航天企業(yè)科技檔案安全體系構(gòu)建與研究

文/北京航天發(fā)射技術(shù)研究所 肖瀟

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。企業(yè)檔案則是企業(yè)在科研、管理、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的文件材料以及實(shí)物、標(biāo)本。對(duì)于涉密單位如航天軍工企業(yè)來(lái)講，檔案涉及企業(yè)的核心秘密，涉及企業(yè)乃至國(guó)家的安全。隨著檔案信息化的迅速發(fā)展和檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型的加快，構(gòu)建檔案安全體系、確保檔案安全是航天企業(yè)及檔案工作人員面臨的重要課題。

一、科技檔案的特點(diǎn)及信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）航天企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)。航天企業(yè)作為科研生產(chǎn)單位，其檔案的主體是科技檔案?？萍紮n案是科研生產(chǎn)全過(guò)程及成果的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)的一種存在形式，是重要的技術(shù)資源。與普通檔案比較，科技檔案有其自身的特點(diǎn)。一是專(zhuān)業(yè)性，科技檔案作為企業(yè)科研、生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，是相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的產(chǎn)物，形成于特定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域。二是成套性，企業(yè)在某一科技、生產(chǎn)項(xiàng)目中形成的一系列相關(guān)的文件材料，記載和反映了該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程和最終成果，構(gòu)成了一個(gè)材料的整體。三是多樣性，就載體形式而言，除了紙質(zhì)檔案，還有磁帶、光盤(pán)、膠片等聲像檔案材料。四是現(xiàn)實(shí)性，科技文件材料歸檔后，不僅沒(méi)有退出現(xiàn)行使用過(guò)程，相反，由于科技活動(dòng)的繼承性和連續(xù)性，致使其在企業(yè)的科研生產(chǎn)中仍然發(fā)揮著作用。航天企業(yè)科技檔案除上述特點(diǎn)外，還具有涉密程度高、情報(bào)功能突出的特點(diǎn)。航天等國(guó)防軍工單位是國(guó)家重要企業(yè)和重要部門(mén)，承擔(dān)著國(guó)家重大科研生產(chǎn)項(xiàng)目，其檔案信息不僅涉及企業(yè)秘密，還往往涉及國(guó)家秘密。

（二）檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程，包括三個(gè)方面：一是檔案信息的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。二是檔案網(wǎng)站建設(shè)，檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)（或局域網(wǎng)）上建立的站點(diǎn)，一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。三是數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館是指運(yùn)用信息技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立的具有收集、管理、保存、利用等基本功能，能夠保證館藏?cái)?shù)字檔案信息可靠和可用的信息管理系統(tǒng)。檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。航天企業(yè)科技檔案作為國(guó)家檔案全宗的一個(gè)重要而又特殊的組成部分，必然響應(yīng)國(guó)家提出的“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展”的目標(biāo)要求，積極實(shí)行檔案電子化，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，大力推進(jìn)檔案管理信息化。

二、航天企業(yè)科技檔案安全體系建設(shè)的重要性

國(guó)家檔案局出臺(tái)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見(jiàn)》指出：“做好檔案安全工作是推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提，是健全檔案資源、利用、安全三個(gè)體系和構(gòu)建國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要保證?！睓n案安全體系建設(shè)的重要性體現(xiàn)在以下方面：

（一）是保守國(guó)家秘密、維護(hù)國(guó)家安全的需要。航天企業(yè)科技檔案不僅涉及企業(yè)商業(yè)秘密，而且涉及國(guó)防、軍工、科技攻關(guān)等領(lǐng)域的國(guó)家秘密，涉密多，層次高，保密工作尤顯重要。如果因保密工作未做好而將涉密信息泄露出去，不僅給企業(yè)、甚至給國(guó)家造成不可估量的損失。所以，航天企業(yè)檔案的保密工作是檔案安全工作的重中之重。

（二）是適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化、數(shù)字化工作也在全速發(fā)展之中，越來(lái)越多的檔案資料以電子文檔的方式存儲(chǔ)，方便人們查詢(xún)與利用。在此基礎(chǔ)上的數(shù)字檔案館建設(shè)也方興未艾。檔案信息化為檔案管理和檔案利用帶來(lái)了便利。同時(shí)，由此衍生出網(wǎng)絡(luò)隱患如數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害、信息竊取、人為損害等，這對(duì)檔案安全帶來(lái)十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也對(duì)數(shù)字檔案信息安全保障工作提出了新的要求。

（三）是完善與創(chuàng)新檔案管理、確保檔案安全的需要。航天企業(yè)都比較重視檔案安全，在保障檔案安全方面做了大量工作，但是也存在著諸多不足。認(rèn)識(shí)不到位、制度欠明確、責(zé)任不落實(shí)、管理不精細(xì)、人員欠專(zhuān)業(yè)等問(wèn)題不同程度地存在于航天企業(yè)檔案管理中，這就需要不斷完善和加強(qiáng)安全管理措施。隨著信息化建設(shè)和檔案數(shù)字化的快速發(fā)展，只有不斷創(chuàng)新檔案管理方式方法，才能確保檔案的安全。

三、航天企業(yè)科技檔案安全體系構(gòu)建

檔案安全體系是保障檔案安全的整體措施，應(yīng)從以下幾個(gè)方面構(gòu)建檔案安全體系。

（一）建立檔案管理安全責(zé)任體系。企業(yè)建立檔案管理安全責(zé)任體系，應(yīng)把檔案安全納入企業(yè)安全體系中，成為其中重要組成部分。首先，企業(yè)要加強(qiáng)檔案人員以及企業(yè)員工的安全思想建設(shè)，落實(shí)檔案安全責(zé)任制，為檔案安全構(gòu)筑起堅(jiān)固的思想防線。其次，要建立檔案安全管理組織體系，確定企業(yè)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案館（室）負(fù)責(zé)人和檔案管理人員的安全職責(zé)，將檔案安全責(zé)任層層分解、層層落實(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)層面，要有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，有關(guān)安全技術(shù)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)檔案工作。在實(shí)際工作中，把檔案安全保密工作同科研生產(chǎn)工作同計(jì)劃、同部署、同檢查、同總結(jié)、同評(píng)比。具體到檔案管理層面，檔案館（室）工作人員的崗位職責(zé)要分明，目標(biāo)要明確，把檔案安全保密工作落到實(shí)處。最后，要加強(qiáng)監(jiān)督責(zé)任，企業(yè)安全、保密部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)本單位檔案安全工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，并積極配合檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)開(kāi)展監(jiān)督管理工作。這樣，從企業(yè)整體到檔案館（室），從領(lǐng)導(dǎo)到職員，構(gòu)建一張檔案工作安全網(wǎng)。

（二）強(qiáng)化檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案安全的第一道防線?！稒n案法》規(guī)定，要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備。建設(shè)符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的館庫(kù)是確保檔案實(shí)體完整與安全的基本條件。檔案庫(kù)房必須專(zhuān)用，做到辦公室、閱覽室、庫(kù)房三分開(kāi)；按照檔案庫(kù)房“八防”要求，即防盜、防火、防水、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防污染，認(rèn)真落實(shí)好庫(kù)內(nèi)檔案防護(hù)措施。采用先進(jìn)防護(hù)技術(shù)與措施是確保檔案安全的技術(shù)支撐，如檔案館（室）以及檔案柜架，可以在傳統(tǒng)防范措施的基礎(chǔ)上裝備高科技安防系統(tǒng)，如電子密碼系統(tǒng)、人臉識(shí)別系統(tǒng)、紅外感應(yīng)系統(tǒng)、防盜控制報(bào)警系統(tǒng)等。檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不僅包括上述傳統(tǒng)的設(shè)施建設(shè)，還包括信息化安全設(shè)施建設(shè)，主要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件設(shè)施建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面，與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，防止檔案系統(tǒng)受到非法入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊。硬件設(shè)施方面，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其他支撐設(shè)備的配置必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，具有高可用性、高效性、安全性、可擴(kuò)展性等。軟件建設(shè)方面，應(yīng)當(dāng)遵循安全性、適用性、經(jīng)濟(jì)性、正版化等原則。

（三）完善檔案管理安全制度。檔案制度體系是檔案安全體系構(gòu)建的重要組成部分。安全制度體現(xiàn)在檔案人員崗位職責(zé)與工作規(guī)范、檔案設(shè)限與規(guī)定、設(shè)施設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)、紙質(zhì)檔案與電子檔案等各方面，貫穿于檔案的收集整理、歸檔保管、開(kāi)發(fā)利用全過(guò)程。主要有五個(gè)方面：立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制度。安全制度既可以體現(xiàn)在檔案管理綜合制度中，也可以建立單項(xiàng)制度、規(guī)定。隨著檔案信息化的推進(jìn)，建立與完善數(shù)字檔案安全保密制度是非常有必要的，比如制訂《檔案信息化建設(shè)保密管理制度》《電子文件歸檔與管理制度》《數(shù)字檔案查閱與利用制度》《檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度》等。企業(yè)要根據(jù)本單位檔案工作的目標(biāo)、要求和檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)部門(mén)發(fā)布的關(guān)于檔案工作的方針、政策，制訂并完善檔案管理工作制度，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化?？傊瑱n案安全制度要全面、系統(tǒng)，條文要嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于實(shí)施，并在實(shí)踐中不斷修訂完善。

（四）落實(shí)檔案管理安全措施。檔案安全最終要落實(shí)在檔案管理的日常工作中。檔案管理日常工作必須做到精細(xì)化。精細(xì)化管理落實(shí)在檔案形成、收集、整理、鑒定、保管、利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案的收集、整理應(yīng)及時(shí)完成，避免入庫(kù)前存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)出現(xiàn)泄密漏洞，特別要注意紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)掃描實(shí)現(xiàn)數(shù)字化過(guò)程中的保密。嚴(yán)格執(zhí)行檔案的定密制度，結(jié)合涉密文件材料受控要求，按照產(chǎn)品技術(shù)文件密級(jí)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)和密級(jí)標(biāo)識(shí)編號(hào)規(guī)定，對(duì)涉密文件材料進(jìn)行保管分類(lèi)、登記編號(hào)。在檔案保管中，要定期對(duì)檔案庫(kù)房、電子文檔載體和環(huán)境進(jìn)行檢查和檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理。根據(jù)企業(yè)涉密檔案的特點(diǎn)和保密要點(diǎn)，在提供傳統(tǒng)實(shí)體涉密檔案利用中，必須嚴(yán)格按照涉密文件借（查）閱審批程序辦理，履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)指定責(zé)任部門(mén)、指定責(zé)任人審批，嚴(yán)格按照涉密檔案各密級(jí)和知悉范圍提供借閱利用，并及時(shí)清繳收回。對(duì)超過(guò)保管期或標(biāo)識(shí)已作廢的科技檔案擬定銷(xiāo)毀時(shí)，嚴(yán)格履行企業(yè)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定與審批程序，銷(xiāo)毀時(shí)企業(yè)保密辦派人監(jiān)銷(xiāo)。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化。通過(guò)實(shí)施精細(xì)化的管理可以確保檔案的安全保密。檔案工作人員根據(jù)管理目標(biāo)、崗位職責(zé)和規(guī)章制度做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這樣才能更好地落實(shí)檔案管理安全措施。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，檔案管理隊(duì)伍要“牢記檔案工作的政治屬性，提高政治站位，增強(qiáng)政治自覺(jué)”；新修訂的《檔案法》規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能?！逼髽I(yè)要根據(jù)國(guó)家政策與規(guī)定，結(jié)合檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以從三個(gè)方面展開(kāi)：一是提高政治覺(jué)悟和理論素養(yǎng)，二是培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，三是提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

四、結(jié)語(yǔ)

航天企業(yè)科技檔案管理要從責(zé)任體系、基礎(chǔ)設(shè)施、制度體系、精細(xì)化管理和人員素質(zhì)等方面構(gòu)建安全保障體系，確保檔案安全、企業(yè)安全以至國(guó)家安全，以促進(jìn)檔案信息利用，為企業(yè)發(fā)展、國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和國(guó)防建設(shè)服務(wù)。