信訪案件檔案精細(xì)化管理探析

文/山東省菏澤市曹縣信訪局 劉小雙

信訪案件檔案是信訪部門在處理信訪案件時(shí)從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像、圖表、電子數(shù)據(jù)等所有材料的歸檔案卷。近年來(lái)，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快、利益的調(diào)整與再分配以及人民維權(quán)意識(shí)的不斷提升，各種社會(huì)矛盾不斷涌現(xiàn)，由此產(chǎn)生的信訪案件無(wú)論從內(nèi)容上、數(shù)量上還是載體上都更加紛繁復(fù)雜，面對(duì)如此龐大的信訪案件材料，如何對(duì)案件檔案實(shí)行精細(xì)化管理，促進(jìn)案件檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，全面提升案件檔案管理水平，成為了目前信訪工作者面臨的重要問(wèn)題。

一、信訪案件檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏信訪案件檔案管理專項(xiàng)規(guī)章制度。筆者在基層信訪部門已工作多年，從目前信訪案件檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，普遍存在不規(guī)范、不細(xì)致、不科學(xué)的情況，缺乏信訪案件檔案管理專項(xiàng)規(guī)章制度，沒(méi)有規(guī)章制度作為指導(dǎo)，各業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，管理較為混亂，致使信訪案件檔案管理質(zhì)量相對(duì)較差。在分類存放方面，由于缺乏專項(xiàng)制度的指導(dǎo)，大部分信訪部門簡(jiǎn)單采取機(jī)構(gòu)分類法對(duì)案件材料進(jìn)行存放，這種簡(jiǎn)單的機(jī)構(gòu)分類法無(wú)法將檔案收集齊全，致使信訪案件檔案管理水平偏低，無(wú)法發(fā)揮出檔案管理最大的利用效用。

（二）重案件辦理輕檔案收集，收集、整理意識(shí)有待進(jìn)一步提高。由于信訪業(yè)務(wù)部門任務(wù)較重，平時(shí)工作中，往往過(guò)于強(qiáng)調(diào)信訪案件的辦理與化解，而對(duì)于信訪案件檔案的收集、整理、鑒別則鮮少提及，且檔案管理人員均為兼職人員，缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)及追蹤收集整理意識(shí)，往往造成登記接收的案件辦理情況歸檔不及時(shí)或不予歸檔，有些存檔檔案出現(xiàn)缺頁(yè)、少頁(yè)等整體不全問(wèn)題。信訪部門普遍缺乏對(duì)檔案管理必要的資金投入，檔案管理一直處于不被重視的邊緣地位，案件檔案管理整體水平和效率難以得到有效提升。

（三）業(yè)務(wù)部門之間溝通、銜接不夠，缺少信訪案件綜合管理體系。信訪部門根據(jù)信訪件來(lái)源途徑將業(yè)務(wù)科室分為網(wǎng)信科、辦信科及來(lái)訪科，不少信訪人對(duì)同一信訪問(wèn)題會(huì)通過(guò)來(lái)訪、來(lái)信、網(wǎng)上投訴等不同途徑反映，各業(yè)務(wù)部門在案件辦理時(shí)，各司其職，溝通、銜接度不高，缺乏信訪案件綜合管理體系，未能及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息共享，導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象突出，對(duì)于信訪人通過(guò)不同途徑反映同一信訪問(wèn)題的案件重復(fù)收集，不僅會(huì)增加工作人員的工作負(fù)擔(dān)，而且導(dǎo)致信訪案件檔案管理臃腫、混亂、分散，不符合信訪案件檔案管理的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。

二、信訪案件檔案實(shí)行精細(xì)化管理的效用

精細(xì)化管理是一種意識(shí)、一種觀念、一種精益求精的文化，其作為一種管理理念和管理技術(shù)，已被越來(lái)越多的管理者所接受。將精細(xì)化管理應(yīng)用于信訪案件檔案管理中，具體指通過(guò)信訪案件檔案管理制度的系統(tǒng)化和精細(xì)化，以系統(tǒng)化、規(guī)范化、數(shù)字化、信息化來(lái)推動(dòng)信訪案件檔案的精細(xì)化管理，促使信訪案件檔案管理工作更加高效，可產(chǎn)生以下效用：

（一）有利于建立信訪案件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化制度流程，提高檔案管理質(zhì)量和利用效率。精細(xì)化管理的本質(zhì)是“精確、細(xì)化、深入、規(guī)范”為特征的全面管理模式，是一種對(duì)戰(zhàn)略和目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過(guò)程，是讓企事業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過(guò)程。信訪案件檔案精細(xì)化管理模式的應(yīng)用，可以將分解管理滲透到案件檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，便于發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題和缺陷，制訂規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作制度與流程，促進(jìn)案件檔案管理工作精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信訪案件檔案管理最大化利用價(jià)值，便于社會(huì)各方面的利用。

（二）有利于明確工作人員職責(zé)，提升工作素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)。信訪案件檔案精細(xì)化管理就是將案件資料從材料收集、整理信息、鑒定、保管、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行任務(wù)分解，將工作目標(biāo)分解細(xì)化到每名工作人員，工作職責(zé)明確有利于提升檔案管理人員的工作素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而促進(jìn)信訪案件檔案管理工作的優(yōu)化。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)信訪部門檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。信訪案件的精細(xì)化管理，可以明確信訪部門檔案管理的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)而制訂科學(xué)合理的工作計(jì)劃，建立符合信訪特點(diǎn)的案件檔案管理規(guī)章制度，工作目標(biāo)的細(xì)化分解同時(shí)對(duì)案件檔案數(shù)據(jù)收集有著積極的促進(jìn)作用，有效地保證案件檔案的完整性與有效性。精細(xì)化管理模式的應(yīng)用，還可以促進(jìn)單位內(nèi)部的有效溝通與銜接，提高員工的協(xié)同性，促進(jìn)信訪部門檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

三、信訪案件檔案精細(xì)化管理的構(gòu)建策略

（一）建立信訪案件檔案管理規(guī)章制度?！盁o(wú)規(guī)矩不成方圓”，以明確的制度規(guī)章作指導(dǎo)，信訪案件檔案的精細(xì)化管理才有法可依，有章可循。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、地方性檔案管理實(shí)施細(xì)則及《信訪條例》規(guī)定，結(jié)合信訪工作實(shí)際，制訂信訪案件檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中要明確信訪案件檔案管理細(xì)節(jié)問(wèn)題。具體包括：1.明確信訪案件檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間和歸檔要求，一套完整的信訪案件檔案應(yīng)包括：（1）信訪人登記表及反映材料，主要收集初信、初訪材料，對(duì)于重復(fù)反映相同問(wèn)題的材料不作重復(fù)收集，對(duì)于反映材料有變動(dòng)的要進(jìn)行收集；（2）交辦記錄；（3）責(zé)任單位出具的受理/不予受理告知書及送達(dá)回證；（4）責(zé)任單位作出的處理意見(jiàn)書及送達(dá)回證；（5）聽(tīng)證材料；（6）信訪人的復(fù)查申請(qǐng)書及復(fù)查機(jī)構(gòu)出具的復(fù)查意見(jiàn)書；（7）信訪人的復(fù)核申請(qǐng)書及復(fù)查機(jī)構(gòu)出具的復(fù)核意見(jiàn)書；（8）案件調(diào)解處理過(guò)程中各種會(huì)議記錄、照片及視頻等資料，領(lǐng)導(dǎo)批示的還要有批示意見(jiàn)，上級(jí)交辦督辦件還需有辦結(jié)報(bào)告等。2.明確信訪案件檔案歸檔范圍及保管期限：（1）對(duì)于中央、省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦、督辦的案件，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，應(yīng)永久保存；（2）對(duì)于信訪后，通過(guò)依法分類處理程序，轉(zhuǎn)公檢法或相關(guān)行政部門處理的案件，有典型借鑒意義的，應(yīng)永久保存；（3）對(duì)于越級(jí)上訪中涉及面廣的群訪性信訪案件，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的，應(yīng)永久保存；（4）對(duì)于信訪事項(xiàng)經(jīng)調(diào)查屬實(shí)，且相關(guān)職能部門有處理結(jié)果的，涉及有關(guān)職能部門履行職責(zé)問(wèn)題及信訪群眾切實(shí)利益的，應(yīng)長(zhǎng)期保存；（5）對(duì)于一般性信訪案件材料，在較短時(shí)間內(nèi)有參考利用價(jià)值的，應(yīng)短期保存。3.明確案件檔案歸檔組卷標(biāo)準(zhǔn)，信訪案件檔案管理以收集保存完整、方便查詢利用為原則，可以根據(jù)信訪案件反映內(nèi)容采取年度—問(wèn)題—保管期限分類法；也可以根據(jù)案件辦理來(lái)源不同，分為領(lǐng)導(dǎo)批示件、重要信訪案件和一般信訪案件三類，領(lǐng)導(dǎo)批示件采用年度一批示人排列，重要信訪案件與一般信訪案件檔案可采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—信訪人姓名排列。為方便檢索利用，信訪案件案卷目錄中的信訪案卷題名應(yīng)包括來(lái)信來(lái)訪人員姓名或批示人姓名、信訪內(nèi)容等必備要素。4.明確制訂信訪案件檔案保存、查閱、借閱及銷毀規(guī)章制度，促進(jìn)信訪案件精細(xì)化管理體系的完善。

（二）制訂信訪案件管理流程，促進(jìn)精細(xì)化管理制度的落實(shí)。由于案件資料多而雜、業(yè)務(wù)部門之間缺少案件檔案綜合管理部門，造成信訪案件檔案管理分散、混亂的，有必要利用精細(xì)化管理模式，制訂案件管理具體工作流程，建立信訪案件綜合管理體系，具體可采用以下管理流程：先由各業(yè)務(wù)科室根據(jù)信訪案件檔案歸檔制度，收集案件資料，每月業(yè)務(wù)科室將案件資料統(tǒng)一移交到綜合部門對(duì)所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理，綜合部門一旦發(fā)現(xiàn)遺漏或者需要增加檔案文件時(shí)，要求業(yè)務(wù)部門再進(jìn)行補(bǔ)充性、針對(duì)性收集，待收集齊全之后再移交到綜合科室進(jìn)行統(tǒng)一管理。對(duì)于收集齊全的案件檔案由綜合部門再進(jìn)行整理、歸檔、分類、著錄、編目、裝訂、信息化保存、紙質(zhì)化保存、安全管理整個(gè)過(guò)程的系統(tǒng)性、規(guī)范性管理，這種綜合管理體系既保證了檔案收集的完整性與有效性，而且加速推動(dòng)了信訪案件管理的健康、協(xié)同、可持續(xù)發(fā)展。

（三）制訂“雙套”歸檔制度，建立信訪案件檔案電子化信息平臺(tái)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信訪案件檔案精細(xì)化管理需要現(xiàn)代化技術(shù)的支撐。制訂“雙套”歸檔制度，將電子文件與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的高效率轉(zhuǎn)化。在利用好全國(guó)信訪信息系統(tǒng)的同時(shí)，創(chuàng)建信訪案件檔案電子化信息平臺(tái)，具體可以從以下四方面著手：建設(shè)信訪檔案目錄、建設(shè)文件目錄、建設(shè)專題檔案目錄、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)電子化檔案信息平臺(tái)的建立，全面落實(shí)信訪案件檔案資源管理目標(biāo)，完善案件檔案管理模式，為案件檔案資源利用提供便捷條件。

（四）加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，并不定期對(duì)兼職工作人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，在增強(qiáng)其檔案管理理論水平和專業(yè)技能的同時(shí)，營(yíng)造信訪檔案精細(xì)化管理的文化氛圍，從整體上打造一支業(yè)務(wù)性強(qiáng)的檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，信訪案件檔案的精細(xì)化管理，可以提升信訪檔案管理質(zhì)量和效率，同時(shí)也是信訪工作制度體系不斷完善的必然要求，對(duì)于解決群眾合理訴求、維護(hù)政府公信力、提升社會(huì)綜合治理水平、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定有著極為重要的促進(jìn)作用。筆者針對(duì)基層信訪案件管理現(xiàn)狀，提出構(gòu)建精細(xì)化管理模式的建議，希望對(duì)進(jìn)一步完善信訪工作制度體系有一定借鑒意義。