國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理對(duì)策分析

摘要：在國(guó)有企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，辦公室用品管理是國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理工作的重要組成部分?，F(xiàn)階段，各大企業(yè)開展了對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公用品經(jīng)濟(jì)化管理的改革。國(guó)有企業(yè)辦公用品的精細(xì)化管理，可提升企業(yè)辦公用品的使用效率，減少辦公用品開支，對(duì)提升國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理水平具有重要意義。本文就國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理展開論述，闡述了辦公室用品精細(xì)化管理的意義，分析了現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)辦公室用品管理的現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略，希望能為我國(guó)國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理改善提供參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);辦公用品;經(jīng)濟(jì)化管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232630

現(xiàn)階段，國(guó)有企業(yè)正面臨著改革與發(fā)展，國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理的創(chuàng)新發(fā)展必須走向精細(xì)化管理之路。因此，提升辦公用品的管理水平，對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公用品實(shí)行精細(xì)化管理，可有效提升辦公效率、控制辦公產(chǎn)品的成本，助力國(guó)有企業(yè)精細(xì)化管理。

一、國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理的意義

（一）提升辦公用品的管理效率

國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理，能夠不斷提高辦公用品的管理效率。在開展管理工作之前，制定科學(xué)的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，可確定具體的采購(gòu)事項(xiàng)和采購(gòu)流程，事后加強(qiáng)對(duì)辦公用品的庫(kù)存管理，有效提升管理效率。由此可見，精細(xì)化管理理念的確立，可有效提升國(guó)有企業(yè)辦公用品的管理水平，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理水平提升。

（二）提高辦公用品管理質(zhì)量

國(guó)有企業(yè)辦公用品的精細(xì)化管理融入了現(xiàn)代化的發(fā)展理念，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，建立了辦公用品管理系統(tǒng)。國(guó)有企業(yè)面對(duì)企業(yè)深化改革的發(fā)展需要，從根本上改善了傳統(tǒng)的辦公用品管理方式，采用更加精細(xì)化的管理，有效降低了時(shí)間和人力成本，在一定程度上提升了辦公用品管理的質(zhì)量，使管理工作更加具有針對(duì)性和有效性，并取得了良好的管理效果。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公用品成本控制

國(guó)有企業(yè)辦公用品的精細(xì)化管理通過(guò)對(duì)辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、價(jià)格談判、后期管理等工作進(jìn)行全面的管理和監(jiān)督，可嚴(yán)格控制辦公用品的相關(guān)管理成本。提前做好預(yù)算編制，保證管理賬目的真實(shí)性，不僅能降低管理成本，還能提升辦公用品的購(gòu)買質(zhì)量和使用壽命，幫助企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、國(guó)有企業(yè)辦公用品的管理現(xiàn)狀

（一）國(guó)有企業(yè)管理層不夠重視

目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)將發(fā)展重點(diǎn)放在了企業(yè)經(jīng)營(yíng)收入和改革發(fā)展上，因此，國(guó)有企業(yè)的部分管理人員過(guò)于重視與績(jī)效考核、激勵(lì)制度緊密相關(guān)的業(yè)務(wù)和業(yè)績(jī)，相對(duì)忽視了其他能提升國(guó)有企業(yè)管理效率、在一定程度上降低國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的管理工作，認(rèn)為辦公用品的管理不會(huì)影響國(guó)有企業(yè)發(fā)展。另外，根據(jù)相關(guān)資本結(jié)構(gòu)理論可知，某些國(guó)有企業(yè)的管理人員為了提升自身的地位，擴(kuò)大在國(guó)有企業(yè)中的資源管理控制權(quán)，隨意支配國(guó)有企業(yè)現(xiàn)金，不注重辦公用品的成本管理，出現(xiàn)了高價(jià)采購(gòu)辦公用品的現(xiàn)象。在辦公用品的管理過(guò)程中，沒(méi)有從國(guó)有企業(yè)的整體發(fā)展角度出發(fā)，忽視了成本管理對(duì)國(guó)有企業(yè)整體利益的作用。因此，部分國(guó)有企業(yè)管理層對(duì)辦公用品采購(gòu)管理的疏忽，導(dǎo)致辦公用品采購(gòu)成本得不到合理控制，難以發(fā)揮管理的真正作用。

（二）大部分采用分散采購(gòu)模式

現(xiàn)階段，我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)的辦公用品采購(gòu)仍采用傳統(tǒng)的分散采購(gòu)方式，這樣的采購(gòu)方式存在許多弊端：第一，由于國(guó)有企業(yè)不斷壯大，各分公司和各部門的辦公用品使用種類、數(shù)量不同，難以集中采購(gòu)，這不僅增加了采購(gòu)難度，還降低了工作效率，不利于辦公用品集中管理。而且辦公用品采購(gòu)數(shù)量有限，無(wú)法獲得集中大量采購(gòu)的價(jià)格優(yōu)惠，在一定程度上提高了辦公用品的采購(gòu)成本。第二，國(guó)有企業(yè)的改革將國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)權(quán)力不斷下放，導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)過(guò)于分散，且缺乏嚴(yán)格監(jiān)督，辦公用品的采購(gòu)成本難以控制，容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象，給國(guó)有企業(yè)造成了一定的損失。第三，有些國(guó)有企業(yè)的各分公司和各部門在辦公用品采購(gòu)上各自為政，沒(méi)有從國(guó)有企業(yè)的整體角度出發(fā)，忽視了辦公用品成本控制要求，而是較多地考慮自身利益。同時(shí)，為了保證企業(yè)辦公用品充足，不少國(guó)企也沒(méi)有開展合理的預(yù)算，從而增加了企業(yè)的辦公用品庫(kù)存量，導(dǎo)致過(guò)多地占用辦公空間和企業(yè)流動(dòng)資金，增加了國(guó)有企業(yè)辦公用品的采購(gòu)成本，也浪費(fèi)了社會(huì)資源。

（三）無(wú)紙化辦公未得到貫徹落實(shí)

無(wú)紙化辦公指的是國(guó)有企業(yè)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳遞辦公方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息處理方式。它是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)，不僅能加快信息的傳遞速度，提高辦公效率，還能節(jié)約辦公資源，節(jié)能降耗，降低辦公用品的購(gòu)買成本。但目前，大部分國(guó)有企業(yè)沒(méi)有完全貫徹落實(shí)無(wú)紙化辦公，通常是兩種辦公模式并行。這樣的辦公方式雖然利用了信息技術(shù)，但仍保留了紙質(zhì)辦公方式，實(shí)際上，并沒(méi)有從根本上降低辦公用品的成本，反而為國(guó)有企業(yè)的辦公帶來(lái)了一些不便，在信息儲(chǔ)存和管理上出現(xiàn)了交叉和重復(fù)，導(dǎo)致工作人員更容易出現(xiàn)操作失誤，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，給國(guó)有企業(yè)的辦公造成一定的困擾。

（四）采購(gòu)環(huán)節(jié)管理相對(duì)薄弱

國(guó)有企業(yè)辦公用品的采購(gòu)是辦公用品管理的重要環(huán)節(jié)，會(huì)直接影響辦公用品的成本控制。但是在國(guó)有企業(yè)辦公用品的采購(gòu)環(huán)節(jié)，管理還相對(duì)薄弱。一方面，辦公用品的供應(yīng)商選擇較為單一，且辦公用品的定價(jià)機(jī)制還不完善。供應(yīng)商的選擇對(duì)于辦公用品的采購(gòu)具有重要意義，但部分國(guó)有企業(yè)供應(yīng)商沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)供應(yīng)商選定環(huán)節(jié)，就直接確定了單一的產(chǎn)品供應(yīng)商，且長(zhǎng)期從一個(gè)供應(yīng)商處采購(gòu)辦公用品，沒(méi)有根據(jù)相關(guān)規(guī)定定期更換供應(yīng)商，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行辦公用品采購(gòu)談判時(shí)處于不利地位，在產(chǎn)品的質(zhì)量和服務(wù)談判方面缺少主動(dòng)性。

另外，國(guó)有企業(yè)辦公用品的采購(gòu)價(jià)格實(shí)際上包含了商家的服務(wù)費(fèi)用，辦公用品價(jià)格高于其實(shí)際價(jià)值，因此，在選購(gòu)辦公用品時(shí)，無(wú)法精準(zhǔn)定位辦公用品的實(shí)際價(jià)值，容易買到質(zhì)次價(jià)高的商品，這樣不僅增加了辦公用品的采購(gòu)成本，也不利于對(duì)相關(guān)采購(gòu)工作管理。國(guó)有企業(yè)辦公用品的采購(gòu)流程不規(guī)范，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)部門在采購(gòu)前并沒(méi)有根據(jù)國(guó)有企業(yè)各部門的實(shí)際需求，編制科學(xué)的采購(gòu)預(yù)算，僅根據(jù)預(yù)測(cè)制定的預(yù)算過(guò)于形式化，不能精準(zhǔn)匹配辦公用品的實(shí)際需求。盲目編制辦公用品的采購(gòu)需求，采購(gòu)過(guò)多會(huì)超出采購(gòu)預(yù)算，辦公用品得不到充分利用，造成資源的閑置和浪費(fèi)；采購(gòu)過(guò)少則會(huì)導(dǎo)致辦公用品供應(yīng)不上，影響國(guó)有企業(yè)的辦公效率。第二，采購(gòu)過(guò)程中，由于長(zhǎng)期單一合作，沒(méi)有進(jìn)行多方比價(jià)，選定供貨商的方式不夠規(guī)范，容易出現(xiàn)“關(guān)系戶”“拿回扣”等違法違紀(jì)的情況，為國(guó)有企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

（五）辦公用品管理工作效率低

辦公用品采購(gòu)后，需放到庫(kù)房統(tǒng)一管理，但部分國(guó)有企業(yè)在辦公用品的管理工作中仍存在一些問(wèn)題。一方面，庫(kù)存管理方式過(guò)于簡(jiǎn)單，部分國(guó)有企業(yè)采用傳統(tǒng)的手工記賬方式，管理人員的工作量大，查詢統(tǒng)計(jì)較為困難，容易出現(xiàn)人為失誤，且無(wú)法針對(duì)各部門的需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。一部分國(guó)有企業(yè)采用了信息化管理的方式，但對(duì)信息化系統(tǒng)的利用率不高，沒(méi)有發(fā)揮其真正的作用。另一方面，國(guó)有企業(yè)管理人員對(duì)辦公用品的出入庫(kù)管理不夠嚴(yán)格，管理人員常因各種原因造成辦公用品的出入庫(kù)未及時(shí)登記，導(dǎo)致后期進(jìn)行貨物盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，管理過(guò)于混亂，辦公用品的管理工作效率低下，對(duì)成本控制造成了一定的困難。

三、國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理的策略

（一）提高管理層的重視程度

要想提升國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理水平，首先要提升國(guó)有企業(yè)管理層對(duì)辦公用品管理的重視程度。國(guó)有企業(yè)的管理者承擔(dān)著企業(yè)發(fā)展的重任，只有提升了管理層對(duì)辦公用品的精細(xì)化管理理念，才能真正提高辦公用品的管理效率。因此，管理層人員需要學(xué)習(xí)先進(jìn)的精細(xì)化管理理念和專業(yè)知識(shí)，結(jié)合國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況，以科學(xué)的理念指導(dǎo)辦公用品管理工作。國(guó)有企業(yè)的財(cái)務(wù)人員要對(duì)辦公用品的采購(gòu)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，將真實(shí)的數(shù)據(jù)作為管理層決策的重要依據(jù)，并通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的深入分析，使管理人員認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)辦公用品精細(xì)化管理的重要作用。同時(shí)，還可以將國(guó)有企業(yè)辦公用品的使用和管理納入管理人員的績(jī)效考核，從而提升其對(duì)辦公用品管理的重視程度，更好的約束、督促其開展工作。

（二）采用集中采購(gòu)模式

國(guó)有企業(yè)辦公用品集中采購(gòu)可提高精細(xì)化管理水平，避免由于分散采購(gòu)而產(chǎn)生的問(wèn)題。國(guó)有企業(yè)需要進(jìn)一步優(yōu)化集中采購(gòu)的方式，將企業(yè)內(nèi)部所需的辦公用品進(jìn)行整合，制定統(tǒng)一的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，定時(shí)統(tǒng)計(jì)需要采購(gòu)的物品數(shù)量，方便集中管理，從而形成資源需求合力。辦公用品的大量采購(gòu)可吸引更多優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商參與競(jìng)價(jià)，使國(guó)有企業(yè)獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和質(zhì)量更好的辦公用品，有效降低辦公用品的采購(gòu)成本。同時(shí)，在競(jìng)價(jià)的過(guò)程中，還可以收獲更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，讓企業(yè)擁有更多的選擇，為以后的采購(gòu)工作奠定良好的基礎(chǔ)。另外，集中采購(gòu)模式的選用需要根據(jù)國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)確定，必須要遵循提升企業(yè)管理水平的原則，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)利益最大化，不可盲目集中采購(gòu)，否則不利于辦公用品精細(xì)化管理。

（三）貫徹落實(shí)無(wú)紙化辦公

隨著時(shí)代的發(fā)展，5G技術(shù)和手機(jī)終端功能逐漸被運(yùn)用到辦公室用品管理過(guò)程中。先進(jìn)的信息化技術(shù)，可使國(guó)有企業(yè)無(wú)紙化辦公得到良好的貫徹落實(shí)。無(wú)紙化辦公具有協(xié)同工作、公文處理、行政辦公等功能，可以不受時(shí)間和空間的約束，更加方便、快捷地處理工作事務(wù)，提高信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，儲(chǔ)存方式更加便捷，減少筆、文件夾、紙等辦公用品的使用，降低辦公用品的采購(gòu)成本，提升了辦公用品的精細(xì)化管理效率。

（四）充分利用信息技術(shù)

提升國(guó)有企業(yè)辦公用品的精細(xì)化管理離不開信息技術(shù)，可以結(jié)合信息技術(shù)不斷完善管理制度。目前，許多國(guó)有企業(yè)都采用了先進(jìn)的辦公信息系統(tǒng)，以科學(xué)地預(yù)測(cè)辦公用品的使用情況，優(yōu)化資源配置。同時(shí)，還減少了辦公用品的審批流程，提高了工作效率，降低了時(shí)間成本。構(gòu)建國(guó)有企業(yè)辦公用品信息化管理系統(tǒng)，還可以加強(qiáng)對(duì)辦公用品采購(gòu)流程的規(guī)范化管理，通過(guò)收集市場(chǎng)上供應(yīng)商的信息，對(duì)供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，可以選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，并定期在固定的供應(yīng)商之間輪流采購(gòu)辦公用品。同時(shí)將供應(yīng)商的各種信息錄入辦公用品信息管理系統(tǒng)，為后期的辦公用品采購(gòu)工作提供數(shù)據(jù)支持。此外，還可以使用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)國(guó)有企業(yè)現(xiàn)有的辦公用品采購(gòu)量、使用量、庫(kù)存量以及相關(guān)使用部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，統(tǒng)計(jì)出各部門使用的辦公用品的主要類型和數(shù)量，合理分配辦公用品資源。另外，通過(guò)應(yīng)用信息化系統(tǒng)，還能明確辦公用品的入庫(kù)、出庫(kù)和盤點(diǎn)工作，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性，使用掃碼系統(tǒng)提高庫(kù)存盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。

（五）提升管理人員專業(yè)素質(zhì)

國(guó)有企業(yè)辦公室用品管理精細(xì)化水平的提升有賴工作人員的專業(yè)化素養(yǎng)，因此，要不斷提升相關(guān)人員對(duì)辦公用品管理工作的重視程度，樹立精細(xì)化管理理念。管理人員在日常管理工作應(yīng)以身作則，強(qiáng)調(diào)精細(xì)化管理理念和節(jié)約意識(shí)。同時(shí)，國(guó)有企業(yè)還要進(jìn)一步完善相關(guān)的績(jī)效考核機(jī)制，發(fā)揮管理工作的積極性和主動(dòng)性，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。此外，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公室用品管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，完善精細(xì)化管理的培訓(xùn)制度，尤其要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，為國(guó)有企業(yè)辦公用品的精細(xì)化管理貢獻(xiàn)力量。加強(qiáng)對(duì)辦公用品管理人員的監(jiān)督必不可少，嚴(yán)格把控采購(gòu)部門的工作質(zhì)量，強(qiáng)化國(guó)有企業(yè)審計(jì)部門的監(jiān)督職能，定期或不定期地對(duì)采購(gòu)、財(cái)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞，杜絕違法違紀(jì)行為發(fā)生。

四、結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代，國(guó)有企業(yè)必須要提升內(nèi)部管理工作水平，而國(guó)有企業(yè)辦公用品精細(xì)化管理是做好國(guó)有企業(yè)內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容。這項(xiàng)工作需要對(duì)現(xiàn)階段辦公用品管理過(guò)程中存在的問(wèn)題加以分析，不斷提升國(guó)有企業(yè)管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)，采用先進(jìn)的技術(shù)和手段，積極開展管理工作。同時(shí)，應(yīng)改進(jìn)辦公用品的采購(gòu)模式，健全相關(guān)管理制度，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，提升國(guó)有企業(yè)全員節(jié)約意識(shí)，將各項(xiàng)精細(xì)化管理制度落實(shí)到位，助力國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理水平全面提升。

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