信息化環(huán)境下文書檔案管理質(zhì)量提升策略研究

文/南京旭洲電子科技有限公司 周曉玲

文書檔案的管理是單位內(nèi)部管理的組成部分，是各項工作的真實記錄，為機關事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)提供有效的保證，其保密性強、憑證和情報價值高的特點對信息化管理提出更高要求。就當前文書檔案管理態(tài)勢來看，信息化建設進程的加快與文書檔案管理理念、質(zhì)量、方式的滯后產(chǎn)生了一定程度的矛盾?；诖耍瑱n案工作者應積極探索信息化背景下文書檔案管理的新趨勢、新特點、新問題，探尋應對的方法措施，以更好地推動文書檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

一、信息化環(huán)境下文書檔案管理的價值延伸

信息化環(huán)境下文書檔案管理面臨著兩大時代背景：一是地方檔案機構改革。自從黨的十九屆三中全會公布了《中共中央關于深化黨和國家機構改革的決定》后，基層檔案管理部門的格局發(fā)生了重大改變，其中最為關鍵的是檔案部門從“局館合一”變?yōu)椤熬逐^分離”。機構改革后，檔案服務部門的職責更加清晰，這就要求文書檔案信息化管理工作要更好地發(fā)揮檔案資源價值，提升管理水平；二是服務型政府建設。隨著服務型政府建設的不斷深化，信息化環(huán)境下文書檔案工作不僅要面向單位內(nèi)部的管理與決策，也應探索其在檔案公共服務方面的價值作用。相對于其他類型的檔案來說，文書檔案保密要求高，管理環(huán)境相對封閉，保存載體較為單一，如何滿足機關、企事業(yè)單位、民眾在資源管理、教育等多元化、多層次的需求，如何在提高社會治理水平、服務社會經(jīng)濟發(fā)展方面發(fā)揮重要價值，成為文書檔案管理質(zhì)量提升的重心。從供給側的角度來看，檔案管理部門還存在資源開發(fā)能力不足、管理環(huán)境封閉、服務方式滯后等諸多問題，這導致文書檔案信息化建設和管理質(zhì)量提升與其他類型檔案相比存在一定差距。從需求側看，單位內(nèi)部層面對于檔案信息資源的多元需求尚未完全激活和打開，這些問題都影響著文書檔案高質(zhì)量發(fā)展，一定程度阻礙了文書檔案信息化建設工作的持續(xù)推進。

2021年6月印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）中進一步明確了檔案工作的主要任務包括“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現(xiàn)代化”“深入推進檔案資源體系建設，全面記錄經(jīng)濟社會發(fā)展進程”，同時也提出要“以高質(zhì)量發(fā)展為主題”。這些都表明了政府層面從政策角度強化地方對檔案信息化建設和檔案高質(zhì)量發(fā)展的重視程度，給文書檔案管理質(zhì)量提升提出了方向性引導。“十四五”以來，文書檔案工作規(guī)范化和標準化程度不斷提升，同時在信息化的幫助下檔案資源得以豐富，這也給文書檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展提供了有效保障，迫切要求創(chuàng)新文書檔案工作的理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。

二、信息化環(huán)境下文書檔案管理質(zhì)量提升的要素

（一）主體要素。主體要素主要包括以下層面：1.黨政部門負責文書檔案的總體領導。全國人大常委會委員長栗戰(zhàn)書指出，檔案工作具有鮮明的政治性。檔案工作無論發(fā)展到什么階段，仍要堅定不移強化檔案工作的政治屬性，切實履行“黨管檔案工作”的責任。具體而言，黨政部門要做好文書檔案的統(tǒng)籌、規(guī)劃與發(fā)展工作。2.業(yè)務部門負責檔案監(jiān)督指導。檔案管理部門要做好文書檔案工作的“把關人”，圍繞信息化環(huán)境下文書檔案的新特點、新趨勢加強對文書檔案工作的質(zhì)量監(jiān)督，不斷提升文書檔案的管理與利用水平。3.廣大員工的積極參與。文書檔案工作的最終落腳點是服務單位發(fā)展大局、服務各利用主體。一方面，要充分考慮到不同主體的文書檔案利用需求，有的放矢地開展檔案服務；另一方面，要積極鼓勵廣大員工參與到檔案管理工作中。

（二）內(nèi)容要素。內(nèi)容要素是文書檔案資源的價值所在，也是檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的根基和源泉。一般來說，文書檔案管理質(zhì)量提升應突出單位特點、業(yè)務特色，主要包括以下部分：1.歷史類檔案。歷史類檔案是傳承單位文化最重要的載體之一，直接體現(xiàn)了單位發(fā)展的方方面面，凝聚著一代又一代領導和一線員工的共識，有助于凝練文書檔案的文化內(nèi)涵。針對此類檔案應做好數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，重點對重大時期內(nèi)單位管理決策和相關制度文件進行數(shù)字化存檔與價值鑒定。2.業(yè)務類檔案。包括單位上下大大小小的管理制度、決策過程、會議紀要等等，真實記錄和反映了單位在各個歷史時期和社會環(huán)境下的發(fā)展脈絡，有助于對單位長遠發(fā)展提供良好的決策支持，推動業(yè)務持續(xù)革新與優(yōu)化。針對此類檔案，應在數(shù)字化的基礎上應用文本分析和數(shù)據(jù)挖掘技術，明確檔案資源的價值，找出不同業(yè)務之間檔案的關聯(lián)，厘清單位發(fā)展脈絡。

（三）體系要素。為推動文書檔案管理質(zhì)量提升，應建立集治理、資源、利用為一體的文書檔案工作體系：治理層面應遵循依法、科學和為民三個原則?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，要進一步完善檔案法規(guī)制度和標準規(guī)范。領導層應根據(jù)信息化環(huán)境及時調(diào)整相關標準，不斷完善規(guī)章制度和體制機制。1.科學方面，重點要提升管理水平和信息化水平，推動檔案數(shù)字化工作有序開展，豐富數(shù)字檔案資源庫，為檔案的利用提供強有力的支撐與保障。2.為民方面，應立足文書檔案管理與利用過程中的需求和現(xiàn)實困難，創(chuàng)新檔案服務與利用方式。3.資源層面。根據(jù)上文中闡述的內(nèi)容要素，著力構建起集歷史類檔案、業(yè)務類檔案為一體的檔案資源庫，為文書檔案高質(zhì)量管理做好資源儲備。利用層面。突出信息化特征，為各服務對象營造信息化、便利化的文書檔案利用服務。

三、信息化環(huán)境下文書檔案管理質(zhì)量提升策略

（一）進一步提高對文書檔案信息化管理的認識。信息背景下，文書檔案資源增長迅速、管理難度加大，要想推動文書檔案管理標準化、規(guī)范化，提升管理質(zhì)量，有必要建立分級管理制度。1.領導層面。一要根據(jù)業(yè)務特性明確文書檔案管理的負責人。信息化背景下，文書檔案工作的技術性、服務性進一步增強，對單位行政管理和長遠發(fā)展都起到參考與憑證作用，涉及各部門的協(xié)調(diào)處理，因此單位內(nèi)部應指定一名黨委成員分管檔案工作，同時成立檔案工作領導小組，明確小組成員分管的具體業(yè)務領域，將責任落到實處。分管領導應將檔案列入下屬各個部門的工作績效和考核中，作為評價部門行政工作的重要參考依據(jù)之一。二要確立現(xiàn)代化的檔案管理理念。所謂現(xiàn)代化，就是要推動檔案管理向信息化、服務化、法制化的轉(zhuǎn)變。做好信息化建設的招投標，加強單位內(nèi)部檔案法制宣傳與制度建設，增強服務意識，推動檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。2.檔案管理人員層面。一要強化對文書檔案管理工作重要性的認識，充分認識到文書檔案發(fā)揮的多元價值和意義。從業(yè)務角度來說，應認識到信息化背景下文書檔案管理新趨勢對工作技能的新要求。一方面，檔案管理人員要強化基礎業(yè)務知識，學習最新法律法規(guī)和檔案管理規(guī)范；另一方面，要學習最新的信息技術，包括檔案管理信息系統(tǒng)的應用，數(shù)據(jù)庫相關知識等，為文書檔案信息化管理提供堅實支撐。二要加強對文書檔案保密性的認識。文書檔案中有很多保密級別較高的文件，在信息化環(huán)境下面臨著更為復雜的安全環(huán)境，因此檔案管理人員應嚴格執(zhí)行相關保密制度和管理流程，防止文書檔案通過互聯(lián)網(wǎng)泄露。

（二）理順管理機制，完善制度建設。1.進一步理順管理機制，實現(xiàn)多個參與主體的互聯(lián)互通，根據(jù)上文中的主體要素，建立統(tǒng)一的文書檔案管理標準和系統(tǒng)，推動檔案的無障礙流動，進一步提高文書檔案資源利用效率。同時，根據(jù)上級部門對文書檔案利用的要求、時限等做好檔案的分層次、分級管理。此外，還應促進檔案部門與其他部門的合作開發(fā)，充分調(diào)動起各個參與主體的積極性，實現(xiàn)互聯(lián)互通的文書檔案管理格局。2.完善管理制度。具體而言，是針對信息化環(huán)境下文書檔案資源特點、管理流程改變等具體領域做好制度的細化，特別注重信息化建設過程中檔案歸檔、甄別、轉(zhuǎn)換、保管、分析、利用等環(huán)節(jié)的分類管理制度，加強各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理與監(jiān)控。同時，還要考慮到檔案數(shù)量激增、管理條目增多和數(shù)據(jù)類型更加復雜的情況，由相關職能部門參與制訂具體領域管理制度，避免出現(xiàn)“管理空白”和“制度空白”。

（三）加強文書檔案基礎設施建設。信息化環(huán)境下，文書檔案的數(shù)據(jù)密度進一步增大，同時還應滿足實體檔案管理和數(shù)字化檔案管理，給檔案管理部門帶來較大壓力，為提高文書檔案管理質(zhì)量，做好檔案的長期保管與利用工作。1.加強專門檔案室建設。實體檔案管理方面，要設有專門的檔案保管室，與綜合辦公室區(qū)分開。在數(shù)字檔案方面，首先做好數(shù)字檔案的完整性和安全性管理，通過統(tǒng)一的命名方式與標準完成電子組卷，對于缺少電子簽名、內(nèi)容不完整的檔案及時整改方可歸檔存儲。利用率較高的圖片和文檔應遵循“輕量化”存儲的原則，便于后期的調(diào)用和流轉(zhuǎn)。同時，檔案管理部門應當安排專職人員對硬件設備和辦公場所進行設備維護和日常管理，最大限度地延長檔案數(shù)字化管理設施的使用壽命和生命周期，避免檔案數(shù)字化管理設備和設施的無端浪費。2.加強數(shù)字化檔案的備份管理。在備份介質(zhì)上，綜合使用移動硬盤、磁盤陣列、光盤3種備份介質(zhì)（3套備份），在實施檔案數(shù)字化工作時，將驗收合格的檔案數(shù)字化成果存入光盤和移動硬盤，進行妥善保存。同時，為滿足在線利用需求，應將數(shù)字化檔案與檔案管理系統(tǒng)融合，同時配備大容量的磁盤陣列，用于備份存儲低容量格式的檔案數(shù)字化成果。通過不同介質(zhì)的互相搭配，發(fā)揮各自優(yōu)勢，兼容并蓄、優(yōu)勢互補，使得檔案數(shù)字化成果備份體系更加完備。

（四）構建文書檔案綜合管理系統(tǒng)。1.借助綜合管理系統(tǒng)推動文書檔案管理標準化、規(guī)范化。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)實體文書檔案，采用文件掃描和數(shù)碼成像等多種方式，將保管期限大于30年的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。對于新生成的文書檔案，采用單套制的管理模式，及時進行電子掃描和電子存儲，讓所有文書檔案資料都通過綜合管理系統(tǒng)查詢和調(diào)閱到。對于有價值的音頻、視頻，如會議紀要、會議紀實等材料，將光盤介質(zhì)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化介質(zhì)存儲。與此同時，為便于單位內(nèi)部對文書檔案的管理與利用，還應根據(jù)文書檔案的時間、密級、內(nèi)容等要素進行分級分類管理，做好目錄建設。2.要優(yōu)化檔案信息管理平臺，推動文書檔案共建共享。檔案信息管理平臺應分為三部分開展建設。首先，優(yōu)化文書檔案加工系統(tǒng)。這部分主要是針對文書檔案進行基礎性的加工與整理，如對于保管不規(guī)范或分類錯誤的文書檔案，進行增加、修改、刪除和打印等操作，一般來說，該系統(tǒng)的權限僅面向檔案管理人員或職能部門的兼職檔案員。其次，做好檔案信息管理平臺的前端系統(tǒng)。前端主要面向檔案利用人員，通常涵蓋單位內(nèi)部大部分員工，這部分應加強可視化建設，包括對文書檔案的展示、檢索和查閱，讓更多員工通過便利化的方式獲取檔案資料，提高檔案效率。最后，是檔案服務系統(tǒng)，提供模塊化的服務功能。用戶可根據(jù)個人需求在系統(tǒng)的各個服務模塊查詢和獲取信息，改變傳統(tǒng)檔案的中心服務模式，進一步縮短用戶與檔案資源之間的距離，點對點的利用方式有助于提高檔案利用率，化解傳統(tǒng)模式下的信息孤島難題，構建出多主體參與的協(xié)同服務模式。