基于大數據的地勘單位檔案數字化路徑探討

文/安徽省地勘局第二水文工程地質勘查院 黃蓓

一、大數據時代檔案數字化建設是大勢所趨

2016年，國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“積極響應數字中國建設，加快推進信息技術與檔案工作的深度融合”的要求。隨著信息技術的迅速發(fā)展，大數據在各行各業(yè)中的應用越來越廣泛。大數據不僅僅是一次顛覆性的技術革命，更是一場思維方式、行為模式與治理理念的全方位變革。對于各領域來說，大數據帶來了巨大的革新和發(fā)展空間。

2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”的建設目標。

檔案是社會生活中最真實可靠的原始記錄，是單位開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是單位核心信息資源與重要資產。地勘單位作為國家經濟建設發(fā)展的主力，擁有很多有價值的珍貴地質檔案，因此在大數據時代，地勘單位必須加快檔案數字化建設進程。

當前地勘單位中仍大多數延續(xù)傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，在檔案收集、查詢、統(tǒng)計、利用等方面效率不高，還給檔案管理人員的工作帶來了不便。數字化檔案就是打破紙質檔案管理的弊端，充分利用計算機技術、數據庫技術、存儲技術，將紙質載體檔案轉換成數字化形式存儲，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

二、當前地勘單位檔案管理特點

一個單位檔案管理形式與辦公形式密切相關，從某種角度來說，辦公形式決定檔案的發(fā)展。當前，地勘單位大多數沒有實行辦公自動化系統(tǒng)，辦公采用紙質化的多，從而限制了地勘單位檔案數字化建設進程。此外，地勘單位檔案管理還存在以下特點：

（一）歷史遺留問題?，F在的地勘單位很多是在20世紀90年代初由幾個地質隊合并而成的，當時檔案歸檔標準和管理水平都與現在有很大差距，再加上時間的變遷，單位地址的搬遷，管理人員的變動，導致地勘單位對那個年代的檔案了解熟悉程度不夠，目錄與實物不能對應，有的檔案目錄已經丟失。

（二）庫房空間有限。檔案數量年年增加，財務檔案、人事檔案等都要定期移交檔案室，都給儲存空間帶來壓力。

（三）檔案管理方式較傳統(tǒng)。大多數地勘單位仍沿用傳統(tǒng)紙質檔案管理方式，數字化檔案建設有的才起步，雖然單位主管部門也在推廣數字化檔案建設，一些單位也正在著手進行紙質檔案的掃描和錄入工作，但是需掃描的檔案數量多、人手少，再加上地質檔案很多涉密，有較多的大幅圖紙，這些都給數字化檔案初期建設帶來困難，影響了檔案數字化建設的進程，再加上檔案管理人員非專業(yè)出身，對數字化檔案建設的了解不深，很多工作仍處于摸索階段，因此，要想建成數字化檔案地勘單位，還需積極主動作為。

三、檔案管理數字化建設路徑探討

（一）前期準備。1.健全組織機構，提高重視程度。地勘單位作為公益一類、二類事業(yè)單位，肩負著較高的社會責任和經濟發(fā)展任務。需要成立檔案管理數字化建設領導小組和工作小組。領導小組要以分管辦公室領導為組長，其他班子成員為副組長，只有強化單位領導對檔案數字化的重視，才能使得檔案管理得到有效提高。領導小組下設工作小組，由各部門負責人組成，辦公室牽頭，各部門配合做好具體的數字化檔案工作。2.明確數字化范圍，確保按質按量完成?！懊鞔_檔案數字化范圍，這是前期準備階段較為重要的內容之一，事業(yè)單位可以遵循利用優(yōu)先和價值優(yōu)先的原則，對檔案數字化范圍及先后順序進行科學合理確定?！钡乜眴挝幻鞔_檔案數字化范圍及原則，對工作效率和進程起著決定作用。利用優(yōu)先即對利用頻率高的檔案，如職稱評聘、干部任免等檔案優(yōu)先掃描；價值優(yōu)先即對檔案內容進行鑒別，地質檔案很多是地勘單位所獨有的，極其珍貴、價值高，為保護原件，避免重復使用破損或者丟失，應將其優(yōu)先掃描。3.強化人財物配備，滿足運行基礎條件。固定場地、安排人員、配齊設備。檔案數字化場地要有足夠空間，按照庫房標準要做到“十防”：防火、防水、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防紫外線、防磁輻射。人員方面，考慮單位地質檔案多、專業(yè)性強，各業(yè)務單位需安排專業(yè)技術人員參與數字化檔案的建設。設備配備上，檔案數字化加工的設備主要包括掃描設備、存儲設備、電腦、復印機、打印機等，具體根據檔案實際情況確定使用設備種類。有條件的單位，要提前實行辦公自動化系統(tǒng)，最終實現和檔案數字化系統(tǒng)平行運行。同時，還要實現OA系統(tǒng)與檔案數字化系統(tǒng)的整合，實現文件在兩個系統(tǒng)的導入導出，避免將紙質文件再掃描，提高工作效率。4.重視理論制度建設，確保各項管理有章可循。加強對參與建設人員的理論知識學習，“目前涉及地勘檔案數字化應用的《巖心檔案管理規(guī)范》《紙質檔案數字化規(guī)范》《縮微膠片數字化技術規(guī)范》等，熟練掌握這些技術規(guī)范對數字化的基本要求和相關規(guī)定，從而制訂符合地勘單位檔案數字化實際的技術、保密、考核驗收等制度?！边@是前期重要的準備工作之一，對規(guī)范的熟練了解，可顯著提升工作質量和效率，促進管理水平規(guī)范化。5.編制實施方案，確保各項程序有據可依。一套完備的實施方案是進行檔案數字化操作的可靠依據，單位在準備階段必須根據自身檔案的實際情況，編寫好翔實的具體實施方案。一般實施方案包括：指導思想、基本原則、總體目標、具體任務、項目周期、人員安排、設備配備以及具體的方法措施和相關工作要求。這些內容貫穿數字化的全過程，保證項目的順利運行。

（二）過程中的運行。數字化檔案的實施環(huán)節(jié)是至關重要的，決定著數字化檔案的最終結果，在實施數字化檔案過程中，重點要注意以下五個環(huán)節(jié)：1.檔案移交與歸還。移交文件資料的完整性與及時性是確保項目按時按質完成的重要環(huán)節(jié)。各部門要做好檔案整理、掃描資料的移交手續(xù)，填寫好《檔案移交清單》，清點文件及資料內容、數量等，現場負責人員要與移交部門簽字確認。文件資料整理掃描完成后，歸還時要做好清點再確認工作。2.檔案整理。按照《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《檔案分類方案和檔案編號規(guī)則表》及《中華人民共和國檔案行業(yè)標準：紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2017》等要求，做好文書檔案及專業(yè)檔案的整理工作。文書檔案整理以“件”為單位，按照年度—機構—保管期限方法進行分類；專業(yè)檔案整理以“卷”為單位，按照專業(yè)分類方案進行整理歸檔，并設置二級門類代碼。（1）目錄數據準備。按照《檔案著錄規(guī)則》，確定著錄項、字段類型和長度，確保著錄內容無誤，格式統(tǒng)一；（2）編頁碼。逐頁對檔案進行編號，不出現重編、漏編，編號所使用的打碼機、筆墨不能破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響；（3）拆除裝訂。檔案掃描前，應拆除裝訂物，拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損壞；（4）裝訂。掃描完成后，按照檔案保管的要求重新裝訂，裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。根據紙張數量和厚度采用人工、三孔打孔機或電鉆等打孔穿線；（5）蓋歸檔章。按照歸檔章的格式要求，加蓋歸檔章，并按照格式要求填寫相應內容。3.檔案掃描及圖像處理。按照現有檔案管理系統(tǒng)要求，對檔案進行掃描，掃描圖像格式要確定好。掃描分辨率的選擇應保證掃描后圖像清晰、完整，一般分辨率不低于300dpi，破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，褶皺不平影響掃描質量的原件應先進行壓平處理后再進行掃描。對于一些幅面較大的檔案可使用數碼平臺進行掃描，或者通過縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備進行掃描。4.圖像數據的存儲。經驗收合格的完整數據應及時進行備份，備份載體的選擇要多樣化，可采用移動硬盤、光盤刻錄等實現多套備份，并做到異地保存。5.銜接檔案數字化管理系統(tǒng)。對檔案進行掃描是實現檔案數字化最關鍵的環(huán)節(jié)。單位要注重對檔案管理軟件的選擇，一般地勘單位檔案數字化管理系統(tǒng)包括地勘單位檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計和用戶管理等基本功能。單位可根據工作需要，直接采購或研發(fā)適合本單位檔案數字化管理的軟件。

（三）后期管理維護。檔案數字化建設是一項系統(tǒng)性較強的工程，在運行后，單位仍需要投入人力、物力、財力，要持續(xù)加大對檔案數字化管理的力度，后期管理維護重點有三個方面：1.重視數字化檔案制度建設。構建良好的檔案管理體系離不開制度建設。隨著檔案數字化管理體系的運行，過程中必然會出現各類問題。因此，需要在原有制度基礎上進行不斷完善修訂，對一些空白領域的內容進行重新制訂，確保各項工作能夠全面發(fā)展，有效落實。關于檔案數字化建設的制度有很多，如《數字化檔案使用制度》《數字化檔案安全保存制度》《數字化檔案保密制度》等等，健全相關的管理制度，是保證檔案管理體系順利運行的關鍵。2.提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)。要加大對檔案專兼職人員的檔案學習培訓力度，多參加貼合單位檔案工作實際內容的檔案培訓；多參與同外單位的檔案業(yè)務學習交流，取長補短；密切與駐地檔案管理部門的聯系，提升單位檔案管理水平的專業(yè)性，新入職的專兼職檔案工作人員要對單位檔案規(guī)章制度有系統(tǒng)全面的了解，熟悉單位檔案工作流程，進行崗前檔案培訓，合格后方可上崗。要邀請數字化檔案方面的專家進行現場指導和數字化檔案知識的普及，深入了解數字化檔案建設的優(yōu)勢和過程，促進數字化進程的加快。3.強化對檔案數字化系統(tǒng)的升級和安全管理。聘請專業(yè)人員加強對檔案數字化系統(tǒng)的管理，對檔案數字化管理系統(tǒng)進行升級，解決系統(tǒng)漏洞問題，對檔案安全加以重視，加裝防火墻和殺毒軟件，防止檔案資料被竊取和破壞。要對檔案信息的存儲設備加強日常維護，防止數據的丟失。對重要的檔案信息可采用數據加密、權限認證讀取技術等手段。對內部工作人員要根據不同的工作環(huán)節(jié)設置相應的訪問限權。建立數字化檔案查閱管理臺賬，做到有據可查，追根溯源。

四、結語

綜上所述，在當前大數據時代，地勘單位檔案數字化建設勢在必行，但是要想建設好，單位領導重視是關鍵，地勘單位要結合實際現狀，重點從前期準備、建設中和后期維護管理三個階段入手，考慮全面提前準備，制訂具體實施方案，在建設中遇到問題，要有據可依，按照制度規(guī)范，不斷完善改進，要把檔案數字化建設當作一件持續(xù)性的長效工作去抓，達到實現全面提升檔案管理水平的目的，更好地發(fā)揮出檔案服務地勘單位轉型發(fā)展的功能。