干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)功能需求與設計研究

文/武漢軟件工程職業(yè)學院 解云菲；武漢市公安局國內(nèi)安全保衛(wèi)支隊 萬波

一、人事檔案信息化管理的內(nèi)容

（一）人事檔案的收集與整理。人事檔案的歸檔材料收集主要是指組織人事部門在工作活動中形成的材料，值得注意的是，有少部分材料是個人在社會活動中產(chǎn)生的，如專利發(fā)明、個人獎勵等材料，這一類材料需要檔案管理者留心定期收集。收集來的材料經(jīng)過嚴格的鑒定后去粗取精，去偽存真，經(jīng)過裱糊、分類、裝訂等程序?qū)堎|(zhì)檔案進行整理，整理好的紙質(zhì)檔案通過掃描、修圖、計算機處理等程序轉(zhuǎn)化成電子檔案。人事檔案隨時間動態(tài)推移逐漸豐富。

（二）數(shù)據(jù)庫建設與安全。人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設主要包括目錄數(shù)據(jù)庫和圖片數(shù)據(jù)庫，各種數(shù)據(jù)庫的建設有利于選拔人才，方便人事部門的管理，為領導決策提供依據(jù)。建立安全性高的人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺對檔案資源進行共享整合，需要做到如下幾步：首先，提高檔案管理人員的管理能力，不僅要樹立網(wǎng)絡環(huán)境下人事檔案的安全意識，更要通過信息化軟件技術保密功能保障檔案的安全，適度開放利用。其次，在保證電子檔案安全的條件下，搭建網(wǎng)絡利用平臺，使檔案工作從單一的收集和傳播變成雙向的互動，既實現(xiàn)了檔案管理者收集電子檔案的便捷，又方便檔案利用者的遠程需求。最后，通過智能監(jiān)控技術對檔案庫房、檔案數(shù)據(jù)平臺進行監(jiān)控管理。

（三）檔案信息的服務與共享。開發(fā)和積累人事檔案資源，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，使人事檔案更好地服務大眾。首先，思維創(chuàng)新是檔案服務的前提，通過網(wǎng)絡服務、公眾號宣傳展示檔案資源，提供網(wǎng)絡服務的渠道，積極宣傳檔案的價值和作用，培養(yǎng)群眾的檔案意識，廣泛地推廣檔案網(wǎng)絡的利用。其次，通過檔案信息化建設開通檔案遠程利用的便利通道，挖掘檔案利用者的潛在需求，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)建立服務人事檔案的信息網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)檔案遠程利用目標，從而達到信息的服務共享。

（四）人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份與維護。人事檔案系統(tǒng)在管理過程中遇到破壞、泄露、更改等惡意事件時，我們不僅需要通過法律來維護檔案的安全，更重要的是快速修復被破壞的數(shù)據(jù)庫，把損失降到最小。因此，在使用過程中，我們不僅要關注檔案利用的效果如何，同時要監(jiān)控網(wǎng)上黑客的破壞，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)情況，定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，安裝強大的網(wǎng)上殺毒軟件，及時進行軟件更新，做好原數(shù)據(jù)查殺病毒工作，隨時對檔案管理系統(tǒng)進行維護和數(shù)據(jù)備份。對于備份數(shù)據(jù)的磁盤、硬盤要放到專用防磁防火柜，以免受斷電、火災、地震等影響。

二、人事檔案信息化實現(xiàn)的原則

（一）實用性原則與規(guī)范性原則。首先，在檔案日常的信息化歸檔工作中，我們要考慮檔案的實用性原則，也就是檔案實踐運用中所產(chǎn)生的效果，因此檔案管理系統(tǒng)在設計過程中參與者非常重要，不僅是計算機網(wǎng)絡方面的專業(yè)人員，作為檔案管理系統(tǒng)的設計者及檔案專業(yè)人士也應參與進來，以單位的財力為基礎，制訂實施步驟、檔案數(shù)字化長遠規(guī)劃，量力而行，分階段持續(xù)推進檔案數(shù)字化建設。其次，應按照《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等文件的相關標準，規(guī)范檔案數(shù)字化的標準，實現(xiàn)上下級數(shù)據(jù)共享，為實現(xiàn)共享數(shù)據(jù)平臺奠定良好的基礎。

（二）安全性原則與開放性原則。為了保證人事檔案信息在利用過程中的安全性，在人事檔案信息化過程中，需要加強對人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全管理，人事檔案中大部分內(nèi)容屬于個人隱私，對于需要嚴格保密的檔案不得外借和查閱，雖然人事檔案的最終目的是開放利用，但開放利用是有前提條件的，在網(wǎng)絡環(huán)境安全性沒有完全成熟的前提下，建立人事檔案專用內(nèi)網(wǎng)是最好的選擇，采用人事檔案管理系統(tǒng)專網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離的方法，既保證了人事檔案的安全，又實現(xiàn)了人事檔案的開放利用。

（三）雙軌制原則與共享性原則。人事檔案數(shù)字化發(fā)展雖然是未來人事檔案的發(fā)展方向，但電子檔案仍然不能單獨作為法律憑證。一是電子檔案作為法律憑證時通常需要與紙質(zhì)檔案進行核實，并蓋上公章視同原件才能實現(xiàn)憑證效力。二是電子檔案作為信息載體具有一定的不穩(wěn)定性，因此作為法律憑證作用而言，人事檔案需要儲備兩種不同的載體去保存。人事檔案的共享性是廣義的概念，主要用于異地查檔案的方便快捷利用，實現(xiàn)人事檔案共享利用是檔案管理者最終的目標。

三、人事檔案信息化管理的任務

（一）人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建立。人事檔案想實現(xiàn)網(wǎng)絡管理現(xiàn)代化，首先檔案領導者應根據(jù)單位人事管理的需求，進行人事檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，根據(jù)單位需求、人事檔案管理部門的歸屬來計劃人事檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)，例如有些單位是綜合性的管理系統(tǒng)（人事檔案是歸口與人事部門或組織部門，人事檔案管理系統(tǒng)便是嵌入部門管理系統(tǒng)里的一部分），有些單位是獨立的人事檔案管理系統(tǒng)，關鍵在于適合單位組織人事部門的統(tǒng)一管理。

（二）人事檔案信息管理系統(tǒng)的完善。開發(fā)人事部門檔案管理系統(tǒng)不僅要考慮其功能的完善，還要考慮人事檔案網(wǎng)絡的長遠規(guī)劃，可以與軟件公司合作，根據(jù)本單位需求來開發(fā)軟件，也可以選擇市面上己開發(fā)的適用的人事檔案管理軟件。根據(jù)需求與軟件公司IT進行合作，定期升級優(yōu)化軟件，避免重復開發(fā)的財務資金浪費。

（三）人事檔案信息系統(tǒng)的管理。每年錄入人事檔案信息后，應對電子文件進行系統(tǒng)管理。首先，對掃描的電子文件進行修圖、去污、偏斜、清晰度調(diào)整；其次，對歸檔的電子文件通過目錄鏈接進行電子歸檔等；最后，對歸檔的電子文件庫進行數(shù)據(jù)備份。

（四）人事檔案信息系統(tǒng)的維護。在人事檔案管理系統(tǒng)建設過程中，不僅要把信息安全放在第一位，并且要將網(wǎng)絡信息安全作為系統(tǒng)建設貫穿始終的關鍵，定期對人事檔案管理系統(tǒng)進行維護，對歸檔的電子檔案進行反復校對，對入庫的信息細致處理，嚴格審核電子檔案歸檔的各項工作環(huán)節(jié)，嚴禁因工作人員疏忽對檔案材料造成失誤，影響檔案管理部門的公信力，提高人事檔案網(wǎng)絡的安全性，建立各級檔案管理者的使用權(quán)限，杜絕電子檔案在網(wǎng)絡環(huán)境下外泄的風險。

（五）人事檔案信息系統(tǒng)的更新。在信息技術時代背景下，檔案業(yè)務水平逐步提升，離不開適應發(fā)展需求的硬件基礎，定期對人事檔案信息系統(tǒng)進行更新?lián)Q代，是做好數(shù)字檔案館必不可少的一項基礎工作。從軟件技術的層面來講，不斷更新拓展軟件功能，積極解決目前檔案系統(tǒng)的不足，提高系統(tǒng)安全等級。檔案領導者應重視檔案信息系統(tǒng)平臺建設，加大檔案信息資源庫的開發(fā)力度，加快檔案信息化水平的進程，大力支持人事檔案館數(shù)字化信息平臺建設。

四、人事檔案信息系統(tǒng)的功能需求

（一）人事檔案信息系統(tǒng)的基本功能。人事檔案管理系統(tǒng)中功能的設計非常重要，不僅要結(jié)合本單位工作的實用性功能，而且還要考慮到未來發(fā)展中可能用到的功能，因此系統(tǒng)的功能設計非常重要，開發(fā)一套工作軟件不僅要把功能需求放在核心位置，在應用方面要充分考慮用戶的操作習慣，讓每個模塊流程一目了然、界面美觀，盡量滿足用戶的需求。并且圍繞這個核心內(nèi)容全面鋪開，以此為基礎設計系統(tǒng)的各個模塊，達到安全且實用的效果。就人事檔案管理軟件的基礎功能來說，主要有基本功能和拓展功能?；A功能主要是指系統(tǒng)設置功能、權(quán)限功能、檔案日常管理功能、服務利用功能等。

（二）人事檔案信息系統(tǒng)的拓展功能。檔案的拓展功能主要是指除基礎功能之外根據(jù)用戶需要設置的新的功能。比如：1.網(wǎng)絡照相功能。通過網(wǎng)絡照相機對人事檔案文件進行采集，主要以JPGE、BMP、HTTP、DHCP、PING等文件格式為主，對人事檔案進行影像采集。2.信息對接功能。主要是對本單位的人事檔案信息通過網(wǎng)絡與其他人事機構(gòu)（人才管理中心）等用人單位進行信息互通，以達到用戶需求，節(jié)省檔案轉(zhuǎn)遞查閱的時間。3.信息上傳功能。對紙質(zhì)檔案進行掃描保存為TIFF、JPGE文件格式，利用網(wǎng)絡技術上傳到人事檔案數(shù)據(jù)庫，便于人事檔案資源的建設和服務。4.數(shù)據(jù)共享功能。電子人事檔案通過網(wǎng)絡相互形成共享，減少了人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中郵寄、材料丟失的風險，減輕檔案管理部門工作壓力（從目前現(xiàn)狀來看，開啟網(wǎng)絡共享尚不成熟，共享功能仍有風險，但從網(wǎng)絡技術來看，是完成可以實現(xiàn)的）。5.網(wǎng)絡利用服務功能。人事檔案利用者通過本人申請上傳檔案利用需求，經(jīng)檔案管理部門審批，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)遠程利用功能，在實現(xiàn)網(wǎng)絡管理的權(quán)限時，應實行分級管理，誰管理誰負責的原則，嚴格按照人事檔案主管部門負責日常管理與維護。6.電子檔案審核功能。人事檔案在進行電子歸檔時，人事檔案管理系統(tǒng)對網(wǎng)絡歸檔的電子文件進行歸檔預審，利用RFID技術的讀取功能對網(wǎng)上收集的電子檔案進行自行判斷，如果不符合歸檔范疇系統(tǒng)自動退回，并標注退回理由或需要完善的建議。

五、人事檔案信息系統(tǒng)的設計與研究

（一）人事檔案的系統(tǒng)設計。人事檔案的系統(tǒng)管理主要是按照組織人事部門對人事檔案的管理權(quán)限來設定的。根據(jù)各單位對人事檔案管理權(quán)限的不同，人事檔案管理系統(tǒng)可分為獨立式的軟件管理系統(tǒng)和嵌入式的軟件管理系統(tǒng)。不論是哪一種管理系統(tǒng)，都以便于檔案管理和利用為主要目的。在設計人事檔案管理系統(tǒng)時，人事檔案基礎管理、人事檔案信息管理、人事檔案信息共享這三個功能是必須考慮的。1.人事檔案基礎管理。用戶使用用戶名、密碼進行登錄，通過軟件設定的使用權(quán)限進入人事檔案管理界面，利用軟件各項功能對檔案各項工作內(nèi)容進行處理。2.人事檔案信息管理。人事檔案信息管理主要是人事檔案信息的錄入、收集、整理、修改、增減、轉(zhuǎn)遞、利用等一系列操作，實現(xiàn)電子信息的秩序化。3.人事檔案信息共享。人事檔案信息最終實現(xiàn)網(wǎng)絡共享是眾望所歸，人事檔案軟件設計要考慮未來的發(fā)展前景，數(shù)據(jù)格式能與其他軟件輕松對接。

（二）人事檔案的信息服務。人事檔案的信息服務是人事檔案管理的最終目標，通過人事檔案信息服務實現(xiàn)大眾對人事檔案的利用目的。檔案管理者制訂嚴格的檔案網(wǎng)絡平臺，對部分開放的人事檔案實行網(wǎng)絡利用，用戶通過網(wǎng)絡查詢相關信息，根據(jù)個人的需要進行查詢、檢索、統(tǒng)計、備份、數(shù)據(jù)提交，下載打印等，打印的紙質(zhì)版上印有檔案管理官方的LOGO，具有憑證效力。對于有些用戶查不到的信息可以根據(jù)實際情況，建立申請審批程序制度，檔案管理者對于利用者的反饋情況進行遠程利用服務。在人事檔案信息服務軟件設計中，為了確保為電子文件網(wǎng)絡利用提供良好的環(huán)境，管理人員應通過軟件功能把網(wǎng)上利用的電子文件改成“只讀性”，確保利用者在利用過程中原始電子文件的安全。

（三）人事檔案的信息數(shù)據(jù)標準。人事檔案信息系統(tǒng)的建立需要管理者具有較強的開拓精神和敏銳的洞察力，為檔案工作的發(fā)展制訂周密而長遠的計劃，逐步推進實施，穩(wěn)扎穩(wěn)打，踏實前行。首先，制訂并實現(xiàn)檔案數(shù)字化計劃，對早期的紙質(zhì)檔案材料破損進行搶救、修復后通過掃描技術轉(zhuǎn)換為電子檔案，形成電子圖像形式的電子信息。其次，對于新接收的電子檔案規(guī)定統(tǒng)一的格式和標準，以便為實現(xiàn)檔案檢索數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能打好基礎。最后，制訂電子檔案數(shù)據(jù)標準規(guī)章制度，提高電子檔案與檔案管理系統(tǒng)的相互兼容性，對檔案進行宏觀管理，形成檔案網(wǎng)上電子管理制度化。

六、數(shù)字檔案館的特性

（一）資源信息的海量性與異構(gòu)性。數(shù)字化檔案館是資源巨大的數(shù)字化倉庫，數(shù)字化檔案館種類繁多，在內(nèi)容上是極其豐富多樣的，在品類上包括不同格式、不同類型、不同來源的信息資源，其中相當一部分是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不僅格式多樣化，標準也多樣性，因此在數(shù)據(jù)檔案館系統(tǒng)的設計過程中，需要充分考慮電子檔案的這些特點，借助元數(shù)據(jù)著錄標準化，實現(xiàn)高效存儲與檢索。

（二）檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化。檔案利用網(wǎng)絡化是數(shù)字檔案館的重要特征。用戶可通過數(shù)字平臺24小時遠程服務功能來獲取信息，使檔案利用不再受時間、空間的限制，擴大了檔案利用的范圍，提高了檔案利用的效率，解決了用戶獲取信息的時效性。檔案管理者只需在后臺監(jiān)控檔案的利用率，解決檔案利用中出現(xiàn)的各類問題，對數(shù)字檔案館不斷優(yōu)化。

（三）數(shù)字檔案館之間的相互共享。數(shù)字檔案館不是一座孤島，應是具有相互聯(lián)系的數(shù)字資源庫，在網(wǎng)絡環(huán)境中，數(shù)字檔案館不限于一館的資源，應與其他數(shù)字檔案庫相互關聯(lián)、資源共享，形成大型的“數(shù)字檔案館群”。用戶可根據(jù)自己的需求，對數(shù)字檔案館所開放的信息按需利用。

七、結(jié)語

數(shù)字檔案館一般要經(jīng)過紙質(zhì)檔案整理、紙質(zhì)檔案電子化、建立電子網(wǎng)站、建立電子檔案資源庫（目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫）、形成數(shù)字檔案館這幾個階段。數(shù)字檔案館的功能包括接收、儲存、維護、保管電子信息并向用戶提供在線利用，使用戶不受時間、空間限制，足不出戶便可免費閱讀和打印所需資料，方便檔案管理者從繁瑣的查檔工作中解脫出來，便于管理者對于檔案信息的檢索、查詢、統(tǒng)計等功能，提高了工作效率，節(jié)省了工作時間，讓檔案管理者有更多的時間思考數(shù)字檔案館未來的發(fā)展方向，關注用戶對檔案利用的反饋情況，不斷充實館藏，實現(xiàn)資源的充分共享。