高校檔案服務(wù)信息化的探索與思考
——以同濟(jì)大學(xué)為例

文/同濟(jì)大學(xué)檔案館 周瑋 季玲玉

一、檔案服務(wù)信息化的必要性

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，是開(kāi)辟檔案管理現(xiàn)代化的新路徑。2020年6月新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》第五章，以及2021年10月出臺(tái)的《上海市檔案條例》第六章集中闡述了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和要求，在檔案數(shù)字資源利用安全得到保障的基礎(chǔ)上，推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門(mén)共享利用。新法規(guī)、新條例為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展指明了方向，只有和“互聯(lián)網(wǎng)+”緊密融合，搭上信息化發(fā)展的高速列車(chē)，開(kāi)發(fā)合適的利用途徑，才能在制度允許的范圍內(nèi)最大限度地合理利用館藏檔案，促進(jìn)社會(huì)效益提升，推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，傳統(tǒng)的面對(duì)面檔案服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)快節(jié)奏、高效率的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在日常的檔案服務(wù)利用過(guò)程中，相當(dāng)一部分用戶(hù)面臨距離遠(yuǎn)、時(shí)間緊的難題，但是以網(wǎng)絡(luò)為依托的信息化檔案服務(wù)可以消除空間距離遠(yuǎn)、時(shí)間成本高的屏障。因此，利用高科技手段和信息技術(shù)服務(wù)是檔案業(yè)適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。

二、檔案服務(wù)信息化的探索與實(shí)現(xiàn)

（一）“三位一體”自助服務(wù)。同濟(jì)大學(xué)檔案服務(wù)系統(tǒng)多年來(lái)致力于遠(yuǎn)程為用戶(hù)辦理業(yè)務(wù)。該系統(tǒng)于2021年全面升級(jí)改版，實(shí)現(xiàn)了“三位一體”（包括PC端、移動(dòng)端、自助終端）全新服務(wù)模式。PC端用戶(hù)可以通過(guò)dafw.#edu.cn網(wǎng)址訪(fǎng)問(wèn)檔案服務(wù)系統(tǒng)，移動(dòng)端用戶(hù)可以通過(guò)微信小程序“同濟(jì)e檔案”進(jìn)入該系統(tǒng)并注冊(cè)使用，根據(jù)自身需求選擇業(yè)務(wù)并提交訂單。提交成功后的用戶(hù)訂單進(jìn)入服務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)，由檔案館工作人員審核、受理、制作并寄送。“三位一體”的自助服務(wù)全面打開(kāi)了同濟(jì)大學(xué)檔案館的信息化服務(wù)進(jìn)程，為檔案資源更好地利用提供了廣闊的平臺(tái)。在此次信息化的升級(jí)中，除了開(kāi)通多終端服務(wù)外，還增加了不少新的特色服務(wù)：1.“雙碼”上陣便捷又安全。現(xiàn)場(chǎng)用戶(hù)通過(guò)微信掃碼的方式直接進(jìn)入“同濟(jì)e檔案”小程序，與遠(yuǎn)程搜索該小程序進(jìn)入服務(wù)系統(tǒng)不同的是，掃碼進(jìn)入的用戶(hù)須繼續(xù)輸入現(xiàn)場(chǎng)屏幕上的4位實(shí)時(shí)驗(yàn)證碼以證實(shí)其是現(xiàn)場(chǎng)辦理用戶(hù)，從而保障用戶(hù)的賬戶(hù)安全?，F(xiàn)場(chǎng)微信掃碼的用戶(hù)在選擇配送方式時(shí)，既可以選擇快遞寄送，也可以選擇現(xiàn)場(chǎng)自取，這是現(xiàn)場(chǎng)“雙碼”服務(wù)相較于遠(yuǎn)程服務(wù)最主要的區(qū)別。2.信息化設(shè)備助力“自助”服務(wù)。現(xiàn)場(chǎng)觸摸屏自助機(jī)作為現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)辦理的備用設(shè)備，專(zhuān)門(mén)配置了高速影像拍攝儀、身份證感應(yīng)識(shí)別器等輔助設(shè)備。用戶(hù)利用高速影像拍攝儀可以快速便捷地上傳辦理業(yè)務(wù)時(shí)需要的清晰完整的圖片，也可以利用身份證感應(yīng)識(shí)別器快速登錄已有賬戶(hù)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。信息化的輔助設(shè)備為前來(lái)辦理業(yè)務(wù)的用戶(hù)節(jié)省了寶貴時(shí)間，簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)辦理流程，極大提高了服務(wù)質(zhì)量。3.“業(yè)務(wù)登記”解決現(xiàn)場(chǎng)特殊情況。在服務(wù)全過(guò)程必須“留痕”的管理理念下，檔案服務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)專(zhuān)門(mén)增加了“現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)登記”流程。在現(xiàn)場(chǎng)用戶(hù)無(wú)法親自注冊(cè)辦理的特殊情況下，這一流程作為備用通道，由窗口工作人員登錄系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤式操作，并最終納入訂單系統(tǒng)中管理，這一流程的加入充分保障了業(yè)務(wù)的信息化管理。

同濟(jì)大學(xué)檔案館的現(xiàn)場(chǎng)特色信息化服務(wù)極大豐富了檔案服務(wù)現(xiàn)代化的表現(xiàn)形式，從方便用戶(hù)辦事的角度出發(fā)，在檔案服務(wù)中增加了信息化利用途徑，為用戶(hù)提供了很多實(shí)質(zhì)性的便利，在疫情防控期間發(fā)揮了舉足輕重的作用，大多數(shù)校友都了解并選擇了遠(yuǎn)程辦理方式，訂單數(shù)量激增，檔案館實(shí)現(xiàn)了從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

（二）檔案借閱線(xiàn)上服務(wù)。為了方便校內(nèi)單位借閱檔案，2021年11月，同濟(jì)大學(xué)檔案館在“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)上線(xiàn)了“檔案借閱”申請(qǐng)服務(wù)，徹底告別了手持介紹信來(lái)回奔波的檔案借閱步驟。該系統(tǒng)與學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)互聯(lián)互通，校內(nèi)教職工只要通過(guò)身份認(rèn)證登錄“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)，進(jìn)入“辦事大廳”模塊選擇“檔案借閱”事項(xiàng)，即可開(kāi)啟“一鍵辦理”的極速體驗(yàn)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案借閱事項(xiàng)的流轉(zhuǎn)，而且可以隨時(shí)查看辦理流程和進(jìn)度。1.“網(wǎng)上審批”提高效率。該服務(wù)不僅依托學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證確保檔案借閱人的身份信息準(zhǔn)確有效，并具備相關(guān)借閱權(quán)限，同時(shí)可調(diào)取學(xué)?！皡f(xié)同辦公系統(tǒng)”（簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)）中的所有人員最新人事數(shù)據(jù)信息，精確獲取流程中人員的工號(hào)、姓名、部門(mén)、手機(jī)號(hào)。當(dāng)遇到檔案借閱部門(mén)與檔案歸屬部門(mén)不一致的情況時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別借閱人所屬部門(mén)，將其中非本部門(mén)的檔案流轉(zhuǎn)到歸屬部門(mén)的OA秘書(shū)處，由OA秘書(shū)流轉(zhuǎn)至該部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，該部門(mén)審批通過(guò)后方可繼續(xù)借閱流程。檔案借閱線(xiàn)上服務(wù)將復(fù)雜耗時(shí)的介紹信開(kāi)具流程轉(zhuǎn)換成簡(jiǎn)單易操作的網(wǎng)上審批流程，化繁為簡(jiǎn)后，大大提高了校內(nèi)部門(mén)間的工作效率。2.“流程具化”降低風(fēng)險(xiǎn)。檔案借閱線(xiàn)上服務(wù)，充分利用模塊化的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，不僅簡(jiǎn)化了工作流程，而且避免了很多線(xiàn)下辦理過(guò)程中可能出現(xiàn)的人為操作失誤，減少了實(shí)體檔案外借需要承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)?！熬€(xiàn)上服務(wù)”的每一步驟均秉持“權(quán)責(zé)合一”的原則，申請(qǐng)、審批、調(diào)卷、歸還等一系列節(jié)點(diǎn)具體到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)了流程節(jié)點(diǎn)的可追溯辦理，方便了檔案管理人員隨時(shí)查看借閱詳情，及時(shí)跟蹤服務(wù)進(jìn)度。同時(shí)，該服務(wù)通過(guò)提取OA系統(tǒng)內(nèi)人員的手機(jī)號(hào)碼配套了短信提醒，每個(gè)節(jié)點(diǎn)完成后立刻短信提示下一節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人及時(shí)處理事務(wù)。除此之外，在借閱人未能及時(shí)歸還檔案的情況下，系統(tǒng)會(huì)在歸還日期當(dāng)日早8:00自動(dòng)發(fā)送“催還”短信至借閱人手機(jī)，并在其未歸還前定期發(fā)送“催還”短信，確保外借檔案盡早完整歸還至檔案館。這項(xiàng)服務(wù)的推出進(jìn)一步助力同濟(jì)大學(xué)走向“智慧校園”，也是檔案館信息化治理能力的新體現(xiàn)?！叭灰惑w”的自助服務(wù)和檔案借閱的線(xiàn)上服務(wù)標(biāo)志著同濟(jì)大學(xué)檔案館形成了兼顧內(nèi)外的信息化治理格局，朝著檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)邁出了關(guān)鍵的一步。

三、檔案服務(wù)信息化的優(yōu)化方向思考

（一）建立信息安全等保護(hù)機(jī)制。檔案服務(wù)系統(tǒng)在使用過(guò)程中涉及用戶(hù)的身份、學(xué)歷等重要信息，因此，高校在進(jìn)行檔案信息化改革的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)的安全性做出必要的保護(hù)手段，建立必要的信息安全等級(jí)保護(hù)機(jī)制。比如：對(duì)后臺(tái)用戶(hù)身份進(jìn)行必要的審核與權(quán)限管理、限制后臺(tái)用戶(hù)必須依托校園網(wǎng)方可登錄系統(tǒng)等各種信息保護(hù)手段，以確保前臺(tái)用戶(hù)數(shù)據(jù)的安全。

（二）加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化出證服務(wù)。檔案服務(wù)系統(tǒng)的訂單處理仍以快遞寄送紙質(zhì)版材料為主要形式，用戶(hù)的辦理周期受快遞運(yùn)送時(shí)間的影響長(zhǎng)短不一。因此，條件成熟的情況下，在實(shí)現(xiàn)電子簽章有效化的基礎(chǔ)上推出“在線(xiàn)出證”等服務(wù)，將電子版檔案納入可信數(shù)字認(rèn)證并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化出證，進(jìn)一步縮短用戶(hù)辦理業(yè)務(wù)的周期，方可真正實(shí)現(xiàn)“一站式”檔案信息化服務(wù)。

（三）促進(jìn)館藏資源社會(huì)化共享。館藏資源具有不可再生性與原始性，豐富的館藏資源助力于歷史、檔案、人物等研究，是實(shí)現(xiàn)其珍貴價(jià)值的必然途徑。但目前館藏資源的利用率并不高，檔案館大量的“紙”還沒(méi)有變?yōu)椤皩殹?。在信息化服?wù)逐漸成熟的趨勢(shì)下，檔案館應(yīng)該借助檔案服務(wù)系統(tǒng)和檔案借閱申請(qǐng)服務(wù)等平臺(tái)，打通館藏資源電子化分享的路徑，使優(yōu)質(zhì)館藏內(nèi)容得到社會(huì)化利用，實(shí)現(xiàn)其保存價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

同濟(jì)大學(xué)檔案館以便民利民為宗旨打造“智慧校園”，在新《檔案法》的具體指導(dǎo)下，對(duì)檔案服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改版，迎來(lái)了檔案服務(wù)信息化的嶄新面貌。“三位一體”的信息化檔案服務(wù)和校內(nèi)的“檔案借閱”線(xiàn)上服務(wù)為辦理者和服務(wù)者提供了雙向便利，促進(jìn)了社會(huì)的高效運(yùn)作和經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展日新月異的今天，高校檔案館追求與時(shí)俱進(jìn)，努力開(kāi)辟檔案信息化新風(fēng)貌，相信不久的將來(lái)，會(huì)為大眾帶來(lái)更高效的檔案服務(wù)體驗(yàn)。