估要素中的共性要求和各自的特殊要求，針對不同處室實際情況，編制了統(tǒng)一的通用檢查單，為審核人員審核提供了強有力的指導。

（3）現(xiàn)場審核檢查

組織全體內(nèi)審員填寫多體系聯(lián)合審核檢查單并召開審核技巧培訓，為內(nèi)審員講解新版檢查單的填寫要求，介紹多體系聯(lián)合內(nèi)審中需要掌握的審核技巧和注意事項。召開多體系聯(lián)合審核布置會，替代傳統(tǒng)意義上的首次會，拉開審核工作的序幕，審核組組長主持會議。

審核員按照《多體系聯(lián)合審核通用檢查單》的具體要求實施現(xiàn)場審核，通過查閱文件記錄、溝通與交流、查驗管理現(xiàn)場等方法，收集現(xiàn)場管理情況的客觀證據(jù)，并實施記錄與核實。部門審核結(jié)束后，審核小組組長需要就審核情況與受審核部門進行溝通，審核員進一步對有爭議的問題調(diào)查清楚，力求公正，針對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題加以溝通協(xié)調(diào)，確定不符合項。

（4）審核總結(jié)

一體化審核確定不符合項后，及時組織召開多體系聯(lián)合審核不符合項整改布置會，對不符合項整改與舉一反三進行統(tǒng)一安排和部署，按體系各自管理評審或監(jiān)視測量的要求完成整改與舉一反三工作。

整改完畢，組織召開多體系聯(lián)合審核總結(jié)會，替代傳統(tǒng)意義上的體系內(nèi)審末次會，參加會議的人員一般包括最高管理者、主管質(zhì)量部領(lǐng)導（體系管理者代表）、型號副總師、審核組成員及各部門負責人，審核組組長主持會議。最高管理者將針對涉及資源需求、型號保證方面的共性問題征詢相關(guān)型號副總師和相關(guān)部門負責人意見，并從總體設計部整體改進角度提出改進要求，相關(guān)型號、部門負責人會后加以落實。

同時，根據(jù)審核記錄和發(fā)現(xiàn)問題的情況，評出多體系優(yōu)秀內(nèi)審員并在總結(jié)會上加以表彰，為下一年度的體系內(nèi)外審儲備審核員隊伍。

對質(zhì)量管理體系和職業(yè)健康安全管理體系一體化融合進行了探索研究。在一體化審核管理實施層面，開展了“5+1”管理體系（分別為質(zhì)量管理、環(huán)境管理、實驗室管理和軟件過程管理5 套體系，和1 個質(zhì)量體系評估活動）一體化聯(lián)合審核。體系管理探索實踐表明，一體化審核大大增加了發(fā)現(xiàn)體系運行存在問題的幾率，審核大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析使得一些管理方面的共性問題或深層次問題逐步浮出水面，有利于單位的整體改進和可持續(xù)發(fā)展。

三、實施效果

一體化審核工作實現(xiàn)了審核時間的相對集中，大幅節(jié)約了審核時間，顯著提升了體系管理工作效率。無論領(lǐng)導層還是部屬各單位，應對審核和接受審核都由原來每年6 次減少為每年1 次，總時間也由原來的22 個工作日縮減至4 個工作日。

通過多體系聯(lián)合審核，促進了體系管理人員、內(nèi)審員和部屬各單位主管領(lǐng)導從其他管理體系借鑒和學習，為審核員之間提供了交流的平臺。例如：ISO9001 標準強調(diào)了策劃的作用和管理承諾，對型號產(chǎn)品實現(xiàn)進行了展開（航天質(zhì)量體系評估對此有細化要求），提供了采取糾正措施以及預防措施的實施途徑和方法；GB/T28001 明確適用法律法規(guī)的收集與分析，并要求對法律法規(guī)遵守情況開展評價，對緊急事態(tài)或事故做出響應，并在采取措施前實施評價；實驗室管理體系設備控制要求和操作現(xiàn)場檢查、檢測結(jié)果的分析與報告的精細化管理；GJB5000A 軟件管理體系對軟件研制過程的流程化管理和信息化工具的使用。在實施審核的同時，可以從中學習和掌握富有特點和有效的工作思路和方法，實現(xiàn)管理水平的持續(xù)改進、系統(tǒng)提升。

一體化審核融合了近幾年集團公司、院、總體設計部出臺的質(zhì)量規(guī)章制度和要求，編制了《面向型號質(zhì)量管理要求的審核檢查要點》，推進了型號質(zhì)量管理要求與質(zhì)量管理體系的有效融合，形成了《總體設計部質(zhì)量管理體系、職業(yè)安全管理體系和質(zhì)量管理體系評估體系的整合建議》。

對質(zhì)量管理體系和職業(yè)健康安全管理體系一體化融合進行了探索研究。在一體化審核管理實施層面，開展了“5+1”管理體系（分別為質(zhì)量管理、環(huán)境管理、實驗室管理和軟件過程管理5 套體系，和1 個質(zhì)量體系評估活動）一體化聯(lián)合審核。體系管理探索實踐表明，一體化審核大大增加了發(fā)現(xiàn)體系運行存在問題的幾率，審核大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析使得一些管理方面的共性問題或深層次問題逐步浮出水面，有利于單位的整體改進和可持續(xù)發(fā)展。

通過一體化審核探索和實踐，顯著提升了體系管理效率，初步實現(xiàn)了體系一體化階段目標。從聯(lián)合內(nèi)審員培訓、一體化實施過程，以及審核后的專題交流和整改工作看，各體系內(nèi)審員接觸和交流的內(nèi)容較以前豐富很多，不但熟悉了本體系的工作內(nèi)容以及審核員審核技巧，更學習了其它體系中形成的好做法和經(jīng)驗，邁出了多體系融合的實質(zhì)性第一步。