利用審校軟件提高編輯效率的探索

摘要：隨著圖書出版行業(yè)對圖書質(zhì)量的重視程度不斷提升以及科技的快速發(fā)展，出版業(yè)正經(jīng)歷著由高速增長階段轉(zhuǎn)變?yōu)楦哔|(zhì)量發(fā)展階段的關(guān)鍵時刻。此過程中，許多出版社已經(jīng)逐步順應(yīng)這一進(jìn)程開展出版轉(zhuǎn)型工作。編輯工作效率的提高在出版業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中作用關(guān)鍵，在出版業(yè)高質(zhì)量發(fā)展背景下，編輯善于利用合適的審校軟件對提高工作效率和圖書編校質(zhì)量具有重要的意義。文章結(jié)合具體實(shí)踐，分析審校軟件在編輯出版工作中對提高工作效率的作用，得出合理使用審校軟件對工作效率的提升有較大幫助，不僅可以縮短出版周期、提高圖書質(zhì)量，還可以不斷提高編輯的工作效率。文章從審校軟件的特點(diǎn)和優(yōu)勢、利用好審校軟件的基礎(chǔ)功能、使用審校軟件提高工作效率的探索、差錯實(shí)例分析等方面進(jìn)行了分析，同時提出，因?qū)徯＼浖陨淼木窒扌?，如誤報率較高、字詞審校之外的能力偏弱、普適性較低等，編輯不能完全依靠審校軟件，而是應(yīng)結(jié)合文章語境靈活運(yùn)用等建議，旨在為同行提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：審校軟件；編輯；工作效率；圖書質(zhì)量；高質(zhì)量發(fā)展；差錯實(shí)例

中圖分類號：G230.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-8883（2023）04-0225-03

隨著圖書出版行業(yè)對圖書質(zhì)量的重視程度不斷提升，出版業(yè)正經(jīng)歷著由高速增長階段轉(zhuǎn)變?yōu)楦哔|(zhì)量發(fā)展階段的關(guān)鍵時刻。圖書質(zhì)量是一個出版社的生命線，而內(nèi)容質(zhì)量又是出版物的靈魂所在，如果完全由人工進(jìn)行編校質(zhì)量把關(guān)，勢必影響工作效率。智能審校軟件的使用可緩解編校人員的工作壓力[1]?，F(xiàn)代科技迅猛發(fā)展，越來越多的工作可以通過人工智能完成，把人從煩瑣重復(fù)的勞動中解放出來[2]，使其有更多精力去檢查書中的知識性錯誤等。

圖書出版過程中，編輯的工作十分復(fù)雜。一名編輯可能同時運(yùn)作三五本甚至十幾本圖書。因此，對于如此忙碌的編輯工作，借助電腦技術(shù)對其進(jìn)行優(yōu)化是極為必要的[3]。圖書編輯要想進(jìn)一步提高工作效率，就要及時轉(zhuǎn)變工作方式[4]。筆者單位在2020年8月初步嘗試使用審校軟件以來，通過兩年多時間，已逐步熟練并積累了相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。為提升編輯整體水平，提高圖書質(zhì)量，筆者現(xiàn)結(jié)合具體實(shí)踐作出相關(guān)分析，探討審校軟件在編輯出版工作中對工作效率的提高起到的作用。

在出版行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展要求背景下，圖書編輯要將質(zhì)量意識根植于內(nèi)心深處[5]。筆者單位所使用的審校軟件，為編輯在圖書出版過程中提高工作效率提供了有益幫助。

圖書出版編輯工作中審稿是開端，也是最為重要的工作[6]。編輯收到符合出版要求的稿件后，可以先利用審校軟件對常見的錯別字、敏感字等進(jìn)行檢查，還可以檢查文檔中的阿拉伯?dāng)?shù)字及英文字母等是否使用全角或半角格式，一鍵審校文檔中可能存在的內(nèi)容重復(fù)、邏輯錯誤和字詞錯誤等。軟件還能找到文章中出現(xiàn)的敏感詞，規(guī)避潛在的出版風(fēng)險，不斷增強(qiáng)自身的政治意識[7]。

對稿件進(jìn)行全面檢測后，及時糾正稿件中可能出現(xiàn)的錯誤問題，幫助編輯找到不符合文章邏輯關(guān)系的句子及錯誤的文字等，編輯根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行獨(dú)立或批量修改，節(jié)約編輯加工時間，也可減輕后期排版和校對人員的工作壓力，縮短出版周期。

一般審校軟件的基礎(chǔ)功能主要包括自動化排版、邏輯檢查、格式檢查、知識性檢查、上下文查重等，編輯利用好這些基礎(chǔ)功能，可為工作提質(zhì)增效。

（一）自動化排版

叢書項(xiàng)目出版是出版社的重要工作之一[8]，在處理重要且緊急的稿件時，如叢書申報出版基金等，要在規(guī)定的時間內(nèi)提交稿件，但經(jīng)常會遇到作者交稿時間較晚、多個稿件需先完成排版再提交等情況。面對多個稿件同時需要排版的情況，如果將稿件直接交由排版公司，不但時間得不到保證，還會產(chǎn)生大量額外費(fèi)用。

此時，編輯可根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)圖書的類別，如人文、社科等，再選擇開本、版式風(fēng)格等，將所需文件導(dǎo)入系統(tǒng)，就能提前確定成書樣式，快速得到不同風(fēng)格的版式文件，還能保證不同文件格式之間內(nèi)容的統(tǒng)一性，從而有效避免傳統(tǒng)出版流程中因多工序編輯加工出現(xiàn)內(nèi)容不一致的現(xiàn)象，通過自動化排版，可有效保證緊急稿件的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）邏輯檢查

使用審校軟件之前，稿件中所有圖片、表格、公式等的序號書寫是否連續(xù)，體例及格式是否一致，參考文獻(xiàn)序號連續(xù)性等需要編輯自行核對。由于篇幅大，標(biāo)題層次多，圖表羅列頻繁[9]，邏輯檢查功能可自動將稿件內(nèi)容按文章的結(jié)構(gòu)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，如有邏輯差錯，則能快速識別出來，保證圖書體例規(guī)范、文字內(nèi)容正確[10]。此時，編輯可以重點(diǎn)檢查不符合邏輯之處，如有錯誤，及時在電子稿上修改。

（三）格式檢查

稿件中常會出現(xiàn)所包含的圖、文、表等格式不統(tǒng)一的情況。面對這種問題，應(yīng)積極使用編校軟件，規(guī)范稿件格式[11]，為了快速使稿件規(guī)范化，可以利用全半角檢查、千分位檢查、單位間隙檢查等格式檢查功能。編輯查錯糾錯有多種方式[12]，如果有的稿件數(shù)字過多，按照行業(yè)規(guī)范需要對數(shù)字統(tǒng)一添加千位分隔符，這時如果依靠編輯人工添加，易出現(xiàn)遺漏和錯誤，且需要耗費(fèi)大量時間。此時可使用千分位檢查，能快速識別數(shù)字，通過批量方式統(tǒng)一添加，不但提高了速度，還保證了質(zhì)量。

（四）知識性檢查

在稿件加工過程中，知識性內(nèi)容的差錯較多，編輯需要借助各種手段反復(fù)核查其準(zhǔn)確性。此時可利用知識性檢查功能，如歷史紀(jì)年、公元紀(jì)年等，判斷其內(nèi)容是否正確，為識別出的部分錯誤提出修改建議，并快速定位錯誤，編輯可在電子稿上直接修改，避免因知識結(jié)構(gòu)與稿件不符出現(xiàn)知識性差錯現(xiàn)象，極大地提高了內(nèi)容的準(zhǔn)確度。

（五）上下文查重

上下文重復(fù)問題有時對編輯來說是一個不小的挑戰(zhàn)。實(shí)際工作中，如果編輯收到一部匯編的稿件，易出現(xiàn)內(nèi)容高度重合的現(xiàn)象，這時需要作者對整個文稿進(jìn)行統(tǒng)稿，但僅靠作者或者編輯個人很難完全消除這種重復(fù)。此時，可使用上下文查重功能?？焖贆z查出整篇稿件中的完全重復(fù)內(nèi)容、疑似重復(fù)內(nèi)容，可以根據(jù)報告中不同程度的重復(fù)內(nèi)容進(jìn)行修改或刪減。若重復(fù)內(nèi)容較少，可以先在紙稿上作標(biāo)記，在加工稿件時根據(jù)正文結(jié)構(gòu)及重要程度適當(dāng)修改。如果文章重復(fù)內(nèi)容較多且編輯不易認(rèn)定哪些需要刪減或修改時，可將稿件退還作者，并附查重報告，由作者本人修改，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)出版規(guī)定，認(rèn)真把好圖書內(nèi)容質(zhì)量關(guān)[13]。

作為圖書出版的編輯人員，除要具備基本的文字素養(yǎng)外，還要具備一定的信息技術(shù)能力[14]。一部稿件經(jīng)初審后若符合出版要求，可首先定位圖書內(nèi)容、性質(zhì)、功能等，為后續(xù)提高工作效率奠定基礎(chǔ)。

（一）預(yù)排版，明確圖書定位

為了明確圖書的市場定位，筆者使用審校軟件對文稿提前進(jìn)行版式設(shè)計(jì)，確定成書的樣式。為了達(dá)到此目的，需要預(yù)估全書的版面字?jǐn)?shù)和頁數(shù)，根據(jù)成書設(shè)想，如開本尺寸、版心大小、正文字體字號等，通過參數(shù)設(shè)置，可對稿件進(jìn)行粗排版，以確定全書的整體篇幅。如插圖較多，可適當(dāng)增加或減少頁數(shù)，如篇幅超出設(shè)想，為避免因高定價影響圖書市場定位，可與作者溝通適當(dāng)修改，刪減字?jǐn)?shù)，或通過調(diào)整版式達(dá)到成書最終要求。

（二）審校差錯，提高效率

對于書稿，每個出版社根據(jù)實(shí)際情況采用了不同的方式，有的出版社已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在線審稿及編輯加工，而有的出版社仍傾向于在紙面上進(jìn)行。筆者所在單位目前采用的方式是紙面審稿及編輯加工。在編輯加工前期可利用審校軟件對稿件進(jìn)行基本的糾錯，通過分析審校報告，對于明顯的錯誤，或者是能批量替換的差錯，先在電子文件上修改一遍，而后再打印紙質(zhì)稿件，在紙質(zhì)稿件上進(jìn)行細(xì)致的編輯加工，可以為后期工作減負(fù)，提高工作效率。

（三）審校軟件的實(shí)際應(yīng)用

編輯收稿時以word格式的稿件居多，編輯加工稿件前，轉(zhuǎn)變圖書編輯工作方式[15]，可先使用審校軟件查錯。

第一，打開文檔后，在審校系統(tǒng)里選擇“設(shè)置”選項(xiàng)，審校項(xiàng)設(shè)置欄里包括字詞符號檢查、敏感內(nèi)容檢查、知識檢查等二十余種審校項(xiàng)，此時要根據(jù)文章內(nèi)容性質(zhì)，重新設(shè)置審校項(xiàng)，使審校結(jié)果更具針對性，以滿足不同稿件的審校需要。

第二，作設(shè)置后，此時可使用一鍵審校功能。一鍵審校能對設(shè)置項(xiàng)中的所有審校項(xiàng)進(jìn)行審校，審校結(jié)束后，word文檔的右側(cè)便會出現(xiàn)審校結(jié)果，包括字詞符號、一致性檢查等。

第三，對于字詞符號，可從多維度檢查及修正語句，以提高準(zhǔn)確度。類別包括敏感詞檢查、重點(diǎn)詞檢查、易錯詞檢查、標(biāo)點(diǎn)符號檢查等。結(jié)果按頁碼順序列出可疑之處，并在文中提示對應(yīng)位置。

對于以上審校結(jié)果的每一項(xiàng)內(nèi)容，可以逐個瀏覽一遍，當(dāng)建議內(nèi)容經(jīng)編輯確認(rèn)為應(yīng)該修改時，可以在前方的方框處打鉤，再點(diǎn)擊“修改”按鈕，這時稿件中的內(nèi)容則同步修改，免去編輯在紙質(zhì)稿件上人工再修改一遍的煩瑣。

編輯對稿件進(jìn)行一鍵審校后，可查出大量平時不易察覺或常被忽略的錯誤，以下若干不同類型差錯實(shí)例，均為筆者在日常編輯工作中遇到的，可見利用好審校軟件對提高圖書質(zhì)量及提高工作效率有重要作用。

例1：易錯詞檢查

狠抓建筑施工安全為切入點(diǎn)，深化工程招投標(biāo)制度改革，促進(jìn)建筑產(chǎn)業(yè)提質(zhì)增效。

解析：招投標(biāo)，建議修改為“招標(biāo)投標(biāo)”。

例2：敏感詞檢查

河北省的一家鋼廠被國家工信部樹為鋼廠與城市協(xié)調(diào)發(fā)展的典型。

解析：國家工信部，建議修改為“工信部”。

例3：異體字檢查

唐代皇帝也因此經(jīng)常敕賜，“每年勅使送五百領(lǐng)袈裟，表賜山僧”。

解析：勅，建議修改為“敕”。

例4：語義重復(fù)

這其中，寺觀塔幢、壇廟祠堂等各類古建筑占了很大的比重。

解析：這其中，建議修改為“其中”。

例5：疊義疊詞

即便建筑師曾在西方接受完整的現(xiàn)代建筑教育思想，可貴的是是他們對于民族形式的探索。

解析：是是，建議修改為“是”。

例6：繁簡誤用

“代宗廣德元年（763年）十一月，土番陷京師。”

解析：廣，提示為“廣”；師，建議修改為“師”。

例7：公元紀(jì)年錯誤

對“金頂三相”最早的記述可以追溯到南宋范成大在淳熙四年（1154年）游覽峨眉后的記錄。

解析：淳熙四年（1154年），建議修改為“淳熙四年（1177年）”。

例8：涉及重大概念提法

如何鞏固深化“不忘初心，牢記使命”議題教育成果。

解析： “不忘初心，牢記使命”，建議修改為“不忘初心、牢記使命”，逗號應(yīng)改為頓號。

以上實(shí)例中，當(dāng)編輯確認(rèn)上述知識點(diǎn)是正確的，便可在線對文檔進(jìn)行整體修改，不必在紙稿上逐一標(biāo)注[16]。由此可見，審校軟件在識別內(nèi)容差錯方面具有相當(dāng)高的準(zhǔn)確度，對編輯的稿件加工效率及圖書質(zhì)量的提高具有重要意義。當(dāng)然，其也有諸多不足之處，如誤報率較高，有時提示的多個錯誤中僅有一個真正的錯誤，這時需要逐個閱讀判斷其是否正確；又如有些字詞本身無誤，但用在不同的語句中就不正確，軟件也核查不出來，需要人工結(jié)合上下文語境才能判斷是否正確等。審校軟件雖然功能強(qiáng)大，但編輯審稿時卻不能完全依靠軟件，而是要有自己的判斷力，從而取得事半功倍的效果。

回首多年的編輯工作，從工作之初借助翻閱工具書核查知識點(diǎn)，逐步發(fā)展到使用審校軟件。作為一名圖書編輯，應(yīng)隨著時代的進(jìn)步懂得利用科技手段，在工作中靈活運(yùn)用各種輔助審校軟件，以在縮短出版周期、提高圖書質(zhì)量的同時，不斷提高自己的工作效率。只要充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)并熟練使用各種軟件，編輯工作將會越來越高效。

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作者簡介 陳小娟，編輯，研究方向：圖書編輯與出版。