數(shù)字化背景下企業(yè)財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化研究

龐曉宇　袁偉

摘要：費(fèi)用作為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中經(jīng)濟(jì)利益流出的重要形式，必須與企業(yè)具體的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)聯(lián)，其支出具有一定的合理范疇，加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用的管控，是企業(yè)日常財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，也是內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)。文章以施工企業(yè)A集團(tuán)為例，從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景分析了該企業(yè)財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷管理的現(xiàn)狀及問題，并用數(shù)字技術(shù)賦能流程優(yōu)化與數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合與效率提升，以期為同類企業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享；費(fèi)用報(bào)銷；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；優(yōu)化

一、引言

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的迭代更新，數(shù)字時(shí)代已然到來，新技術(shù)的發(fā)展為財(cái)務(wù)智能轉(zhuǎn)型與升級(jí)帶來新的機(jī)遇和技術(shù)支撐。財(cái)政部《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中明確提出“切實(shí)加快會(huì)計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐”，國(guó)資委《關(guān)于中央企業(yè)加快建設(shè)世界一流財(cái)務(wù)管理體系的指導(dǎo)意見》指出“財(cái)務(wù)管理變革”要加強(qiáng)“技術(shù)賦能”，主動(dòng)運(yùn)用“大智移云物區(qū)”等新技術(shù)推動(dòng)財(cái)務(wù)管理“數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型”，“實(shí)現(xiàn)以核算場(chǎng)景為基礎(chǔ)向業(yè)務(wù)場(chǎng)景為核心轉(zhuǎn)換”。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在各大集團(tuán)企業(yè)的建立與應(yīng)用，為財(cái)務(wù)數(shù)字化提供了平臺(tái)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，但其應(yīng)用現(xiàn)狀與最初期望仍存在一定差距，面臨著共享服務(wù)系統(tǒng)的連接性不足，數(shù)據(jù)采集和利用能力不足，對(duì)經(jīng)營(yíng)決策的支持能力不足等問題。因此，在外部技術(shù)和政策雙重拉動(dòng)、內(nèi)部問題驅(qū)動(dòng)下，推進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉睫。

費(fèi)用的報(bào)銷與管理作為財(cái)務(wù)工作的重要部分，貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過程，隨著財(cái)務(wù)共享的發(fā)展，新技術(shù)賦能企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控引起廣泛研究。云計(jì)算具有實(shí)時(shí)按需獲取資源、分布式無限虛擬計(jì)算、自動(dòng)故障遷移的特點(diǎn)，利用云計(jì)算構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用報(bào)銷管控模型，可以有效提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。隨著財(cái)務(wù)工作的模式變革，紙質(zhì)票據(jù)的管理成本加重，利用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）提取票據(jù)信息，優(yōu)化數(shù)據(jù)采集方式，能有效降低人力物力成本。利用機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）替代重復(fù)、可復(fù)制及規(guī)律性的任務(wù)，有利于提高報(bào)銷效率與質(zhì)量。伴隨企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，且與供應(yīng)鏈上下游關(guān)系越來越緊密，財(cái)務(wù)管理的難度進(jìn)一步加大，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)和接口技術(shù)便于解決各種內(nèi)外部組織之間的復(fù)雜交流，消除信息孤島。以大數(shù)據(jù)和云計(jì)算賦能費(fèi)用管控，構(gòu)建預(yù)算管理閉環(huán)系統(tǒng)，可以有效提升預(yù)算管理的精細(xì)性與效率。利用數(shù)據(jù)挖掘和人工智能技術(shù)廣泛采集信息并模擬專家對(duì)復(fù)雜問題的求解和推理能力，自動(dòng)處理財(cái)務(wù)管理中半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化問題，有利于推進(jìn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由核算型向經(jīng)營(yíng)決策型的轉(zhuǎn)變。但技術(shù)賦能的體現(xiàn)不僅局限于新技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用，更重要的是思維的轉(zhuǎn)變，即數(shù)據(jù)和技術(shù)作為新的生產(chǎn)要素，推動(dòng)經(jīng)營(yíng)管理的變革。

鑒于此，本文針對(duì)A企業(yè)財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷管控現(xiàn)狀與問題，結(jié)合數(shù)字技術(shù)改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)，用自動(dòng)化的方式連接系統(tǒng)斷點(diǎn)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，用數(shù)字化的方式采集、處理數(shù)據(jù)，用智能化的方式支持風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)與經(jīng)營(yíng)決策，實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化與管理的智能化。

二、A企業(yè)財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀及問題

（一）A企業(yè)財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀

A企業(yè)是一家集勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程施工、安裝裝飾為一體的大型現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)，其主營(yíng)業(yè)務(wù)立足于房建工程、基礎(chǔ)設(shè)施工程、房地產(chǎn)、設(shè)計(jì)四大板塊。作為建筑施工企業(yè)，其業(yè)務(wù)具有地區(qū)分散性且工程建設(shè)周期一般較長(zhǎng)，該企業(yè)采用“集團(tuán)總公司-區(qū)域分公司-專業(yè)公司-項(xiàng)目經(jīng)理部”的組織管理模式，實(shí)現(xiàn)了指揮統(tǒng)一且專業(yè)分工明確，但也造成部分機(jī)構(gòu)職能的重復(fù)設(shè)置，財(cái)務(wù)管理的效率及規(guī)范性有待提升。

公司于2017年開始財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)并從一般計(jì)稅的新工程項(xiàng)目試運(yùn)行，至2019年初推廣至所有項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)全面上線，初步形成了包括影像管理、財(cái)務(wù)核算、業(yè)務(wù)流程發(fā)布、資產(chǎn)管理、預(yù)算及稅務(wù)管理等服務(wù)財(cái)務(wù)領(lǐng)域的能力中臺(tái)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量顯著提升，促進(jìn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化。其中，費(fèi)用報(bào)銷管理業(yè)務(wù)已形成了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的流程，根據(jù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)容不同設(shè)有辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、其他經(jīng)費(fèi)等單據(jù)類型，流程上分為報(bào)銷申請(qǐng)、單據(jù)審核、資金支付與檔案管理等諸多環(huán)節(jié)，一定程度上加強(qiáng)了費(fèi)用管控力度，實(shí)現(xiàn)了資金批量支付與憑證的自動(dòng)生成。

（二）主要問題

雖然該企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷與管理業(yè)務(wù)已取得初步成效，但由于系統(tǒng)的建成并非一蹴而就，需要較長(zhǎng)的建設(shè)周期和高昂的投資成本，且其開發(fā)運(yùn)用難免與頂層設(shè)計(jì)存在一定的期望差，所以仍存在諸多痛點(diǎn)問題。從其應(yīng)用現(xiàn)狀看，即使財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式使得費(fèi)用報(bào)銷在規(guī)范化方面得以提升，但依然存在大量附加值低和重復(fù)性高的操作環(huán)節(jié)，現(xiàn)有系統(tǒng)對(duì)費(fèi)用開支的風(fēng)險(xiǎn)管控也有欠缺，未能保證工作效率與質(zhì)量，人力成本也存在較大的降低空間，以上均是系統(tǒng)進(jìn)一步優(yōu)化的關(guān)鍵所在。

1. 數(shù)據(jù)采集的效率提升與成本壓縮效應(yīng)不強(qiáng)

共享服務(wù)模式下，費(fèi)用報(bào)銷的第一步是業(yè)務(wù)流程的申請(qǐng)，業(yè)務(wù)人員根據(jù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的性質(zhì)確定報(bào)銷類別，據(jù)此發(fā)起業(yè)務(wù)流程、錄入費(fèi)用信息、上傳單據(jù)并提交審批。該企業(yè)現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)PC端和移動(dòng)端兩種報(bào)銷途徑，但由于移動(dòng)端報(bào)賬體驗(yàn)感不佳，業(yè)務(wù)人員仍大都采用PC端，移動(dòng)端開發(fā)尚未達(dá)到理想效果。其次，在單據(jù)費(fèi)用信息錄入方面，企業(yè)目前主要采用手工錄入的方式，雖然部分增值稅專用發(fā)票可以從稅務(wù)系統(tǒng)直接推送，但由于技術(shù)尚不成熟，其精準(zhǔn)度與連接的穩(wěn)定性仍有待提升，其他票據(jù)信息則主要依靠手工完成錄入。當(dāng)單據(jù)較多時(shí)，報(bào)銷效率將受限于信息錄入的速度，且隨著精力耗費(fèi)，錯(cuò)誤率也會(huì)有所提升。最后，由于當(dāng)前電子發(fā)票尚未完全普及，業(yè)務(wù)人員需對(duì)紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行粘貼、掃描拍照獲取影像資料并上傳，電子發(fā)票也需打印隨其他附件資料移交至財(cái)務(wù)，大量繁瑣的程序?qū)е碌透郊又低度氲耐瑫r(shí)造成人、財(cái)、物資源的浪費(fèi)，還可能引發(fā)票據(jù)的遺失。

2. 審核工作量大且效率較低，報(bào)銷時(shí)效性不足

費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)關(guān)乎企業(yè)多數(shù)員工的切身利益，報(bào)銷的時(shí)效性不僅是財(cái)務(wù)部門工作效率的重要體現(xiàn)，關(guān)系費(fèi)用信息的及時(shí)確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告，也一定程度上影響報(bào)銷員工的工作積極性。A企業(yè)分支機(jī)構(gòu)眾多，工程項(xiàng)目遍布國(guó)內(nèi)外多個(gè)地區(qū)，且財(cái)務(wù)部門多實(shí)行集中辦公，多數(shù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)人員不在同一地區(qū)，存在地域性的協(xié)同差異，所以費(fèi)用報(bào)銷用線上線下審批相結(jié)合的模式。該模式雖然一定程度上提高了審核效率，但由于審核時(shí)以影像信息為主，效率受信息上傳質(zhì)量因素的影響較大。此外，票據(jù)類型的差異也將導(dǎo)致審核工作繁雜，特別是對(duì)各類發(fā)票的真實(shí)性、合法性核驗(yàn)，需投入大量的時(shí)間與人力，造成審核效率低下，且隨著業(yè)務(wù)量的增大，易造成大量單據(jù)堆積，從而導(dǎo)致審核不嚴(yán)格，審核質(zhì)量難以保證。

報(bào)銷流程中，發(fā)票作為重要的憑證是財(cái)務(wù)審核的重點(diǎn)，由于發(fā)票尚未完全實(shí)現(xiàn)無紙化，線上審核有時(shí)流于形式，項(xiàng)目基層財(cái)務(wù)審核紙質(zhì)報(bào)銷單后，還需線上再次審核，反而增加了工作量。此外，由于日常業(yè)務(wù)量眾多，面對(duì)海量單據(jù)，企業(yè)現(xiàn)有的共享系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)流程的分配規(guī)則仍需改進(jìn)，應(yīng)考慮到當(dāng)單據(jù)緊急程度、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等因素，進(jìn)一步改進(jìn)算法規(guī)則，綜合考量多種因素實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的智能分流，避免因財(cái)務(wù)共享中心處理不及時(shí)可能給企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)造成的不利影響。

3. 風(fēng)險(xiǎn)防控自動(dòng)化程度低，人工操作較多

內(nèi)部控制作為企業(yè)的免疫系統(tǒng)，是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理不可分割的一部分，其目的在于防止企業(yè)資產(chǎn)流失、保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、確保經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略有效實(shí)施。有效的內(nèi)部控制滲透于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)各方面，在企業(yè)日?；顒?dòng)中起到防御、穩(wěn)定和監(jiān)測(cè)的作用。

由于當(dāng)前發(fā)票尚未實(shí)現(xiàn)完全無紙化，企業(yè)對(duì)電子發(fā)票的管理仍不健全，難免會(huì)出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷等違規(guī)情況，對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別主要依靠財(cái)務(wù)人員的謹(jǐn)慎程度，現(xiàn)有系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)校對(duì)識(shí)別功能。此外，目前A企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷側(cè)重對(duì)單個(gè)流程費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)與合規(guī)性的審核，忽略從整體及相關(guān)性（如收入與費(fèi)用確認(rèn)的相關(guān)性）視角對(duì)費(fèi)用開支的管控，給業(yè)務(wù)人員提供了可操作空間，如對(duì)單次超出標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用拆分開票多次報(bào)銷。當(dāng)某項(xiàng)費(fèi)用超出合理范疇時(shí)，能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施，完全依賴于財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)及專業(yè)性水平。因此，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別及管控是企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)待解決與優(yōu)化的。

4. 缺乏數(shù)據(jù)的可視化分析，預(yù)算管理流于形式

無論是受托責(zé)任觀還是決策有用觀，都強(qiáng)調(diào)獲取及時(shí)的、如實(shí)反映的會(huì)計(jì)信息，減少不對(duì)稱性。會(huì)計(jì)信息作為重要資源，既是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的結(jié)果，也為業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展提供依據(jù)，作為企業(yè)的數(shù)字中臺(tái)，財(cái)務(wù)共享的職能不僅局限于會(huì)計(jì)核算，更體現(xiàn)為數(shù)據(jù)的獲取、管理與利用。而A企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享對(duì)經(jīng)營(yíng)決策的支持作用仍有待提升，業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)共享的認(rèn)知與頂層設(shè)計(jì)存在偏差，阻礙了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的雙向融合。

A企業(yè)業(yè)務(wù)分布呈現(xiàn)明顯的跨區(qū)域特征且項(xiàng)目眾多，財(cái)務(wù)人員的專業(yè)性水平也存在一定差異，使得預(yù)算管理流于形式，對(duì)費(fèi)用開支缺乏細(xì)致的預(yù)算，對(duì)費(fèi)用支出的管控意識(shí)較為薄弱。利用費(fèi)用可視化分析為預(yù)算制定提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐，是該企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的盲區(qū)。此外，由于缺乏有效的數(shù)據(jù)分析，當(dāng)決策者需要某項(xiàng)數(shù)據(jù)時(shí)，需財(cái)務(wù)人員即時(shí)統(tǒng)計(jì)，信息提供速度將受限于手工統(tǒng)計(jì)的低效率，且不能保證準(zhǔn)確性，從而影響決策制定。

三、A企業(yè)財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷管理優(yōu)化路徑

針對(duì)業(yè)務(wù)流程存在的問題，本文主要從以下三個(gè)方面提供了解決思路：應(yīng)用OCR識(shí)別、端口連接、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集；應(yīng)用RPA技術(shù)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)定實(shí)現(xiàn)單據(jù)智能分流與審核；通過風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控實(shí)現(xiàn)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的持續(xù)跟進(jìn)。此外，由于現(xiàn)有共享系統(tǒng)的管理功能未得到有效應(yīng)用，對(duì)此企業(yè)應(yīng)樹立“大會(huì)計(jì)”的理念，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)與內(nèi)部控制的集成與統(tǒng)一，連接并整合企業(yè)及其利益相關(guān)者，注重?cái)?shù)據(jù)的管理與價(jià)值應(yīng)用，將數(shù)據(jù)可視化分析納入系統(tǒng)，為預(yù)算與決策的制定給予更科學(xué)的支撐。

（一）優(yōu)化數(shù)據(jù)采集方式，加快生態(tài)場(chǎng)景構(gòu)建

針對(duì)業(yè)務(wù)流程的申請(qǐng)，應(yīng)充分發(fā)揮“兩種途徑”的作用，加強(qiáng)移動(dòng)端報(bào)銷路徑運(yùn)行的穩(wěn)定性，優(yōu)化頁(yè)面設(shè)計(jì)，降低響應(yīng)延時(shí)性，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感，提高申請(qǐng)的效率與便捷度；針對(duì)票據(jù)信息的錄入，應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)共享系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)木珳?zhǔn)性與穩(wěn)定性；針對(duì)影像信息的采集，應(yīng)使用OCR與自然語言處理技術(shù)（NLP）實(shí)現(xiàn)對(duì)支票、發(fā)票及其他附件的有效識(shí)別，提取關(guān)鍵字段信息，并轉(zhuǎn)化輸出為口徑統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，并利用RPA模擬人工操作，基于明確計(jì)算機(jī)規(guī)則編寫腳本，替代簡(jiǎn)單重復(fù)且規(guī)律性的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)錄入與跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移。

作為企業(yè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)，著眼于業(yè)務(wù)活動(dòng)的價(jià)值鏈、注重價(jià)值生態(tài)系統(tǒng)的打造，是數(shù)字時(shí)代財(cái)務(wù)共享的發(fā)展方向。企業(yè)應(yīng)打破傳統(tǒng)的封閉、固化思維模式，以數(shù)據(jù)為核心，以價(jià)值生態(tài)系統(tǒng)為范圍，逐步搭建智能財(cái)務(wù)生態(tài)場(chǎng)景。作為建筑施工企業(yè)，工程項(xiàng)目常分散于不同地區(qū)，差旅費(fèi)是其費(fèi)用開支的重要組成部分，因此，企業(yè)可以將差旅費(fèi)用報(bào)銷管理作為打通內(nèi)外部系統(tǒng)的突破口，將財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)進(jìn)行底層數(shù)據(jù)層面的集成，建設(shè)嵌入式商旅管理應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用信息端對(duì)端獲取與報(bào)銷申請(qǐng)的自動(dòng)生成，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，打通業(yè)財(cái)壁壘，也有助于提高費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)效性，使費(fèi)用歸屬期間準(zhǔn)確無誤，提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性與可靠性。

（二）關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制，實(shí)現(xiàn)審核自動(dòng)化與智能化

在單據(jù)審核階段，A企業(yè)財(cái)務(wù)審核的要點(diǎn)包括：費(fèi)用報(bào)銷是否合理、信息錄入正確與否、發(fā)票或收據(jù)是否合規(guī)、其他必要附件是否齊全等。對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷的合理性判斷，可以利用規(guī)則引擎，根據(jù)支出類型及企業(yè)相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷制度，在系統(tǒng)中植入各項(xiàng)費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)與附件上傳規(guī)則，并將費(fèi)用預(yù)算納入合理性評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)中，在流程發(fā)起階段對(duì)費(fèi)用開支的合理性進(jìn)行初步審核，降低因此產(chǎn)生的駁回率；對(duì)于發(fā)票或收據(jù)的合規(guī)性審查，通過預(yù)先設(shè)定票面規(guī)則自動(dòng)讀取并審核日期、金額、應(yīng)稅行為信息、購(gòu)銷雙方信息等，并運(yùn)用RPA完成發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)，自動(dòng)稽核其真實(shí)性，降低人為因素導(dǎo)致的錯(cuò)誤率，提高單據(jù)審核效率；當(dāng)共享系統(tǒng)無法按照預(yù)設(shè)的規(guī)則自動(dòng)處理時(shí)，將自動(dòng)識(shí)別并轉(zhuǎn)入人工審核通道。

報(bào)銷審核的時(shí)效性尤為重要，且海量單據(jù)更是對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求。因此，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)流程的合理分流與排序，根據(jù)“依風(fēng)險(xiǎn)定分配，先發(fā)起先審批”的原則對(duì)業(yè)務(wù)流程智能化分配，有利于加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控，提升審核效率。對(duì)一些重要且緊急的單據(jù)，應(yīng)設(shè)置特殊通道，由業(yè)務(wù)發(fā)起人提出申請(qǐng)，通過優(yōu)先排序?qū)崿F(xiàn)優(yōu)先及加急審核執(zhí)行路徑，避免因流程未能及時(shí)處理造成的不利影響。

（三）設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，實(shí)時(shí)風(fēng)險(xiǎn)自評(píng)與管控

現(xiàn)有研究大多提出建立業(yè)務(wù)流程申請(qǐng)人信用機(jī)制，將報(bào)銷時(shí)效與信用等級(jí)相對(duì)接，一定程度上降低了風(fēng)險(xiǎn)。除了對(duì)“人”信用評(píng)級(jí)，還可以根據(jù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)容對(duì)“流程”評(píng)定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，挖掘提取大量單據(jù)數(shù)據(jù)，通過模型構(gòu)建總結(jié)每種費(fèi)用開支的歷史風(fēng)險(xiǎn)特征評(píng)定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并綜合考量多種因素影響，利用遺傳算法等智能優(yōu)化算法優(yōu)化業(yè)務(wù)量分流路徑，實(shí)現(xiàn)基于不同規(guī)則下的審核執(zhí)行路徑。當(dāng)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管控能力達(dá)到一定程度后，可將上述方式結(jié)合構(gòu)建多維風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)模型，提取關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)制作風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)地圖，實(shí)現(xiàn)對(duì)每項(xiàng)流程的風(fēng)險(xiǎn)自評(píng)。

針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步完善共享系統(tǒng)的自動(dòng)管控功能，運(yùn)用柔剛并存的控制規(guī)則，實(shí)現(xiàn)智能化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受程度之內(nèi)。以員工借支備用金為例，系統(tǒng)根據(jù)借支期限與申請(qǐng)人信用評(píng)定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并設(shè)置自動(dòng)防御機(jī)制，設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)定期作出風(fēng)險(xiǎn)提示與借款核銷提醒；若提示后仍久未歸還，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并自動(dòng)采取相應(yīng)措施進(jìn)行管控，及時(shí)降低或消除風(fēng)險(xiǎn)；針對(duì)一些特殊款項(xiàng)，系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理制度，支持延期還款，使費(fèi)用報(bào)銷場(chǎng)景更靈活、可控。此外，還應(yīng)通過關(guān)聯(lián)分析等持續(xù)改進(jìn)規(guī)則引擎、優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)模型，針對(duì)流程的不同階段分別進(jìn)行事前風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、事中風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與事后風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，形成全方位的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制閉環(huán)，更精細(xì)化地控制共享作業(yè)操作風(fēng)險(xiǎn)。

（四）數(shù)據(jù)可視化分析，促進(jìn)業(yè)財(cái)深度融合

決策有用觀認(rèn)為會(huì)計(jì)的首要目標(biāo)是提供對(duì)決策、控制、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估有用的信息。作為綜合性的財(cái)務(wù)管理與數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，基于企業(yè)動(dòng)態(tài)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化分析、可視化實(shí)時(shí)報(bào)告，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的運(yùn)用提升至業(yè)務(wù)前端，促進(jìn)業(yè)財(cái)深度融合，是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展目標(biāo)。調(diào)研結(jié)果顯示，目前該企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的作用更多地側(cè)重于會(huì)計(jì)核算，業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)共享的認(rèn)知多為“財(cái)務(wù)部門的核算系統(tǒng)”。有效的數(shù)據(jù)是科學(xué)決策的基礎(chǔ)，要實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策”，應(yīng)不斷完善企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的數(shù)據(jù)管理功能，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)由數(shù)據(jù)存儲(chǔ)向數(shù)據(jù)全面采集與利用的轉(zhuǎn)型。

就費(fèi)用報(bào)銷而言，應(yīng)著眼于管理的全流程構(gòu)建多維分析體系。首先，對(duì)業(yè)務(wù)流程實(shí)時(shí)跟進(jìn)，可以及時(shí)查看狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)問題并分析，實(shí)現(xiàn)流程單量、審核時(shí)效等指標(biāo)的可視化，有利于為后續(xù)流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐，也有助于量化員工業(yè)績(jī)考核與評(píng)價(jià)；對(duì)費(fèi)用動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)分析，包括費(fèi)用發(fā)生額的變動(dòng)特征、費(fèi)用與收入和預(yù)算的關(guān)系等，根據(jù)管理需求自動(dòng)篩選數(shù)據(jù)并提供直觀展示。其次，應(yīng)結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)模型與企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境，根植企業(yè)價(jià)值鏈深度挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)，通過多維分析，綜合釋放數(shù)據(jù)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批流、控制流與數(shù)據(jù)流的統(tǒng)一，助力管理者全方位把控報(bào)銷數(shù)據(jù)，縮短從獲取信息、做出決策到采取行動(dòng)的鏈條，發(fā)揮財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的價(jià)值創(chuàng)造功能。最后，基于大數(shù)據(jù)的描述與診斷性分析，企業(yè)應(yīng)利用人工智能技術(shù)預(yù)測(cè)業(yè)務(wù)的未來發(fā)展，將機(jī)器預(yù)測(cè)的“最優(yōu)解”與決策者個(gè)人研判充分結(jié)合，加快推進(jìn)智能決策“駕駛艙”構(gòu)建，輔助決策者作出科學(xué)合理的戰(zhàn)略決策選擇，使會(huì)計(jì)信息充分融入財(cái)務(wù)管理與企業(yè)決策制定中，促進(jìn)資源的優(yōu)化配置，提升協(xié)同效益。

四、結(jié)語

費(fèi)用報(bào)銷作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)的核心業(yè)務(wù)之一，其數(shù)字化、智能化變革是大勢(shì)所趨，如何利用數(shù)字技術(shù)有效搭建智能財(cái)務(wù)場(chǎng)景仍需要不斷地探索。本文基于對(duì)A企業(yè)財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀與問題的分析，著重從流程整合與數(shù)據(jù)管理角度探索了其數(shù)字化路徑。通過規(guī)范化、自動(dòng)化的流程設(shè)計(jì)將費(fèi)用報(bào)銷管理制度以系統(tǒng)的方式呈現(xiàn)，有助于減少冗余流程，提高費(fèi)用報(bào)銷審批效率，提升用戶體驗(yàn)和財(cái)務(wù)服務(wù)水平。通過智能化的數(shù)據(jù)管理將報(bào)銷過程和結(jié)果以可視化的形式直接傳遞至各環(huán)節(jié)，有助于提高費(fèi)用報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)管控水平，為科學(xué)、合理的預(yù)算與決策服務(wù)，隨時(shí)隨地提供高質(zhì)量的信息，促進(jìn)財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型與價(jià)值創(chuàng)造。除此之外，要將上述優(yōu)化路徑落到實(shí)處，企業(yè)應(yīng)綜合考量可行性因素與成本效益原則，逐步穩(wěn)步按需推進(jìn)。

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（作者單位：龐曉宇，合肥工業(yè)大學(xué)管理學(xué)院；袁偉，中鐵建工集團(tuán)上海分公司）