行政公文寫(xiě)作存在的不規(guī)范問(wèn)題探究

文/福建省大田縣運(yùn)輸發(fā)展中心 鄭紅兵

行政公文作為國(guó)家行政管理的文字載體及信息傳遞的重要工具，是行政機(jī)關(guān)開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的重要手段，也是提升行政機(jī)關(guān)管理水平的重要抓手。筆者仔細(xì)研究多個(gè)行政機(jī)構(gòu)的對(duì)外公文，深入剖析其中存在的問(wèn)題，總結(jié)其問(wèn)題共性。對(duì)問(wèn)題提出解決方法和建議，供同行參考。

一、行政公文寫(xiě)作不規(guī)范的主要體現(xiàn)

（一）文種不規(guī)范。主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是混用文種。如《XX關(guān)于采購(gòu)XX設(shè)備的請(qǐng)示報(bào)告》?！罢?qǐng)示”和“報(bào)告”是兩個(gè)不同的文種，二者不能混用。從題目意思上看，屬于行事之前，請(qǐng)示上級(jí)或主管部門(mén)對(duì)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備批準(zhǔn)同意，因此，適用“請(qǐng)示”文種。二是錯(cuò)用文種。文種選擇必須符合發(fā)文目的。比較常見(jiàn)是該用“請(qǐng)示”的卻用“報(bào)告”；不相隸屬或平行機(jī)關(guān)之間行文，應(yīng)用“函”和“通知”，卻用“請(qǐng)示”“報(bào)告”；還有轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、頒發(fā)性通知錯(cuò)用，通告和公告的錯(cuò)用等。這些都是比較容易出錯(cuò)的文種。具體的使用情況，要根據(jù)文章內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)揣摩。三是自造文種。文種選擇要符合制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)限。如《關(guān)于XX地區(qū)小區(qū)改造的解釋》?！敖忉尅辈⒉皇且粋€(gè)文種，應(yīng)該在后面加上“通知”較為穩(wěn)妥。最高法下發(fā)的各種法律條文“解釋”，一般的行政機(jī)關(guān)是不能使用的。四是文種隸屬不清。文種選擇要考慮收文機(jī)關(guān)之間的隸屬關(guān)系。對(duì)上行文、下行文、平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文的文種選擇容易犯錯(cuò)。如“批轉(zhuǎn)”和“印發(fā)”二詞的混用?！芭D(zhuǎn)”是上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)告的認(rèn)同，代表著同意下級(jí)的工作建議并批準(zhǔn)其予以行政落實(shí)。而“印發(fā)”的意思是下級(jí)對(duì)上級(jí)工作精神的傳達(dá)。

（二）格式不規(guī)范。公文標(biāo)題主要由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由及文種三個(gè)要素組成，有的單位隨意將發(fā)文機(jī)關(guān)省略，或事由表述錯(cuò)誤、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)亂用等問(wèn)題；有的文章標(biāo)題雖然準(zhǔn)確完整表達(dá)了文章主旨，但是過(guò)于冗長(zhǎng)。如《XXX關(guān)于招收退休工人子女，穩(wěn)定地區(qū)就業(yè)，促進(jìn)人員更替的通知》可以精煉為《XXX關(guān)于招收退休工人子女的通知》。又如標(biāo)題的意思和文章的主旨不能有效銜接?？赡堋懊弊哟蟆钡恰皟?nèi)容少”，也可能“題不對(duì)文”，或者“帽子過(guò)小”。如文章的主旨在于讓某高校畢業(yè)生去西部地區(qū)支教，只是對(duì)支教福利待遇進(jìn)行明確，但文章的題目卻以《關(guān)于XX大學(xué)畢業(yè)生去西部地區(qū)支教的通知》，如果更改為《關(guān)于XX大學(xué)畢業(yè)生去西部地區(qū)支教福利待遇的通知》，讓大學(xué)生直接就明白了去支教有哪些優(yōu)惠政策，起到了充分吸引人才的作用。還存在轉(zhuǎn)發(fā)公文方面的用詞重疊問(wèn)題，例如《XX學(xué)校關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX區(qū)教育局轉(zhuǎn)發(fā)XX市教育局XX省教育廳關(guān)于積極培育民族樂(lè)器特長(zhǎng)生的通知》這里的“轉(zhuǎn)發(fā)”反復(fù)出現(xiàn)，讓閱讀者不明具體是哪個(gè)部門(mén)下發(fā)的文件。這里，最好將“市教育局”和“區(qū)教育局”省略，采用直接轉(zhuǎn)述的方式命題。

（三）內(nèi)容表達(dá)不規(guī)范。一些小的基層所站或村一級(jí)基層，由于沒(méi)有辦公專(zhuān)門(mén)人員，提交的要求上級(jí)解決問(wèn)題的請(qǐng)示往往容易出現(xiàn)語(yǔ)言重復(fù)、啰嗦、一文數(shù)事、事由不清、要求解決事項(xiàng)理由不充分、表達(dá)不準(zhǔn)確等問(wèn)題，給上級(jí)答復(fù)和解決問(wèn)題帶來(lái)困難。

（四）密級(jí)劃定不規(guī)范。這一問(wèn)題主要出現(xiàn)在一些需要保密的單位。公文撰寫(xiě)人防范意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)密級(jí)范圍不清，導(dǎo)致一些應(yīng)列為密級(jí)的文件沒(méi)有列入，使單位權(quán)益遭受侵害，蒙受損失。

（五）數(shù)字書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。這一點(diǎn)主要在于阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字大寫(xiě)、小寫(xiě)數(shù)字混用。如一篇文章中，對(duì)于一個(gè)問(wèn)題的成因分析可能有很多條。有時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字1，有時(shí)用漢字一，造成讀者的思維混亂。

二、行政公文寫(xiě)作不規(guī)范的成因及策略

（一）行政公文寫(xiě)作不規(guī)范的成因。1.不重視寫(xiě)作規(guī)范問(wèn)題。目前機(jī)關(guān)事業(yè)人員公文寫(xiě)作大部分是遵命而作，有寫(xiě)作任務(wù)才動(dòng)筆，沒(méi)有工作任務(wù)從不主動(dòng)思考，屬于被動(dòng)行為，對(duì)寫(xiě)作規(guī)范問(wèn)題重視不足，導(dǎo)致寫(xiě)作規(guī)范問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。2.忽略寫(xiě)作水平的提高。自覺(jué)學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，缺少系統(tǒng)學(xué)習(xí)，不主動(dòng)探索、與時(shí)俱進(jìn)；知識(shí)更新不及時(shí)，理論學(xué)習(xí)不系統(tǒng)、不全面和不深入，這種狀態(tài)下很難寫(xiě)出好的公文來(lái)。3.欠缺理論聯(lián)系實(shí)際的能力。實(shí)踐出真知，理論只有與時(shí)間緊密結(jié)合起來(lái)，才能成為源頭活水。同時(shí)，要遵照國(guó)家的大政方針，加強(qiáng)調(diào)查研究，注重與本單位實(shí)際結(jié)合，注重與個(gè)人工作崗位結(jié)合，做到活學(xué)活用現(xiàn)有素材，行文規(guī)范合理，用語(yǔ)措辭貼近生活、貼近實(shí)際、貼近一線(xiàn)、貼近需求。

（二）解決行政公文寫(xiě)作不規(guī)范問(wèn)題的策略。1.提高思想認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要對(duì)規(guī)范行政公文寫(xiě)作重要性有充分認(rèn)識(shí)，所謂“思想是行為的先導(dǎo)”“想提高才會(huì)提高”。只有在思想重視的基礎(chǔ)上才能夠真正提升行政公文寫(xiě)作的規(guī)范性，從而有效遏制隨意性。只有在自覺(jué)性方面得到加強(qiáng)，才能形成良好的公文寫(xiě)作氛圍。2.掌握規(guī)范尺度。要解決公文規(guī)范問(wèn)題，首先掌握公文規(guī)范具體要求。作為一名黨政干部，理應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)和熟練掌握公文范式、行文程序及具體要求，才能從實(shí)際工作需求出發(fā)，把握好行文規(guī)范、言語(yǔ)風(fēng)格和尺度，寫(xiě)出標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、接地氣的好文章。3.提升綜合素質(zhì)。言為心聲，文以載道。每一篇公文、每一個(gè)標(biāo)題、每一句語(yǔ)言，以及每一個(gè)標(biāo)點(diǎn)，都是撰稿人內(nèi)在素質(zhì)的外在表現(xiàn)，也體現(xiàn)了撰稿人個(gè)人修養(yǎng)的外在表現(xiàn)，是其個(gè)人綜合素質(zhì)的集中彰顯。提高自身素質(zhì)的主要方法：一是要主動(dòng)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)時(shí)事政治及黨的路線(xiàn)、方針、政策和法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使自己的政策水平得到有效提升。二是要廣泛涉獵各領(lǐng)域知識(shí)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，從而提高文化整體素養(yǎng)。三是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力精通本職工作。4.注重素材收集。讀書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神。作為機(jī)關(guān)事業(yè)工作人員，要在加強(qiáng)公文寫(xiě)作基本功練習(xí)的同時(shí)，做一個(gè)工作、生活的有心人，時(shí)時(shí)處處注重素材的發(fā)現(xiàn)、挖掘、收集和學(xué)習(xí)。素材可從上級(jí)精神、文件中來(lái)，從古書(shū)典籍中來(lái)，從報(bào)紙雜志上來(lái)，從不同文種范文中來(lái)，從前輩的成功案例中來(lái)，從不同業(yè)務(wù)的工作總結(jié)中來(lái)，也可以從基層單位和群眾聲音中來(lái)，從各式的成功經(jīng)驗(yàn)和工作亮點(diǎn)中來(lái)。5.強(qiáng)化寫(xiě)作技巧。熟能生巧，熟練掌握是技巧掌握的基礎(chǔ)。公文寫(xiě)作有基本要求、規(guī)定范式，通過(guò)短時(shí)間的模仿和練習(xí)，或向身邊有豐富公文寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的同志學(xué)習(xí)，在基本掌握之后，即需對(duì)公認(rèn)的、影響較大的好公文進(jìn)行精心研讀，用心揣摩其謀篇布局、形式特征、語(yǔ)言風(fēng)格、主旨體現(xiàn)等層面，不斷練習(xí)、反復(fù)推敲、細(xì)致斟酌、反復(fù)修改直至“神形兼?zhèn)洹?，長(zhǎng)期堅(jiān)持之后，就會(huì)量變質(zhì)變，形成能力，生成技巧，提升水平。6.做到勤學(xué)多練。俗話(huà)說(shuō)：聽(tīng)過(guò)會(huì)忘記，看過(guò)會(huì)明白，做過(guò)才會(huì)明白。公文寫(xiě)作首先要先學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)、多看公文材料，關(guān)鍵是多寫(xiě)多練多實(shí)踐，多把自己學(xué)到的公文作品用到各種會(huì)議、講話(huà)、報(bào)告及調(diào)研等具體實(shí)踐中去，才能不斷檢驗(yàn)、錘煉和提高公文寫(xiě)作能力。任何人都是從不會(huì)到會(huì)，從入門(mén)至精的過(guò)程，一開(kāi)始寫(xiě)不好不要緊，只要堅(jiān)持寫(xiě)，敢寫(xiě)，善于在寫(xiě)作實(shí)踐中總結(jié)寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，不斷積累，總有一天必然會(huì)胸有成竹。7.建立相應(yīng)機(jī)制。創(chuàng)作是一場(chǎng)燒腦的旅行，公文寫(xiě)作也是一項(xiàng)勞神費(fèi)力的苦差事。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室工作成了加班加點(diǎn)的代名詞，讓人望而生畏、退避三舍。因此，要在選人、育人、用人的人才培養(yǎng)機(jī)制上下功夫，堅(jiān)持正確用人導(dǎo)向，關(guān)注長(zhǎng)期從事公文寫(xiě)作黨員干部的工作生活，為其提供良好的工作環(huán)境及順暢的崗位晉升通道。同時(shí)，要加強(qiáng)完善相關(guān)制度，發(fā)揮制度的剛性和強(qiáng)制性作用，對(duì)行政公文的寫(xiě)作規(guī)范起到制度保障作用。具體措施實(shí)施方面，主要是加強(qiáng)監(jiān)督和管理，有效落實(shí)已制訂的責(zé)任制度。

三、結(jié)語(yǔ)

行政公文寫(xiě)作是綜合性工作。從單位來(lái)看，行政公文起到和不同部門(mén)溝通交流、方便工作配合的作用。從個(gè)人來(lái)看，公文寫(xiě)作是一個(gè)人業(yè)務(wù)能力的體現(xiàn)。在日常工作中發(fā)現(xiàn)公文寫(xiě)作的問(wèn)題，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)化梳理，提出解決方案，分享解決方案是我們每一位公職人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。作為一名公職人員，在工作中，應(yīng)該切實(shí)提升自己的公文寫(xiě)作能力，更好地為人民服務(wù)。